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寫郵件注意事項(xiàng)

網(wǎng)站:公文素材庫(kù) | 時(shí)間:2019-05-22 06:40:09 | 移動(dòng)端:寫郵件注意事項(xiàng)

職場(chǎng)郵件的十大忌諱,你犯了嗎?

每天收到許多郵件,雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來,但是跟基數(shù)相比,寫得很符合職業(yè)規(guī)范的卻寥寥無幾,甚至有的人完不成工作、達(dá)不成合作、以致造成誤解卻不知道什么原因。

基于多年在職場(chǎng)的經(jīng)驗(yàn),總結(jié)了受歡迎郵件的寫法,供大家參考。

一忌不稱呼

不少人寫郵件一上來就直接說事情,給人的感覺是“你應(yīng)該知道我是誰”;有的至多用個(gè)“你好”,這些都是不禮貌的做法。

正確的做法是:如果對(duì)方有職位要稱呼職位(姓氏+職位);如果不清楚職位,可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的情況下,可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式,而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是,通常用“您好”比用“你好”更有禮貌,除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)者。

二忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理,普通員工自然很高興,但會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。

通常稱呼他人可省去“副”字,但盡量不要跳級(jí),更不可給別人降級(jí)。例如對(duì)方是副經(jīng)理,可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”,但不要稱呼“姓氏+總”;而如果對(duì)方是副總裁,則不可稱呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

三忌回復(fù)所有人

通常只需要答復(fù)發(fā)件人,很少有需要全部回復(fù)的情況,盡管對(duì)方可能同時(shí)發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來的不必要麻煩,用“回復(fù)”功能即可;如果很有必要抄送給其他人,則盡量自己根據(jù)實(shí)際需要有選擇性地寫上去。

尤其需要注意的是,好的事情可以抄送給他人,不好的事情盡量一對(duì)一處理;這與表?yè)P(yáng)當(dāng)眾,批評(píng)不當(dāng)眾是一個(gè)道理。當(dāng)然,那種利用便利的往來郵件打嘴仗的行為只能影響個(gè)人形象。

發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對(duì)方隨意點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”的不職業(yè)情況,可以把大批量的收件人地址放在“密送”處,然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱,例如“致:各事業(yè)部

經(jīng)理”等,有利于收信人清晰了解與自己同時(shí)收到郵件的還有哪些人,同時(shí)避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。

四忌把老板列為收件人之一

常見人們寫信,幾個(gè)收信人中,自己的老板是其中一位,這通常會(huì)被老板認(rèn)為不太尊重他。

如果是寫給老板的信,則需要單獨(dú)寫給他,無須抄送其他人。當(dāng)然,更不能寫給老板的同時(shí),抄送其他人。我曾在不少培訓(xùn)的場(chǎng)合問過學(xué)員,如果他們是老板收到類似的信會(huì)有什么反應(yīng),他們認(rèn)為有不被信任的感覺,甚至有威脅的味道。

如果需要老板了解某個(gè)相關(guān)的事項(xiàng),則致他人的同時(shí),抄送給老板比較妥當(dāng)。例如需要就一個(gè)提案征求大家的建議,則可以寫給大家抄送老板;若需要同時(shí)征求老板的意見,則需單獨(dú)寫給老板,或在抄送的同時(shí),在正文中單獨(dú)寫一段“請(qǐng)老板指教”的話。

五忌人名不排序

收件人(包括抄送人)若為一個(gè)以上,不論在郵件地址位置,正文位置,還是附件內(nèi),均需要排序。

最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序,同樣職位按姓氏字母順序排,不了解職位時(shí)可以按照字母順序排,但重要郵件不建議這樣做,尤其是重要客戶。

有內(nèi)外之別時(shí),以客為先。

六忌不分段

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片,象小說一樣,給人眉目不清晰的感覺,不想看下去,從而自然影響處理的效率。

推薦的方式是,盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文,一段一個(gè)核心意思,然后空行寫第二段;如果說的事項(xiàng)較多,建議加上序號(hào),但一次最好不超過三項(xiàng),否則不容易記住。

當(dāng)然,如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等,則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo),可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào),以便對(duì)方閱讀,從而也提高了回復(fù)效率。

七忌重點(diǎn)不突出

現(xiàn)在的職場(chǎng)壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個(gè)完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標(biāo)識(shí)加以強(qiáng)調(diào),包括加粗、增大字號(hào)或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍(lán)色,只有相當(dāng)于海報(bào)作用時(shí)才可以適當(dāng)用彩色。

郵件的標(biāo)題至關(guān)重要,要行動(dòng)性很強(qiáng),只用核心詞,去掉虛詞。與行動(dòng)、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】?jī)?nèi),然后再寫具體內(nèi)容,例如標(biāo)題可寫為“【請(qǐng)9日前確認(rèn)】xx會(huì)議日程”。

八忌不感謝

有些人沒有感謝的習(xí)慣,而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問題、請(qǐng)人幫助,還是只是告知,都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作,說句感謝只能表明自己有修養(yǎng);更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。

九忌多重結(jié)束語

常見不少人在信的結(jié)尾同時(shí)寫上幾種問候,諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等(還有用英文寫best regards,all the best,have a nice day)。其實(shí),一句最恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)語即可。

有時(shí)候,很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔,里面已有問候,那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細(xì)檢查,否則會(huì)給人留下粗心的印象。

避免上述情況的方法,可以在簽名檔中去掉問候語,只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式,因?yàn)榇蠖鄷r(shí)候的問候是因人而異的。

十忌不署名

不署名,言外之意,對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰,或者“不用那么客氣”,而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便,也較影響辦事效率,想打電話溝通具體事宜時(shí),還需要再查找。

發(fā)件人切忌以自我為中心,自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子,其實(shí)不然,有時(shí)真的不知道是誰發(fā)來的郵件(更不用說現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名),耽誤了事情。

署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔,附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式,一勞永逸。

以上的一些規(guī)則同樣適用于寫短信,例如要稱呼對(duì)方、要署名,要一次性地站在對(duì)方角度寫清楚具體內(nèi)容(最常用的恐怕是見面具體地點(diǎn)、周圍明顯建筑物、聯(lián)絡(luò)人及電話等)。

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