什么是公文主題詞 本文簡介：

什么是公文主題詞？主題詞，又叫“關(guān)鍵詞”，是指公文中最能概括其內(nèi)容特征的詞語。將這樣的詞語選擇出來，標(biāo)注在文件的尾欄前，供編制文件索引和計算機檢索文件。隨著辦公自動化的逐步推廣，運用計算機進(jìn)行文件處理和檔案管理日益普及，標(biāo)注主題詞已是文件制作的必需環(huán)節(jié)，因此，應(yīng)力求將有價值或

什么是公文主題詞 本文內(nèi)容：

什么是公文主題詞？主題詞，又叫“關(guān)鍵詞”，是指公文中最能概括其內(nèi)容特征的詞語。將這樣的詞語選擇出來，標(biāo)注在文件的尾欄前，供編制文件索引和計算機檢索文件。

隨著辦公自動化的逐步推廣，運用計算機進(jìn)行文件處理和檔案管理日益普及，標(biāo)注主題詞已是文件制作的必需環(huán)節(jié)，因此，應(yīng)力求將有價值或需經(jīng)常查找利用的各類正式文件、電報、講話、簡報等文書材料標(biāo)注主題詞。

標(biāo)注主題詞應(yīng)注意以下三點：

（1）掌握選詞原則。要選用最能反映文件內(nèi)容、性質(zhì)特點的規(guī)范化的詞和詞組。每個詞（或詞組）一般不超過四字（專用名詞除外），如“函”、“調(diào)整”、“商品化”、“行政人員”等。每一份文件的主題詞最少選兩個詞（或詞組），最多一般不超過七個。其中最末一個詞專用于表示該文件的文種。標(biāo)引次序應(yīng)根據(jù)主題詞的涵義由小到大，從內(nèi)容到形式。如：《國務(wù)院辦公廳關(guān)于制止預(yù)收、預(yù)付貨款的緊急通知》，其主題詞標(biāo)為：“控制、貨款、通知”；《國務(wù)院關(guān)于重視加強有機肥料工作的指示》，其主題詞標(biāo)為：“農(nóng)業(yè)、有機肥、指示”。

（2）使用主題詞表。國務(wù)院辦公廳《國務(wù)院公文主題詞表》收錄了786個詞和詞組，較為完備地囊括了國家行政機關(guān)辦文中所需用的主題詞，可看作是目前較為統(tǒng)一規(guī)范的主題詞表。各地、各部門都可根據(jù)各自的實際情況擬定本地、本部門統(tǒng)一的主題詞表。主

題詞表一經(jīng)確定，標(biāo)注主題詞時，一般得從中選用，而不要脫離主題詞表隨意另選。個別確屬工作需要而主題詞表中又未列出的詞語，可以統(tǒng)一在主題詞表中作調(diào)整補充。

詞表一般分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域分類，如“綜合經(jīng)濟(jì)”、“財政、金融”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。

標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。

根據(jù)需要，可將不同類別的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于加強農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價格以及對其主要品種實行最高限價的通知》，可標(biāo)“農(nóng)業(yè)、物資、物價、管理、通知”。

當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可只在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。

附表中的主題詞與主表中的主題詞具有同等效力，標(biāo)引方法相同。不同的是，如果附表反列的地區(qū)的實際名稱發(fā)生了變化，使用本表的各單位可先按照變化后的標(biāo)準(zhǔn)名稱進(jìn)行修改和使用。

（3）明確標(biāo)注工作職責(zé)。主題詞的標(biāo)注，應(yīng)堅持“誰辦文，誰標(biāo)注”的原則，以保證標(biāo)注主題詞的準(zhǔn)確性。

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