如何寫好轉(zhuǎn)發(fā)類通知
轉(zhuǎn)發(fā)類通知是指轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)文件的通知,在承上啟下的機關(guān)使用頻率很高。這類通知內(nèi)容相對比較簡單,但要寫好寫精也不易。從當(dāng)前的辦文實際看,仍然存有標(biāo)題擬制不當(dāng),照抄照轉(zhuǎn)等一些問題。寫好這類通知,要處理好以下三個問題。
一、標(biāo)題怎么寫,標(biāo)題太長怎么辦
公文的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成,轉(zhuǎn)發(fā)類通知的標(biāo)題,一般也由“發(fā)文機關(guān)+(關(guān)于)轉(zhuǎn)發(fā)+原文標(biāo)題+文種”組成。如《某某市人民政府辦公室轉(zhuǎn)發(fā)市衛(wèi)生局等部門關(guān)于農(nóng)村衛(wèi)生機構(gòu)改革與管理的實施意見的通知》(某政辦發(fā)〔2004〕26號)。轉(zhuǎn)發(fā)式通知的標(biāo)題一般較長,因為實際上是兩層標(biāo)題,如被轉(zhuǎn)發(fā)的文件碰巧又是轉(zhuǎn)發(fā)上級文件,這樣以來,轉(zhuǎn)發(fā)的層次較多,標(biāo)題中“關(guān)于”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“通知”就會反復(fù)在標(biāo)題內(nèi)出現(xiàn),讓人讀起來別扭。為使標(biāo)題簡練、流暢,方便理解,可采取以下方法處理。
1. 省略法。一是省略發(fā)文機關(guān)名稱。因我們使用有固定紅頭的文件,不會帶來理解上的歧義(但這種做法也有問題,在第三部分詳述)。二是省略介詞“關(guān)于”或文種“通知”。當(dāng)原文標(biāo)題中有“關(guān)于”一詞時,且文種為通知,標(biāo)題可擬為“轉(zhuǎn)發(fā)+原標(biāo)題”。如《轉(zhuǎn)發(fā)××水利委員會關(guān)于激勵創(chuàng)新辦法的實施細則(試行)的通知》(××辦[2004]2號)。被轉(zhuǎn)發(fā)的文件文種不是通知時,還要加上通知。三是省略被轉(zhuǎn)發(fā)文件聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱,只在正文里列出各個聯(lián)合發(fā)文機關(guān)。 1
如《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部等部門對征用農(nóng)民集體所有土地補償費管理使用情況開展專項檢查的意見的通知》(國辦發(fā)[2004]31號)。
2. 替代法。有的文件標(biāo)題很長,采用省略法擬制標(biāo)題仍然很長,可用發(fā)文字號作為新擬標(biāo)題的事由,以替代原文標(biāo)題。如< <轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部監(jiān)發(fā)[2004]2號文件的通知>>(××監(jiān)[2004]6號),倘若不如此替代省略,擬制的標(biāo)題就應(yīng)是《轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部關(guān)于貫徹實施〈行政許可法〉加強對貫徹執(zhí)行〈行政許可法〉情況進行監(jiān)察的通知的通知》。但用替代法擬制標(biāo)題讓人不容易一眼看出發(fā)文事由,也可用發(fā)文字號加事由的辦法來解決這一問題。如< <××省人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國辦發(fā)[2004]38號文件切實做好固定資產(chǎn)投資項目清理工作的通知>>(×政辦發(fā)[2004]41 號),既避免了冗長,又標(biāo)明了事由。
3. 直轉(zhuǎn)法。如果上級的文件,到本單位時已經(jīng)經(jīng)過了三、四層轉(zhuǎn)發(fā),這時可以直接轉(zhuǎn)發(fā)初始發(fā)文單位文件,不要間接層層轉(zhuǎn)發(fā)。比如水利部轉(zhuǎn)發(fā)財政部文件,黃委轉(zhuǎn)發(fā)水利部文件,到我們山東河務(wù)局還需要轉(zhuǎn)發(fā),這時可以直接轉(zhuǎn)發(fā)財政部文件,如《轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知》(魯黃財[2004]30號),如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法,標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知的通知的通知的通知》。
4. 簡稱法。在系統(tǒng)內(nèi)部行文,可使用規(guī)定的規(guī)范化簡稱。如“水利部黃河水利委員會”,可簡稱“黃委”,“黃河水利委員會人事勞
動教育局”可簡稱“黃委人勞局”。如《轉(zhuǎn)發(fā)黃委人勞局關(guān)于全河冬季安全生產(chǎn)大檢查的通知》(魯黃電[2003]212號)。
二、正文怎么寫,無話可說怎么辦
正文基本上有以下二種寫法:一是不提具體要求的寫法。常見于黨委、政府辦公廳(室)轉(zhuǎn)發(fā)部門的意見等,寫法上通常先表明態(tài)度,提出轉(zhuǎn)發(fā)原則要求。一般篇幅較簡短。二是提出具體要求的寫法。常見于下級機關(guān)(職能部門)轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)(職能部門)的文件。一般開頭直說轉(zhuǎn)發(fā)事項,即將某某文件轉(zhuǎn)發(fā)給你們,再對如何貫徹執(zhí)行提出具體要求?梢詫Ρ晦D(zhuǎn)發(fā)文件闡述不夠充分的加以補充、說明、深化,也可以結(jié)合本單位實際對上級的有關(guān)要求加以重申、強調(diào),并作出適當(dāng)?shù)陌才拧?/p>
很多同志轉(zhuǎn)發(fā)文件時時感到無話可說,總感覺上級文件對某項工作已經(jīng)有比較明確的要求、部署,按上級的要求執(zhí)行就行了,這是不對的。上級機關(guān)的文件,講的大多是一些原則性、規(guī)律性的東西,不可能講得很具體。轉(zhuǎn)發(fā)時可以避虛就實,緊緊著眼本單位的實際,把原則性的東西具體化,把普遍化的要求個性化。要針對本單位的特殊性,提出可操性強的措施和實際步驟來加以解決。如被轉(zhuǎn)發(fā)的文件屬于規(guī)章制度類的東西,自身對某方面的工作規(guī)定得比較具體詳細,操作性較強,轉(zhuǎn)發(fā)時也可以化實為虛,提出學(xué)習(xí)貫徹的原則性要求,切記不能硬提要求。為精簡文件,避免層層轉(zhuǎn)發(fā),可翻印下發(fā)的就不要轉(zhuǎn)發(fā),目前這種方式已在不少地方被廣泛采用并在實踐中得到了認(rèn)可。
起草轉(zhuǎn)發(fā)類通知經(jīng)常出現(xiàn)這么兩種情況:第一,不該說的說了。有兩個表現(xiàn),一是重復(fù),就是與發(fā)文機關(guān)起草根據(jù)、目的、背景、要求等相重復(fù),這些內(nèi)容原文已有,起草通知時應(yīng)開門見山,開篇即講轉(zhuǎn)發(fā)事宜,不必要再重復(fù)。二是評論,就是對被轉(zhuǎn)發(fā)的文件作評論,說如何重要等。上級機關(guān)制發(fā)文件,由于站得高,想得遠,看得透,對政策理解得準(zhǔn),安排部署工作有其必然性、必要性。轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)不便也不宜再加以評論,即使評論,由于不了解情況,也不一定正確。所以,評論的話還是不說的好。第二,該說的沒有說,就是有的轉(zhuǎn)發(fā)上級文件的通知,文字三兩行解決,現(xiàn)將某某轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請結(jié)合本單位實際,認(rèn)真貫徹執(zhí)行云云。如何結(jié)合本單位實際落實沒有任何具體要求,實際上這正是轉(zhuǎn)發(fā)文件的重點。如此簡單地照轉(zhuǎn),算不上什么轉(zhuǎn)發(fā),與翻印差不多。這樣轉(zhuǎn)發(fā)通知,不僅僅是發(fā)一個文件的問題,也反映了不負(fù)責(zé)任的工作作風(fēng)。
出現(xiàn)上面第二種情況的重要原因之一,就是很多同志轉(zhuǎn)發(fā)文件時時感到無話可說,總感覺上級文件對某項工作已經(jīng)有比較明確的要求、部署,按上級的要求執(zhí)行就行了。這種認(rèn)識是錯誤的。上級機關(guān)的文件,講的多是一些原則性、規(guī)律性的東西,是“普通話”。轉(zhuǎn)發(fā)文件時要緊緊著眼本單位的實際,把原則性的東西具體化,把普遍化的要求個性化,要講“地方話”,講“方言”。要在吃透上級精神,把握好本單位實際情況的基礎(chǔ)上,經(jīng)過加工創(chuàng)新,把“普通話”翻譯成“地方話”,這樣以來,可說的東西多著呢,怎么會無話可說呢?梢越Y(jié)合本單位實際對上級的有關(guān)要求加以重申、強調(diào),并做出適當(dāng)?shù)陌才牛?/p>
也可以對被轉(zhuǎn)發(fā)文件闡述不夠充分的加以補充、說明、深化。具體寫法上,可以避虛就實,也可以以虛寫實。如上級要求比較原則,轉(zhuǎn)發(fā)時就針對本單位的特殊性,提出可操性強的具體措施和實施步驟。如被轉(zhuǎn)發(fā)的文件屬于規(guī)章制度類的東西,對某方面的工作規(guī)定的比較具體詳細,操作性較強,轉(zhuǎn)發(fā)時也可以提出學(xué)習(xí)貫徹等“較虛”的具體要求。
三、引文如何引,引文不準(zhǔn)怎么辦?
在轉(zhuǎn)發(fā)文件的正文里引文,一定要先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。如果原文標(biāo)題上沒有發(fā)文機關(guān),還需要再加上發(fā)文機關(guān)。引文是在轉(zhuǎn)發(fā)類通知里面經(jīng)常出錯的地方,引用機關(guān)名稱時,一定要注意發(fā)文機關(guān)的級別。黨委政府或其授權(quán)的辦公室聯(lián)合發(fā)文或單獨發(fā)文,均標(biāo)注了發(fā)文機關(guān),行文時要區(qū)分清楚,不能張冠李戴。屬黨委、政府一級的,就不要引用成辦公室的,屬辦公室一級的,就不要統(tǒng)稱黨委、政府的。
例如:山東河務(wù)局的上級單位水利部黃河水利委員會,發(fā)文形式有多種,有委級文,有局(辦)文,有黨組文,有黃河防總文,有黃河防總辦公室文,這些文件在文頭(即通常說的紅頭)上都是有區(qū)別的,引用時要認(rèn)真加以區(qū)分。委級文的紅頭是“水利部黃河水利委員會文件”,局(辦)文的紅頭是“黃河水利委員會局級文件”,如果實在區(qū)分不開,可以看文件上的印章,用哪一級的印章就是哪一級的文件,如委級文《關(guān)于表彰安全生產(chǎn)先進集體先進個人的通知》,用“水利部黃河水利委員會”印,引用時為“黃委《關(guān)于表彰安全生產(chǎn)先進集體先進個人的通知》(黃人勞[2004]11號)”,局級文《關(guān)于
進一步做好五一節(jié)期間安全生產(chǎn)工作的通知》,用“黃河水利委員會人事勞動教育局”印,引用時為“黃委人勞局《關(guān)于進一步做好五一節(jié)期間安全生產(chǎn)工作的通知》(黃人勞安[2004]21號)”,以此類推。
發(fā)文機關(guān)行文時標(biāo)題不按照新的公文處理辦法規(guī)定的“發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種”來執(zhí)行,是造成引用發(fā)文機關(guān)名稱不準(zhǔn)問題的重要原因。對于從事公文處理工作的同志來說,這是一個很簡單的問題。但對于從事業(yè)務(wù)工作的同志來說,往往注意不到這樣的細節(jié)。如果公文標(biāo)題上標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱,這些同志在引用公文時就不會再出現(xiàn)上述問題了。標(biāo)題不加發(fā)文機關(guān)名稱的問題不是個別現(xiàn)象,不加也有種種原因和理由,但還是應(yīng)嚴(yán)格遵守《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定。
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