檔案館201*年度工作總結(jié)

檔案館201*年度工作總結(jié)

201*年，檔案館在校黨政的領(lǐng)導(dǎo)和各部門的支持下，本著“以貢獻(xiàn)求支持，以服務(wù)求發(fā)展”的思想，緊密圍繞學(xué)校中心工作，不斷更新檔案工作發(fā)展理念，創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，優(yōu)化利用服務(wù)，深化檔案功能開發(fā)，在服務(wù)學(xué)校改革與發(fā)展大局的同時(shí)，取得了檔案工作的新進(jìn)展。

一、主要工作進(jìn)展

（一）主動(dòng)開展材料建檔與利用工作，服務(wù)本科教學(xué)工作水平評(píng)估

1、充分動(dòng)員，精心準(zhǔn)備。評(píng)估工作，材料是基礎(chǔ)。檔案館立足館藏檔案資源優(yōu)勢(shì)，全館上下總動(dòng)員，以飽滿的熱情積極投身該項(xiàng)工作，并早在201*年學(xué)校迎評(píng)促建工作啟動(dòng)之初就做到了人員早參與、過程早介入、工作早進(jìn)行。檔案館組織人員認(rèn)真學(xué)習(xí)評(píng)估工作文件，了解掌握評(píng)估指標(biāo)體系，并由館長(zhǎng)親自帶隊(duì)走訪兄弟院校，在外部調(diào)研和內(nèi)部全面梳理館藏的基礎(chǔ)上，配合教務(wù)處擬定了建檔目錄。

2、直接參與，全面建檔。評(píng)估工作全面啟動(dòng)后，檔案館克服人手緊張的困難，抽調(diào)骨干至評(píng)估辦公室，直接參加評(píng)估各項(xiàng)工作，包括對(duì)學(xué)院的督導(dǎo)聯(lián)系工作。檔案館在認(rèn)真查找、篩選所負(fù)責(zé)的一、二級(jí)指標(biāo)支撐材料的同時(shí)，全力以赴做好整體評(píng)估支撐材料的建檔整理工作。經(jīng)常加班加點(diǎn)，特別是最后一周，夜以繼日，利用檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件，完成全部支撐材料共計(jì)3套162盒700余卷的建檔整理工作。每卷封面都標(biāo)識(shí)出一、二級(jí)指標(biāo)，主要觀測(cè)點(diǎn)的名稱、案卷號(hào)，標(biāo)題涵蓋了整卷的內(nèi)容并配有詳細(xì)的卷內(nèi)目錄，使專家能便捷地查看材料，全面了解學(xué)校各項(xiàng)工作。學(xué)校整體支撐材料獲得專家組的肯定。

3、熱情服務(wù)，高效利用。整個(gè)評(píng)估期間，檔案館“想評(píng)估之所想，急評(píng)估之所急”，加大各類檔案的查檢調(diào)閱力度，全力配合教學(xué)評(píng)估工作，直接為教學(xué)評(píng)估中各部門查考提供利用檔案、資料1576卷次。檔案館在利用過程中，除一般的查閱、外借、復(fù)印外，對(duì)急用件還增添了掃描服務(wù)乃至送卷上門，松江校區(qū)則就近登記、歸還，便捷了部門利用。

（二）積極承擔(dān)新校史館建設(shè)與管理工作，積淀傳承校園文化

1、發(fā)揮檔案文化功能，全力投入新館建設(shè)。檔案是歷史的記憶，檔案館依托館藏檔案資源及老校史館建設(shè)既有經(jīng)驗(yàn)，積極承擔(dān)起展覽內(nèi)容制作任務(wù)。在校黨政領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)校各方的大力關(guān)心和支持下，在黨委副書記浦解明的一線指揮下，檔案館會(huì)同宣傳部，在充分吸取老校史館既有經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，多方觀摩學(xué)習(xí)，并走訪校內(nèi)各相關(guān)部門。館內(nèi)則一本本案卷查閱、一張張照片翻檢。文字材料是博收而約取，幾十萬字的文獻(xiàn)資料濃縮成萬余字的素材稿，最后一再精簡(jiǎn)壓縮至數(shù)千字，展覽內(nèi)容提綱更是幾十易其稿。照片是精挑細(xì)選，寧缺勿濫，有時(shí)數(shù)百張照

片中也只挑選出一張。內(nèi)容排樣、展板制作及布展時(shí)與設(shè)計(jì)人員全程緊密溝通，逐字逐幅反復(fù)審校，發(fā)現(xiàn)問題，立即指出，乃至登門造訪。在時(shí)間緊、任務(wù)重、人手少的情況下，為確保進(jìn)度和質(zhì)量，全館上下克服種種困難，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的表率作用、骨干和團(tuán)隊(duì)的力量，暑假無休，隨叫隨到，連軸運(yùn)轉(zhuǎn)，大家卻始終甘之若怡，都以有機(jī)會(huì)挖掘檔案文化資源，為學(xué)校發(fā)展盡力而深感榮幸。歷時(shí)五個(gè)月，校史館9月底建成，10月中旬正式揭牌開放。期間，檔案館還通過一次次懇切的面談、郵件、電話等，征集到各方捐贈(zèng)的校史資料150余份。

2、熱誠接待服務(wù)，營(yíng)建文化基地。校史館建成后，在團(tuán)委的支持下，檔案館在短期內(nèi)精心組織培訓(xùn)起一支由約20名學(xué)生志愿者組成的講解員隊(duì)伍，確保了新生入校、校友返校等大規(guī)模集中接待任務(wù)的完成，特別是在本科教學(xué)評(píng)估期間，接待了教育部評(píng)估專家組一行，得到專家組的肯定�，F(xiàn)今，檔案館制訂了講解員隊(duì)伍章程，每周準(zhǔn)時(shí)培訓(xùn)，定期招募篩選，實(shí)現(xiàn)了參觀接待工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。開館以來，校史館接受預(yù)約，隨時(shí)開放，迄今已接待各界來賓、師生6000人次。

（三）夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，加快改革與創(chuàng)新步伐

1、加強(qiáng)收集業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案收集齊全完整。在學(xué)校辦學(xué)主體已轉(zhuǎn)移至松江校區(qū)的情況下，檔案館將收集指導(dǎo)工作重心移至松江校區(qū)。在做好宏觀統(tǒng)籌指導(dǎo)的同時(shí)，收集指導(dǎo)室的同志深入各立檔單位，熱誠上門服務(wù)，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)紙質(zhì)案卷整理和網(wǎng)上立卷歸檔工作，全年共接收黨群、行政、教學(xué)、科研等各類檔案3000余卷。收集指導(dǎo)工作中還從“簡(jiǎn)化整理、深化檢索、方便利用”的角度出發(fā)，對(duì)案卷的整理、裝訂進(jìn)行了一些業(yè)務(wù)革新，力求通過簡(jiǎn)化一些程序性、操作性工作，將工作重點(diǎn)逐步轉(zhuǎn)移到宏觀指導(dǎo)上，加大對(duì)重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)檔案的收集力度，豐富各種載體、各類內(nèi)容的檔案信息資源。

2、加大信息化建設(shè)力度，提升檔案信息化水平。檔案館通過在全校范圍內(nèi)全面推廣運(yùn)行檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件加大了檔案信息化建設(shè)步伐，檔案目錄數(shù)據(jù)庫已從案卷級(jí)擴(kuò)展至文件級(jí)，電子文件全文歸檔開始試推行，紙質(zhì)文檔和電子文檔“雙軌制”管理模式的探索與實(shí)踐正逐步展開。重要紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作已列入工作規(guī)劃，為此館里購置了掃描儀等，逐步建立全文數(shù)據(jù)庫。

（四）開發(fā)利用檔案信息資源，拓展檔案功能與內(nèi)涵

1、堅(jiān)持以人為本，優(yōu)化檔案利用服務(wù)。檔案館堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，謀求為學(xué)校改革與發(fā)展提供一流的檔案信息服務(wù)。在不增加人員的情況下，一方面確保延安路校區(qū)檔案利用服務(wù)的正常進(jìn)行，另一方面進(jìn)一步擴(kuò)大松江校區(qū)服務(wù)窗口的服務(wù)功能，檔案借閱利用就近登記、歸還，一些利用頻繁的材料如試題等則實(shí)行兩套制保管利用，盡量減免師生兩校區(qū)奔波之勞，實(shí)現(xiàn)了兩校區(qū)檔案利用服務(wù)工作的同步運(yùn)行。全年共接待檔案、資料利用者幾千人次，提供各類檔案、資料6478卷次，辦理學(xué)生出國成績(jī)、證書等的翻譯、校對(duì)2087人次，收入近十萬余

元。

2、深化檔案編研工作，開展校史黨史工作研究。在校年鑒編纂委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，在各部門的大力支持下，由檔案館組織編寫的《東華大學(xué)年鑒》201*、201*兩卷十月正式出版。這是由原學(xué)校統(tǒng)計(jì)年鑒改版為綜合性教育年鑒的第一、第二卷。該年鑒作為一部資料性工具書，較為全面、系統(tǒng)地記述了上一年度學(xué)校各領(lǐng)域的發(fā)展情況和基本數(shù)據(jù)，以期在領(lǐng)導(dǎo)決策參考、部門查考、對(duì)外交流和留志存史等方面發(fā)揮作用。今后將每年一卷定期編纂出版。201*卷年鑒編纂的組稿工作現(xiàn)已基本完成，計(jì)劃明年編輯出版。以新校史館建設(shè)為契機(jī)，檔案館進(jìn)一步推進(jìn)校史黨史研究工作，征集到一批校史資料，積累了一批人物傳記素材。黨史辦公室除每月整理記錄學(xué)校黨史大事記，并按時(shí)向市科教黨委報(bào)送外，今年還開展了校史黨史研究工作的探索，完成《上海市長(zhǎng)寧區(qū)志續(xù)志（1993-201*）》相關(guān)篇目稿件，以及市科教黨委黨史辦組織的黨史研究課題文章一篇。

（五）注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)，不斷提升管理水平

1、創(chuàng)新工作機(jī)制，提高業(yè)務(wù)水平。今年，檔案館2人退休，在不加人員的情況下，檔案館，進(jìn)行了較大幅度的崗位調(diào)整，并在確保工作有序銜接的基礎(chǔ)上，重視員工業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，先后選派人員參加了上海市檔案局組織的重大基建項(xiàng)目檔案管理班等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，另一方面十分重視以重大任務(wù)和項(xiàng)目來培養(yǎng)人、凝聚人、鼓舞人，實(shí)現(xiàn)整體業(yè)務(wù)水平的提升，團(tuán)隊(duì)合作的成效在今年的教學(xué)評(píng)估及校史館建設(shè)工作中體現(xiàn)得尤為顯著。檔案館還通過年度檔案工作十大進(jìn)展評(píng)選，鼓勵(lì)員工進(jìn)行創(chuàng)新性思考和業(yè)務(wù)改革。同志們?cè)诼耦^工作的同時(shí)，也努力鉆研，先后在《學(xué)校檔案》和《新上海檔案》上發(fā)表論文2篇，在第九屆全國高校校史研討會(huì)上交流論文1篇。

2、擴(kuò)大業(yè)務(wù)交流，增強(qiáng)溝通與協(xié)作。在學(xué)校建設(shè)高水平大學(xué)的目標(biāo)引領(lǐng)下，檔案館堅(jiān)持與之相匹配的檔案工作戰(zhàn)略目標(biāo)和定位不動(dòng)搖，并為此樹立開放的視野，強(qiáng)化憂患意識(shí)，不斷擴(kuò)大交流與協(xié)作。檔案館平時(shí)關(guān)注兄弟院校相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)展，明優(yōu)勢(shì)，找差距，補(bǔ)不足。今年，教育部直屬高校檔案工作簡(jiǎn)報(bào)以“東華大學(xué)檔案館加大創(chuàng)新力度”對(duì)學(xué)校檔案工作進(jìn)行了介紹，上海高校檔案工作簡(jiǎn)報(bào)也刊出學(xué)校稿件3篇。檔案館內(nèi)部還定期編輯《檔案館通訊》，及時(shí)向老檔案工作者傳遞迅息，收取反饋意見，改進(jìn)工作。此外，應(yīng)上級(jí)安排，檔案館與上海東海職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室結(jié)對(duì)，派出骨干為其提供業(yè)務(wù)協(xié)助與支持，該院也順利通過了全市民辦高校檔案工作檢查。

二、存在的問題與不足

（一）圍繞學(xué)校中心工作，服務(wù)大局，積極開發(fā)檔案信息資源的量和質(zhì)相對(duì)落后于學(xué)校迅猛發(fā)展的教學(xué)、科研、管理形勢(shì)，校史資料的征集、口述檔案的挖掘等校史工作與學(xué)校建設(shè)校園文化的要求存在差距，其主要表現(xiàn)為：服務(wù)創(chuàng)新的思路不夠?qū)挘环��?wù)創(chuàng)新人才的發(fā)現(xiàn)、使用、

培養(yǎng)和儲(chǔ)備的體制與機(jī)制有諸多瓶頸；服務(wù)創(chuàng)新的實(shí)力不夠強(qiáng)。

（二）201*年度，受理出國成績(jī)翻譯的學(xué)生數(shù)量有較大幅度增加：達(dá)1042人次，除本、碩成績(jī)，學(xué)歷、學(xué)位證書，二專成績(jī)，學(xué)歷、學(xué)位證書，同時(shí)還承擔(dān)學(xué)生的在讀證明、積分積點(diǎn)證明、高考成績(jī)等材料的中英文校對(duì)工作。事務(wù)繁忙且和檔案專業(yè)職稱晉升不對(duì)口，人員安排較難。

（三）一方面確保延安路校區(qū)50年老檔案利用服務(wù)的正常進(jìn)行，另一方面進(jìn)一步擴(kuò)大松江校區(qū)服務(wù)窗口的服務(wù)功能，檔案借閱利用就近登記、歸還，一些利用頻繁的材料如試題等則實(shí)行兩套制保管利用，盡量減免師生兩校區(qū)奔波之勞，實(shí)現(xiàn)了兩校區(qū)檔案利用服務(wù)工作的同步運(yùn)行。在不增加人員的情況下，科學(xué)管理和工作節(jié)奏需再加強(qiáng)。

三、整改的措施

（一）為大幅度提高學(xué)生出國成績(jī)翻譯的辦理效率，檔案館積極聯(lián)系計(jì)算機(jī)學(xué)院合作開發(fā)了學(xué)生成績(jī)檔案（中、英文）系統(tǒng)，整體實(shí)施方案現(xiàn)已確定，預(yù)計(jì)明年201*年4月完成。此外，檔案館還注重與校辦、信息化辦公室等部門的溝通，努力促進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接和融合，建立文檔一體的信息管理體系。

（二）在學(xué)校檔案委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下，堅(jiān)定與一流大學(xué)相匹配的檔案戰(zhàn)略目標(biāo)和定位不動(dòng)搖。堅(jiān)持科學(xué)的發(fā)展觀，走內(nèi)涵提升，素質(zhì)優(yōu)化的知識(shí)管理型發(fā)展路子，樹立和落實(shí)科學(xué)的發(fā)展觀，緊緊圍繞學(xué)校創(chuàng)建世界一流大學(xué)的總目標(biāo)，緊緊把握學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的大局，緊緊著力于檔案文博工作的內(nèi)涵建設(shè)，進(jìn)一步解放思想，創(chuàng)新服務(wù)理念，與時(shí)俱進(jìn)，奮發(fā)有為，勇于爭(zhēng)先。

（三）積極謀求檔案人才隊(duì)伍建設(shè)；必須以任務(wù)為抓手，項(xiàng)目為契機(jī)，積極帶動(dòng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)；必須以科學(xué)管理為手段，努力鑄煉內(nèi)功，積極深化人才隊(duì)伍建設(shè)。一個(gè)館的綜合實(shí)力說到底就是人才的實(shí)力，我們要充分發(fā)揮檔案人才資源開發(fā)在學(xué)校檔案事業(yè)中的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性和決定性作用，樹立尊重人才、尊重創(chuàng)造的思想，鼓勵(lì)檔案人才干事業(yè)，支持他們干成事業(yè)，幫助他們干好事業(yè)，管理出效益、管理出人才，努力建設(shè)好管理型、研究型、服務(wù)型、技術(shù)型的學(xué)校檔案人才隊(duì)伍，為管理興校作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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檔案館201*年度工作總結(jié)

201*年，檔案館秉承“服務(wù)、積淀、研究、育人”的工作思路，以最大限度地滿足學(xué)校各項(xiàng)工作的需要為己任，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。以實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化，檔案管理信息化，檔案提供利用網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，全面推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。取得了一系列成果。

一、傳承歷史文化，做好學(xué)校各類檔案的收集和管理工作

檔案是歷史的記錄。檔案不僅可以見證學(xué)校這些年的發(fā)展，又是人們形成共同記憶的物質(zhì)載體。檔案工作的基礎(chǔ)在收集，收集工作難，要做到收集工作齊全更是難上加難。目前，全校檔案立卷單位有76個(gè)，涉及的立卷人員149人。如何做好這支隊(duì)伍的建設(shè)與培訓(xùn)工作十分重要。在工作中我們堅(jiān)持每年的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核評(píng)估工作相結(jié)合，每?jī)赡甓仍谌�校進(jìn)行一次檔案工作先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的表彰工作機(jī)制，以確保應(yīng)進(jìn)館檔案材料的齊全與完整。

201*年，檔案館共收集和征集進(jìn)館的檔案數(shù)量是11512卷，其中：黨群管理檔案98卷；行政管理檔案135卷；教學(xué)檔案3485卷；科學(xué)研究檔案245卷；外事活動(dòng)檔案112卷；財(cái)會(huì)檔案960卷；基建檔案76卷；物業(yè)管理、資料等檔案67卷。

接收新進(jìn)校工作的教工檔案153卷；接收本科生檔案3631卷；研究生檔案2568卷。調(diào)出教工檔案31卷；發(fā)出本科生和研究生檔案4202卷。征集名師檔案24卷；收集“長(zhǎng)白山之路”二十年專題檔案164卷；征集各類圖片檔案5200多張。補(bǔ)充校史研究相關(guān)檔案40余件。

截止201*年底，館藏檔案有148702卷，排架總長(zhǎng)度為1940延長(zhǎng)米。

二、為學(xué)校大事要事發(fā)揮應(yīng)有的作用，確保學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)對(duì)檔案工作的需要

檔案是現(xiàn)代社會(huì)重要的信息資源，是學(xué)校實(shí)施教書育人、科學(xué)管理的不可或缺的資源保障。201*年提供檔案利用項(xiàng)目主要有：

配合學(xué)校紀(jì)念“長(zhǎng)白山之路”二十周年活動(dòng)；

配合宣傳部籌辦“光影流年”紀(jì)念改革開放三十年圖片展；

為迎接學(xué)校凈月校區(qū)成立10周年，籌備圖片展；

為附屬小學(xué)60年校慶；為《東北師大校報(bào)》創(chuàng)刊60年暨復(fù)刊30年；為音樂學(xué)院、美術(shù)學(xué)院、人文學(xué)院二十年院慶，等，提供檔案利用。201*年，檔案館全年接待校內(nèi)外檔案利用服務(wù)，查閱檔案16003卷，接待利用人數(shù)為5900人次；其中：學(xué)校為離退休職工和已故教職工發(fā)放住房補(bǔ)助，利用教工檔案800余卷。接待用人單位230多家利用學(xué)生檔案；全年復(fù)印檔案27000多張。完成出國學(xué)籍材料認(rèn)證506份；

三、開發(fā)檔案信息資源，為教書育人服務(wù)

在做好檔案基礎(chǔ)工作的同時(shí)，我們還承擔(dān)了《長(zhǎng)春市市志》（1989201*年）東北師范大學(xué)的編寫任務(wù)；合作承擔(dān)了東北師范大學(xué)特色項(xiàng)目《校史研究》任務(wù)；在《校友》雜志中設(shè)立了“名師檔案”專欄，今年先后撰寫文章有：《我校近代地方史研究專家李鴻文教授》；《中共黨史研究專家鄭德榮教授》；《世界中古史研究專家朱寰教授》；《著名多酸化學(xué)研究專家王恩波教授》；《基礎(chǔ)教育研究專家、著名校友謝利民教授》；《我國體育教育專家楊鐘秀教授》。

結(jié)合學(xué)校紀(jì)念“長(zhǎng)白山之路”二十年，我們今年還組織編輯了《長(zhǎng)白山之路二十年大事記文件資料匯編》，并組織征集一批回憶性的文章和材料，為學(xué)校總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，提供服務(wù)；

在201*年吉林省檔案局舉辦的“油田杯”檔案開發(fā)利用成果評(píng)選中，我校有五項(xiàng)成果獲獎(jiǎng)，其中一等獎(jiǎng)一項(xiàng)、三等獎(jiǎng)四項(xiàng)。

四、檔案信息化建設(shè)取得新進(jìn)展

從201*年開始，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)立卷，為全校檔案信息的收集和利用提供了一個(gè)數(shù)字化平臺(tái)。六年來，這種全校性的檔案從收集、管理到利用的一體化管理模式，方便了各學(xué)院、各單位的檔案利用。

檔案信息化建設(shè)的核心，是檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。要建成目錄、全文、圖片、聲像數(shù)據(jù)庫，需要花費(fèi)許多精力和時(shí)間。目前，基本完成了目錄數(shù)據(jù)庫，錄入文件條目56萬條；圖片數(shù)據(jù)庫已經(jīng)建成，有28939張圖片，這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫可在檔案館網(wǎng)頁的信息平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)微機(jī)檢索。

今年，我們又開始在全文數(shù)據(jù)庫方面下功夫，力爭(zhēng)兩年建成全文數(shù)據(jù)庫，電子文件數(shù)量逐年增多，今年進(jìn)館的電子文件7458件，使全文電子文件的數(shù)量

達(dá)到26751件。與此同時(shí)，我們又對(duì)館藏檔案中有使用價(jià)值和保管價(jià)值的永久性的檔案，實(shí)行了全文數(shù)字化處理。數(shù)字化從學(xué)校早期的校刊開始做起，已將館藏19461980年期間校刊材料全部進(jìn)行了數(shù)字化掃描；同時(shí)，聲像數(shù)據(jù)庫也在建立和完善中。隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，我們將建設(shè)更多更優(yōu)質(zhì)的資源服務(wù)于全校各個(gè)部門和教職學(xué)工。

幾年來，我校檔案工作在吉林省高校乃至全國師范院校中，始終走在前面，受到了省、市檔案局和高校同行們的好評(píng)，201*年度在吉林省教育廳組織的全省高校檔案工作評(píng)估中，我校被評(píng)為高校檔案工作先進(jìn)單位。

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