一、大型會(huì)議
會(huì)務(wù)組:
1、通知2、材料準(zhǔn)備3、會(huì)場布置 文秘組:
1、記錄2、錄音3、整理4、紀(jì)要 后勤組:
1、 接送2、賓館安排3、票務(wù)服務(wù)4、出行
二、小型會(huì)議
1、通知2、材料準(zhǔn)備3、會(huì)場布置4、會(huì)議簽到5、會(huì)議紀(jì)律6、會(huì)議記錄(錄音)7、會(huì)議紀(jì)要整理7、會(huì)議紀(jì)要分發(fā)8、檢查、督辦和落實(shí)9、匯總10、總結(jié)匯報(bào)
第二篇:大型學(xué)術(shù)會(huì)議總結(jié)公司組織大型學(xué)術(shù)會(huì)議總結(jié)
會(huì)議主題
參考以下因素,重要程度依次降低:
公司年度計(jì)劃確定核心推廣主題,如乳腺增生還是抑郁,要做出選擇;
省級會(huì)議則參考區(qū)域內(nèi)特點(diǎn),開發(fā)為主還是上量為主,普遍存在的問題是什么?本次會(huì)議希望達(dá)到的目的是什么?
時(shí)間約定
會(huì)議時(shí)間的確定取決于:
1、核心專家時(shí)間安排;
2、公司具體計(jì)劃;
3、了解相關(guān)大型會(huì)議或知名企業(yè)(直接競爭對手)時(shí)間,避免沖突。
一般,以邀請的最大牌專家(全國、省級專家)時(shí)間為最重要參考因素,因?yàn)榇笈撇坏,?huì)議質(zhì)量會(huì)大打折扣。
大牌專家時(shí)間預(yù)約應(yīng)在計(jì)劃的前三個(gè)月開始初步預(yù)約,經(jīng)過初步預(yù)約后,在會(huì)議正式時(shí)間前一個(gè)月約定準(zhǔn)確時(shí)間。如201*年9月1~3日。
專家約定
一級專家前面已說,不再贅述。
二級專家時(shí)間約定一般在會(huì)議開始前1~2個(gè)月開始預(yù)約,一定要盡可能大面積的預(yù)約,避免某位專家臨時(shí)有事,耽誤會(huì)議。原則上如果想邀請2位二級專家授課的話,至少提前預(yù)約3位(專家邀請人數(shù)=正式會(huì)議專家*1.5)。
在會(huì)議正式時(shí)間確定后,第一時(shí)間和二級專家正式約定、敲死。
邀請醫(yī)生
明確目的:本次會(huì)議邀請醫(yī)生的目的是為了開發(fā)新醫(yī)生還是維護(hù)槍手醫(yī)生。明確本次會(huì)議目的是需要分幾個(gè)層級的,市場部層面、辦事處層面、地區(qū)主管層面、醫(yī)藥代表層面要進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,不能斷裂。
提供有效拜訪機(jī)會(huì):會(huì)議本身為銷售人員提供了難得的有效拜訪機(jī)會(huì),拜訪理由可以分解為會(huì)前和會(huì)后。
會(huì)前理由:第一次通知醫(yī)生我司準(zhǔn)備在大概某月開學(xué)術(shù)會(huì);第二次通知醫(yī)生我司準(zhǔn)備在某月開學(xué)術(shù)會(huì);第三次通知醫(yī)生我司準(zhǔn)備在某天開學(xué)術(shù)會(huì);請醫(yī)生提出會(huì)議上想解決的問題;送邀請函;確定具體行程,代購車票、機(jī)票等。
會(huì)后理由:詢問會(huì)議滿意度,是否還有遺留問題需要解決;送會(huì)議通訊錄、集體照片等。
會(huì)議預(yù)算
吃:
。
行:醫(yī)生往返交通、包車集體交通費(fèi)
專家:全國級別、省級別分別考慮
禮品:1)人數(shù)*1.2=預(yù)備禮品份數(shù);2)會(huì)議期間討論用禮品10~20份 物料:條幅、易拉寶、茶歇
內(nèi)部籌備
會(huì)議地點(diǎn):要有一定的吸引力,確保會(huì)議出席人數(shù)。
會(huì)議時(shí)間:避開國內(nèi)或省內(nèi)競爭關(guān)系的大型會(huì)議,尤其是官方主辦的會(huì)議。 會(huì)議日程
內(nèi)部分工:非常重要,沒有明確的分工,會(huì)議注定要出問題。
內(nèi)部籌備時(shí)間表:分工明確后,一定要指定時(shí)間表,尤其是需要一定時(shí)間才能完成的準(zhǔn)備工作,一定要制定時(shí)間表。
聯(lián)誼項(xiàng)目:根據(jù)會(huì)議時(shí)間安排,是否需要安排一些聯(lián)誼節(jié)目。如果需要,一定要提前準(zhǔn)備甚至彩排。
專家資料:1)專家介紹;2)名牌制作;3)會(huì)議ppt內(nèi)容溝通、確定; 會(huì)前準(zhǔn)備——會(huì)前1~2天
行程表:核對各自客戶的往返行程,并匯總到組委會(huì),編制統(tǒng)一的行程表。如有突然改變,銷售人員一定要提前通知組委會(huì)。
會(huì)議用餐:最終落實(shí)、敲定,一般由組委會(huì)組長負(fù)責(zé)本項(xiàng)工作。
客戶住宿:專人負(fù)責(zé)初步編制客戶住宿計(jì)劃表,報(bào)到時(shí)由此專人統(tǒng)一安排住宿以及和住宿賓館協(xié)調(diào)有關(guān)住宿問題。
水果、小提示物:用于放置到客戶房間食用和提示會(huì)議、產(chǎn)品、企業(yè)的準(zhǔn)備。 會(huì)場布置:1)接線板、桌椅、水、筆記本、筆擺放、膠帶、剪刀、裁紙刀、名片;2)投影儀調(diào)試;3)音響調(diào)試;4)會(huì)議室燈光熟悉;5)主席臺(tái)布置,主席、專家“名牌”布置;6)背景板、條幅懸掛、易拉寶布置、徽標(biāo)布置。 會(huì)議進(jìn)行
所有醫(yī)生入座
公司人員隆重介紹大會(huì)主席(詳細(xì)、重點(diǎn)突出)
主席介紹第一位演講嘉賓及題目
主席點(diǎn)評、參會(huì)醫(yī)生提問
主席介紹第二位演講嘉賓及題目;主席點(diǎn)評、參會(huì)醫(yī)生提問。提前一定準(zhǔn)備好托! 。。。。。。
會(huì)議結(jié)束,公司人員宣布晚餐時(shí)間及餐后活動(dòng)
用餐
提前考察餐廳環(huán)境
約定用餐標(biāo)準(zhǔn)
協(xié)議自備酒水、飲料
祝酒、用餐開始、分別敬酒
如果需要,用餐后活動(dòng)介紹和時(shí)間通知
注意:1)主席、演講嘉賓最好坐在一桌,但是菜品不宜特殊化,免得其他客戶反感。2)銷售人員分別陪同自己客戶用餐,兼顧同桌其他客戶。
娛樂
抽獎(jiǎng):會(huì)議期間或用餐期間可以做抽獎(jiǎng)活動(dòng),抽獎(jiǎng)禮品視預(yù)算而定一般是一二三等獎(jiǎng)金額在20、50、100元左右。
晚會(huì):銷售團(tuán)隊(duì)預(yù)先準(zhǔn)備小游戲和對應(yīng)道具,如果團(tuán)隊(duì)內(nèi)有特殊才能者,也可表演一些節(jié)目。重要的原則是一定要讓醫(yī)生參與進(jìn)來,并留下深刻印象。 會(huì)議結(jié)束
根據(jù)客戶不同返程時(shí)間,安排送站。
陪同前來的銷售人員無特殊情況,應(yīng)陪同自己客戶返程。返程中就會(huì)議過程中的
內(nèi)容和客戶進(jìn)行討論,反復(fù)加深客戶的產(chǎn)品、公司的認(rèn)知。
辦事處經(jīng)理短信感謝客戶參會(huì),并祝返程愉快。
會(huì)后跟進(jìn)
重要性:會(huì)后跟進(jìn)工作好壞決定了會(huì)議的整體效果,需要絕對重視! 如何跟進(jìn)?
詢問客戶對會(huì)議印象如何?是否有對會(huì)議組織提出改進(jìn)的意見?有沒有會(huì)議上沒有解決的疑問,需要我們協(xié)助解決?
送會(huì)議上講的課件
送參會(huì)醫(yī)生的通訊錄
送集體合影照片
對疑問的回復(fù)等
第三篇:組織大型會(huì)議流程針對我以后經(jīng)常組織大型會(huì)議,根據(jù)這次培訓(xùn)班經(jīng)驗(yàn)總結(jié)有關(guān)流程,以備參考。
一、人員分工明確
1、確定總負(fù)責(zé)人:臨場負(fù)責(zé)突發(fā)事情,檢查監(jiān)督各項(xiàng)分工的進(jìn)行。
2、確定會(huì)場布置負(fù)責(zé)人:
(1)會(huì)標(biāo):會(huì)議名稱。字體規(guī)范、排列整齊、粘貼結(jié)實(shí)、懸掛端正。
(2)就坐安排及臺(tái)牌:主席臺(tái)就坐安排。臺(tái)下就坐安排。臺(tái)牌擺放次序符合禮儀。
(3)鮮花:①主席臺(tái)后放翠綠花草②主席臺(tái)前放3排鮮花③臺(tái)下放一排中高花。
(4)面巾碟、面巾、面紙:主席臺(tái)按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙,面巾要干凈柔軟。
臺(tái)下擺放一次性口杯。
(5)音響準(zhǔn)備:專業(yè)人員提前對會(huì)場音響效果、燈光進(jìn)行全面測試,確保燈光、音響、投影儀設(shè)備正常。投影儀和電腦務(wù)必調(diào)試好。并且留有專人保證整個(gè)培訓(xùn)過程完整進(jìn)行。
(6)桌椅及室內(nèi)衛(wèi)生:會(huì)場桌椅要擺放整齊,衛(wèi)生要打掃干凈。
3、確定材料負(fù)責(zé)人:
(1)會(huì)議指南,人手一份。講義材料準(zhǔn)備:收集、印刷、分裝,人手一份
(2)領(lǐng)導(dǎo)講話。人手一份。
(3)會(huì)議主持詞。包括會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后講話稿。
(4)其他參會(huì)人員發(fā)言材料。
(5)會(huì)議材料袋若干。
對于領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議議程等相關(guān)材料務(wù)必于會(huì)議召開前一天打印、分裝完畢。要求:紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無錯(cuò)別字。
4、確定會(huì)場服務(wù)負(fù)責(zé)人:
(1)簽到發(fā)材料。簽到時(shí)告訴與會(huì)者座次。
(2)茶水。安排若干名服務(wù)人員倒水,保證會(huì)議供水充足。
(3)空調(diào)。根據(jù)天氣情況開放,但要事先調(diào)試好。
(4)提出會(huì)議紀(jì)律要求
(5)會(huì)議記錄。做好攝影留念。
5、確定用餐負(fù)責(zé)人:
(1)用餐編組(地區(qū)式、課題式、自定式)
(2)專家、領(lǐng)導(dǎo)用餐
(3)備用數(shù)量(人員增減)
(4)專家餐后休息處
(5)早、晚自助餐用餐人數(shù)
(6)宴請的位置擺放、酒水、香煙。
6、確定賓館接洽負(fù)責(zé)人:
(1)賓館業(yè)務(wù)接洽:
(1)接待能力符合會(huì)議要求
(2)會(huì)議相關(guān)設(shè)施考察一遍、
(3)食宿收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)
(4)就餐方式:自助、桌餐
(5)菜單模式與基本標(biāo)準(zhǔn)
(6)會(huì)議室標(biāo)準(zhǔn)
(7)付費(fèi)結(jié)帳事宜:
(8)結(jié)算方式
餐:按餐卷,注意人數(shù)提前確定,或者按照餐券收費(fèi)
按桌,或者每個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)確定
宿:按實(shí)際、按預(yù)定,退房時(shí)間允許延遲2個(gè)小時(shí)
(9)熱水供應(yīng)
(10)娛樂活動(dòng)
(11)出現(xiàn)超員情況的應(yīng)對方式
(12)賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅
(13)專家、重要領(lǐng)導(dǎo)特殊住宿要求(小型交流,寫作,休息條件等)
7、做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算
(1)餐費(fèi)
(2)宿費(fèi)
(3)資料費(fèi)
(4)會(huì)場布置費(fèi)
(5)交通費(fèi)
(6)房間內(nèi)水果、洗漱用品標(biāo)準(zhǔn)
(7)專家費(fèi)用(食宿費(fèi)、交通費(fèi)、講課費(fèi)、活動(dòng)費(fèi))
(8)會(huì)務(wù)補(bǔ)助費(fèi)
(9)通訊費(fèi)
(10)不可預(yù)見費(fèi)
8、專家、領(lǐng)導(dǎo)等安排
(1)確定專職人員服務(wù)。全程跟蹤,聽課、用餐、休息等要全程陪同,發(fā)現(xiàn)問題隨時(shí)解決。如中午休息要安排房間,上課前10分鐘要敲門提醒等。
(2)迎接人、車輛安排
(3)住宿規(guī)格安排
(4)支付講課費(fèi)、交通費(fèi)
(5)交通安排(包括機(jī)票訂購、幾點(diǎn)送往)
(6)活動(dòng)安排(非報(bào)告期間)
(7)專家就餐(請繼續(xù)關(guān)注:www.hmlawpc.comv等宣傳資料,用于會(huì)前空閑時(shí)間及中場休息時(shí)間循環(huán)播放
12、提前制作獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀。會(huì)議開始前送達(dá)會(huì)議現(xiàn)場。會(huì)議需合影的應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)攝影師、確 定合影場所、安排確認(rèn)前排座次。有安排會(huì)議聚餐的應(yīng)提前準(zhǔn)備相關(guān)煙酒、飲料、礦泉水等并確定聚餐菜單。
二、會(huì)場的布置及接待。
1、懸掛會(huì)場橫幅
2、主席臺(tái)的安排(幾個(gè)人,座次怎樣安排,有桌簽的需提前擺放好。主席臺(tái)有臺(tái)花的,也需提前購買、布置到位,會(huì)議期間注意噴水保養(yǎng)。)
3、會(huì)場椅子、凳子是否夠用,怎樣安排。注意會(huì)場衛(wèi)生、溫度、通風(fēng)、外部噪聲等環(huán)境。
4、給與會(huì)主席臺(tái)代表的資料提前送到或擺放到桌子的相應(yīng)位置。
5、測試話筒、音響、led屏幕、電腦、空調(diào)、照明、攝像機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備是否能正常使用
6、張貼會(huì)場路線引導(dǎo)、指示標(biāo)志。會(huì)場入口處可安排服務(wù)人員引導(dǎo)。
7、舉行頒獎(jiǎng)儀式的,獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)狀要提前送至主席臺(tái)。注意安排領(lǐng)獎(jiǎng)人員上臺(tái)路線和現(xiàn)場拍照。
8、要有專人在入口處接待、登記、發(fā)放會(huì)議資料等。
9,明確專人聯(lián)系接送、接待上級公司領(lǐng)導(dǎo)、本公司領(lǐng)導(dǎo)和外部特邀嘉賓參會(huì)。含安排車輛、路線、住宿、用餐等。
10、會(huì)議期間應(yīng)安排人員在會(huì)場值班。
三、會(huì)議的過程。
1、會(huì)議主持人要隨時(shí)掌握現(xiàn)場進(jìn)展,必要時(shí)予以調(diào)整。
2、會(huì)場服務(wù)人員具體要求。(1著裝得體。2動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋,走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響。3注意禮貌。4主持人要避免走動(dòng)(如有特急的事情,可以通過寫紙條的形式來傳遞)。
5會(huì)議錄像或照相專人負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄專人負(fù)責(zé)。6安排專人在會(huì)議開始前巡查會(huì)場及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題 7其他注意事
項(xiàng)(如安排會(huì)議旅游、辦理返程車票等)。
四、會(huì)議結(jié)束后續(xù)工作
1、協(xié)調(diào)延時(shí)退房、用餐等問題。
2、清理會(huì)議現(xiàn)場,檢查有無遺留物品、資料等。
3、辦理會(huì)議結(jié)算、報(bào)銷事項(xiàng)。
4、總結(jié)、反饋辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)和不足。
第五篇:如何拍攝大型會(huì)議大型會(huì)議指的是參加會(huì)議的人數(shù)在幾百人的會(huì)議。要想拍好這類會(huì)議也是一件很不容易的事。由于過去參加各種大型會(huì)議的采訪拍攝比較多,積累了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),在這里就談一點(diǎn)這方面的拍攝體會(huì)。
一,拍攝前,首先要向會(huì)議的主辦單位要一份會(huì)議程序安排表,并向會(huì)議經(jīng)辦人詳細(xì)了解會(huì)議程序安排,具體有哪些領(lǐng)導(dǎo)或者嘉賓要登臺(tái)演講,哪些人物是重點(diǎn)拍攝對象等等,做到心中有數(shù),避免漏拍領(lǐng)導(dǎo)或重要人物的照片。要使你所拍攝出來的圖片能滿足宣傳資料的使用和檔案資料留存,以及作為個(gè)人或集體留念。
二,在拍攝會(huì)議的前一天就要檢查好所有的裝備,電池要充滿電、存儲(chǔ)卡格式化并留有足夠的空間、相機(jī)和閃光燈運(yùn)行正常等等的一切準(zhǔn)備,確保在包中放入所需的裝備,對于大型會(huì)議的拍攝三腳架也必須帶上,一些重要的會(huì)議還要多帶一部相機(jī),以防萬一留有備用
三,出發(fā)前再檢查一下自己所帶的設(shè)備是否而還有漏帶的,一定要提前進(jìn)入會(huì)場,沒有拿到的會(huì)議資料可以利用這個(gè)時(shí)間向會(huì)議經(jīng)辦人索取,或拍攝會(huì)議場景外的布設(shè)橫幅標(biāo)語、張燈結(jié)彩熱鬧而隆重的場面、一些到來的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓進(jìn)場的登記簽名等等,這些拍攝的畫面不管留檔作資料,還是以備后期編輯選用都是不可缺少的素材。
四,拍攝會(huì)議,一定要提前進(jìn)入,熟悉一下會(huì)場,找好你拍攝角度位置,了解會(huì)議的議程.會(huì)議開幕式、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要來賓、先進(jìn)代表講話、頒獎(jiǎng)儀式、閉幕儀式等等都要拍攝下來。大場景、中景、人物特寫更不可缺少。拍攝中的技術(shù)問題也是拍攝好壞的關(guān)鍵,用什么樣的曝光組合,iso感光度高低的調(diào)整,都要根據(jù)現(xiàn)場光和持相機(jī)者離被攝著的距離來定,。大場面首先要拍攝,因?yàn)橐婚_始會(huì)場人員到的比較齊,中間時(shí)間拍攝會(huì)有人中途退場,空位子拍攝出的畫面不整。大場面拍攝,從前向后、從后向前分別都要拍攝。主席臺(tái)上的拍攝和前排的嘉賓都是重點(diǎn)拍攝對象,每一位在主席臺(tái)上作報(bào)告的更要細(xì)心抓拍到位,相機(jī)釋放快門往往都要有一點(diǎn)滯后,這就要求攝影師反應(yīng)要快,抓住臺(tái)上演講者抬頭的瞬間按下快門,因?yàn)榕臄z低頭看稿件作報(bào)告的圖片,就像閉眼睡覺一樣,無法使用,領(lǐng)導(dǎo)看到了會(huì)說“瞎”拍。12月19號,我和公司的劉灼參加了上海“迎世博”長三角金融服務(wù)高峰論壇的拍攝,由于準(zhǔn)備充分,拍攝人物神態(tài)瞬間把握較好,不但被上海金融報(bào)選登16幅專家人物照片,(其中有一幅全景照片)而且這張全景照片也被北京金融報(bào)選用刊登。作為拍攝鏡頭的配備上也很重要,一個(gè)18~135鏡頭對付會(huì)議的拍攝也是比較實(shí)用的。
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