電子郵件禮儀及注意事項(xiàng)

電子郵件在日常工作中時(shí)刻伴隨著我們，在職場(chǎng)活動(dòng)中起著重要的作用。電子郵件的表達(dá)方式代表了我們的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)程度、可靠性和形象，甚至代表了公司的形象。一封完整的郵件包含主題、稱呼、正文、附件、結(jié)尾、署名、日期、收件人等。

【關(guān)于主題】

主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1．一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；

2．標(biāo)題要簡(jiǎn)短，明確；不宜冗長(zhǎng)，不要讓郵箱用?才能顯示完你的標(biāo)題；

3．標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性；

4．一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理；

5．可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼；

6．回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串；

7．主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處；

8．對(duì)于外部郵件，最好寫上來自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存；

9．不發(fā)無意義的郵件。

【關(guān)于稱呼與問候】

1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度，忌不稱呼，忌亂稱呼

稱呼是第一行頂格寫。

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。1

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。 不少人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應(yīng)該知道我是誰”；有的至多用個(gè)“你好”，這些都是不禮貌的做法。

2、Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

開頭問候語是稱呼換行空兩格寫，最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”或者“您好”。

結(jié)尾在日常工作中常被忽略，常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，但還是應(yīng)注意尺度，不然會(huì)適得其反。

【郵件正文】

1、正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順、重點(diǎn)突出、段落清晰

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述； 多采用主動(dòng)語氣，讓收件人知道是誰應(yīng)該來做這件事情。

2、選擇恰當(dāng)規(guī)范的語言進(jìn)行表述，應(yīng)符合書面語言表達(dá)，不要使用口語化，避免情緒化用語，慎用含有敵意的詞句或者批評(píng)的語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適，郵件發(fā)出前多站在對(duì)方的角度感受一下。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀， “郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3、正文多用1234之類的列表，以清晰明確

4、一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

5、盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

6、合理提示重要信息，可使用大寫、粗斜體、顏色字體等手段，但不可過多使用

過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度

7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述，引用資料時(shí)要注明出處；

8、慎用表情符號(hào)；

9、正文不能太過擁擠，應(yīng)保持一定的字距和行距；

10、轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)保持原郵件格式和內(nèi)容，不要刻意壓縮或隱淡字體；

11、郵件的總體結(jié)構(gòu)應(yīng)符合“第一段與最后一段是重點(diǎn)”，要主動(dòng)說出你期待對(duì)方做的事情。

電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說，重點(diǎn)在最前面

的第一段。如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)，在信件的一開始，就說明

你的要求。如果內(nèi)容很短，不超過一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可

【附件】

1、如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；

2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；

3、正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；

4、附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；

5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；

6、如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送

【結(jié)尾、簽名、日期】

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

1、簽名信息不宜過多；

2、不要只用一個(gè)簽名檔，對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化；

3、簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些；

4、郵件的日期與時(shí)間要明確，最好明確到年月日時(shí)，以免雙方認(rèn)知不同產(chǎn)生誤會(huì)。

【收件人、抄送人】

收件人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)； 抄送人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

請(qǐng)示性的郵件一般只有一個(gè)收件人，不相關(guān)的人一定不可隨意抄送。收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。有內(nèi)外之別時(shí)，以客為先。

抄送的作用：

1、讓自己和對(duì)方的領(lǐng)導(dǎo)知道你們?cè)谧鍪裁矗?/p>

2、讓與該項(xiàng)工作相關(guān)的人知道事情的進(jìn)展，保持信息對(duì)稱；

3、當(dāng)遇到困難的時(shí)候可以請(qǐng)求抄送領(lǐng)導(dǎo)的援助。

【語言的選擇和漢字編碼】

1、只在必要的時(shí)候才使用英文郵件；

如收件人中有老外建議用英文，因?yàn)橹杏⑽木幋a不同，中文有可能會(huì)變成亂碼。

2、尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件；

3、對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決；

4、選擇便于閱度的字號(hào)和字體

中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情；也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛。

【郵件回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)等】

1、及時(shí)回復(fù)Email

及時(shí)回復(fù)郵件是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。無法及時(shí)確切回復(fù)，應(yīng)告知原因并約定回復(fù)時(shí)間。記�。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該提前告知或設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2、回復(fù)原則：有針對(duì)性、清楚、簡(jiǎn)潔、禮貌

A、回復(fù)應(yīng)讓對(duì)方一次性理解，避免反復(fù)交流，浪費(fèi)資源；

B、回復(fù)不得少于10個(gè)字，顯示出你的尊重；

C、不要就同一問題多次回復(fù)討論，回復(fù)超過3次應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷；

D、郵件回復(fù)時(shí)盡可能保留原郵件主題；

3、區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體

A、只需要一個(gè)人知道的事，就回復(fù)給他一個(gè)人；

B、你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)應(yīng)回復(fù)全體；

C、你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論；

D、好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對(duì)一處理；

E、點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！

4、主動(dòng)控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

5、保存好發(fā)E-MAIL的證據(jù)；

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息；

轉(zhuǎn)發(fā)之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。 如果有需要 還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

7、不要假公濟(jì)私，撰寫或傳送與職場(chǎng)毫無關(guān)系的內(nèi)容，因?yàn)樵谀承┠悴恢�情的狀況之下，郵件會(huì)被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。

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