文檔管理制度在過去幾千年來有很多次的制度變革，下面小編就為大家?guī)�來了談文檔管理制度的變遷，感興趣的朋友可以看一看哦！

中國古代歷來重視文檔管理，隨著文檔數(shù)量的不斷增多，管理制度和方法也不斷改進�；仡櫸臋n管理制度的發(fā)展歷程，有利于從中汲取有益的借鑒。早在奴隸社會的殷商時期，對既是文書又是檔案的甲骨文就有了相應(yīng)的管理制度。從河南安陽出土的甲骨看，最遲在盤庚遷殷后就有了初步的整理、歸檔、保管制度，還從擺放甲骨的灰坑中發(fā)現(xiàn)了一具骸骨。甲骨文中就有“冊”字，說明甲骨檔案當(dāng)時就已經(jīng)造冊保存了。西周時期，文檔漸多，建立了保證安全的管理制度：一、建立副本，分別存放在不同處所，以免遭受災(zāi)害或意外造成難以彌補的損失；二、選擇保管地點，對重要檔案大多保存于寺廟這類安靜神圣的地方，據(jù)《周論》記載，還有名為“天府”的專門管理機構(gòu)；三、特制保管箱柜，多采用放水火的金屬柜，稱之為“金柜”。秦漢時期，封建統(tǒng)治者認識到檔案與政權(quán)的密切關(guān)系，進一步加強了文檔管理。秦代把文檔保管地稱為“書府”，派遣專職官吏日夜看守，還有嚴謹煙火的嚴格規(guī)定。漢代進一步把文檔管理定入汗律，對文書檔案人員資格有嚴格考核的規(guī)定。東漢時還設(shè)政府部門御史臺——蘭臺，專門管理文書檔案。唐代時封建社會的鼎盛時期，政府的各級官署都擁有大量的文書檔案，三年鑒定一次，清除無價值檔案，叫做“揀除”，評定檔案價值，按不同登記確定保存期限；對檔案文件的晾曬、修補、查閱等細節(jié)，都有比較明確的規(guī)定。唐代還建立了最早的人事檔案庫———甲庫。宋代沿襲唐代檔案管理制度，鑒定制度不稱“揀除”而稱為“簡檢”，意義更加明確，不側(cè)重于剔除。從北宋起，就開始采用“架閣”法，設(shè)立專管文檔的“架閣庫”，制度更加嚴密。由于檔案由平列式、卷軸式發(fā)展為折疊式，規(guī)定整理時置冊分門編錄，按進庫日期以千字文順序排列；注明封題、張數(shù)、事目，稱為“印縫”；登記簿上注明字號、庫名，類似于“索引”。

為了分類保管日益增多的檔案，先后建立被稱為“閣”的皇家檔案館，有保存御制、御用檔案的龍圖閣，保管經(jīng)史子集文書的經(jīng)典閣和文集閣，保存天文資料的天文閣，匯聚奇珍異寶的瑞總閣，收藏皇帝個人檔案的天章閣、寶文閣、顯謨閣等。民間廣為傳唱、家喻戶曉的“包青天”，除剛正不阿的個人品格外，他辦案主要憑借的是文書檔案。包拯（999—1062），字希仁，安徽合肥人。在北宋時期為官四十年，曾任監(jiān)察御史、知諫院、樞密副使等可接觸檔案的職務(wù)，還曾在天章閣、龍圖閣等皇家檔案部門任職，從而毫不畏懼地與皇親權(quán)貴作斗爭。不說眾多的民間傳說，據(jù)《宋史?包拯傳》載：一次開封城漫街大水災(zāi)，經(jīng)查是豪門紛紛在惠民河上修建樓臺亭閣堵塞河道所致，不是天災(zāi)而是人禍。權(quán)貴以“地契”為證抗拒查辦，包公以檔案為憑打擊了肆意侵占公地的不法行為，強行拆除了非法建筑，疏通了河道。南宋時期沿襲北宋制度，增設(shè)檔案館，有收藏徽宗檔案的敷文閣，收藏詩、文、碑、記、手札的煥音閣，收藏孝宗檔案的文華閣，收藏光宗檔案的寶章閣。北宋的“五閣”加上南宋的“六閣”，檔案館達十一處之多，仁宗帝還曾帶領(lǐng)文武百官參觀龍圖閣、天章閣，瞻仰前幾代皇帝的手跡。明代對檔案極為重視，尤其是對記錄全國土地、戶口、稅收、徭役的經(jīng)濟檔案有一套更加嚴格的制度。由于這種檔案以黃色為封面，通稱“黃冊”，黃冊保管采用架閣法，按年、按地區(qū)排列、貯藏，貯冊架閣的寬窄高低尺寸都有規(guī)格，制作材料也有嚴格要求，造冊原則、內(nèi)容、格式以及轉(zhuǎn)移歸檔等都有嚴格的規(guī)定。凡此通稱為“禁例”，犯禁者量刑治罪，擅自涂改黃冊者處以極刑。中央的黃冊庫設(shè)在南京后湖中央的名為舊州、新州、常州、東州、西州的五個孤島上，湖及周邊土地嚴禁耕種漁牧，派兵看守，被稱為“禁湖”和“禁地”。庫存黃冊不斷增多；據(jù)史載，景泰七年（1456）40多萬本，弘治三年（1490）77萬多本，萬歷二十年（1592）就達150多萬本了。檔案工作人員平時約200余人，最多時曾達4400多人。從洪武十四年（1381）至明亡（1648）的260多年中，黃冊庫的檔案工作一直不間斷的運轉(zhuǎn)。清代的檔案制度漸趨完善，全部采用架閣法管理，更側(cè)重于檔案資源的利用，作為鞏固政權(quán)的重要工具。雍正年間（1723—1735），世宗胤禛為整頓吏治，大力改革檔案管理制度：一、嚴格副本制度，從上到下所有文書檔案都另設(shè)副本存檔，堵塞管理擅改的弊端；二、改進人事制度，實行書吏輪換，避免文吏長期控制文檔，舞文作弊。胤禛執(zhí)政雖僅短短的13年就病故了，但他對文檔事業(yè)的貢獻不可磨滅。前代的文檔制度雖不斷有所改進，但未從根本上改變“重藏輕用”的傳統(tǒng)，清代主要在“三大轉(zhuǎn)變”上有所突破。

一、由注重保存向便于檢索轉(zhuǎn)變

以往對檔案管理多著眼于文檔的安全性，在防火、防水、防盜上下功夫；清代的架閣在便于查閱上做文章，按《千字文》序號逐類歸檔，并沒有目錄備查，使架閣文檔一目了然，易于查尋。

二、由束之高閣向架閣開放轉(zhuǎn)變

歷來保存文檔的處所稱為“閣”，往往設(shè)在樓臺亭閣高處，束之高閣給人以神秘感；清代的文閣從京城輻射到全國各大城市，特別是經(jīng)濟繁榮地區(qū)就有“江浙三閣”，還開了架閣對平民開放的先例。清代查閱資料并不困難，除保密檔案外，無論官修或私修史書都可查到相關(guān)資料，“實錄”、“匯編”之類的文獻大量涌現(xiàn)，如《清實錄》、《皇朝文獻通考》、《臺灣府志》、《廣州府志》、《雍正朱批諭旨》等。

三、由內(nèi)向?qū)Ｓ孟蛲庀蚶�用轉(zhuǎn)變

架閣法的采用促進了文檔管理的改革，管理吏員不僅要考慮統(tǒng)治階層的專用問題，也要考慮文檔資料更廣泛的用途，因此內(nèi)部管理開始從內(nèi)向型向外向型轉(zhuǎn)變。例如，歷代王朝的軍事檔案視為機密而不予公開，清代軍事頻繁，康熙大帝就重視儲存軍事檔案，雍正八年開設(shè)軍機處，乾隆十四年設(shè)方略館，有關(guān)詔命、密旨、征剿、探報等文書難以計數(shù)，清自康熙起就利用豐富的檔案匯編軍事文件，有《平定三逆方略》、《平定朔漠方略》、《開國方略》、《臨清紀略》等近二十部，不僅對清代軍事活動有指導(dǎo)意義，而且對后代研究清軍事史也有重要的參考價值。以上幾方面的轉(zhuǎn)變是一個漸變的過程，盡管這些轉(zhuǎn)變還未能從根本上改變檔案為統(tǒng)治者服務(wù)的格局，但卻是邁向近代文檔科學(xué)管理的開端。

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