集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法

市政集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法

根據(jù)市城投《管理辦法》的規(guī)定要求，結(jié)合我集團(tuán)公司具體實(shí)際情況，為了規(guī)范、統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，特制定本辦法。

第一條公司的財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，具體內(nèi)容包括：

（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；

（二）會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿；

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月報(bào)、季報(bào)、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；

（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、其他應(yīng)當(dāng)存檔的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

第二條財(cái)務(wù)檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體保管年限如下：

（一）永久保管：年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、各類拷貝磁盤；

（二）保管15年期限：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳、明細(xì)帳、日記帳、輔助帳簿，其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管25年；（三）保管5年期限：固定資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年）；

（四）保管3年期限：月度和季度財(cái)務(wù)報(bào)告。

第三條計(jì)劃財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存財(cái)務(wù)檔案，定期將計(jì)劃財(cái)務(wù)部歸檔的會(huì)計(jì)資料，按順序立卷登記保管。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)妥善保管、存放有序、查找方便，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第四條財(cái)務(wù)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，應(yīng)按規(guī)定程序?qū)徟�后�?zhí)行。對(duì)尚未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)和法律糾紛涉及的原始資料，應(yīng)單獨(dú)抽出、另行立卷，直至案件結(jié)束為止。

第五條財(cái)務(wù)檔案的借用按照以下規(guī)定辦理：

（一）財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案，須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。

（二）公司下屬各單位若因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

（三）外單位人員因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱財(cái)務(wù)檔案人的工作單位、查閱日期、財(cái)務(wù)檔案名稱及查閱理由。

（四）財(cái)務(wù)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)制的，須經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。第六條由于會(huì)計(jì)人員的變動(dòng)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等原因，財(cái)務(wù)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第七條電子會(huì)計(jì)檔案管理須由專人負(fù)責(zé)，并做好防消磁、防火、防潮和防塵等工作。對(duì)于采用磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)定期檢查，定期備份，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

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****公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法

第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《公司法》、《企業(yè)財(cái)務(wù)管制度》及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律、法規(guī)的要求，結(jié)合我司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。

第二條公司各級(jí)財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格履行財(cái)務(wù)職責(zé)，負(fù)責(zé)本公司的會(huì)計(jì)檔案管理辦法的具體實(shí)施。

第三條本辦法適用范圍：集團(tuán)所屬公司應(yīng)遵照本管理辦法執(zhí)行。

第四條財(cái)務(wù)主管必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第五條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)政策、管理制度等專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要材料和證據(jù)，具體包括：（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

（四）其他類：財(cái)務(wù)預(yù)算及分析材料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)政策、管理制度、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。

第六條會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管

1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，憑證用綿紙封口并蓋章，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

2、會(huì)計(jì)檔案的裝訂。會(huì)計(jì)檔案的裝訂包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國(guó)家會(huì)計(jì)檔案要求，內(nèi)容齊全，便于查閱。

3、會(huì)計(jì)檔案的保管。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)主管指定專人保管，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管1年，期滿后應(yīng)由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)移交本公司檔案部門保管。

第七條檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第八條會(huì)計(jì)檔案的借閱

1/1、會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出。如有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）批準(zhǔn)。

2、公司外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有該單位正式介紹信，經(jīng)被借閱單位會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。本單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)本人所在單位財(cái)務(wù)主管或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。公司總部部門因工作需要須借閱各分子公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)和被借閱單位財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。以上所有借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。格式如下：

查閱會(huì)計(jì)檔案登記備查本

借出日借閱部借閱/復(fù)制期門人核準(zhǔn)憑證本數(shù)編人號(hào)憑證起訖號(hào)歸還日備期注3、借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，不得拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件。如有特殊情況，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件。

4、借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。5、所有內(nèi)外部會(huì)計(jì)檔案借閱，一律須被借閱單位財(cái)務(wù)部檔案管理員全程陪同，借閱地點(diǎn)僅限本單位檔案室或財(cái)務(wù)部門。

第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。相關(guān)會(huì)計(jì)檔案保管期限如下：序號(hào)一.1.2.3.二.4.5.檔案名稱會(huì)計(jì)憑證類原始憑證記賬憑證匯總憑證會(huì)計(jì)賬簿類總賬明細(xì)賬保管期限15年15年15年15年15年備注涉及外事的會(huì)計(jì)憑證為永久保存包括日記賬2/6.7.8.三.9.10.四.11.12.13.14.15.1617日記賬固定資產(chǎn)卡片輔助賬簿財(cái)務(wù)報(bào)告類月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)其他類會(huì)計(jì)移交清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對(duì)賬單會(huì)計(jì)政策管理制度15年15年3年永久15年永久永久15年15年10年10年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告包括文字分析包括文字分析第十條會(huì)計(jì)檔案的銷毀

1、會(huì)計(jì)檔案保管期限滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由本單位檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)集團(tuán)總裁、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后銷毀。但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

2、銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；各單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷，上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷。

3、會(huì)計(jì)檔案銷毀后，經(jīng)辦人在“銷毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)洳椤?/p>

第十一條獎(jiǎng)懲辦法

對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管較好，有突出貢獻(xiàn)者，予以獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理者，視情輕重，予以行政處罰，情節(jié)較嚴(yán)重者由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

第十二條本管理辦法未涉及到的其他事項(xiàng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，本辦法解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部門。

第十三條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

*****公司日期：年月日

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