在職場，你肯定有收到以下類似的郵件并且當(dāng)時的想法是這樣的：1.標(biāo)注了紅色感嘆號的重要郵件，提醒需要高度注意，實則就是個小事——粗魯?shù)暮荨?.天天抄送老板，動不動扯上老板——方法有點low。3.沒什么大事，郵件中全是？？或者整個一封郵件全是�。�，感嘆號！可是自帶畫面感的催命鬼——什么鬼，心累。

寫得好的郵件都是相似的,寫得不好的郵件各有各的討厭.

以前我們寫信,常常說字如其人.在互聯(lián)網(wǎng)時代,職場人士每天都要處理電子郵件,郵件如同寫信,現(xiàn)今是見電子郵件如見面.你發(fā)送的每封電子郵件都會增加或損害你的聲譽.如果電子郵件是雜亂無章,不恰當(dāng)或充滿錯誤的,那么收件人會傾向于認為發(fā)件人就是一個粗心的,混亂的,不專業(yè)的職場人.因此,電子郵件禮儀如同餐桌、著裝禮儀一樣,得懂.

2既然郵件如人,不追求貌美如花,至少要保證干干凈凈,簡潔商務(wù)范,怎么做?

一、郵件的書寫

格式

1.有署名,并且是真名全名.如必要,署名需包含聯(lián)系方式和公司名稱.留下聯(lián)系方式是為了保證在必要的情況下,收件人可以以最快的速度聯(lián)系到你.

2.有主題,簡明扼要.概括郵件的核心內(nèi)容,字數(shù)不超過20字.比如:"請審閱:X月X報表";"來自XX公司,關(guān)于XX的報告"等等.

-您的主題必須與郵件內(nèi)容相符.切勿打開舊電子郵件,按回復(fù),并發(fā)送與上一個無關(guān)的消息.只要電子郵件里討論的內(nèi)容發(fā)生變化或有更新,請記得改變主題,記得要去掉"RE:原來的主題".

-避免使用全部大小寫的主題,并且包含URL和感嘆號. 這樣會看起來像垃圾郵件,很容易被收件人錯過.

3.格式保持簡單大方干凈.所有字一個顏色,一樣大小,一種字體.分段負責(zé)邏輯,縮進負責(zé)層次關(guān)系,加粗負責(zé)突出重點,這三個方式解決一切,不需要其他復(fù)雜花哨的排版.避免不同顏色、大小、字體.不要有背景圖,背景音樂.

正文

4.了解收件人.問候語和簽名應(yīng)該與對收件人的尊重和正式程度保持一致.如果收件人傾向于有禮貌和正式,那就用正式的方式.比如:"尊敬的張總Dear Mr. Zhang, 見信好I hope this Email finds you well.".結(jié)尾強調(diào)跟進的事情.比如:懇請您撥冗回復(fù)修改意見,非常感激.然后,"祝:順利";署名"XXX".如果和收件人很熟悉,那就采用非正式和輕松的方式.

如果電子郵件收件人不知道你是誰,開篇請介紹自己.內(nèi)容有姓名,部門,寫郵件的目的.比如,我是來自XX公司XX部門的XX,今天致信給您是為了......

5.正文邏輯清晰.每一段講一件事情.多用小段,少用大段;多用短句,少用長句;多用簡單的詞,少用復(fù)雜的詞;保持簡短,切中要害.

6.避免使用快捷鍵、表情符號,行話或俚語來替代規(guī)范化的文字.日�？梢允褂弥T如"u""F2F"(" you你""face to face面對面"),"Gr"(偉大),在商業(yè)信函、電子郵件中,應(yīng)該避免這樣的快捷方式、放一個笑臉或表情.這些會使你看起來不夠?qū)�業(yè).

7.慎用感嘆號.商務(wù)電子郵件中感嘆號會你看起來幼稚和不專業(yè).

附件

8.發(fā)送大型附件之前最好進行壓縮.發(fā)送的郵件正文中進行說明:因文件太大,進行了壓縮,如果收件人解壓縮出現(xiàn)任何問題,可以回郵件你共同找解決辦法,例如合適的壓縮軟件.壓縮還可以保證郵件不會堵塞你的發(fā)件箱,收件人的收件箱.

9.如果附件超過兩個,請有邏輯地命名所有附件和選擇合適的主題.以便收件人一眼就知道主題和該從哪個附件開始看.例如:01 XX年度報表,02 XX季度匯總,03 各區(qū)域XX明晰.

收件人

10.檢查收件人.第一收件人和抄送的收件人CC或密件的收件人BCC,在發(fā)送之前,花點時間檢查收件人有沒有漏掉的或多余的,確定全部收件人恰當(dāng).

11.如果在外企,檢查英文名后面的姓.避免因同名不同姓,造成收件人選擇錯誤.

12.保護隱私.如果你要向一群人發(fā)送消息,并且相互之間不認識,最好采用保護隱私的辦法,收件人填上自己的郵件,其他人全部放在"密件抄送".并在郵件中明確說明,此舉是為了保護收件人的隱私.

注意事項

13.評估電子郵件的重要性,不要過度使用高優(yōu)先級選項,標(biāo)注紅色感嘆號.如果過度使用這個功能,最后就是很少有人會認真對待它.一個更好的辦法是使用描述性的主題行來解釋你的希望或者在郵件最后表達期望并表達提前的謝意.

14.小心保密信息.如何涉及到保密信息,可以對文件設(shè)置密碼,密碼并通過另外一封電子郵件發(fā)送.

15.如果您不預(yù)期回應(yīng),請隨時在電子郵件的頂部添加"無需回復(fù)".

二、郵件的回復(fù)

16.及時回應(yīng).除非你在某種類型的緊急情況下工作,否則在電子郵件收到的當(dāng)天全部回復(fù)處理完.針對跟蹤事件進展的郵件,如果沒有設(shè)置最后期限deadline,根據(jù)電子郵件和寄件人的性質(zhì),在24到48小時內(nèi)回復(fù)是可以接受的.郵件回復(fù)的速度,代表你的能力、效率和對他的重視程度.

17.必要時,使用自動回復(fù).當(dāng)你長時間外出或者不能像在辦公室一樣頻繁查收郵件時.比如自動回復(fù):"謝謝你的電子郵件,我會盡快回復(fù)你".雖然,這樣做對于垃圾郵件發(fā)送者是件好事,確認了你的電子郵件是真實的,他們可以將您添加到垃圾郵件列表中.

18.更改主題.如果郵件來來回回,甚至討論的主題都發(fā)生變動,可以修改主題,或者重起一封新郵件,而不是出現(xiàn)RE:RE:RE:RE:文不對題的蓋樓.

19.慎用"全部回復(fù)".除非電子郵件收件人上的每個成員都需要知道了解,否則不要點擊"全部回復(fù)",不然一堆莫名的吃瓜群眾.當(dāng)然你要確保需要被告知的每個人的郵箱地址都在收件人欄.可以把一些人移到抄送或者密送,在郵件正文注明:"為了不打擾大家,把誰誰移到了密送".從下一封開始,他就不參與討論了.

20.最后.按下"發(fā)送"鍵之前,再次檢查標(biāo)題、稱呼、有沒有錯別字、有沒有忘了附件.

干凈,簡約大方商務(wù)范的郵件禮儀,你get到了吧.

 

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