公文寫作知識和技巧講義

教學(xué)目的：

了解和掌握公文（通知、函、請示、報告、計劃、總結(jié)等）的種類、格式和物業(yè)管理中常見公文的寫作要求和技巧（公文寫作的規(guī)范，如何寫好公文）。 教學(xué)重點(diǎn)：

物業(yè)管理中常見公文的格式和寫作的技巧。 教學(xué)手段：

PPT演示和案例講解相結(jié)合。 教學(xué)時間： 兩課時

教學(xué)步驟： 導(dǎo)入

今天僅就公文的基礎(chǔ)知識以及我們物業(yè)管理中常見的幾種公文的寫作技巧和大家進(jìn)行探討，希望能一起進(jìn)步。今天課程分兩課時，包括兩個章節(jié)，一是公文的基礎(chǔ)知識（含義、種類、要素特點(diǎn)以及格式）和二是物業(yè)管理中常見公文的寫作要求、技巧。 具體步驟講解第一章（第一課時）

公文的基礎(chǔ)知識

一、公文的含義：

1、要說公文先說應(yīng)用文（公文是什么）。

“應(yīng)用文”指個人與個人、個人與單位、單位與單位(即:私與私、私與公、公與公)之間,為彼此交往或辦公處事的目的而撰制的,具有某種規(guī)范結(jié)構(gòu)和法定格式的文字材料。

它可以分為公用的和私用的兩大類:公用的應(yīng)用文即人們通常所說的“公文”,私用的應(yīng)用文可以稱為“私文”。 公文是應(yīng)用文的一類。 2、公文的含義：

從性質(zhì)上講，公文是用來頒布法律、傳達(dá)政策法令、請示公務(wù)、報告情況、聯(lián)系工作、商洽事務(wù)以及記載政務(wù)活動的文字材料（工具）。 3、公文的三要素：

發(fā)文方（誰，體現(xiàn)在標(biāo)題和署名上）、受文方（給誰，體現(xiàn)在稱謂上）、內(nèi)容（做什么）。

二、公文的種類和分類？（那些是公文）： 1、公文種類（文種）：共有16種，命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、條例、規(guī)定（只是一種說法，只是應(yīng)用公文）。

其實(shí)還包括常用文書，計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、述職報告、開幕詞、閉幕詞、簡報等。

2、公文的分類：

按其行文方向，分為上行文（報告、請示等）、下行文（命令、決定、指示、批復(fù)、公報、條例、規(guī)定、通報等）、平行文（函等）。

上行文是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級

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機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)的行文，如命令、決定、指示、批復(fù)、公報、條例、規(guī)定、通報、公告、通知、通告、公文紀(jì)要等。平行文指同級機(jī)關(guān)或不同隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函等。通知、通告、公文紀(jì)要有時也可作為平行文。 特別提示：弄清楚行文關(guān)系，才能選對文種，把握好措辭。 公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。

公文按其機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。 三、公文的格式（結(jié)構(gòu)）： 1、應(yīng)用公文的格式

文頭：文件頭的簡稱，在公文首頁的上頭，約占首頁的三分之一，包括： ①發(fā)文機(jī)關(guān)的名字；

②發(fā)文號，在文件頭下邊正中處； ③發(fā)文號下邊用一根紅線與正文分開；

④如系密件或急件，密、急級可標(biāo)在文件頭的左角或右角（可無）； ⑤份數(shù)號及簽發(fā)人（可無）。 正文：

①標(biāo)題。標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、公文的事由和公文文種三部門分組成。標(biāo)題應(yīng)力求明確、簡要、醒目。

②主送機(jī)關(guān)。指主要發(fā)送的機(jī)關(guān)，一件文件特別是“請示”，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)。

③公文內(nèi)容。這是文件的主體，要求文字準(zhǔn)確、簡練、邏輯清楚、標(biāo)點(diǎn)正確。一般一文一事，以便研究和處理。

附件：附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。附件應(yīng)在正文末尾另起一行空兩格注明，附件的標(biāo)題要具體明確，不得隨意簡化，末尾一般不用加注標(biāo)點(diǎn)符號。附件文件放在正文末頁之后。

④屬印及成文時間（公文生效的時間，需用方塊漢字）。 文尾：

①附注（可無）。指對公文的發(fā)放范圍以及使用時應(yīng)注意的事項(xiàng)的說明。

②主題詞。主題詞必須準(zhǔn)確，一般由三至五個詞或詞組構(gòu)成。不能把標(biāo)題與主題詞混淆，主題詞不一定表達(dá)一個相對完整的意思。 ③抄報抄送機(jī)關(guān)。

④印發(fā)機(jī)關(guān)（文件的印發(fā)主管部門）、印發(fā)時間。印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，而是指文件的印刷主管部門，通常是指機(jī)關(guān)的辦公室和文秘部門。印發(fā)日期以公文付印的時間為準(zhǔn)，它與公文的生效日期是不同的，用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。印發(fā)機(jī)關(guān)和日期只能占一行 ⑤印發(fā)份數(shù)。

2、常用文書的格式

標(biāo)題（單位﹢時間﹢事由﹢文種） 稱謂

正文（前言﹢文中﹢結(jié)尾/結(jié)束語） 落款（署名﹢時間）

講解第二章（第二課時）

如何寫好常見公文

物業(yè)管理中常見公文：（物業(yè)）通知、（工作）計劃、（工作）總結(jié)、述職報告。

一、掌握“格式要求”及“行文規(guī)范”，這是寫好公文的第一步。 通知 例文：

住戶供水系統(tǒng)停水通知

尊敬的各位業(yè)主：

由于進(jìn)行供水系統(tǒng)維修，在2008年8月15日（星期五）由10：00-15：00期間內(nèi)，會出現(xiàn)短暫停水供水或不正常水壓情況。

請各位住戶預(yù)先儲備適量用水以供使用。

若住戶有任何疑問，請立即致電60010069與管理處聯(lián)絡(luò)。 維修工作中給您帶來不便，請諒解，謝謝合作﹗

××物業(yè)管理有限公司

××管理處 2008年8月11日

1、格式：標(biāo)題﹢稱謂﹢正文﹢落款。

2、了解通知的本意和用途（因?yàn)槟撤N原因通曉對象某件事情，有時要求對方做出配合），敘述要清楚、完整（原因、事情）、簡潔，注意措辭。

計劃 例文：

1、格式：標(biāo)題﹢正文（前言、目標(biāo)或目的、步驟、措施）﹢落款。

2、了解工作計劃的本意和用途（對下一步工作的事先安排，以指導(dǎo)工作順利完成），下一步工作的目標(biāo)、開展工作的步驟以及保障措施一定寫清楚。

總結(jié) 例文：

1、格式：標(biāo)題﹢正文（前言、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、展望）﹢落款。

2、了解工作總結(jié)的本意和用途（回顧歸納以前的工作，找出有規(guī)律性的認(rèn)識-經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，以指導(dǎo)今后工作），要寫清楚工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

述職報告 例文：

1、格式：標(biāo)題﹢正文（第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責(zé)、目標(biāo)及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調(diào)。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實(shí)績、經(jīng)驗(yàn)和問題。第三部分是今后的設(shè)想和決心。）﹢落款。

2、了解述職報告的本意和用途（評價自己一定期間的工作），要突出個人的工作能力和管理水平，是如何盡職的。 二、“照葫蘆畫瓢”，善于借鑒，（http://office.nenu.edu.cn）。 三、平時積累，多寫多練。（基本功較差的，還要多看，廣泛閱讀）。

2008年8月13日

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