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公文寫作基礎(chǔ)知識(基礎(chǔ)知識)

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第一篇:公文寫作基礎(chǔ)知識

一,公文寫作基本要求

公文是一種特殊的文章,寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外,還需要遵循一些特殊的規(guī)律,公文寫作基本要求就是對這些規(guī)律的反映.其內(nèi)容是:合"法",求實,合體,簡明,嚴(yán)謹(jǐn),準(zhǔn)確,規(guī)范,完整,清晰,耐久.

二,行文規(guī)則

行文規(guī)則是關(guān)于正確有效傳遞文件的規(guī)定,也是撰擬公文的指導(dǎo)依據(jù).遵守行文規(guī)則具有重要意義.

行文規(guī)則的主要內(nèi)容包括:根據(jù)機(jī)關(guān)間的工作關(guān)系準(zhǔn)確行文;選擇適宜的行文方式,一般不越級行文;正確選擇主送,抄送機(jī)關(guān);明確發(fā)文權(quán)限,不越權(quán)行文;堅持"黨政文件分開";聯(lián)合行文時,作者應(yīng)為"同級";行文前需就有關(guān)問題協(xié)商一致;嚴(yán)格控制文件數(shù)量,簡化行文手續(xù).

三,文稿書寫規(guī)范

文稿書寫規(guī)范主要涉及:文稿用紙要求;圖文區(qū)的規(guī)定;稿紙的使用;書寫格式要求;字體與各種計量單位的使用;標(biāo)點符號使用;外文字母書寫;公文中的數(shù)字表示;序號表示;標(biāo)注格式設(shè)計,排版,印刷注意事項的要求;文稿的修改;頁碼的標(biāo)注;注釋的處理;公式的處理;文中的表格的編排.

四,公文寫作的一般步驟

(一)公文寫作前的準(zhǔn)備

1.明確行文目的和要求.

2.確立公文主題.

3.選定公文文種.

4.占有材料.

5.確定具體表達(dá)方式.

(二)撰擬文稿

1.安排好結(jié)構(gòu),一是確定總體的構(gòu)成;二是確定正文的具體構(gòu)成,解決好各組成部分的編排次序,安排各層次,段落間的銜接與轉(zhuǎn)換,處理好開頭和結(jié)尾.

2.擬出寫作提綱.

3.正式撰擬文稿.

(三)審核修改

文稿的審核修正要認(rèn)真嚴(yán)肅反復(fù)進(jìn)行,要按規(guī)定的程序進(jìn)行.

五,公文的語言特點

公文語言的主要特點是:莊重,準(zhǔn)確,樸實,精煉,嚴(yán)謹(jǐn),規(guī)范.這些特點具體體現(xiàn)在公文詞語,公文語句,公文表達(dá),公文修辭中.

六,公文詞語的選擇

在選擇詞語的過程中應(yīng)注意:認(rèn)真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實際;注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達(dá)作者的立場觀點;注意詞語聲音和語調(diào)對語義的影響,以提高表達(dá)效果;注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則;注意公文具體使用場合對詞語風(fēng)格的要求,維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強制執(zhí)行性;注意針對公文具體收受對象的特點選詞,以"有的放矢"便于理解和執(zhí)行;注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞,以獲得更加鮮明直接的表達(dá)效果;注意根據(jù)上下文的需要選詞,以維護(hù)公文的完整有效性;注意根據(jù)文種的不同特點選詞,以保證語言得體而有力;注意詞語的規(guī)范性,以提高公文溝通的效果,擴(kuò)展溝通的范圍.

七,公文中特殊事物和概念的表達(dá)要求

在對公文中所涉及的事物和概念進(jìn)行表達(dá)的過程中,除了必須遵循一般的語法規(guī)則,邏輯規(guī)則之外,還必須遵循一些特殊要求.其中特別需要注意:時間的表達(dá);空間的表達(dá);職務(wù),姓名的表達(dá);數(shù)量的表達(dá);范圍的表達(dá);程度的表達(dá);語氣,神態(tài)的表達(dá).

八,公文修辭

公文修辭在其所追求的效果方面,重準(zhǔn)確鮮明,質(zhì)樸平勻,精練順達(dá),反對含糊暖昧,繁冗堆砌,輕浮造作,重內(nèi)在美而不只求形式美;在修辭手法方面,以消極修辭手法為主,以積極修辭手法為輔,重在選詞煉句及章法方面下功夫,審慎使用修辭格.

九,公文專用詞語

由于表意和表現(xiàn)特殊色彩的需要,公文中有一些出現(xiàn)頻率較高的詞語.這些詞語詞形確定,詞義精確特定,用途穩(wěn)定專門,并為從事公文工作的人們所熟悉,它們就是公文專用詞語.正確地使用公文專用詞語可使寫者順手,讀者便當(dāng),保證表意精當(dāng)?shù)皿w,理解精確周嚴(yán),可提高制發(fā)和處理公文的質(zhì)量與效率.

依照具體用途的不同,公文專用詞語可被劃分成多種,其中比較常見的有:稱謂詞語,領(lǐng)敘詞語,追敘詞語,補敘詞,承轉(zhuǎn)詞語,祈請詞語,商洽詞語,受事詞語,感盼詞語,令知詞語,告誡詞語,見解詞語,判定詞語,時態(tài)詞語,目的詞語,報送詞語,頒行詞語,核查詞語,結(jié)尾詞語等.

十,公文語言表達(dá)的簡化

簡化公文語言表達(dá)的方法主要是:取消,壓縮,替代,合并.

十一,公文中避免歧義的一般方法

歧義是指語句有兩歧或多歧意義,可同時形成兩種或多種解釋的一種語言現(xiàn)象.在文件中,歧義是一種非常有害的語病,它將使作者與受文者對文件內(nèi)容無法建立一致的理解,無法實現(xiàn)溝通目的.因此,必須避免歧義的出現(xiàn).

消除歧義的主要途徑是語言變換;禁止濫用省略;在語句中增加必要的限定修飾成分;禁用夸張,擬人,反語,雙關(guān)等修辭格;語調(diào)一般不附加語義,必須附加時用標(biāo)點符號作為輔助表達(dá)方式,保證語句含義單一明確;以上下文提供盡可能充分的語言環(huán)境.

公文寫作基礎(chǔ)知識二

1,公文即公務(wù)文書,是黨政機(jī)關(guān),企事業(yè)單位,社會團(tuán)體在進(jìn)行公務(wù)活動時所使用的體式完整,內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料.

2,狹義的公文指《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13類14種公文;廣義的公文既包括狹義的公文,也包括司法,軍事,外交,科技等部門專用公文以及機(jī)關(guān)常用應(yīng)用文,如倡議書,請柬等等.還包括改革開放以來出現(xiàn)的市場調(diào)查報告,商務(wù)說明書等.

3,按使用范圍劃分,公文分為政務(wù)公文,專用公文,經(jīng)濟(jì)公文和日常事務(wù)類.

4,政務(wù)公文包含法定文種和非法定文種.法定文種即13類14種,命令(令),決定,公告,通告,通知,通報,議案,報告,請示,批復(fù),意見,函,會議紀(jì)要.

非法定文種即9類14種,即計劃,總結(jié),調(diào)查報告,簡報,講話稿,提案,建議書,合同,聘書,章程,條例,規(guī)定,辦法,電報.

5,專用公文:在科研,財經(jīng),司法,軍事,外交等部門使用.包括科研文書,財經(jīng)文書,司法文書,軍事文書,外交文書等.如科研報告,實驗報告,可行性報告,學(xué)術(shù)論文,設(shè)計說明書,起訴書,公訴書,法律意見書,答辯狀,判決書,審計報告,訓(xùn)令,照會,條約,聲明等.

6,經(jīng)濟(jì)公文:包括經(jīng)濟(jì)合同,市場調(diào)查報告,市場預(yù)測報告,經(jīng)濟(jì)活動分析報告,產(chǎn)銷分析報告,質(zhì)量分析報告,廣告,意向書,商務(wù)說明書等.

7,日常事務(wù)公文:包括規(guī)章制度,簡報,計劃,總結(jié),演講稿,述職報告,倡議書,建議書,挑戰(zhàn)書,表揚信,感謝信,慰問信,聘書,請柬,證明,介紹信,啟事等.

8,按行文方向劃分,公文分為:上行文,下行文,平行文.

9,按來源和運轉(zhuǎn)方向分為:收文,發(fā)文,內(nèi)發(fā)文.

10,按處理時限分為:緊急公文,通常當(dāng)日辦復(fù);急辦公文,通常3日內(nèi)辦復(fù);常規(guī)公文,通常7-10日內(nèi)辦復(fù).

11,按機(jī)密程度劃分:絕密文件,機(jī)密文件,秘密文件,普通公文.

12,公文的特點是什么

一,法定性二,權(quán)威性三,實用性四,規(guī)范性五,時效性

13,提高公文寫作能力的方法主要有哪些

一,參與實踐,增強整體素質(zhì).

(1)政治素質(zhì)(2)經(jīng)濟(jì)意識(3)業(yè)務(wù)素質(zhì)

二,學(xué)習(xí)協(xié)作知識,熟悉常用文體

三,多讀古今中外范文.

14,報告是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,提出建議的上行文.報告分呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告.

15,報告主要包含標(biāo)題,發(fā)文字號,主報機(jī)關(guān),正文,發(fā)文機(jī)關(guān),發(fā)文日期等.如有附件,則應(yīng)在正文下面一行空兩格后寫明附件的件數(shù)和名稱.有抄報機(jī)關(guān)的,應(yīng)在末頁的下半部分寫明.

16,請示:是下級機(jī)關(guān)請求上級機(jī)關(guān)對某一工作,事項給予請示,批準(zhǔn)的上行文.

17,請示的特點:

一,一文一事二,不能多頭請示三,一般不能越級

18,請示包括標(biāo)題,發(fā)文字號,主送機(jī)關(guān),正文,發(fā)文機(jī)關(guān),發(fā)文日期等內(nèi)容.

19,請示和報告有何區(qū)別

一,內(nèi)容不同.請示是一文一事,報告內(nèi)容可廣泛.

二,對象不同:請示只送一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān),報告可多頭主送.

三,處理方式不同:請示需要批復(fù),報告一般不需要批復(fù).

四,行文時間不同.請示是事先行文,報告可在事前,事中,事后行文.

20,函的特點:行文自由,用途廣泛,靈活多樣.(請繼續(xù) 關(guān)注公文素材庫:www.hmlawpc.comdash;即對準(zhǔn)目標(biāo)放劍,一劍中的。公文的選材標(biāo)準(zhǔn)與文學(xué)作品不同,公文強調(diào)真實,強調(diào)掌握最基礎(chǔ)最真實的材料,屏棄想象(合理的推測可以),而想象則是文學(xué)作品的核心和靈魂。

第三篇:公文寫作基礎(chǔ)知識

一、公文寫作的四條原則

企業(yè)秘書要寫各種文體的公文,大到上萬字的《工作報告》,小到幾十字的《通知》。這些文字材料,無論是什么樣的文體,也無論篇幅大小,都有一些最基本的寫作原則要求,只有掌握了這些原則要求,并且按照這些原則要求去做,才能使文字材料成型,才能使文字材料有基本的質(zhì)量。

這些基本原則要求是什么呢?主要有四條:

第一條是邏輯緊密,也就是說文章要有非常強的邏輯性。什么是文章的邏輯性呢?打個比方說,文章的邏輯性就好象人身體內(nèi)部有經(jīng)絡(luò)一樣,文章內(nèi)部也有“經(jīng)絡(luò)”,就是文章內(nèi)容的內(nèi)在相互聯(lián)系,構(gòu)成了文章的邏輯性。邏輯緊密是說文章內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系要環(huán)環(huán)相扣,不脫節(jié),不錯亂,給人一種“針插不進(jìn)、水潑不進(jìn)”的感覺。如果人身上的經(jīng)絡(luò)出了毛病,就會得病,文章也是這樣,邏輯亂了,也就不成文章了。一些年輕朋友所寫的文章之所以讓人看了覺得很散,或者前言不搭后語,病根兒往往出在邏輯混亂上面。文章文章,有“章”才能成“文”,這個“章”就是邏輯性。所以,寫文章的時候一定要注意邏輯性。

第二條是結(jié)構(gòu)清晰,也就是說文章的結(jié)構(gòu)要非常清楚。什么是文章的結(jié)構(gòu)呢,打個比方說,文章的結(jié)構(gòu)就好象樓房的樓層一樣,樓房是由一層一層蓋起來的,文章也是由多個層次組成的。這一條的要點有兩點:一是文章內(nèi)容的排列要有層次,通篇要分列成多個大的層次,每一個大的層次中要有若干小的層次,通過層次的排列,使結(jié)構(gòu)清晰;二是層次的排列要有先后順序,按照先后順序排列層次,并且層次的順序排列不能隨意,不能排錯,必須按照內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列,通過正確的層次順序排列,使結(jié)構(gòu)清晰。一些年輕朋友在寫文章的時候,往往不會安排結(jié)構(gòu),或者不注意結(jié)構(gòu)安排,所寫出來的文章,讓人看著雜亂不清,甚至糊涂,這就是結(jié)構(gòu)不清晰造成的。所以,寫文章一定要注意排列好層次,使結(jié)構(gòu)十分清晰。

第三條是內(nèi)容表述正確,也就是說對文章內(nèi)容的表述要正確,不能出現(xiàn)觀點錯誤,如果把觀點表述錯了,那是嚴(yán)重的失職行為,也是領(lǐng)導(dǎo)不能允許的。所以,必須保證內(nèi)容表述的正確性。這一條的要點有兩點:一方面是所寫的事實必須真實,不能有假,文章不是“編”出來的,而是根據(jù)事實寫出來的,無中生有、弄虛作假、編造事實不行,不能玩兒虛的;另一方面是按照內(nèi)容的客觀要求表達(dá)觀點,企業(yè)公文中所表達(dá)的觀點,并不是作者個人的觀點,而是內(nèi)容本身就存在的,因此必須依據(jù)內(nèi)容的客觀要求表達(dá)觀點。一些年輕的朋友在寫文章的時候,往往根據(jù)自己的主觀意愿寫,自己怎么想的就怎么寫出來,這樣寫很容易出錯,必須注意自覺糾正這個習(xí)慣。

第四條是語言表達(dá)準(zhǔn)確,也就是說要用準(zhǔn)確的語言表達(dá)文章內(nèi)容。這一條的要點有三個:一是要選擇好語言表述形式,企業(yè)公文有書面語言、口語語言、程式化語言三種表述形式,應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要選用相應(yīng)的表述形式,需要用書面語言形式表述的,不能用口語語言表述,需要用口語語言形式表述的,不能用書面語言表述;二是譴詞造句要準(zhǔn)確,必須根據(jù)所要表達(dá)的內(nèi)容需要,選用恰當(dāng)?shù)脑~句表述內(nèi)容,既不能隨意“譴詞兒”,也不能隨意“造句兒”,如果這樣做,肯定會出錯;三是必須慎重使用形容詞,企業(yè)公文不是文學(xué)作品,不能為了追求文章“生動”就大量的使用形容詞,只有在確實需要的時候,才能使用形容詞。

上面講的四條基本原則,既是文章寫作的要求,也是文章寫作的基本功,需要在長期的寫作實踐中刻苦修煉,才能不斷提高。因此,希望從事企業(yè)公文寫作的秘書朋友和從事文案制作的朋友,應(yīng)當(dāng)努力修煉這四項基本功。

二、怎樣寫單位工作報告

企仔細(xì)研讀了題為《勵精圖治 再鑄輝煌》的哈工大第四屆教職工代表大會的工作報告,在這里,我結(jié)合實際談一談怎樣寫工作報告。

我們知道,更清晰、更快捷地讓員工了解單位所取得的成績,有效地貫徹落實下一步的工作計劃,是我們寫工作報告的主要目的。當(dāng)前,工作報告已逐漸在程式化、格式化的風(fēng)格上定位。而且,常常是文風(fēng)樸實、慣用直筆。

上面提到的這篇報告,其結(jié)構(gòu)簡單明了,基本框架如下:

各位代表、同志們:

我代表??做報告,請各位代表審議。

一、 過去工作回顧

二、 未來工作展望

通讀全篇,我們可以發(fā)現(xiàn)工作報告有如下幾個特征:

1、 總結(jié)的客觀性

2、 措施的可行性

3、 執(zhí)行的約束力

4、 明確的目的性

這幾點,在以下的探討中我們會有更深的認(rèn)識。

在過去工作回顧這部分,常常談及主要業(yè)績、主要體會、存在的主要問題這三點。我們知道,只有認(rèn)真分析總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),才能更好地為下一步工作提供參考依據(jù)。業(yè)績是肯定成績,鼓舞人心的;體會是交流心得,再接再厲的;問題是發(fā)現(xiàn)不足,予以改進(jìn)的。

在未來工作展望這部分,常常是先分析形勢,然后明確任務(wù)。分析形勢是我國由來已久的、報告中不可或缺的一部分,它可以讓員工知道當(dāng)前的情況,增強他們的歸屬感。明確任務(wù)時一定要具體:首先是基本情況。需要對前期計劃執(zhí)行情況進(jìn)行概要說明,從而根據(jù)下階段的特點,找出當(dāng)前執(zhí)行計劃的有利條件和不利因素,以確保新的工作計劃建立在切實可行的基礎(chǔ)上。其次是經(jīng)預(yù)測和論證,客觀地把工作計劃分解到各具體部門,使之成為各部門的具體任務(wù),包括對工作數(shù)量、質(zhì)量、效率、經(jīng)濟(jì)效益等的要求。最后是步驟和措施。它要求寫明“怎樣做”的問題,包括指揮機(jī)構(gòu)的建立、制度的形成、責(zé)任部門的分工協(xié)作、時間安排等。它要盡可能具體、詳盡,便于檢查,以確保工作計劃在執(zhí)行中環(huán)環(huán)相扣,銜接自如。

三、秘書工作要求我們要不斷提高自身修養(yǎng)

  我雖有3年的秘書經(jīng)驗,但非“科班出身”。一個很偶然的機(jī)會,我加入了這個行列,從那時起,便喜愛上這個職業(yè)。

  作為秘書,要注意人際親和。對外,我們代表的是一個公司的形象;對內(nèi),我們是聯(lián)系管理者和員工的紐帶。適當(dāng)?shù)难赞o、優(yōu)雅的舉止、清淡的裝扮、整潔的衣冠都會給周圍的環(huán)境帶來美感、輕松和活力。因而,自信、情緒穩(wěn)定、理解和信賴他人、合作精神等性格將對我們的工作產(chǎn)生積極影響。

  此外,秘書還應(yīng)重視第一印象,學(xué)會傾聽他人的談話;學(xué)會向他人表達(dá)發(fā)自內(nèi)心的贊美;學(xué)會保持自然、輕松和愉悅的表情;學(xué)會用樸實、親切和準(zhǔn)確的言語表達(dá)思想;學(xué)會“罔談彼短,靡恃己長。”

四、文秘提高寫作能力的途徑

一個稱職的秘書,必須具有運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的,也是實現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)。可以這么說,文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功,是“看家”的本領(lǐng)。因此,對于秘書來說,認(rèn)真學(xué)好文秘寫作,努力提高文字表達(dá)水平,是十分重要和不容體制忽視的。

那么,怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來,主要應(yīng)注意以下幾點:

首先,要端正態(tài)度,培養(yǎng)興趣,自覺學(xué)好文秘寫作。

不管干什么事情,必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣,這樣才有動力,才樂于去干,并想方設(shè)法去把

工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作,是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn),是一項十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動,決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。文秘寫作是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位處理公務(wù)、實現(xiàn)指揮、組織管理和協(xié)調(diào)工作的工具,在四化建設(shè)中所的地位十分重要。我們應(yīng)該充分認(rèn)識秘書工作和文秘寫作的意義,從黨和人民的利益出發(fā),從更好地勝任秘書工作出發(fā),抱著對人民、對工作高度負(fù)責(zé)的精神去對待寫作。美國著名的未來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出:“在工業(yè)社會向信息社會過渡中,有五件?最重要?的事情應(yīng)該記住,而其中的一件就是:在這個文字密集的社會里,我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?,首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力,也就是應(yīng)用寫作能力。”與此同時,我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚興趣,變被動為主動,變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過:熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責(zé)任感和濃厚的興趣,熱愛寫作,熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度,“衣帶漸寬終不悔,為伊消得人憔悴”,“每有會意,便欣然忘我”,樂此不疲,如饑似渴地去鉆研,廢寢忘食地去琢磨,持之以恒,鍥而不舍,這樣就一定會學(xué)得好,學(xué)得入門,就會不斷地取得進(jìn)步。

其次,學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識,借鑒優(yōu)秀作品。

提高寫作水平,到底有沒有“秘訣”?我們的回答是否定的。那么,寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答又是肯定的。任何事物都有其內(nèi)在的必然聯(lián)系即規(guī)律性,任何物質(zhì)產(chǎn)品和精神產(chǎn)品的制作都有其特有的方法和技巧,寫作當(dāng)然也不例外。那種認(rèn)為寫作無規(guī)律可循、沒有什么理論的觀點,是唯心主義不可知論的反映,是完全站不住腳。古人說:“寫作無秘雇作文有要道”,“定體則無,大體須有”,這種認(rèn)識是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材,就是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學(xué)總結(jié),就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

要提高文秘寫作能力,還應(yīng)有意識地選讀一些范文,以作借鑒。魯迅說過:“凡是已有定評的大作家,他的作品,全部就說明著?應(yīng)該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出,也就不能領(lǐng)悟。“巴金也曾談到閱讀對寫作的密切關(guān)系時說:讀多了,讀熟了,常?梢皂樋诒吵鰜恚簿湍苈伢w會到它們的好處,也就能慢慢地摸到文章的調(diào)子和作法了。但我們也應(yīng)認(rèn)識到:讀書是讀他人之書,作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng),經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套,模仿抄襲,“依葫蘆畫瓢”。

最后,要勇于實踐,堅持多練習(xí)、多修改。

寫作是一種技能,技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練,這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫,那就會眼高手低,所學(xué)到的確良知識,將無用武之地,寫作水平也就止步不前。清人唐彪深有體會地說:“多讀乃藉人之功夫,多做乃切實求已功夫;其益相去遠(yuǎn)矣。人之不樂多做者,大抵因艱難費力之故;不知艱難費力者,由于手筆不熟也。若荒疏之后作文艱難,每日即一篇半篇亦無不可;漸演至熟,自然易矣。”天道酬勤,勤能補拙。只有勤學(xué)苦練,堅持不懈,才會熟能生巧,運筆自如,真正學(xué)到本領(lǐng)。

作為文秘人員,多寫多練固然重要,但每次擬稿時,還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律,也是寫文章責(zé)任心強的一種表現(xiàn)。文章頻改,工夫自出。事實上,多一次認(rèn)真修改,就多一份寫作的體驗,就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員,要有高度的責(zé)任感,養(yǎng)成修改文章的良好習(xí)慣,虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見,克服怕人挑“刺”的思想,對每一篇文章反復(fù)推敲,精思細(xì)改,這樣寫作能力才能迅速地提高。

五、秘書的心得

一個很偶然的機(jī)會我成了培訓(xùn)部的一名秘書。在很多人眼里,所謂秘書就是打打字、倒倒茶、接接電話什么的,可是在培訓(xùn)部做了一年多,我卻覺得要真正做好這份工作,當(dāng)一個好的秘書并不容易。

由于缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和實踐,剛開始我的很多工作做得很不好。記得剛來培訓(xùn)部的第一天,部長布置我打一份表格并且要我盡快交給他。那份表格有點類似現(xiàn)在的員工評分表,其實非常簡單?晌夷菚r連打字都不熟,更不用說做表格。我在電腦前坐了一個下午,直到晚上下班同事都走了表格也沒做出來,急得幾乎要掉眼淚,最后還是部長三下五除二幫我把表格搞好。“表格事件”后第二天,當(dāng)時的部長助理謝平布置我寫一篇叫做《企業(yè)培訓(xùn)工作的組織方法》的文章。雖然在學(xué)校里學(xué)了公文寫作,但還沒有實踐的機(jī)會,拿著謝助理給的幾句話的提綱,憋了整整兩天,總算才憋出一篇兩千字的文章,質(zhì)量可想而知。還有后來的辦公設(shè)備故障的簡單維修、必要的禮儀、文檔管理、人際關(guān)系的運作等等,不斷給我很多的震動和教訓(xùn),我第一次體會出做一名秘書專門的知識和技能很重要,學(xué)習(xí)的緊迫感和動力也油然而生。

作為一名部門秘書,我最怕的是寫出來的文章領(lǐng)導(dǎo)不滿意。部門文件,肩負(fù)著對外宣傳、對內(nèi)傳達(dá)的重要作用,不僅在行文上受到格式的限制,還要受到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。記得有一次我給部里起草一份合同,沒有按正式的格式寫,也沒有認(rèn)真檢查就交了上去。下午,當(dāng)時的部長把我叫了過去,我看見那份合同上滿紙都是部長改過的字跡,連標(biāo)點符號也沒放過,還有一個錯別字被醒目地標(biāo)了出來。那天部長說了很多話,記得最清楚的一句是他說:“一個年輕人做事要認(rèn)真,做出來的事情還要有專業(yè)水準(zhǔn)”。我低著頭,紅著臉,簡直無地自容。那次錯誤,使我刻骨銘心,在以后的工作中時時提醒自己:認(rèn)真一些。秘書工作比較繁雜瑣碎,所以要把事情做得有條不紊和有效率也成了努力目標(biāo),F(xiàn)在我準(zhǔn)備了一個辦公記錄,幾乎每天都要記下領(lǐng)導(dǎo)和自己正在做的事情,看哪那些事情正在辦,哪些事情辦得差不多了,一時未完成,記得去催促,一年下來還可以看看這一年共做了哪些工作;在工作中我覺得記住電話號碼也很重要,特別是經(jīng)常來往的領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部室的電話號碼,因為領(lǐng)導(dǎo)很忙,可能會忘記這些號碼,當(dāng)他需要的時候如果馬上回答出來,他就可以不用翻電話簿,節(jié)省了好多時間;平時還要注意收集統(tǒng)計一些有用的信息,比如過一段時間就統(tǒng)計一下我們部門有多少人參加了培訓(xùn),從外面聘請了多少專家講課,讓領(lǐng)導(dǎo)從數(shù)字上有一個精確的概念;我也花了很多時間將部里大量凌亂的文檔整理出來,改變了以往追求方便而用手寫標(biāo)簽?zāi)夸浀姆椒,用統(tǒng)一格式打印標(biāo)簽?zāi)夸,?biāo)記不同檔案,使檔案清晰美觀更方便了領(lǐng)導(dǎo)和同事查詢。

在公文的寫作上,我也體會出要寫出質(zhì)量好的文件,不但要多讀重要的經(jīng)典文件,還要多讀領(lǐng)導(dǎo)講話,多揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意思。了解他們思想的“關(guān)注點”,這樣寫作時才能站在他們的角度,對事物的方方面面進(jìn)行分析,才能達(dá)到稿件中要求的對事物的預(yù)見性、針對性和操作性,F(xiàn)在送部長審定的稿子上還是時常有被修補、添改的地方,這使我知道自己的膚淺,也愈知一個秘書的成長并非一蹴而就的事情,而是一個外因和內(nèi)因不斷磨合,充分調(diào)動主觀能動性的循序漸進(jìn)的過程。

現(xiàn)在,在領(lǐng)導(dǎo)和同事的幫助下,我在不斷地成長,而且,我開始慢慢喜歡上自己的工作。記得以前看過一篇文章說在學(xué)校里我們講的是“你學(xué)了什么”,走入社會講的則是“你能做什么”。而我覺得一個人從學(xué)到做的過程中更重要的是心態(tài),對于工作有一種服務(wù)意識,無論大事小事都能盡心盡力,還要在工作中不斷地思考、不斷地總結(jié),不斷地創(chuàng)新,終有一天你會發(fā)現(xiàn)你比以前做得更好。

六、行文的基本規(guī)則

正常有效的行文應(yīng)當(dāng)遵循以下普遍適用的基本規(guī)則:

1、按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則

這條規(guī)則要明確兩點:一是按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系行文。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)可以作指示、布置工作、提出要求;下級機(jī)關(guān)可以向直接的上級機(jī)關(guān)報告工作、提出請示,上級機(jī)關(guān)對請示事項應(yīng)予研究答復(fù)。如果沒有這種直接的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,黨和國家的方針、政策就難以層層貫徹落實。除了這一層關(guān)系外,在我們國家現(xiàn)行管理體制中,還形成了一種各業(yè)務(wù)部門上下垂直的條條關(guān)系,其中有些部門屬本級政府

和上級部門雙重領(lǐng)導(dǎo),大部分和上級業(yè)務(wù)部門之間雖然不屬直接領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,但在業(yè)務(wù)上的確存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系,也就形成了直接的上下行文關(guān)系。二是按機(jī)關(guān)的職責(zé)范圍行文。這一點的要求是,行文的內(nèi)容應(yīng)是本機(jī)關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項,而不能超出,超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機(jī)關(guān)事務(wù),不僅在實踐中行不通,而且會造成政令混亂。當(dāng)然,不相隸屬機(jī)關(guān)之間也有公文往來,那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等,而不存在請示、報告或布置任務(wù)的性質(zhì)。

2、授權(quán)行文的規(guī)則

這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果一個部門的業(yè)務(wù)需要下級政府和有關(guān)部門的支持與配合,按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布置工作提出要求的行文權(quán)限時,這就可以通過授權(quán)行文來解決。具體說,這個部門可向本級政府請示,經(jīng)本級政府同意并授權(quán)后,向下級政府行文。在操作中,應(yīng)將文稿擬好,由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署,請本級政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)政府領(lǐng)導(dǎo)審批后的文稿,在行文時,才能在文首或文中注明“經(jīng)**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳(室)的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)(內(nèi)部事務(wù)除外)。各級政府辦公廳(室)以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機(jī)構(gòu),對外行文都是代表政府和部門的,與本級政府和本部門的公文具有同等效力,下級機(jī)關(guān)(部門)都應(yīng)貫徹執(zhí)行,可不在文首或文中標(biāo)注“經(jīng)***同意”的字樣。

3、聯(lián)合行文的規(guī)則

這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。同級政府與政府之間,部門與部門之間,上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委、軍事機(jī)關(guān)之間可以聯(lián)合行文;政府部門與同級黨委部門、軍事機(jī)關(guān)部門之間可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位之間,就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù),經(jīng)過會商一致后可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文,既可聯(lián)合向上行文,也可聯(lián)合向下行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要,單位不宜過多。

4、一般情況下不越級行文的規(guī)則

不越級行文體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負(fù)責(zé)的原則。一般情況下不能破壞這種原則,破壞了,就會造成混亂,也影響機(jī)關(guān)辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況,如發(fā)生重大的事故、防汛救災(zāi)等突發(fā)事件或上級領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題,可越級行文,特事特辦,但要抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。否則,受文機(jī)關(guān)對越級公文,可退回原呈報機(jī)關(guān),好可作為閱件處理,不予辦理或答復(fù)。

5、不越權(quán)行文的規(guī)則

第一條規(guī)則中已明確要求按機(jī)關(guān)職責(zé)范圍行文,如果有涉及其它部門職責(zé)范圍的事項又未與其它部門協(xié)商,或雖經(jīng)協(xié)商但未達(dá)成一致意見,不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構(gòu)成侵權(quán)行為,會造成工作中的許多矛盾。上級機(jī)關(guān)如發(fā)現(xiàn)這種情況,有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷這類公文。現(xiàn)實中,這類情況時有發(fā)生,因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題,應(yīng)提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通,通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。

6、“請示”不直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人的規(guī)則

“請示”直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人,其危害性大體上有三點:一是未經(jīng)文秘機(jī)構(gòu)簽收、登記,成了“帳外公文”,公文的流向、處理情況不得而知,查無蹤跡,成了“斷線的風(fēng)箏”;二是這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里,領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難,批,沒有部門的審批意見,只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事,往往失去決策的科學(xué)性;不批,也有可能影響報送單位的工作;三是現(xiàn)實中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”,到有關(guān)部門要錢要物,借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫Γ鹈。所以,領(lǐng)導(dǎo)同志一般不受理這類直報的請示,而退給文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦,這便形成了公文“倒流”,它破壞了公文處理的正常程序,造成了不必要的紊亂。如果上級領(lǐng)導(dǎo)個別交辦、答應(yīng)的事項,由此而上報的“請示”,最好也應(yīng)主送該領(lǐng)導(dǎo)所在的機(jī)關(guān),并在公文中作出說明。收文機(jī)關(guān)在分辦時,自然會把這份公文分送給這位

領(lǐng)導(dǎo)同志批閱。

7、“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機(jī)關(guān)、不抄送下級機(jī)關(guān)的規(guī)則

這條規(guī)則包括三項內(nèi)容:一是一文一事。機(jī)關(guān)或部門都有明確分工,各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事,如果一文數(shù)事,必然涉及幾個主管部門,給公文交辦帶來困難,即使勉強交辦出去,可能誰也不愿牽頭辦理,造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機(jī)關(guān)。請示內(nèi)容是要求答復(fù)的事項,主送機(jī)關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。相關(guān)的機(jī)關(guān)或部門采用抄送形式,以便主辦機(jī)關(guān)征求意見或會簽。如果多頭呈送,上級機(jī)關(guān)一般不予受理。如果辦理,會造成機(jī)關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一,增加協(xié)調(diào)難度,影響工作效率。三是不同時抄送下級機(jī)關(guān)。請示內(nèi)容是未決事項,在上級機(jī)關(guān)還沒有批準(zhǔn)前,向下級機(jī)關(guān)抄送透露,會引起不必要的誤會或矛盾,不利于工作的開展。因此,請示事項只能在上級機(jī)關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后,通知下級機(jī)關(guān)。

8、“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種,適用范圍有明顯的界限,不能混用。“報告”是向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,或向上級機(jī)關(guān)提出意見、建議,供上級機(jī)關(guān)決策參考。上級機(jī)關(guān)對“報告”一般不作答復(fù),如果報告中夾帶請示事項,很容易誤事。如果既想?yún)R報工作,讓上級掌握,又想請示解決問題,一般有兩種辦法解決:一是將“報告”和“請示”分開,形成兩份公文分別上報;二是以請示公文為主,將報告的內(nèi)容作為附件,附在請示后面作為背景材料,讓上級了解請示的充分理由。

9、公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

為了使公文按正常的渠道運轉(zhuǎn),按規(guī)范的程序辦理,機(jī)關(guān)都設(shè)有專司公文處理的文秘機(jī)構(gòu)或配備專人處理公文。公文的正常流程應(yīng)該是:“收”由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一簽收,拆封,清點分類,登記,擬辦,分辦,催辦;“發(fā)”由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一核稿,分送領(lǐng)導(dǎo)簽批,然后再回到文秘機(jī)構(gòu)登記編號,繕印,校對,用印,分發(fā),分發(fā)前,要經(jīng)過復(fù)核或第一讀者認(rèn)真閱讀無誤后,才可照單分發(fā)。這樣,無論是公文收進(jìn)或發(fā)出,都經(jīng)過專司公文處理工作的一個口子把關(guān),就能保證公文在機(jī)關(guān)有秩序地運轉(zhuǎn),規(guī)范辦理,提高機(jī)關(guān)辦事效率,保證公文質(zhì)量。

行文規(guī)則中還要說明的是黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要,可向同級政府及部門或下級政府機(jī)關(guān)行文;而政府機(jī)關(guān)不得向黨的組織行文作指示、交任務(wù)。

經(jīng)批準(zhǔn)的報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章,應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行,可不再發(fā)文。發(fā)文機(jī)關(guān)可印制少量文本,供存檔備查。

第四篇:公文寫作基礎(chǔ)知識

公文寫作基礎(chǔ)知識

一、公文的定義和分類

(一)定義

公文,是公務(wù)活動中所形成和使用的文字材料,是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)者、運載者,是組織實施管理的基本手段和重要工具,發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上報和信息溝通的重要作用。公文寫作,重視公文寫作、加強公文寫作,對于年輕人來說,具有更加積極的作用。

(二)分類

規(guī)范性公文有13種:命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。

非規(guī)范性公文:除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有調(diào)查報告、工作計劃類、工作總結(jié)類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。

二、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品,它的寫作、制發(fā)、處理必須按照固有的規(guī)定、特定的體例格式來進(jìn)行。

(一)確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前,要弄清楚這個文件具有或者說應(yīng)該發(fā)揮什么作用,是在什么背景下寫這個文件材料。根據(jù)寫作的背景、目的、受文對象(為什么要寫這個文件;寫這個文件要達(dá)到什么目的,是安排工作、通報情況,還是解決困難問題;文件是寫給哪個部門,是上行、平行還是下行),確定采取哪個文種。一般說來:

1、要對重要事項或者重大行動作出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤消下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項,選擇《決定》文種。

2、要向社會公眾或者廣大行政管理相對人宣布重要事項或決定,適用公告。

3、我們要將上級的文件批轉(zhuǎn)給下級執(zhí)行,或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時,一般印發(fā)《通知》

4、向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問時,選用報告類文種,如工作報告、情況匯報等等

5、向上級機(jī)關(guān)反映并請求幫助解決困難和問題,選用《請示》。

6、答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請求事項,用《批復(fù)》。

7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法,一般選用《意見》。

8、不相隸屬的機(jī)關(guān)之間,也就是說不存在直接的行政管理關(guān)系的機(jī)關(guān)之間,,商洽問題、詢問或答復(fù)問題,一般用《函》。

9、明確通過會議形式?jīng)Q定的事項、記錄會議精神,選用《會議紀(jì)要》。

10、還有一種《命令》文種,主要適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章或宣布施行重大強制性行政措施(如通緝令)

以上講的是一般原則,具體采用哪類文種,要根據(jù)具體情況來確定。

(二)規(guī)范寫作

公文寫作要努力做到“七個規(guī)范”:

1、主題規(guī)范。主題是文章所要表達(dá)的中心思想。任何文章都要有主題,公文也不例外。公文主題的提煉標(biāo)準(zhǔn),就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事,一個主題,主題鮮明突出。主張什么,反對什么,要鮮明直接,不能含糊,不能讓人產(chǎn)生歧義。

2、使用材料規(guī)范。公文材料的選用標(biāo)準(zhǔn)必須是真實典型,新鮮有力。所謂真實,就是實實在在存在的、反映當(dāng)前事物本質(zhì)規(guī)律的真實。。公文的選材標(biāo)準(zhǔn)與文學(xué)作品不同,公文強調(diào)真實,強調(diào)掌握最基礎(chǔ)最真實的材料,屏棄想象(合理的推測可以),而想象則是文學(xué)作品的核心和靈魂。

3、文章格式規(guī)范。公文普遍的結(jié)構(gòu)格式是:公文標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)—正文—結(jié)尾—成文時間。為了便于大家理解,我把公文格式方面的內(nèi)容分為寫作格式和印制格式兩個方面來講,這里主要講公文的寫作格式,寫作格式包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾三個部分。

4、文字表述規(guī)范。公文的用語用字要求簡明、準(zhǔn)確、樸實、得體、通俗、易懂,體現(xiàn)字面意義而非聯(lián)想意義,講求陳述性、寫實性,而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主,據(jù)事說理,言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學(xué)作品,需要大肆鋪展、渲染,大量的想象,細(xì)致的描寫,這些,恰恰是寫公文所忌諱的。所以,很多時候,我們看文學(xué)作品很過癮,看公文則覺得死板、千篇一律,這個跟公文的性質(zhì)有關(guān)系,但是公文同樣可以寫得很好,好的法規(guī)性、政策性公文,充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現(xiàn)的反應(yīng),可以做到面面俱到或滴水不漏,好的講話稿可以寫得飽含感情,深刻、精彩。

5、標(biāo)點符號使用規(guī)范。該用逗號用逗號,該用句號用句號。

6、數(shù)字和計量單位使用規(guī)范。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字。前后要統(tǒng)一,不能一時用大寫,一時用小寫。

7、印制規(guī)范。包括印制格式、排版、用紙規(guī)格、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、印制份數(shù)、發(fā)送單位等。只點兩個方面的細(xì)節(jié):

(1)印鑒:即蓋章,也有講究。首先是不能蓋倒了;其次是要蓋在單位落款和成文時間之間,具體有下套、中套兩種蓋法;聯(lián)合行文的落款蓋印,一般每排平行落兩個單位的名稱,依次往下排,蓋印時不能相互侵占,F(xiàn)在有很多新成立的機(jī)構(gòu),需要啟用新印章,印鑒的啟用也有規(guī)范。

(2)行文層次序數(shù)的寫法:一個正式的文件材料,除總標(biāo)題外一般有四個層次,總標(biāo)題用二號宋字體。第一個層次,是大標(biāo)題,一般用三號黑體,寫成一、

二、三;第二個層次是小標(biāo)題,用(一)、(二)、(三)來表示,三號楷體或仿宋;第三個層次用阿拉百數(shù)字表示,即1.2.3.,可以三號仿宋加粗以醒目;第四個層次用(1)、(2)、(3)表示。

三、幾種常用公文的寫作

(一)常用規(guī)范性公文

1、通知:通知的應(yīng)用范圍很廣泛。傳達(dá)指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務(wù)、任免干部等等,都需要印發(fā)通知。通知以紅頭文件和白頭文件印發(fā)都行。屬下行文,要下級機(jī)關(guān)(或受文對象)明確做什么、怎么做(這與請示、報告不同,比意見要細(xì)),要具有操作性。例如寫一個會議通知,開會時間、地點、參加人員、有些什么要求等等,要一、二、三逐一說清楚,讓看的人一看就明白。通知可以不寫結(jié)束語。

2、工作計劃類:是對未來一定時期內(nèi)的某項工作或全面工作進(jìn)行安排部署的文件,明確下一步做什么、怎么做。工作計劃要有操作性(缺乏操作性是當(dāng)前部門上報工作計劃的通病)。計劃、規(guī)劃、方案、要點,都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標(biāo)、措施、步驟三要素。計劃類公文有兩種格式:一是文字表述式,一是圖表式(圖表式越來越多,清晰、明了、包含的信息量大)。

3、工作總結(jié)類:

寫作關(guān)鍵和重點:其特點是實踐性、經(jīng)驗性、自述性、理論性(不僅陳述工作情況,更要揭示理性認(rèn)識,不僅回答“是什么”,更要回答“為什么”、“怎么做”的問題。一般包括本年度(半年)基本工作情況、所做的主要工作、工作進(jìn)度、取得哪些成績經(jīng)驗、存在的不足和教訓(xùn)、下步工作計劃(個人總結(jié)寫努力方向)。個人總結(jié)要抓住主要問題,把握寫的側(cè)重點,突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西,不是記流水帳。

四、公文處理中幾個需要注意的問題

(一)數(shù)字和數(shù)值范圍規(guī)范表述的問題

1、百分?jǐn)?shù)與分?jǐn)?shù)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。如20%不應(yīng)寫為漢字表述的“百分之二十”,3/4不應(yīng)寫為“四分之三”。

2、數(shù)值范圍表述:數(shù)值范圍就是百分之幾到百分之幾的數(shù)值比較,百分比不可能大于1,只能小于或等于1。如表述“3%--8%”,不能寫成“3—8%”,不能省略3后的百分號;用分?jǐn)?shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時,也同理不能省略第一個數(shù)字后的單位,5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。

3、表述時間時段,一般不要表述為去年、今年、明年等,應(yīng)表述出具體的年份,如201*年、201*年。

(二)規(guī)范用字用詞的問題

這些規(guī)范不能根據(jù)自己的語言習(xí)慣,要靠平時積累,多看多練,經(jīng)過實踐才能掌握具體的操作。

第五篇:公文寫作基礎(chǔ)知識

一、公文的定義和分類

(一)定義

公文,是公務(wù)活動中所形成和使用的文字材料,是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)者、運載者,是機(jī)關(guān)實施管理的基本手段和重要工具,發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機(jī)關(guān)管理工作的始終。我們要向上級報告情況,需要寫成文件;我們要向鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村安排什么工作,提工作要求,需要寫成公文印發(fā)下去,備查、備用,便于基層照章執(zhí)行;我們要告知社會公眾一個什么決定,也要印制成公文。因此,公文寫作與我們每一個機(jī)關(guān)告知人員息息相關(guān),可以說,具備較強的公文寫作能力,是每一個機(jī)關(guān)工作人員的基本素質(zhì)要求。當(dāng)前,各級各部門都十分缺乏優(yōu)秀的文秘工作人員,有許多年輕人因為具備較好的文字功底,而被選拔進(jìn)市、縣黨委、政府機(jī)關(guān)工作,從而改變了自己的生活環(huán)境和人生境遇,一些機(jī)關(guān)還因為選不到合適的文秘人員而發(fā)愁。由此可見,重視公文寫作、加強公文寫作,對于年輕人來說,具有更加積極的作用。

(二)分類

1、按照制文機(jī)關(guān)的種類劃分:黨務(wù)機(jī)關(guān)公文、行政機(jī)關(guān)公文、司法機(jī)關(guān)公文、軍事機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文、社會團(tuán)體公文。今天講的,重點是行政機(jī)關(guān)公文。

2、按照行文方向劃分:上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前,必須弄清楚行文方向,才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。

3、按照保密程度劃分:絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時,必須要按照該公文的秘密等級來處理,涉及秘密問題的,不能泄密。

4、按照緊急程度劃分:特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理,我在后面要專門給大家講。

5、按照使用范圍劃分:通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等全是通用公文;司法類的公文、經(jīng)濟(jì)類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等,屬專用公文。今天講的,主要是通用公文。

6、按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強弱劃分:規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

規(guī)范性公文有13種:命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。

非規(guī)范性公文:除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有調(diào)查報告、工作計劃類、工作總結(jié)類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。

(三)機(jī)關(guān)公文要素

機(jī)關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成。

(四)公文處理包括哪些工作

公文處理包括擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

*

二、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品,它的寫作、制發(fā)、處理必須按照固有的規(guī)定、特定的體例格式來進(jìn)行。

(一)確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前,要弄清楚這個文件具有或者說應(yīng)該發(fā)揮什么作用,是在什么背景下寫這個文件材料。根據(jù)寫作的背景、目的、受文對象(為什么要寫這個文件;寫這個文件要達(dá)到什么目的,是安排工作、通報情況,還是解決困難問題;文件

是寫給哪個部門,是上行、平行還是下行),確定采取哪個文種。一般說來:

1、要對重要事項或者重大行動作出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤消下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項,選擇《決定》文種。比如:黨中央決定在全黨(特別是黨員領(lǐng)導(dǎo)干部)開展講政治、講正氣、講團(tuán)結(jié)的“三講”活動,這對黨的建設(shè)來說,是件大事,所以用決定文種;每年初的農(nóng)村工作會議、計劃生育工作會議上,縣政府都要出臺一個《關(guān)于兌現(xiàn)**年農(nóng)村工作(人口與計劃生育工作)責(zé)任制的決定》,這就是個獎懲決定。

2、要向社會公眾或者廣大行政管理相對人宣布重要事項或決定,適用公告。比如,要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進(jìn)城運營,這涉及到廣大三輪車從業(yè)人員的切身利益,我們就要事先以各種方式發(fā)出公告,告知社會各界。聯(lián)合執(zhí)法隊、建設(shè)局、交警大隊。要公布社會各有關(guān)方面應(yīng)該遵守或者周知的事項,比如停水停電,適宜采用通告文種。

3、我們要將上級的文件批轉(zhuǎn)給下級執(zhí)行,或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時,一般印發(fā)《通知》

4、向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問時,選用報告類文種,如工作報告、情況匯報等等。(在其中,政府工作報告是一個有特指內(nèi)容的文種,政府工作報告是政府向同級人大或人大常委會報告工作情況)

5、向上級機(jī)關(guān)反映并請求幫助解決困難和問題,選用《請示》。

6、答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請求事項,用《批復(fù)》。

7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法,一般選用《意見》。

8、不相隸屬的機(jī)關(guān)之間,也就是說不存在直接的行政管理關(guān)系的機(jī)關(guān)之間,比如綏江縣與三峽公司、與市財政、審計、國土等市政府部門,商洽問題、詢問或答復(fù)問題,一般用《函》。

9、明確通過會議形式?jīng)Q定的事項、記錄會議精神,選用《會議紀(jì)要》。

10、還有一種《命令》文種,主要適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章(如主席令、國務(wù)院令),宣布施行重大強制性行政措施(如通緝令),這些法規(guī)、規(guī)章的制定,要省級以上的國家機(jī)關(guān)才能制定和通過,因此,在市、縣兩級,一般不涉及到《命令》文種。 以上講的是一般原則,具體采用哪類文種,要根據(jù)具體情況來確定。

(二)規(guī)范寫作

公文寫作要努力做到“七個規(guī)范”:

1、主題規(guī)范。主題是文章所要表達(dá)的中心思想。任何文章都要有主題,公文也不例外。公文主題的提煉標(biāo)準(zhǔn),就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事,一個主題,主題鮮明突出。主張什么,反對什么,要鮮明直接,不能含糊,不能讓人產(chǎn)生歧義。

2、使用材料規(guī)范。公文材料的選用標(biāo)準(zhǔn)必須是真實典型,新鮮有力。所謂真實,就是實實在在存在的、反映當(dāng)前事物本質(zhì)規(guī)律的真實。我們分析問題時,所列舉的現(xiàn)象,不是假的、人為編造的,也不是偶然現(xiàn)象和個別現(xiàn)象。所謂典型,就是既是個性特征,又是共性特征。新鮮有力,就是我們所列舉的、分析的問題,、提出的辦法,必須是符合當(dāng)前實際的,必須是有說服力的。你不能在說今年的工作時,還拿去年、前年的數(shù)據(jù)和一成不變的措施辦法,因為事物總是在發(fā)展變化,尤其在這個信息飛速發(fā)展和人的民主法制意識普遍快速增強的這么一個時代下,如果總是一成不變、不思進(jìn)取,不思考、不調(diào)研,寫公文也好、安排工作也好(事實上,寫公文也是安排工作的一種方式),都做不到“有的放矢”—即對準(zhǔn)目標(biāo)放劍,一劍中的。公文的選材標(biāo)準(zhǔn)與文學(xué)作品不同,公文強調(diào)真實,強調(diào)掌握最基礎(chǔ)最真實的材料,屏棄想象(合理的推測可以),而想象則是文學(xué)作品的核心和靈魂。

3、文章格式規(guī)范。公文普遍的結(jié)構(gòu)格式是:公文標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)—正文—結(jié)尾—成文時間。為了便于大家理解,我把公文格式方面的內(nèi)容分為寫作格式和印制格式兩個方面來講,這里主要講公文的寫作格式,寫作格式包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾三個部分。

1標(biāo)題:公文標(biāo)題的寫法一般是發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。

例如:縣國土局要向市國土局寫一個請求幫助解決地質(zhì)災(zāi)害防治經(jīng)費的請示,標(biāo)題就是“綏江縣國土資源局關(guān)于請求幫助解決地質(zhì)災(zāi)害防治經(jīng)費的請示”;板栗鄉(xiāng)人民政府要向縣政府報告一個煤礦安全事故的調(diào)查報告,則標(biāo)題就要寫成“板栗鄉(xiāng)人民政府關(guān)于**煤礦安全事故的調(diào)查報告”。

2主送機(jī)關(guān)的寫法:一是只寫受文機(jī)關(guān)的名稱,不寫領(lǐng)導(dǎo)個人名字(領(lǐng)導(dǎo)特別要求的除外);二是只能寫一個主送機(jī)關(guān),例如:市委、市政府,其他需要送達(dá)的受文機(jī)關(guān)采取抄送方式(調(diào)查報告因為是知閱性公文,受文單位不特別確定,除了要求有主送機(jī)關(guān)的,可以不寫主送機(jī)關(guān));三是用統(tǒng)稱或者規(guī)范的簡稱,不能隨意寫,如市政府、市人民政府都是規(guī)范的簡稱,但不能寫成市府;四是行文關(guān)系,只能逐級行文,一般不能越級行文(如要上報省政府的文件,一般只能市政府轉(zhuǎn)報),某些經(jīng)費請示屬特殊情況。

3正文的寫法:正文是主送機(jī)關(guān)以下、結(jié)束語之前的部分。正文是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送機(jī)關(guān)之后,先寫一段或幾句導(dǎo)語,說明寫這篇公文的原因、根據(jù)或者目的,導(dǎo)入正文。正文要做到邏輯層次清楚有序,說理簡潔準(zhǔn)確并力求深刻,用語符合規(guī)范。

4結(jié)尾:正文寫完后,一般要寫幾句號召的話(一般針對下行文),或者表決心、態(tài)度的話(上行文)!墩埵尽芬f“妥否,請批示;《意見》要說“以上意見若無不妥,請批轉(zhuǎn)執(zhí)行;《通知》和《報告》可以不要結(jié)尾,說完就落款結(jié)束;講話稿類的一般有鼓勁、號召的話語;匯報材料一般有表示感謝和今后打算、態(tài)度的。

4、文字表述規(guī)范。公文的用語用字要求簡明、準(zhǔn)確、樸實、得體、通俗、易懂,體現(xiàn)字面意義而非聯(lián)想意義,講求陳述性、寫實性,而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主,據(jù)事說理,言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學(xué)作品,需要大肆鋪展、渲染,大量的想象,細(xì)致的描寫,這些,恰恰是寫公文所忌諱的。(比較文學(xué)作品語言與公文語言的異同:同是寫一個夜晚發(fā)生的一件事,武俠小說寫“月黑風(fēng)高夜,***燕子李三一個鷂子翻身越窗而入,手起刀落,一劍封吼,殺死了仇家;而公文只寫某年某月某日,誰在家中被人殺死,或者誰殺死了仇家。)所以,很多時候,我們看文學(xué)作品很過癮,看公文則覺得死板、千篇一律,這個跟公文的性質(zhì)有關(guān)系,但是公文同樣可以寫得很好,好的法規(guī)性、政策性公文,充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現(xiàn)的反應(yīng),可以做到面面俱到或滴水不漏,好的講話稿可以寫得飽含感情,深刻、精彩。

5、標(biāo)點符號使用規(guī)范。該用逗號用逗號,該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。要注意:轉(zhuǎn)發(fā)上級或下級文件時,標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號(有書名號的,取消書名號);此外,標(biāo)題中不要過多出現(xiàn)“通知”兩個字,比如省、市層層轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院一個文件的通知,到縣級,可直接說轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院***文件的通知。

6、數(shù)字和計量單位使用規(guī)范。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字。前后要統(tǒng)一,不能一時用大寫,一時用小寫。

7、印制規(guī)范。包括印制格式、排版、用紙規(guī)格,緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、印制份數(shù)、發(fā)送單位、印制機(jī)關(guān)等要素標(biāo)識。目前各單位在印制上比較規(guī)范,請大家在制文的過程中,拿單位印制好的文件來參考學(xué)習(xí),我只點幾個方面的細(xì)節(jié):

1印制格式(印制方式):兩種,紅頭文件和白頭文件。紅頭就是單位的文件頭、簡報、信息等,一般適用于正式形成的請示、報告、意見、通知、函等文件。白頭就是不冠特定的文件用紙,直接排版印制,一般會議印發(fā)的講話稿、匯報材料等用白頭印制。調(diào)查報告、對內(nèi)的工作方案(如單位解放思想大討論方案)這類文件既可印制成紅頭,也可印制成白頭,視具體情況定。紅頭文件擬文單位、成文時間等落款在結(jié)尾處,白頭文件一般把擬文單位、成文時間放在標(biāo)題下。

2簽發(fā):公文的制作簽發(fā)程序很嚴(yán)謹(jǐn),不能誰寫誰簽都行。重要文件要一把手或單位主持工

作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),一般文件由一把手、分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)委托的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

3印鑒:即蓋章,也有講究。首先是不能蓋倒了;其次是要蓋在單位落款和成文時間之間,具體有下套、中套兩種蓋法;聯(lián)合行文的落款蓋印,一般每排平行落兩個單位的名稱,依次往下排,蓋印時不能相互侵占,F(xiàn)在有很多新成立的機(jī)構(gòu),需要啟用新印章,印鑒的啟用也有規(guī)范,要持機(jī)構(gòu)成立的批準(zhǔn)文件向公安機(jī)關(guān)申請,雕刻好后,由縣政府辦行文告知各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門后啟用,行文宣布啟用之前蓋的印無效。

4成文時間:領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間,而不是擬稿的時間和印制時間,印制時間在版記部分專門有一欄,哪天印的就寫哪天。

5行文層次序數(shù)的寫法及排版:目前有些亂。一個正式的文件材料,除總標(biāo)題外一般有四個層次,總標(biāo)題用二號華文中宋字體。第一個層次,是大標(biāo)題,一般用三號黑體,寫成一、二、三;第二個層次是小標(biāo)題,用(一)、(二)、(三)來表示,三號楷體;第三個層次用阿拉百數(shù)字表示,即1.2.3.,可以三號仿宋加粗以醒目;第四個層次用(1)、(2)、(3)表示。*

三、幾種常用公文的寫作

要具體講怎么寫公文很難,通過聽講了以后就能寫好公文,基本上是不可能的。我寫了8年公文,要總結(jié)經(jīng)驗,頭腦里幾乎還是空的。我個人的體會是,要寫好公文,除了多了解、多熟悉工作、多寫以外,沒有別的辦法。在此,也只是和大家作粗淺的交流。

(一)常用規(guī)范性公文

1、請示:如果某個單位在推行工作中遇到了自己不能解決的困難和問題,比如資金、政策等,需要上級幫助解決,就得寫成請示。寫請示要注意幾個問題:一是只能一事一請,不能在一個請示里夾帶多個請示事項,要資金就只寫要資金的請示,需要某個政策性決定的,就寫成單一的請示。二是一請一報,一個請示只能報一個主送機(jī)關(guān),不能多頭報送。三是一般不越級請示,但特殊情況除外(如經(jīng)費請示),在實踐中本著解決問題的原則,不僵化、不教條。四是要簡短精煉,簡潔明了地講明原因、困難,對請求事項要明確,要多少錢,要什么政策,至于人家怎么批是人家的事,還要講明你要的錢主要是用作哪個方面。

2、報告:報告是典型的上行公文,是向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復(fù)上級的詢問等。報告的特點是閱知性,不是批復(fù)、答復(fù)性,看的人可以簽署意見,也可以不簽署意見或表態(tài)。所以,在選擇這個文種的時候,要選擇那些只需要上級知道的工作或事件,或者向就某項工作提意見建議,但不一定需要批復(fù)。

1分類:一是工作報告,是按照上級機(jī)關(guān)要求做作的報告,如政府工作報告;二是情況報告,即在工作中遇到了問題,或覺得應(yīng)該讓上級知道某個重要事項的當(dāng)前情況(貫徹落實會議精神的報告);三是回復(fù)性報告,回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作(關(guān)于審計意見整改情況的報告);四是備案報告(規(guī)范性文件備案)。

2寫法:一是要有導(dǎo)語,說明依據(jù)什么寫這個報告,或者為什么要寫這個報告(依據(jù)什么機(jī)關(guān)的什么通知精神,或者根據(jù)某位領(lǐng)導(dǎo)的批示精神,我們做了什么,怎么做的)。二是總體結(jié)構(gòu)一般是:第一,基本情況;第二,主要做法;第三,收到的效果;第四,存在的問題;第五,今后工作的建議。這是常規(guī)格式,具體中有變化。如人大視察**法的實施情況,就可以先寫成效(可以一并寫做法),再寫問題,最后寫建議,三個部分完成。我們要向市政府報一個土地使用及管理工作方面的情況報告,就要有基本情況(建設(shè)用地、開發(fā)區(qū)用地)、問題、措施;貜(fù)報告的寫法比較直接,上級問什么問題,我們就答什么問題,一條一條的答(如審計意見整改報告,用打醬油的錢打了醋我們是怎么整改的,程序不規(guī)范我們是怎么整改的,擠占專項建設(shè)資金我們是怎么整改的)。三是結(jié)尾;貜(fù)報告寫“專此報告,請閱”;工作報告寫“以上報告當(dāng)否,請閱示”;備案報告寫“請予審查”。切忌報告中夾帶請示事項。

3、意見:分為上行意見、平行意見、下行意見三種,上行意見一般上級要作出處理或者答

復(fù),平行意見則一般提供給對方參考,對方可以不執(zhí)行,下行意見則具有指示性,下級應(yīng)該遵照執(zhí)行。意見的寫法也不是固定不變的,但一般應(yīng)該包括幾個方面的內(nèi)容(以印發(fā)關(guān)于開展某項工作的意見為例):指導(dǎo)思想和原則、目標(biāo)和意義、方法和步驟、工作要求等。

4、通知:通知的應(yīng)用范圍很廣泛。傳達(dá)指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務(wù)、任免干部等等,都需要印發(fā)通知。通知以紅頭文件和白頭文件印發(fā)都行。屬下行文,要下級機(jī)關(guān)(或受文對象)明確做什么、怎么做(這與請示、報告不同,比意見要細(xì)),要具有操作性。例如寫一個會議通知,開會時間、地點、參加人員、有些什么要求等等,要一、二、三逐一說清楚,讓看的人一看就明白。通知可以不寫結(jié)束語。

5、工作計劃類:是對未來一定時期內(nèi)的某項工作或全面工作進(jìn)行安排部署的文件,明確下一步做什么、怎么做。工作計劃要有操作性(缺乏操作性是當(dāng)前部門上報工作計劃的通。。計劃、規(guī)劃、方案、要點,都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標(biāo)、措施、步驟三要素。計劃類公文有兩種格式:一是文字表述式,一是圖表式(圖表式越來越多,清晰、明了、包含的信息量大),政府重點工作任務(wù)分解、擬辦實事分解、經(jīng)濟(jì)發(fā)展主要指標(biāo)分解、議提案辦理責(zé)任分解等都是圖表式。當(dāng)前部門上報的計劃類文件普遍缺乏前瞻性和操作性,都是泛泛而談,隨便寫幾條(以收集政府工作報告素材為例)。

6、工作總結(jié)類:

1定義

2分類:綜合性總結(jié)(單位工作總結(jié))、專題性總結(jié)(專項工作總結(jié))、個人總結(jié)(學(xué)習(xí)、思想、工作)

3寫作關(guān)鍵和重點:其特點是實踐性、經(jīng)驗性、自述性、理論性(不僅陳述工作情況,更要揭示理性認(rèn)識,不僅回答“是什么”,更要回答“為什么”、“怎么做”的問題。一般包括本年度(半年)基本工作情況、所做的主要工作、工作進(jìn)度、取得哪些成績經(jīng)驗、存在的不足和教訓(xùn)、下步工作計劃(個人總結(jié)寫努力方向)。個人總結(jié)要抓住主要問題,把握寫的側(cè)重點,突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西,不是記流水帳。當(dāng)前各部門上報的工作總結(jié)類材料,缺乏亮點的提煉和總結(jié),都是按部就班寫來,看不出我們與別的縣相比有什么亮點、與去年相比有哪些做得更好,政策上發(fā)生了哪些重大變化。

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