企業(yè)電子檔案隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展運(yùn)用的越來(lái)越廣泛，那么如何才能夠提高利用率呢？下面小編就為大家?guī)��?lái)了如何提高企業(yè)電子檔案的利用率，感興趣的朋友可以看一看哦！

檔案利用是檔案管理過(guò)程的最終環(huán)節(jié)，也是檔案參考、憑證價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案利用率是指“被提供利用檔案的數(shù)量與館藏檔案總量的比較關(guān)系”。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案工作提出的更高層次的要求，提高電子檔案利用率，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展，成為企業(yè)檔案工作者無(wú)法忽視的命題。

一、企業(yè)檔案利用工作現(xiàn)狀

廣東省水電集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“集團(tuán)公司”），是經(jīng)廣東省人民政府批準(zhǔn)成立，由廣東省人民政府國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)監(jiān)管的大型國(guó)有企業(yè)。集團(tuán)公司的檔案工作歷來(lái)受到領(lǐng)導(dǎo)重視，管理規(guī)范、功能健全，特別是近年來(lái)，隨著檔案信息化工作的逐步推進(jìn)，逐漸實(shí)現(xiàn)了新時(shí)期檔案工作的新發(fā)展、新跨越。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，按照國(guó)家檔案局企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)要求，集團(tuán)公司檔案的館藏結(jié)構(gòu)已初步完成了“存量數(shù)字化，增量電子化”，由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化。雖然電子檔案在企業(yè)檔案資源的比重不斷提升，數(shù)字檔案館建設(shè)愈加成熟，但集團(tuán)公司的電子檔案利用率并未與電子檔案的數(shù)量成正比，受“信息孤島”、檔案編研利用水平較低等因素的影響，電子檔案資源的利用率尚未達(dá)到預(yù)期水平。

二、影響電子檔案利用率的因素

（一）檔案編研利用水平不高

長(zhǎng)期以來(lái)，集團(tuán)公司企業(yè)檔案工作處于一種“無(wú)目標(biāo)、無(wú)壓力”的管理狀態(tài)，造成企業(yè)檔案基礎(chǔ)管理業(yè)務(wù)欠缺的情況。雖然館藏?cái)?shù)量逐年增加，但是大多處于一種無(wú)序狀態(tài)。面對(duì)松散、無(wú)序的管理狀況，企業(yè)檔案的編研利用更是無(wú)從抓起。而信息時(shí)代對(duì)檔案編研利用提出了更高層次的要求，結(jié)合2017年檔案利用滿(mǎn)意度問(wèn)卷調(diào)查可知，集團(tuán)公司內(nèi)部超過(guò)半數(shù)的檔案用戶(hù)認(rèn)為：利用現(xiàn)有的現(xiàn)代檢索工具找到某條檔案資源并不難，但檢索到的檔案資源在多數(shù)時(shí)候并未經(jīng)過(guò)妥善的整理加工，其中所包含的信息資源沒(méi)有得到有效提煉，信息質(zhì)量無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)各項(xiàng)工作及經(jīng)營(yíng)發(fā)展的利用需求。松散單一的檔案編研利用現(xiàn)實(shí)顯然已同全方位多元化的利用需求產(chǎn)生了矛盾。

（二）電子檔案資源未得到有效整合

集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)未同其他業(yè)務(wù)平臺(tái)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立有效的信息互聯(lián)，使得電子檔案資源處于一種獨(dú)立封閉的狀態(tài)。電子檔案資源未得到充分有效的整合，一方面導(dǎo)致了現(xiàn)有檔案資源的加工層次不高，檔案知識(shí)的更新、整合和增值無(wú)法實(shí)現(xiàn)等問(wèn)題的出現(xiàn)；另一方面也造成了電子檔案資源較低的利用率與集團(tuán)公司“檢索便捷、利用高效”的檔案利用工作目標(biāo)之間的信息鴻溝。

（三）檔案工作者的本領(lǐng)有待增強(qiáng)

經(jīng)過(guò)多年的人才隊(duì)伍建設(shè)，集團(tuán)公司檔案工作者具有本科和大專(zhuān)學(xué)歷的占80%以上，初步形成了高、中、初級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)梯次銜接，管理型和技能型、專(zhuān)家型和骨干型互補(bǔ)搭配的檔案人才隊(duì)伍。然而隨著企業(yè)檔案資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化程度的日益加深，對(duì)檔案工作者的信息技術(shù)和綜合能力提出了更高的要求，這種要求主要體現(xiàn)在信息能力的提升方面。在現(xiàn)代企業(yè)管理格局下，集團(tuán)檔案工作仍是“重管輕用”的手工管理模式，檔案工作者囿于傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備不足，懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理的新型檔案人才匱乏，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中所需的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不夠高，主動(dòng)服務(wù)的能力和意識(shí)難以同信息時(shí)代的新要求相匹配。

三、提高企業(yè)電子檔案利用率的對(duì)策

為了讓提高電子檔案資源利用率的思路方法和實(shí)施對(duì)策更加條理化、系統(tǒng)化和科學(xué)化，使企業(yè)檔案管理工作能夠得以持續(xù)推進(jìn)，集團(tuán)公司從優(yōu)化檔案編研工作、整合資源搭建平臺(tái)、注重培養(yǎng)檔案人才、建立健全企業(yè)檔案工作相關(guān)制度的維度出發(fā)，提高電子檔案資源利用率。

（一）優(yōu)化檔案編研工作

集團(tuán)公司面向不同的現(xiàn)實(shí)利用需求，進(jìn)行了有針對(duì)性的檔案分類(lèi)，并在此基礎(chǔ)上形成具有本企業(yè)特色的優(yōu)勢(shì)資源。檔案經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)梳理及深入編研之后，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及日常管理提供了翔實(shí)的檔案資源保障。對(duì)照集團(tuán)公司檔案建設(shè)規(guī)劃，在下一階段的檔案信息化建設(shè)工作中，集團(tuán)公司將力求實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案用戶(hù)的借閱利用信息進(jìn)行集中篩選分析，將利用需求細(xì)化，根據(jù)各部門(mén)及用戶(hù)的實(shí)際利用熱點(diǎn)分析，將編研完成的檔案資源成品借助互聯(lián)網(wǎng)工具進(jìn)行靶向性的信息推送，在檔案資源和用戶(hù)之間建立具有個(gè)性化、系統(tǒng)化的交流溝通渠道。

（二）整合資源搭建平臺(tái)

國(guó)家檔案局關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安排與部署為集團(tuán)公司企業(yè)檔案信息資源的整合以及平臺(tái)的搭建提供了有利契機(jī)。一方面，在檔案存儲(chǔ)介質(zhì)由紙質(zhì)向電子過(guò)渡的情形下，通過(guò)信息技術(shù)的運(yùn)用改變傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案資源分散、雜亂和無(wú)序的管理狀態(tài)，將歷年來(lái)在企業(yè)發(fā)展歷程中積累的檔案資源進(jìn)行充分的整合梳理，為其高效利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；另一方面，在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中，在保障檔案信息資源安全可靠的前提下，盡可能地采用開(kāi)放式設(shè)計(jì)的理念，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的高效利用、集中共享。

（三）注重培養(yǎng)檔案人才

企業(yè)檔案工作者在企業(yè)檔案管理過(guò)程中扮演了踐行者和推動(dòng)者的雙重角色。面對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作出現(xiàn)的新變化，集團(tuán)公司可從以下幾方面加強(qiáng)對(duì)檔案人才的培養(yǎng)：其一，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能方面的培訓(xùn)，以集中辦班、業(yè)務(wù)講座等形式，自上而下分層施訓(xùn)；其二，開(kāi)展“國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)，牢固樹(shù)立“大檔案、大服務(wù)”意識(shí)；其三，提高信息加工處理能力和轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，從著力強(qiáng)化檔案信息資源的整合效率、利用質(zhì)量入手，全面提升企業(yè)檔案工作者理解、獲取、利用信息的能力。在此基礎(chǔ)上，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由淺層服務(wù)向深層服務(wù)轉(zhuǎn)變，由單向服務(wù)向多向服務(wù)轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)型服務(wù)向創(chuàng)新型服務(wù)轉(zhuǎn)變，堅(jiān)持將認(rèn)真高效、有序協(xié)調(diào)的檔案服務(wù)工作主動(dòng)融入集團(tuán)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心工作中。

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