編務(wù)的工作效率的提升是整個(gè)編務(wù)工作的核心，下面小編就為大家?guī)�來了如何提高期刊編�?wù)工作效率，讓我一起來看看怎么提升吧！

隨著采編系統(tǒng)的普及和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，期刊編務(wù)的工作方式發(fā)生了重大改變，如稿件的登記、送審、催審、退修等流程均可以通過采編系統(tǒng)快速處理，與作者、審稿專家的聯(lián)系可以通過電子郵件或者QQ等即時(shí)通信工具完成;但是編務(wù)人員仍需要負(fù)責(zé)發(fā)放版面費(fèi)通知和錄用證明、收取版面費(fèi)、發(fā)放審稿費(fèi)和稿費(fèi)、寄送樣刊和發(fā)票、更新專家和作者數(shù)據(jù)庫等繁瑣工作。隨著我國科研力量的加強(qiáng)，各編輯部來稿量逐年上升，導(dǎo)致期刊發(fā)文量增加、出版周期縮短，編務(wù)工作量進(jìn)一步增加。而很多編輯部因?yàn)槿耸植蛔�，往往采用兼職編�?wù)工作模式，即責(zé)任編輯兼職編務(wù)。編務(wù)工作非常繁瑣、枯燥乏味，責(zé)任編輯在負(fù)責(zé)編校稿件的同時(shí)還要處理編務(wù)工作，勢必會(huì)降低自身工作效率和編校質(zhì)量，甚至遺忘某些工作環(huán)節(jié)，因此提高期刊編務(wù)工作效率顯得尤為重要［3］。筆者基于多年親身經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一些編務(wù)工作的心得體會(huì)。

1編務(wù)工作主要內(nèi)容

編務(wù)工作是編輯部工作的重要組成部分，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)編輯部各方面的運(yùn)作，是編輯部的核心樞紐，也是聯(lián)系編輯部和作者、審稿專家的紐帶［4］。從收稿到印刷，期刊出版流程環(huán)環(huán)相扣，而編務(wù)就是環(huán)與環(huán)之間的連接點(diǎn)，保證期刊每一期的順利發(fā)行。作者與審稿專家對編輯部的第一印象往往來自編務(wù)人員的工作態(tài)度與效率，信息的準(zhǔn)確傳遞、審稿費(fèi)和稿費(fèi)的及時(shí)發(fā)放、問題的快速解答都可以使期刊的正面形象得到提升，從而吸引更多的好稿件［5］。隨著信息時(shí)代的到來，編務(wù)工作的內(nèi)容也在發(fā)生變化，如稿件的登記、催審之類的環(huán)節(jié)已經(jīng)可以通過網(wǎng)站采編系統(tǒng)自動(dòng)完成。新時(shí)期編務(wù)工作內(nèi)容［6-8］主要有:1)稿件查重;2)版面費(fèi)的收取、稿費(fèi)和審稿費(fèi)的發(fā)放;3)錄用證明的發(fā)放;4)期刊檔案、資料的保存;5)版面費(fèi)發(fā)票及樣刊的寄送;6)定期更新作者、審稿專家數(shù)據(jù)庫;7)收發(fā)電子郵件、接打電話，解決作者和審稿專家問題;8)當(dāng)期數(shù)據(jù)上傳各大數(shù)據(jù)庫及編輯部官網(wǎng)。

2提高編務(wù)工作效率的方法

編務(wù)工作雖然龐雜、瑣碎，但是很多環(huán)節(jié)都可以“偷懶”。本章將針對編務(wù)工作的主要內(nèi)容，提出一些提高工作效率的方法。

版面費(fèi)收取及作者信息收集

稿件錄用之后，編輯部會(huì)向作者收取一定金額的版面費(fèi)，以維持日常開銷。一般編務(wù)人員都是計(jì)算好版面費(fèi)金額后，逐一給作者發(fā)送郵件，并要求作者提供發(fā)票抬頭、郵寄地址等信息。此方法耗時(shí)耗力，且郵箱在同一時(shí)段發(fā)送多封相似內(nèi)容的繳費(fèi)通知容易被系統(tǒng)認(rèn)為是垃圾郵件，導(dǎo)致被封號。對此，提出幾點(diǎn)建議:1)定期統(tǒng)一群發(fā)郵件，將版面費(fèi)收取規(guī)則寫于郵件之中，由作者自行確定繳費(fèi)金額，這樣可以節(jié)省大量發(fā)郵件、計(jì)算版面費(fèi)的時(shí)間;2)設(shè)計(jì)版面費(fèi)通知單和錄用證明合一的word模板(因?yàn)椴糠肿髡邌挝还芾韲?yán)格，需要正式的通知才能進(jìn)行版面費(fèi)匯款)，將此模板添加到郵件的附件中，由作者自行填寫，模板中應(yīng)該包含作者單位發(fā)票抬頭、納稅人識別號等信息(可以直接將填好的模板給編輯部會(huì)計(jì)用于開發(fā)票)，在后期郵寄發(fā)票的同時(shí)，打印此通知單蓋編輯部公章后一并寄出，用于作者報(bào)銷版面282費(fèi)或他用;3)設(shè)計(jì)需要作者提供信息的Word模板，將此模板也添加到郵件的附件中，模板中應(yīng)該包含作者銀行卡號、開戶行、身份證號、郵寄地址、電話等信息，用于后期發(fā)放稿費(fèi)和寄送樣刊;4)將所有應(yīng)繳費(fèi)作者的稿號、姓名、稿件名列于一張電子表格，截圖后添加到郵件中，避免作者因不記得稿號或不確定是哪一篇文章需要交費(fèi)而致電編輯部詢問，增加編務(wù)人員工作量;5)要求作者將上述2個(gè)Word模板填好后，重命名為姓名+稿號發(fā)回編務(wù)人員郵箱，為后續(xù)工作做準(zhǔn)備�！洞蟮販y量與地球動(dòng)力學(xué)》編輯部群發(fā)郵件內(nèi)容如下。尊敬的作者您好，我是《大地測量與地球動(dòng)力學(xué)》編輯部李編輯。您的稿件已經(jīng)被我刊錄用，附件中的word是您的版面費(fèi)通知單和需要提供的信息，請將兩者填好后重命名為您的姓名+稿號并于匯款后發(fā)回此郵箱，匯款請備注稿號+姓名。本刊版面費(fèi)按篇收取，分為三檔:全文黑白印刷XXXX元;一張彩圖XXXX元;全文彩印XXXX元，您可以根據(jù)需要自行確定繳費(fèi)金額。如有疑問可以加入QQ群XXXXXXXX詢問或致電027－XXXXXXXX。需要指出的是，部分編輯部根據(jù)稿件的見刊頁碼數(shù)收取版面費(fèi)，在稿件排版完成甚至定版之后才通知作者繳費(fèi)。這種方式存在不少弊端:1)有的作者一稿多投，稿件被多個(gè)刊物錄用后，一般會(huì)選擇第一個(gè)要求繳費(fèi)的期刊，其余的則選擇撤稿;2)有的作者經(jīng)常出國或者出野外項(xiàng)目，難以聯(lián)系，如果臨見刊才通知繳費(fèi)，可能無法及時(shí)收到版面費(fèi)，影響正�？�期;3)有的作者覺得版面費(fèi)太貴或者工作單位發(fā)生了改變，如果沒有繳納版面費(fèi)，那么這些作者可以毫無顧忌地撤稿另投其他刊物。如果發(fā)生以上情況，編輯部將浪費(fèi)大量人力物力，因此建議稿件錄用后1個(gè)月內(nèi)收取版面費(fèi)。

匯總作者信息建立期刊

QQ群收集作者提供的信息之后，可以將所有信息匯總于excel表格中，方便后期查詢使用。對于有采編系統(tǒng)的編輯部，可以從采編系統(tǒng)中一次性導(dǎo)出所有已經(jīng)錄用稿件的信息，然后根據(jù)作者反饋的Word進(jìn)行補(bǔ)充更新。QQ作為時(shí)下最流行的即時(shí)聊天工具，在編務(wù)人員的工作中也發(fā)揮著重要作用。版面費(fèi)及錄用通知郵件中附有編輯部的QQ群，根據(jù)本刊經(jīng)驗(yàn)，大部分作者都會(huì)申請加入。編務(wù)人員可以在QQ群中通知各種消息，包括版面費(fèi)到賬情況、已經(jīng)寄出發(fā)票的快遞單號、增刊征稿信息等;也可以通過QQ群尋求作者幫助，例如向作者詢問某些生僻研究方向的專家，或者在無法聯(lián)系到某作者時(shí)通過群里其同學(xué)、同事代為轉(zhuǎn)達(dá)消息�！洞蟮販y量與地球動(dòng)力學(xué)》編輯部QQ群自2014年建立以來，成員已經(jīng)達(dá)到995人，并且還在不斷增加。QQ群建立以后，編輯部的來電減少了90%以上，編輯和編務(wù)再也不會(huì)因?yàn)榻j(luò)繹不絕的來電打斷工作思路而煩惱，既節(jié)省了時(shí)間又提高了效率。通過QQ進(jìn)行溝通的好處非常多:有事情可以同時(shí)通知所有人，節(jié)省了打電話、發(fā)郵件的時(shí)間;即使沒有及時(shí)看到QQ消息也不用擔(dān)心，因?yàn)镼Q可以自動(dòng)記錄聊天內(nèi)容，因出差、休假不在辦公室可以通過手機(jī)等移動(dòng)端與群成員進(jìn)行聯(lián)系，等上班之后再處理各項(xiàng)事務(wù);可以通過QQ發(fā)送截圖、復(fù)制大段文字以解答某些作者所提的復(fù)雜的問題。其實(shí)QQ群的作用遠(yuǎn)不止這幾點(diǎn)，因?yàn)椴皇潜疚挠懻撝攸c(diǎn)，在此不進(jìn)行詳述。需要注意的是，應(yīng)當(dāng)對申請入群的人進(jìn)行嚴(yán)格審核，必須提供稿號或者單位+姓名，以防止廣告和不良信息。入群之后，所有成員昵稱應(yīng)改為單位+姓名，方便編輯或者編務(wù)人員查找。如果群成員較多、刊期較短，則建議按期建立小群，要求當(dāng)期稿件的作者或者通信作者加入，然后在小群中通知當(dāng)期版面費(fèi)、稿費(fèi)、樣刊等事宜。對于兼職編務(wù)，更可以直接在小群中與所有作者溝通，大幅提高編校的效率。

郵寄發(fā)票與樣刊

發(fā)票與樣刊的寄送耗時(shí)耗力，特別是對于期刊較短、發(fā)文量較大的期刊。根據(jù)筆者調(diào)查和收到的交換期刊發(fā)現(xiàn)，絕大部分編輯部寄送發(fā)票時(shí)都是手寫，郵發(fā)樣刊時(shí)都是先打印地址，剪裁之后用膠水或者糨糊貼于信封之上。這種方法效率較低且容易出錯(cuò)，筆者在此推薦使用不干膠打印紙。不干膠打印紙可以即撕即用，干凈衛(wèi)生且黏性好。先根據(jù)購買的不干膠打印紙樣式，設(shè)計(jì)好模板，然后將所有固定郵發(fā)地址復(fù)制粘貼進(jìn)去，最后調(diào)整格式即可。激光打印機(jī)和噴墨打印機(jī)均可使用該打印紙。如果要給作者郵寄樣刊，只需將之前收集到的作者地址、郵編等信息復(fù)制粘貼到模板中，這樣還可以避免因?yàn)楣P誤錯(cuò)寫郵寄地址或電話，導(dǎo)致作者無法收到發(fā)票或者樣刊。一般給作者郵寄發(fā)票的時(shí)候都是通過快遞，那么在收到版面費(fèi)之后，就可以根據(jù)Excel匯總表中信息打印郵寄地址與電話，貼于快遞單上，郵寄之前最好記錄下快遞單號，并錄入Excel匯總表中，以追蹤快遞;郵寄之后可以在QQ群中通知作者即將有快遞寄到。《大地測量與地球動(dòng)力學(xué)》為月刊，每期給固定地址郵發(fā)約500本樣刊，給作者寄送40余本樣刊。在使用該方法之前，需要花費(fèi)一整天時(shí)間粘貼信封、填寫快遞單;在使用模板進(jìn)行打印之后，只需花費(fèi)1小時(shí)左右就可以完成所有工作，效率大幅提升。需要注意的時(shí)候，如果使用激光打印機(jī)，不干膠打印紙的標(biāo)簽數(shù)不宜過多，否則打印效果較差;打印模板設(shè)計(jì)完成之后，應(yīng)該取消所有線框;模板的長度和寬度要略小于不干膠打印紙的標(biāo)簽，防止打印機(jī)進(jìn)紙不正，導(dǎo)致部分文字打印不出來。

稿費(fèi)和審稿費(fèi)的發(fā)放

一般來說，稿費(fèi)都是按期發(fā)放的，所以可以先在Excel匯總表中提取所有當(dāng)期作者的信息，然后直接復(fù)制粘貼到稿費(fèi)模板中。稿費(fèi)與審稿費(fèi)的發(fā)放建議都通過銀行卡匯款，這樣方便快捷，即使對方銀行卡丟失或信息有誤也不用擔(dān)心(因?yàn)閰R款失敗，款項(xiàng)會(huì)自動(dòng)退回)。財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一匯款后，可以在QQ群中告知作者稿費(fèi)金額并提醒作者注意查收。如果稿費(fèi)金額高于800元人民幣則需要繳稅。稿費(fèi)在800～4000元時(shí)，稅金=(稿費(fèi)所得－800)×14%;稿費(fèi)大于4000元時(shí)，稅金=稿費(fèi)所得×(1－20%)×14%。如果每期文章較多，且稿費(fèi)金額有高有低，那么可以使用Excel軟件進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算。首先根據(jù)文章的順序，將作者名、文章名、作者銀行卡號等信息復(fù)制粘貼于Excel模板中，然后根據(jù)各編輯部自定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算應(yīng)發(fā)稿費(fèi)。計(jì)算稅金時(shí)，先將應(yīng)發(fā)金額按照降序(或升序)排列，然后根據(jù)稿費(fèi)金額(800～4000元、4000元以上)分別鍵入計(jì)算公式，最后分別下拉自動(dòng)計(jì)算。計(jì)算完成后，按照文章順序重新排序，然后利用Excel自帶的公式計(jì)算實(shí)發(fā)金額與合計(jì)金額。如果有一定的編程基礎(chǔ)，也可以利用C++語言編寫自定義分段函數(shù)，此方法可以一勞永逸。在第一篇文章的稅金處(假設(shè)其位置為Excel中H3)鍵入“=IF(G3＜=800，0，IF(G3＜=4000，(G3－800)*0.14，G3*0．8*0．14))”(G3為應(yīng)發(fā)金額所在位置)，按回車鍵就可以計(jì)算出第一個(gè)稅金，其余的稅金下拉自動(dòng)計(jì)算。如果模板不同，只需將代碼中“G3”根據(jù)第一個(gè)應(yīng)發(fā)金額所在行列位置重新輸入即可。目前大部分編輯部都使用了采編系統(tǒng)，統(tǒng)計(jì)審稿次數(shù)和人數(shù)時(shí)，只需從系統(tǒng)中導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)即可。對于新增的審稿人，往往缺少他們的銀行卡信息，這時(shí)最好寫一份說明，蓋上編輯部公章后，將說明的掃描件群發(fā)給這部分審稿人。在收到審稿人回信后，將相關(guān)信息錄入采編系統(tǒng)，方便下次發(fā)放審稿費(fèi)。也可以在給審稿人發(fā)送審稿郵件的時(shí)候注明要求提供銀行卡號等信息，但是經(jīng)筆者試驗(yàn)，此法效果不佳。需要注意的是，統(tǒng)計(jì)審稿次數(shù)的時(shí)候一定要按照稿件審回日期，而不是稿件送審日期，避免出現(xiàn)審稿費(fèi)漏發(fā)的情況。因?yàn)樵诮y(tǒng)計(jì)審稿次數(shù)的時(shí)候，送審的稿件不一定已經(jīng)審回，按照稿件審回日期統(tǒng)計(jì)則不存在此問題。最后要強(qiáng)調(diào)的是，在開展每一期的工作之前，應(yīng)該將所有要處理的事宜列于一張清單中，在完成當(dāng)期工作之后進(jìn)行核對，防止遺漏某些工作環(huán)節(jié)。

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