農(nóng)村會計(jì)檔案整理實(shí)施方法

農(nóng)村會計(jì)檔案整理實(shí)施方法

會計(jì)檔案是在經(jīng)濟(jì)管理和會計(jì)核算一系列活動中產(chǎn)生、經(jīng)過整理歸檔保存起來的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報表、及合同等材料。

農(nóng)村會計(jì)檔案管理，是農(nóng)村財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分。近年來，為切實(shí)加強(qiáng)農(nóng)村財(cái)務(wù)管理，采取了一系列的財(cái)務(wù)規(guī)范也取得了明顯的成效。但是，因農(nóng)村檔案管理不完善而引起的債權(quán)債務(wù)不清、群眾對與村集體經(jīng)濟(jì)往來帳目懷疑等問題仍時有發(fā)生。為此，結(jié)合各村實(shí)際存在問題，必須加強(qiáng)農(nóng)村財(cái)務(wù)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)村集體財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化建設(shè)。具體實(shí)施內(nèi)容如下：

一、會計(jì)檔案整理的范圍：

1、會計(jì)憑證主要指原始憑證、記帳憑證

2、會計(jì)帳簿主要指現(xiàn)金日記賬、明細(xì)賬、總賬、固定資產(chǎn)賬簿

3、財(cái)務(wù)報表主要指村集體組織科目余額表、財(cái)務(wù)公開報表4、經(jīng)濟(jì)合同

5、其他會計(jì)文件材料主要指會計(jì)移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)專業(yè)資料。二、會計(jì)檔案整理的具體方法：１、會計(jì)憑證整理

每月入帳之后裝訂成冊，逐一填蓋憑證封面，編一個流水號入檔案盒。

（1）、編大流水號。一般的單位應(yīng)編大流水號。即憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報告分別編各年度累計(jì)的大流水號。如201*年有12本憑證編1-12號；201*年從13號開始編號。

（2）、編小流水號。會計(jì)檔案特別多的單位，可編小流水號。即同一年度同一類型的會計(jì)檔案案卷都從1開始編卷號。如201*年有12本憑證，編1-12號，201*年又從1號開始編號。入檔案盒存放后，要填蓋好案卷盒封面，案卷排列從左至右，從上至下裝檔案櫥。２、帳簿整理

每年結(jié)束使用之后，按帳簿名稱分類。帳簿案卷統(tǒng)一編號，應(yīng)按出納帳、總帳、明細(xì)帳、各編流水號。當(dāng)年號要接上年流水號，然后填蓋卷盒，裝檔案櫥時按從左至右順序排列。３、會計(jì)報表整理

按報表名稱分類整理，然后按保管期限（永久、短期）各編案卷流水號。分別套裝入盒，裝檔案硬盒與排列方法同前。４、合同及其他報表

各種文字材料應(yīng)按保管期限分類立卷，但裝盒時可與報表的相應(yīng)保管期限的案卷同盒裝放。裝訂方法與報表一樣。三、會計(jì)檔案材料的保管期限：

會計(jì)檔案分兩個保管期限：即永久、短期。永久保管的檔案，沒有時間終止，永遠(yuǎn)保存。短期保管的檔案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。具體明細(xì)如下：

序號檔案名稱保管期限一123二45678三910四1112131415會計(jì)憑證類原始憑證記賬憑證匯總憑證會計(jì)賬簿類總賬明細(xì)賬日記賬固定資產(chǎn)卡片輔助賬簿財(cái)務(wù)報告類月、季度財(cái)務(wù)報告年度財(cái)務(wù)報告（決算）其他類會計(jì)移交清冊會計(jì)檔案保管清冊會計(jì)檔案銷毀清冊銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對賬單15年15年15年15年15年15年15年包括日記賬。現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年包括各級主管部門匯總財(cái)務(wù)報告。包括文字分析包括文字分析備注3年永久15年永久永久5年5年

四、會計(jì)檔案的歸檔與管理

會計(jì)檔案整理、立卷后，按憑證、帳簿、報表、合同及其他

材料五個屬類將編蓋好的案卷目錄分別匯編目錄冊，統(tǒng)一錄入微機(jī)，以便各村會計(jì)檔案的信息管理，同時便于查找各村檔案，使村級財(cái)務(wù)檔案管理工作走上了規(guī)范化。

通過強(qiáng)化各村檔案管理工作，來全面摸清村級檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，進(jìn)一步完善了制度，明確了責(zé)任，解決了以前村級檔案管理工作無人抓、缺人管、丟失損壞現(xiàn)象嚴(yán)重等問題，有效地提高了村干部對村級檔案管理的重視程度，有效地減少了村民與村集體經(jīng)濟(jì)糾紛、更加推動農(nóng)村財(cái)務(wù)管理工作規(guī)范化、制度化。

201*年8月

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安徽**農(nóng)村合作銀行會計(jì)檔案管理實(shí)施辦法

第一條為管理辦法支行會計(jì)檔案管理，維護(hù)支行會計(jì)檔案的安全完整，根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》及《安徽**農(nóng)村合作銀行會計(jì)基本制度》中關(guān)于會計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合轄區(qū)支行實(shí)際特制定本辦法。

第二條支行會計(jì)檔案是支行會計(jì)工作的重要內(nèi)容，也是會計(jì)檔案工作的組成部分，是支行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動和財(cái)務(wù)收支的記錄及核算依據(jù)，是支行成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門資金活動的重要資料，在一定時期內(nèi)起著事后查考的重要作用，也是查處經(jīng)濟(jì)案件的法律依據(jù)。支行財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理，認(rèn)真執(zhí)行會計(jì)檔案的分類、立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，建立專用庫房，明確專人負(fù)責(zé)（出納人員不得兼管會計(jì)檔案），確保會計(jì)檔案無火燒、無蟲蛀、無鼠咬、無霉?fàn)�、無破損、無丟失，做到存放有序、科學(xué)管理。

第三條支行會計(jì)檔案是支行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的會計(jì)記錄和重要史料。會計(jì)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報告及其他會計(jì)資料。第四條會計(jì)檔案整理方法

1、支行及其營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的會計(jì)檔案按會計(jì)年度分開，分別整理，每年的元月1日至12月31日為一個會計(jì)年度。2、將支行的會計(jì)報表、會計(jì)帳簿、會計(jì)憑證以及會計(jì)工作密切相關(guān)的文件、資料等會計(jì)檔案分類整理。3、每類按會計(jì)檔案規(guī)定的保管期限分為永久、十五年、五年三個期限。

4、將分好的會計(jì)檔案分別打號、裝訂、粘貼封面。5、按會計(jì)檔案管理要求填寫封面，檔案盒文字內(nèi)容。6、登記檔案登記簿，入庫柜保管。第五條會計(jì)檔案整理的規(guī)定1.會計(jì)檔案分類

支行會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證分類、會計(jì)帳簿、會計(jì)報表等會計(jì)核算專用資料和會計(jì)工作密切相關(guān)的文件資料，會計(jì)檔案的整理首先是分類，分類是整理工作的中心，應(yīng)按帳、簿、表、證文件分別整理。2.會計(jì)檔案的打號

所有會計(jì)檔案按序時方法第一頁至最后一頁逐張逐頁打號。依左邊裝訂的傳票帳簿在右上角編號，依上邊裝訂的對帳單等，在下邊中央處打號。3.會計(jì)檔案的裝訂、排列

會計(jì)檔案整理裝訂后稱案卷。案卷裝訂是為了固定與保護(hù)卷內(nèi)文件，避免散失或損壞。案卷裝訂必須結(jié)實(shí)、美觀；裝訂前應(yīng)把金屬物去掉，寬大的紙頁要折疊整齊、壓平；裝訂線有文字的應(yīng)加邊，殘破的文件要糊裱，并把文件的底邊和靠裝訂線的一側(cè)墩齊，裝訂時一般打三孔，用蠟線繩裝訂，線頭結(jié)在傳票的背后，裝訂力求不掉頁，不壓字，不訪礙閱讀。案卷的排列，是先將一年形成的案卷按保管期限分開，然后再將不同保管期的案卷組織機(jī)構(gòu)或時間序列排列。案卷排列后，再統(tǒng)計(jì)一份順序號。4.案卷的加封及文字的填寫

案卷的封面目錄用較好的紙張、使用鋼筆或毛筆，使用碳素墨水或蘭黑墨水認(rèn)真填寫，字體要工整、清楚。案卷封面的全宗名稱或機(jī)關(guān)名稱填寫支行的全稱。類目名稱或帳簿按會計(jì)檔案的分類填寫，如月報表、季報表、年報表、××帳、××簿等；類目名稱下的空格填寫本卷裝訂的所有類別目錄；日期、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號，歸檔號按要求填寫；立卷人指所整理年度的會計(jì)員或記帳員，檢查人指所整理年度的行長、副行長或會計(jì)主管，帳簿封面上的會計(jì)主管、記帳人按本年度的行長、副行長或會計(jì)主管。會計(jì)憑證貼脊背重新整理排列卷號。立卷時間統(tǒng)一定為所整理年度的次年元月。5.檔案目錄號

(1)文書檔案目錄號：永久1號、長期2號、短期3號；本行制定的管理辦法為永久，上級行社下發(fā)的管理制度為長期，其他文件和簡報及本社一般資料為短期。

(2)會計(jì)檔案目錄號：憑證4號、帳簿5號、報表類永久6號，季報(半年報)7號，月報和其它報表8號。6.會計(jì)檔案目錄號，案卷號的排列

(1)報表：月報、季報、年報應(yīng)分別裝訂，填寫目錄號。(2)帳簿編號：以年度按科目順序排列小流水號。排列順序?yàn)榭値ぁ�現(xiàn)金日記帳、各科目分戶帳。

(3)帳簿案卷號：每十年按保管期限分別排列大流水號(不含永久保管的帳簿)。

(4)憑證案卷號：以每一整理年度分別按時間順序排列小流水號。

(5)報表案卷號：每十年保管期限按種類、類別排列大流水號(不含永久保管的報表)。

(6)屬于永久保管的報表、帳簿卷號，分種類、類別排列大流水號。

(7)各科目分戶帳裝訂一般不超過200頁，超過200頁的應(yīng)分冊裝訂，但剩余部分較少的可裝訂為一本，按實(shí)際頁數(shù)打號。

第六條會計(jì)檔案保管期限：會計(jì)檔案的保管期限：根據(jù)其資料保管的價值分為永久和定期兩類。定期保管又分為十五年和五年保管兩種。保管期限的計(jì)算，自檔案所屬年度的次年算起，即從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

（一）永久保管的會計(jì)檔案有：

1.支行決算報表及匯總?cè)�轄的支行決算表，附表及決算分析資料(包括資產(chǎn)負(fù)債表、業(yè)務(wù)狀況表、損益表、財(cái)務(wù)收支變動表、利潤分配表等、決算說明書、固定資產(chǎn)表等)；2.支行實(shí)收資本、股本金分戶帳；3.存貸款開銷戶登記簿(包括儲蓄存款)；

4.客戶掛失申請書、登記簿、補(bǔ)發(fā)存單、存折、收據(jù)及帳銷案存的清單或資料；

5.會計(jì)檔案保管登記簿和檔案銷毀清單；6.機(jī)構(gòu)撤銷、合并交接清冊；7.房屋購建的契據(jù)(包括土地證、基建批準(zhǔn)書、竣工報告、購建房屋契約、征稅收據(jù)和公證書等)；8.需要永久保管的其他會計(jì)檔案和有關(guān)資料。（二）十五年保管期限的會計(jì)檔案有：1.綜合核算和明細(xì)核算的各種帳、簿、卡；2.憑證及附件；

3.支行的月(季、半年)報表及匯總?cè)�轄支行的�?季、半年)報表。

4.結(jié)算專用印章的領(lǐng)用、交接、銷毀和保管情況登記簿。（三）屬于五年保管期限的會計(jì)檔案有：1.計(jì)算機(jī)運(yùn)行日志；2.計(jì)息科目余額表；

3.轄屬網(wǎng)點(diǎn)上報的月計(jì)表、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和決算報表(包括全部附表、決算分析資料)；

4.支行本身匯總分理處、儲蓄所日報、月報表；5.密押、代號使用和保管登記簿；

6.行內(nèi)往來、本行往來及同業(yè)往來的對帳及查詢，查復(fù)書；

7.支行分理處的交帳清單(冊)；8.會計(jì)主管人員移交清冊(單)；9.各種不定期報表。

會計(jì)檔案雖保管期滿，但帳務(wù)上尚未清，需要繼續(xù)清查的應(yīng)予延長保管期限，在沒有具體規(guī)定或通知前，不得隨意銷毀。第七條支行應(yīng)設(shè)置專用會計(jì)檔案保管庫(柜)，建立“會計(jì)檔案保管登記簿”，(逐項(xiàng)編號、登記、入庫保管應(yīng)定期鑒定，按規(guī)定的年限分類整理，進(jìn)行登記)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切實(shí)防止火燒、蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)�等，保證其完整無缺。支行分理處、儲蓄所的會計(jì)檔案原則上應(yīng)在次年第一季度抄列清單(冊)送管轄行集中保管，使用時向管轄行調(diào)閱。

切實(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理。計(jì)算機(jī)是支行業(yè)務(wù)活動的組成部分，借助電算化進(jìn)行了業(yè)務(wù)經(jīng)營和會計(jì)核算，有關(guān)憑證、帳、表、文件等及備份軟盤都是重要的會計(jì)資料，必須按會計(jì)檔案管理，妥善保管。磁介質(zhì)檔案每年翻錄一次，實(shí)行雙備份，做好防磁、防火、防潮和防塵工作，并在備份盤(盒)上注明時間和內(nèi)容，以備查考。重要磁介質(zhì)檔案打印出書面檔案，是原始數(shù)據(jù)必須裝訂保管，保管年限按會計(jì)檔案的管理規(guī)定執(zhí)行，不準(zhǔn)外借，嚴(yán)防丟失和泄密。

第八條建立“會計(jì)檔案調(diào)閱(查)登記簿”，并按規(guī)定內(nèi)容做好詳細(xì)記錄，由會計(jì)主管和經(jīng)辦人員共同簽章，以備查考。會計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借，防止丟失和泄密。內(nèi)部調(diào)閱會計(jì)檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具申請，并經(jīng)會計(jì)主管人員批準(zhǔn)方可調(diào)閱。調(diào)閱檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用后必須及時歸還；公、檢、法、司和有關(guān)單位處理案件或特殊需要查閱會計(jì)檔案時，必須持有縣以上主管部門正式公函，經(jīng)支行行長批準(zhǔn)方可查閱；查閱時支行應(yīng)有專人在場陪同，代辦查閱，不準(zhǔn)將檔案交給查閱人放任不管，查閱人對處理的案件所需要的證據(jù)和有關(guān)資料可以抄錄、復(fù)制、照相，但不得將原件抽出借走。調(diào)閱(查)會計(jì)檔案的申請及公函，應(yīng)由經(jīng)辦人員和會計(jì)主管共同簽章，并專夾保管，以備查考。第九條檔案的移交和銷毀

（一）支行的會計(jì)檔案移交按上級有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。因工作需要對單位會計(jì)人員進(jìn)行調(diào)整的，必須抄列清單經(jīng)監(jiān)交人員簽字確認(rèn)后交出所有會計(jì)檔案。

（二）已滿保管期需要銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)由縣本行負(fù)責(zé)銷毀。銷毀前必須造具“銷毀會計(jì)檔案清冊”，報經(jīng)縣本行批準(zhǔn)后進(jìn)行。銷毀時應(yīng)由縣本行行長或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并注意保密和安全，嚴(yán)防散失或發(fā)生疏弊。銷毀后，由銷毀人員、監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽章并報上級主管部門備案。如有未了帳項(xiàng)待查，可對必須保留部分的會計(jì)檔案延期銷毀。

第十條對會計(jì)檔案管理的獎罰：

（一）造成火燒、蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)�的，將對支行行長罰款100-200元，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）對未指定有專人管理，造成以上損失的，對責(zé)任人罰款200-400元，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

（三）對未按以上條款規(guī)定造成其它意外損失的，對責(zé)任人觸犯每條罰款50元。情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第十一條本《實(shí)施辦法》由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)解釋和修改。第十二條本《實(shí)施辦法》從印發(fā)之日起執(zhí)行。

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