第一篇：行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析

行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《格式》）對(duì)行政機(jī)關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，但在我們黃委系統(tǒng)的公文處理實(shí)際工作中，仍然存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1. 公文格式組成部分中常見(jiàn)的問(wèn)題1.1 眉首部分1.1.1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。黃委系統(tǒng)所有單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)應(yīng)小于黃委，各市河務(wù)（管理）局應(yīng)小于省局。但有的單位字號(hào)比黃委、省局都大，略小于xx發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)，應(yīng)予以糾正。1.1.2.發(fā)文字號(hào)。上行文的發(fā)文字號(hào)居左排列，左空一字，但這一點(diǎn)往往被忽略，左空不是多就是少；括年份應(yīng)使用六角括號(hào)“〔〕”,而經(jīng)常用方括號(hào)“[]”，如“某黃辦[xx]21號(hào)”；便函的發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)，可是有的將發(fā)文字號(hào)置于武文線上，有的標(biāo)識(shí)時(shí)沒(méi)有右頂格到邊緣。1.1.3.簽發(fā)人。有的公文將“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)為“簽發(fā)”，有的將簽發(fā)人姓名居前，如“簽發(fā)：某某”、如“某某：簽發(fā)”；還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體。規(guī)范的標(biāo)識(shí)應(yīng)為：“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，后用全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對(duì)的。1.2主體部分1.2.1標(biāo)題。常見(jiàn)的問(wèn)題一是字體字號(hào)不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加黑的；有用二號(hào)字的，也有用小二號(hào)字的，不一而足�！陡袷健芬�(guī)定公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字。二是標(biāo)題中濫用書(shū)名號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，《辦法》規(guī)定除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，標(biāo)題中一般不加書(shū)名號(hào)；有的單位報(bào)送年度工作總結(jié)也用書(shū)名號(hào)括起來(lái)，有的標(biāo)題中還有頓號(hào)、逗號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào),不倫不類。1.2.2.正文小標(biāo)題。《辦法》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”�！陡袷健芬�(guī)定小標(biāo)題使用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，但對(duì)四個(gè)層次的標(biāo)題字體沒(méi)有區(qū)別，建議一級(jí)標(biāo)題用黑體，二級(jí)用楷體，三級(jí)用宋體加黑，四級(jí)同正文。1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標(biāo)識(shí)，常見(jiàn)的問(wèn)題是沒(méi)有與正文空開(kāi)一行。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，但是有的公文經(jīng)常在名稱后加句號(hào)。還有就是沒(méi)有在附件左上角標(biāo)明“附件”或者“附件×”字樣。1.2.4.成文日期�？v向與正文的距離依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白過(guò)大，就容易被加入其他內(nèi)容。但在實(shí)際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過(guò)大。另一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題是將“零”寫(xiě)作“o”，如“二oo三年二月一日”，正確的寫(xiě)法應(yīng)為“二○○三年二月一日”。1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見(jiàn)的問(wèn)題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。1.2.6.附注。公文如有需要說(shuō)明的事項(xiàng)要標(biāo)識(shí)附注,如請(qǐng)示需標(biāo)識(shí)聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。常見(jiàn)的問(wèn)題是請(qǐng)示沒(méi)有標(biāo)識(shí)附注，或者是附注標(biāo)識(shí)的位置不規(guī)范。1.3. 版記部分1.3.1.主題詞。常見(jiàn)的問(wèn)題是主題詞、詞目均用黑體標(biāo)引，且詞目之間空格不均。規(guī)范的標(biāo)識(shí)“主題詞”三字用黑體，詞目用小標(biāo)宋體3號(hào)字體，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“（）”括起來(lái)的現(xiàn)象，《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》規(guī)定表外詞用“（）”括起。1.3.2.抄送機(jī)關(guān)。常見(jiàn)的問(wèn)題是有的公文還將“抄報(bào)”和“抄送”分開(kāi)，而不是統(tǒng)一為“抄送”；有的抄送機(jī)關(guān)較多回行時(shí)頂行，而不是與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；再有就是最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)經(jīng)常不標(biāo)句號(hào)。1.3.3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。但有的單位公文經(jīng)常將二者左右頂格。2.公文組成部分標(biāo)識(shí)規(guī)則中常見(jiàn)的問(wèn)題2.1.排版裝訂。公文用紙應(yīng)采用國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)a4型，一般每個(gè)頁(yè)面排22行，每行28個(gè)字，雙面印刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁(yè)面排版不整齊，行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)不一、左側(cè)明訂、壞訂、訂位不正等問(wèn)題。2.2頁(yè)碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條4號(hào)一字線，單頁(yè)碼居左空一字，雙頁(yè)碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁(yè)碼一律居中，還有的頁(yè)碼兩側(cè)沒(méi)有一字線。2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨(dú)表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。但有的公文中經(jīng)常穿插一些表格。3.公文格式中常見(jiàn)的其他問(wèn)題3.1.數(shù)字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如表示數(shù)量、長(zhǎng)度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略法和具有修辭色彩語(yǔ)句中做為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。3.2.名稱。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機(jī)構(gòu)名均應(yīng)全稱，使用簡(jiǎn)稱必須是約定俗成的規(guī)范化簡(jiǎn)稱。為方便行文，如名稱較長(zhǎng)，可在第一次使用時(shí)說(shuō)明“以下簡(jiǎn)稱為××××”，再次使用時(shí)用簡(jiǎn)稱。3.3.時(shí)間。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時(shí)間概念，如“去年”、“前天”等，而應(yīng)寫(xiě)明具體的年、月、日。公文中如出現(xiàn)歷史朝代年號(hào)時(shí)，同時(shí)加注公歷年份。3.4.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。有將間隔號(hào)“·”寫(xiě)為點(diǎn)號(hào) “.” 的，如“ 96 ·8洪水”寫(xiě)為“ 96 .8洪水”，“山東省志·黃河志”寫(xiě)為“山東省志 . 黃河志”。還有的連接號(hào)使用不規(guī)范，如“ xx 年 2 月 2-6 日”，使用連接號(hào)，應(yīng)占一字的位置，并上下居中。4.規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量的措施4.1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)規(guī)范公文格式，防止格式的隨意性，維護(hù)其規(guī)范的體式，對(duì)于進(jìn)一步提高公文的處理效率，推動(dòng)機(jī)關(guān)正常工作的開(kāi)展，有著十分重要的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員都要從這個(gè)高度去認(rèn)識(shí)規(guī)范公文格式的重要意義。各級(jí)要加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)分管，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守。4.2.加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)適應(yīng)新形勢(shì)下公文處理工作的需要，必須建設(shè)一支思想素質(zhì)好、工作業(yè)務(wù)硬、勇于吃苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)的文秘隊(duì)伍。加強(qiáng)文秘人員的政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高他們的

理論和政策水平，使之認(rèn)識(shí)到文秘崗位肩負(fù)的重任，樹(shù)立一絲不茍、精益求精的工作作風(fēng)，增強(qiáng)干好工作的自覺(jué)性。加強(qiáng)文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極創(chuàng)造條件，支持文秘人員參加業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.3.健全制度，規(guī)范程序各級(jí)各單位應(yīng)根據(jù)《辦法》和上級(jí)的實(shí)施意見(jiàn)，相應(yīng)制定本單位公文處理的實(shí)施細(xì)則，建立健全有關(guān)的公文處理制度，嚴(yán)格發(fā)文處理中的擬稿、審核、校對(duì)、印制等每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規(guī)范化的運(yùn)行機(jī)制。堅(jiān)持公文處理由辦公室統(tǒng)一把關(guān)辦理的原則，防止“政出多門(mén)”。對(duì)某些格式問(wèn)題，要做出統(tǒng)一規(guī)定，保證規(guī)范的公文格式落到實(shí)處。(山東黃河河務(wù)局辦公室 閆訓(xùn)立原文發(fā)表于xx年第6期<山東黃河>

第二篇：行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析

文章標(biāo)題：行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析

行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《格式》）對(duì)行政機(jī)關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，但在我們黃委系統(tǒng)的公文處理實(shí)際工作中，仍然存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.公

文格式組成部分中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.1眉首部分

1.1.1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。黃委系統(tǒng)所有單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)應(yīng)小于黃委，各市河務(wù)（管理）局應(yīng)小于省局。但有的單位字號(hào)比黃委、省局都大，略小于國(guó)務(wù)院發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)，應(yīng)予以糾正。

1.1.2.發(fā)文字號(hào)。上行文的發(fā)文字號(hào)居左排列，左空一字，但這一點(diǎn)往往被忽略，左空不是多就是少；括年份應(yīng)使用六角括號(hào)“〔〕”,而經(jīng)常用方括號(hào)“[]”，如“某黃辦[201*]21號(hào)”；便函的發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)，可是有的將發(fā)文字號(hào)置于武文線上，有的標(biāo)識(shí)時(shí)沒(méi)有右頂格到邊緣。

1.1.3.簽發(fā)人。有的公文將“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)為“簽發(fā)”，有的將簽發(fā)人姓名居前，如“簽發(fā)：某某”、如“某某：簽發(fā)”；還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體。規(guī)范的標(biāo)識(shí)應(yīng)為：“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，后用全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。

1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對(duì)的。

1.2主體部分

1.2.1標(biāo)題。常見(jiàn)的問(wèn)題一是字體字號(hào)不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加黑的；有用二號(hào)字的，也有用小二號(hào)字的，不一而足�！陡袷健芬�(guī)定公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字。二是標(biāo)題中濫用書(shū)名號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，《辦法》規(guī)定除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，標(biāo)題中一般不加書(shū)名號(hào)；有的單位報(bào)送年度工作總結(jié)也用書(shū)名號(hào)括起來(lái)，有的標(biāo)題中還有頓號(hào)、逗號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào),不倫不類。

1.2.2.正文小標(biāo)題。《辦法》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”�！陡袷健芬�(guī)定小標(biāo)題使用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，但對(duì)四個(gè)層次的標(biāo)題字體沒(méi)有區(qū)別，建議一級(jí)標(biāo)題用黑體，二級(jí)用楷體，三級(jí)用宋體加黑，四級(jí)同正文。

1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標(biāo)識(shí)，常見(jiàn)的問(wèn)題是沒(méi)有與正文空開(kāi)一行。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，但是有的公文經(jīng)常在名稱后加句號(hào)。還有就是沒(méi)有在附件左上角標(biāo)明“附件”或者“附件×”字樣。

1.2.4.成文日期。縱向與正文的距離依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白過(guò)大，就容易被加入其他內(nèi)容。但在實(shí)際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過(guò)大。另一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題是將“零”寫(xiě)作“o”，如“二oo三年二月一日”，正確的寫(xiě)法應(yīng)為“二○○三年二月一日”。

1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見(jiàn)的問(wèn)題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。

1.2.6.附注。公文如有需要說(shuō)明的事項(xiàng)要標(biāo)識(shí)附注,如請(qǐng)示需標(biāo)識(shí)聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。常見(jiàn)的問(wèn)題是請(qǐng)示沒(méi)有標(biāo)識(shí)附注，或者是附注標(biāo)識(shí)的位置不規(guī)范。

1.3.版記部分

1.3.1.主題詞。常見(jiàn)的問(wèn)題是主題詞、詞目均用黑體標(biāo)引，且詞目之間空格不均。規(guī)范的標(biāo)識(shí)“主題詞”三字用黑體，詞目用小標(biāo)宋體3號(hào)字體，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“（）”括起來(lái)的現(xiàn)象，《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》規(guī)定表外詞用“（）”括起。

1.3.2.抄送機(jī)關(guān)。常見(jiàn)的問(wèn)題是有的公文還將“抄報(bào)”和“抄送”分開(kāi)，而不是統(tǒng)一為“抄送”；有的抄送機(jī)關(guān)較多回行時(shí)頂行，而不是與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；再有就是最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)經(jīng)常不標(biāo)句號(hào)。

1.3.3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。但有的單位公文經(jīng)常將二者左右頂格。

2.公文組成部分標(biāo)識(shí)規(guī)則中常見(jiàn)的問(wèn)題

2.1.排版裝訂。公文用紙應(yīng)采用國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)a4型，一般每個(gè)頁(yè)面排22行，每行28個(gè)字，雙面印刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁(yè)面排版不整齊，行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)不一、左側(cè)明訂、壞訂、訂位不正等問(wèn)題。

2.2頁(yè)碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條4號(hào)一字線，單頁(yè)碼居左空一字，雙頁(yè)碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁(yè)碼一律居中，還有的頁(yè)碼兩側(cè)沒(méi)有一字線。

2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨(dú)表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。但有的公文中經(jīng)常穿插一些表格。

3.公文格式中常見(jiàn)的其他問(wèn)題

3.1.數(shù)字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)

字，如表示數(shù)量、長(zhǎng)度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略法和具有修辭色彩語(yǔ)句中做為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。

3.2.名稱。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機(jī)構(gòu)名均應(yīng)全稱，使用簡(jiǎn)稱必須是約定俗成的規(guī)范化簡(jiǎn)稱。為方便行文，如名稱較長(zhǎng)，可在第一次使用時(shí)說(shuō)明“以下簡(jiǎn)稱為××××”，再次使用時(shí)用簡(jiǎn)稱。

3.3.時(shí)

間。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時(shí)間概念，如“去年”、“前天”等，而應(yīng)寫(xiě)明具體的年、月、日。公文中如出現(xiàn)歷史朝代年號(hào)時(shí)，同時(shí)加注公歷年份。

3.4.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。有將間隔號(hào)“·”寫(xiě)為點(diǎn)號(hào)“.”的，如“96·8洪水”寫(xiě)為“96.8洪水”，“山東省志·黃河志”寫(xiě)為“山東省志.黃河志”。還有的連接號(hào)使用不規(guī)范，如“201*年2月2-6日”，使用連接號(hào)，應(yīng)占一字的位置，并上下居中。

4.規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量的措施

4.1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

規(guī)范公文格式，防止格式的隨意性，維護(hù)其規(guī)范的體式，對(duì)于進(jìn)一步提高公文的處理效率，推動(dòng)機(jī)關(guān)正常工作的開(kāi)展，有著十分重要的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員都要從這個(gè)高度去認(rèn)識(shí)規(guī)范公文格式的重要意義。各級(jí)要加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)分管，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守。

4.2.加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)

適應(yīng)新形勢(shì)下公文處理工作的需要，必須建設(shè)一支思想素質(zhì)好、工作業(yè)務(wù)硬、勇于吃苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)的文秘隊(duì)伍。加強(qiáng)文秘人員的政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高他們的理論和政策水平，使之認(rèn)識(shí)到文秘崗位肩負(fù)的重任，樹(shù)立一絲不茍、精益求精的工作作風(fēng)，增強(qiáng)干好工作的自覺(jué)性。加強(qiáng)文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極創(chuàng)造條件，支持文秘人員參加業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.3.健全制度，規(guī)范程序

各級(jí)各單位應(yīng)根據(jù)《辦法》和上級(jí)的實(shí)施意見(jiàn)，相應(yīng)制定本單位公文處理的實(shí)施細(xì)則，建立健全有關(guān)的公文處理制度，嚴(yán)格發(fā)文處理中的擬稿、審核、校對(duì)、印制等每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規(guī)范化的運(yùn)行機(jī)制。堅(jiān)持公文處理由辦公室統(tǒng)一把關(guān)辦理的原則，防止“政出多門(mén)”。對(duì)某些格式問(wèn)題，要做出統(tǒng)一規(guī)定，保證規(guī)范的公文格式落到實(shí)處。

(山東黃河河務(wù)局辦公室閆訓(xùn)立

原文發(fā)表于201*年第6期

《行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析》來(lái)源于公文素材庫(kù)，歡迎閱讀行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析。

第三篇：行政機(jī)關(guān)公文格式中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

行政機(jī)關(guān)公文格式中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)。公文格式規(guī)范化，是辦公自動(dòng)化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公文作用，維護(hù)公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的必要條件。鐵道部對(duì)鐵路行政機(jī)關(guān)的公文格式有嚴(yán)格的規(guī)定和要求。本文針對(duì)實(shí)際工作中公文格式常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)行了歸納分析，提出了相應(yīng)的對(duì)策。

一、公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

1．發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范。在實(shí)際工作中，有些單位把機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)稱直接作為機(jī)關(guān)代字使用，致使文號(hào)太長(zhǎng)。有的單位發(fā)文字號(hào)的年份用圓括號(hào)“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號(hào)“??”。對(duì)于字號(hào)和字體，有的用小3號(hào)；有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號(hào)序號(hào)出現(xiàn)編虛位（即001），出現(xiàn)“××函?201*?001號(hào)”等不規(guī)范格式。

2．文種使用不當(dāng)。有的基層單位要求上級(jí)機(jī)關(guān)投資補(bǔ)助的上行文，應(yīng)用“請(qǐng)示”文種錯(cuò)用為“報(bào)告”文種，無(wú)法得到上級(jí)機(jī)關(guān)的“批復(fù)”；有的單位將對(duì)下級(jí)單位的“批復(fù)”錯(cuò)用為“函”的文種。公文標(biāo)題中錯(cuò)用文種，往往使公文失去其應(yīng)有的嚴(yán)肅性。有的甚至嚴(yán)重影響行文的作用和效率。

3．公文標(biāo)題不規(guī)范。有些部門(mén)有不規(guī)范的做法是：一是標(biāo)題 1

中濫用符號(hào)；二是在公文標(biāo)題的擬制上，冗長(zhǎng)繁瑣。標(biāo)題中使用了多種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，較多的是使用頓號(hào)和書(shū)名號(hào)；標(biāo)題中“事由”概括得不簡(jiǎn)要，轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性文件，標(biāo)題照搬照抄，層層照轉(zhuǎn)，一個(gè)詞組套一個(gè)詞組，冗長(zhǎng)臃腫。

4．引用文號(hào)不規(guī)范。有些部門(mén)公文中，將其順序前后倒臵。有的先引文號(hào)后引標(biāo)題，有的只引文號(hào)不引標(biāo)題，有的只引標(biāo)題不引文號(hào)。例如，“根據(jù)鐵道部鐵辦?201*?12號(hào)文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號(hào)的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為“根據(jù)鐵道部《關(guān)于×××的通知》（鐵辦?201*?12號(hào)）”。

5．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。而在使用中常出現(xiàn)的問(wèn)題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒臵；二是層次跳躍，或在“（一）”、“⑴”后加頓號(hào)，寫(xiě)成“（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期標(biāo)識(shí)不規(guī)范。常出現(xiàn)的問(wèn)題：一是標(biāo)注位臵太低或太高，以至于印章距正文太遠(yuǎn)或蓋壓正文；二是把擬文日期作為成文日期；三是把修改日期或送簽日期作為成文日期；四是聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)日期作為成文日期。

7．印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)公文負(fù)責(zé)的憑證，必須規(guī)范使用。但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象：一是印章加蓋不符合要求，

有的歪斜，有的蓋在正文上；二是印章未居中下壓成文時(shí)間，蓋印距正文太遠(yuǎn)。印章正確的加蓋位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件標(biāo)注不規(guī)范。一是附件和正文間隔或大或�。欢�是把被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和發(fā)布、公布的內(nèi)容作為附件處理；三是附件說(shuō)明與附件的標(biāo)題不一致，有的附件標(biāo)題縮寫(xiě)；四是附件說(shuō)明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號(hào)使用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)，附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；五是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時(shí)不管是附件還是附注全當(dāng)作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認(rèn)錯(cuò)誤。

9．抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用來(lái)標(biāo)識(shí)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。有些公文抄送單位順序不規(guī)范，未按照“主送應(yīng)先路內(nèi)后路外、抄送應(yīng)先路外后路內(nèi)”的規(guī)定標(biāo)注。有些公文常出現(xiàn)“抄報(bào)”，頂格標(biāo)識(shí)“抄送”，回行時(shí)與“抄送”對(duì)齊，最后一個(gè)名稱后不加句號(hào)等不規(guī)范問(wèn)題。

10．公文中的表格不規(guī)范。有些公文把表格的頁(yè)碼混同于文字頁(yè)的頁(yè)碼放臵，表格的單雙頁(yè)碼表頭排放隨意。按規(guī)定，橫排的表格單頁(yè)碼應(yīng)臵于表的左下角，雙頁(yè)碼應(yīng)臵于表的左上角；表頭單頁(yè)碼在訂口一邊，雙頁(yè)碼在切口一邊。但在實(shí)際工作中常�；煜�。

11．版記不規(guī)范。一是沒(méi)有版記。二是版記位臵不對(duì)。三是在發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或有附件的公文中，將版記臵于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是無(wú)抄送單位時(shí)未將多余的黑色反線刪除。五是印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等項(xiàng)目都頂格打印，有

的左空或大或少，印發(fā)日期或混同于成文日期，或用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)。

12．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范。有些單位發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，不規(guī)范。有的單位用白紙制發(fā)公文，嚴(yán)重削弱了公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

二、影響公文格式規(guī)范的原因

1．思想認(rèn)識(shí)不到位。一些公文辦理人員對(duì)公文格式重要性的認(rèn)識(shí)不夠。公文處理人員在辦理公文過(guò)程中責(zé)任心不強(qiáng)。對(duì)《辦法》不熟悉，對(duì)公文格式規(guī)范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文的重要性認(rèn)識(shí)不夠或不了解公文處理的規(guī)范和要求。

2．公文審核程序不規(guī)范。有的業(yè)務(wù)部門(mén)把要求以上級(jí)機(jī)關(guān)的名義上報(bào)、下發(fā)的公文直接送上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志審批簽發(fā)，而沒(méi)有先送上級(jí)機(jī)關(guān)的文秘部門(mén)核稿后送簽�！暗沽鳌鞭k理的公文，因?yàn)闆](méi)有文書(shū)環(huán)節(jié)的登記，無(wú)法掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)的動(dòng)態(tài)，影響辦文效率，甚至?xí)�影響工作的開(kāi)展。

3．人員素質(zhì)有待提高。一些公文處理人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不懂公文格式，對(duì)公文處理方面的規(guī)章制度不太了解，對(duì)公文印制規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)不熟(更多請(qǐng)搜索：WWwww.hmlawpc.com)悉，因此需要全面提高公文處理人員的整體素質(zhì)。

三、規(guī)范公文格式的對(duì)策

1．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員要加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，加強(qiáng)對(duì)審核人員的培養(yǎng)和使

用并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺(jué)性。

2．健全制度，規(guī)范公文辦理程序。在公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要把好關(guān)，從公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、校對(duì)、印刷等都必須建立嚴(yán)格的制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任。要有嚴(yán)格的公文處理流程，實(shí)現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

3．加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高公文處理人員素質(zhì)。要加強(qiáng)公文處理人員的建設(shè)，注重理論學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，掌握必要的基礎(chǔ)知識(shí)、精深的專業(yè)知識(shí)，熟悉公文處理方面的知識(shí)。培養(yǎng)熟悉公文處理規(guī)定，有理論素養(yǎng)、有文字功底的公文處理人員，保持公文處理人員的相對(duì)穩(wěn)定性。辦公室要設(shè)立公文處理和公文審核的專門(mén)崗位或?qū)Ｂ毴藛T，并有專門(mén)負(fù)責(zé)公文審核把關(guān)的人員。

4．加強(qiáng)督查，保證公文質(zhì)量。上級(jí)機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)和單位公文處理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。制定嚴(yán)格的公文處理程序，在公文處理中做到多級(jí)審核，層層把關(guān)。加強(qiáng)對(duì)公文格式規(guī)范化的管理和指導(dǎo)，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)并借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，開(kāi)展研討交流活動(dòng)，提高公文處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。定期組織公文處理質(zhì)量檢查，并設(shè)立考核考評(píng)和定期通報(bào)制度，不斷提高公文質(zhì)量。

第四篇：公文標(biāo)題中常見(jiàn)病例分析

標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡(jiǎn)潔、格式規(guī)范，是擬寫(xiě)案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見(jiàn)的有兩大類：一是語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范；二是請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：一、語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范例1、***部、***部、***部、***部?jī)?yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。例2、***高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。例4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問(wèn)題的試行意見(jiàn)。例5、***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。病例分析：例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國(guó)各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。例2的動(dòng)賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語(yǔ)應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語(yǔ)之后，則需要另有一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，因?yàn)椤罢�策”只能是貫徹�?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。例3的動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語(yǔ)，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：1、動(dòng)賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問(wèn)題”�！叭舾蓡�(wèn)題”需另外用一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，2、在沒(méi)有適配動(dòng)詞與之搭配的情況下，“若干問(wèn)題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問(wèn)題”不能限定“試行意見(jiàn)”；3、“意見(jiàn)”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書(shū)，不具強(qiáng)制性，在“意見(jiàn)”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。例5缺賓語(yǔ)。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語(yǔ)“工作”應(yīng)補(bǔ)上。二、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆例6、***關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。例7、***關(guān)于申請(qǐng)1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。例8、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。病例分析：例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問(wèn)題，關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示”。例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請(qǐng)求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問(wèn)題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系�！秶�(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等應(yīng)用"函"”。該文件是屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題。《辦法》中規(guī)定，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請(qǐng)示”。此文是屬于請(qǐng)示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請(qǐng)示”。來(lái)源：文秘家園

第五篇：公文標(biāo)題中常見(jiàn)病例分析

公文標(biāo)題中常見(jiàn)病例分析

標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡(jiǎn)潔、格式規(guī)范，是擬寫(xiě)案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見(jiàn)的有兩大類：一是語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范；二是請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

一、語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范

例1、***部、***部、***部、***部?jī)?yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。

例2、***高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。

例3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問(wèn)題的試行意見(jiàn)。

例5、***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國(guó)各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。

例2的動(dòng)賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語(yǔ)應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語(yǔ)之后，則需要另有一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，因?yàn)?ldquo;政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語(yǔ)，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：1、動(dòng)賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問(wèn)題”。“若干問(wèn)題”需另外用一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，2、在沒(méi)有適配動(dòng)詞與之搭配的情況下，“若干問(wèn)題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問(wèn)題”不能限定“試行意見(jiàn)”；3、“意見(jiàn)”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書(shū)，不具強(qiáng)制性，在“意見(jiàn)”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。

例5缺賓語(yǔ)。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語(yǔ)“工作”應(yīng)補(bǔ)上。

二、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆

例6、***關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。

例7、***關(guān)于申請(qǐng)1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。

例8、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。

病例分析：

例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問(wèn)題，關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示”。

例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請(qǐng)求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問(wèn)題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系�！秶�(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等應(yīng)用"函"”。該文件是屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。

例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題�！掇k法》中規(guī)定，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請(qǐng)示”。此文是屬于請(qǐng)示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請(qǐng)示”。

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