探析高校教學(xué)秘書工作

探析高校教學(xué)秘書工作

劉青蕓

福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院福建福州350108

摘要：高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理過程中一個非常重要的環(huán)節(jié)，它有著其他工作不能替代的作用，本文詳細(xì)介紹了教學(xué)秘書工作的重要作用，分析了教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀及存在一些問題，提出了一些積極地工作建議。關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書；教學(xué)管理

教學(xué)秘書工作對于一個高校的教學(xué)工作起著非常重要的作用，扮演著非常重要的角色，教學(xué)秘書素質(zhì)的高低、能力的大小、作用發(fā)揮程度、工作質(zhì)量的好壞，將直接影響教學(xué)管理工作水平，所以說，教學(xué)秘書必須要不斷地提高自身的業(yè)務(wù)水平，根據(jù)時代的變化不斷地提高自己的各方面素質(zhì)，積極創(chuàng)新，發(fā)揮助手參謀、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障等作用，以適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的需要，保證高效教育的順利發(fā)展。一、存在的問題

(一)教學(xué)秘書綜合素質(zhì)較低對于教學(xué)秘書自身而言，自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)需要很大的提高，這是由于高校教學(xué)制度和教學(xué)秘書自身造成的原因，許多高校對教學(xué)秘書人員重使用、輕培養(yǎng)，很多工作分配給教學(xué)秘書，但是對教學(xué)秘書的培養(yǎng)是非常少的，對教學(xué)秘書進(jìn)行送出去培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流進(jìn)修的機(jī)會很少，而且很不系統(tǒng)、不正規(guī)，導(dǎo)致教學(xué)秘書的知識更新嚴(yán)重不足，現(xiàn)代信息意識薄弱，不能適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)的基本要求。另一方面對教學(xué)秘書存在著待遇不公的現(xiàn)象，知識經(jīng)濟(jì)的到來，而教學(xué)秘書得不到現(xiàn)代高等教育管理方面的系統(tǒng)培訓(xùn)，觀念不能及時更新，更接觸不到新的教育管理理念，大大制約了教學(xué)管理能力的提高，導(dǎo)致教學(xué)秘書不能適應(yīng)現(xiàn)代高校工作的需要。目前，很多教學(xué)秘書是本科生來擔(dān)當(dāng)，由于專業(yè)知識的不對口，導(dǎo)致很多工作不能很好地勝任。

(二)隊伍不穩(wěn)定

由于受到傳統(tǒng)教育思想的影響，高校對教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識和客觀的評價，沒有對教學(xué)秘書在教學(xué)環(huán)節(jié)中起的重要作用引起足夠的重視，對于教學(xué)環(huán)節(jié)上的質(zhì)量管理存在不夠重視。對教學(xué)秘書工作存在一定的偏見，認(rèn)為教務(wù)管理是一些簡單的事務(wù)性工作，他們這些工作是每個人都能做的工作，只是簡單的機(jī)械的工作。由于學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)存在這些錯誤的認(rèn)識，這就導(dǎo)致在教學(xué)秘書人員的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)等方面，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠；在其他方面，例如在利益分配、干部聘任、職稱評定、評獎評優(yōu)等方面都受到相對不公正的待遇，這就導(dǎo)致很多教學(xué)秘書心里不平衡，很多人不安心教學(xué)秘書工作崗位，離崗、轉(zhuǎn)崗人員相對較多，教學(xué)秘書隊伍呈現(xiàn)不穩(wěn)定狀態(tài)。(三)缺乏創(chuàng)新意識，科研工作薄弱

教學(xué)秘書工作看似比較簡單的工作，其實是一項要求非常細(xì)致、細(xì)心的工作，它的作用主要是橋梁紐帶的作用。對上服務(wù)與學(xué)校教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，對下服務(wù)于廣大師生，習(xí)慣于按領(lǐng)導(dǎo)指示、文件精神處理問題，很少有機(jī)會參與。這種工作特點是由于體制和教學(xué)秘書自身造成的。很多教學(xué)秘書不能很好地利用在工作中取得的第一手教學(xué)管理改革資料，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗、摸索規(guī)律，進(jìn)行教學(xué)管理理論研究并形成科研成果，為深化教學(xué)管理改革獻(xiàn)計獻(xiàn)策。二、思考和建議(一)引進(jìn)專業(yè)人才

對于高校教學(xué)秘書工作高效一定要引起足夠的重視，這就需要高校不僅在政策上給予支持，更要做出一些比較實際的行動來。隨著教學(xué)工作的需要，可以大膽地引入教學(xué)秘書工作崗位的競爭機(jī)制，合理調(diào)整現(xiàn)有人員，鼓勵管理經(jīng)驗豐富、管理水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、敢于

開拓創(chuàng)新，有著愛崗敬業(yè)的優(yōu)秀青年人才，甚至可以引進(jìn)一些高學(xué)歷的青年教師投身到教學(xué)秘書隊伍中來，這樣可以改變現(xiàn)有的隊伍狀況，切實把教學(xué)秘書隊伍建設(shè)納入學(xué)校整體規(guī)劃之中。

(二)提高教學(xué)秘書的服務(wù)意識教學(xué)秘書自身素質(zhì)的提高，一方面是要靠學(xué)校的一個好的規(guī)章制度和給予好的待遇等方面，另一方面就是依靠個人自身努力的提高，要有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心。在教學(xué)秘書工作中，要認(rèn)真貫徹落實黨的教育方針和相關(guān)政策，愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)、勤勤懇懇、任勞任怨、全心全意為黨的教育事業(yè)服務(wù)。教學(xué)秘書要認(rèn)清自己所從事工作的重要性，明確教學(xué)秘書工作的服務(wù)宗旨，真正擔(dān)負(fù)起組織育人、管理育人、服務(wù)育人的重?fù)?dān)，出色地完成自己的本職工作。

(三)加強(qiáng)繼續(xù)教育工作，提高積極性對于教學(xué)秘書的培訓(xùn)高校要加大力度，不僅是在資金的支持，在相關(guān)政策上也要給予相關(guān)的支持，制定切實可行的中、長期培訓(xùn)計劃，實施多渠道、多形式加強(qiáng)教學(xué)秘書人員的培養(yǎng)，還可以通過定期或不定期地組織他們學(xué)習(xí)高等教育學(xué)、教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、高等教育行政管理學(xué)、社會學(xué)、人際關(guān)系學(xué)、高等教育法規(guī)、秘書學(xué)等專業(yè)學(xué)科知識，加強(qiáng)這方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高教學(xué)秘書自身的專業(yè)素質(zhì)和理論水平�？梢酝ㄟ^組織教學(xué)秘書參加校內(nèi)外教務(wù)管理研討會和經(jīng)驗交流會，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗和科學(xué)的管理思想，這樣可以改進(jìn)管理方法，也可以提高教學(xué)秘書的管理水平。在多個部門的關(guān)懷和支持，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要主動關(guān)心教學(xué)秘書人員的工作、學(xué)習(xí)和生活，在教學(xué)管理活動中，要充分肯定教學(xué)秘書的地位和作用。

三、高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用(一)服務(wù)保障作用

高校教學(xué)秘書的工作就是保障教學(xué)工作的順利開展，服務(wù)的對象主要包括教師和學(xué)生兩個部分，通過對教學(xué)計劃實施過程中的常規(guī)管理，實現(xiàn)維持正常的教學(xué)秩序、保證教學(xué)任務(wù)的順利完成。教學(xué)秘書加強(qiáng)與教師、學(xué)生的溝通，處處為廣大師生著想，及時反饋教學(xué)信息，切實做好本職工作，真正把服務(wù)落實于各項教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動的順利進(jìn)行保駕護(hù)航，成為教學(xué)秘書工作的重要內(nèi)容。(二)組織協(xié)調(diào)作用

協(xié)助作用主要表現(xiàn)在整個教學(xué)過程都離不開教學(xué)秘書這個工作，它是保證正常的教學(xué)秩序的一個重要環(huán)節(jié)。遵照教學(xué)工作規(guī)范的要求，負(fù)責(zé)教學(xué)計劃進(jìn)程表填寫、教師調(diào)停課報批、考試組織安排，試卷整理歸檔以及成績錄入等具體工作。在教務(wù)管理工作中，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)組織、落實各項教學(xué)工作，教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的工作一般是決策性、全局性、統(tǒng)籌性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學(xué)秘書協(xié)調(diào)各方面的工作，直到直接管理和落實。(三)參謀助手的作用

教學(xué)秘書在管理工作中，要及時收集、整理各類信息，還應(yīng)該積極調(diào)查并發(fā)現(xiàn)新情況、研究新方案、采取新措施，高校很多教學(xué)計劃是通過教學(xué)秘書得到第一手的教學(xué)信息，教學(xué)秘書起著非常重要的參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)的決策創(chuàng)造條件，起到參謀助手的作用，對教學(xué)工作起著非常重要的參謀助手的作用。高校的很多教學(xué)工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進(jìn)等很多教學(xué)事務(wù)，很多教學(xué)工作都是由教學(xué)秘書來協(xié)助完成。

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姓名：劉青蕓。性別：女，籍貫：泉州，學(xué)歷：本科，職稱：研究實習(xí)員，工作單位：福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，郵編：350108，

詳細(xì)的地址和電話：福州大學(xué)城源陽路1號福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文社科系辦公室。電話：13559935701

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教學(xué)秘書工作

教學(xué)活動是各級各類學(xué)校工作的核心，高等學(xué)校系級人員各司其職，盡最大力量發(fā)揮自己的作用，完成上級部門布置的各項任務(wù)，提高教學(xué)質(zhì)量，滿足社會對人才標(biāo)準(zhǔn)的要求。一個學(xué)校整體的教學(xué)水平和社會聲譽(yù)來自學(xué)校各級學(xué)院、系等基層單位的工作業(yè)績，以及培養(yǎng)出來的學(xué)生在社會上的聲譽(yù)。系級教學(xué)單位的一切工作是學(xué)校興旺發(fā)展的前提。在系級組織中，教學(xué)秘書從組織、落實教學(xué)計劃到協(xié)調(diào)配置教學(xué)資源都起著橋梁的作用。這項平凡而艱巨的工作對教學(xué)秘書的能力結(jié)構(gòu)要求甚高，明白這些能力要求并在工作實踐中有意識地培養(yǎng)這些能力，是教學(xué)秘書從新手到專家轉(zhuǎn)變的必經(jīng)環(huán)節(jié)。在社會轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟(jì)的今天，競爭已滲入高校的各個環(huán)節(jié)，作為教學(xué)秘書，認(rèn)識一個合格教學(xué)秘書的能力結(jié)構(gòu)，對增強(qiáng)高校的競爭力和生存力具有重要的意義。

高校教學(xué)秘書的工作主要是協(xié)助系主任處理日常系里的具體事務(wù)，執(zhí)行系領(lǐng)導(dǎo)指派的工作，是系領(lǐng)導(dǎo)的助手。從這個意義上講，教學(xué)秘書的工作既有制定教學(xué)計劃，任課申報、申請專業(yè)、對教師教學(xué)效果的考評等活動，又有參加校內(nèi)各機(jī)關(guān)的會議，與上下級溝通的交往活動。工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書應(yīng)具有不同于教師、資料員的能力。

1、高校教學(xué)秘書的工作性質(zhì)（1）輔助性

教學(xué)秘書主要是從屬于領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)系領(lǐng)導(dǎo)每個階段的工作中心和要求，安排系里教學(xué)工作的具體事宜，保證各項工作的落實。在實際執(zhí)行決策過程中，由于系領(lǐng)導(dǎo)工作忙，不可能面面俱到對各種情況分清類別是，親自處理，在這種情況下必須依靠教學(xué)秘書去適時建議和協(xié)助處理。然后，對布置的工作教學(xué)秘書要做好跟蹤，督促各有關(guān)人員完成。同時，收集實施工作時的各種反饋信息，及時客觀地向系領(lǐng)導(dǎo)匯報，為進(jìn)一步推進(jìn)工作的進(jìn)程，為系級領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。教學(xué)秘書的輔助性要求克服無視教學(xué)實際的情況，消極地被動地執(zhí)行任務(wù)，事事迎合領(lǐng)導(dǎo)的思想和做法，應(yīng)客觀、適時地反映教學(xué)活動中存在的問題。此外，不能把自己等價于領(lǐng)導(dǎo)，言談舉止要和藹，有意見要擺在桌面，切忌背后議論。一切工作從團(tuán)結(jié)出發(fā)，以提高教學(xué)質(zhì)量為己任。（2）參謀性

教學(xué)秘書的職責(zé)不僅是發(fā)揮執(zhí)行功能，而且還應(yīng)當(dāng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起參謀的作用。教學(xué)秘書是連結(jié)系領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處及各系部的橋梁，他們非常熟悉與教師教學(xué)科研工作

相關(guān)的各項政策和要求。不僅如此，他們還熟悉教學(xué)資源的實際配置情況，各教學(xué)人員的秉性及實際從事的各種活動。教學(xué)秘書的這種先天優(yōu)勢為充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀準(zhǔn)備了物質(zhì)條件，教學(xué)秘書應(yīng)多提供一些建議和新方案，供領(lǐng)導(dǎo)作決策時參考。決策做出后，教學(xué)秘書一方面應(yīng)及時收集決策執(zhí)行過程中各個環(huán)節(jié)的反饋信息，及時向系領(lǐng)導(dǎo)匯報，另一方面教學(xué)秘書應(yīng)積極調(diào)查教學(xué)過程中出現(xiàn)的新情況，各兄弟院校校的改革信息，并做好分類整理存檔工作。總之，這些信息為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供了寶貴的依據(jù)，為推進(jìn)教學(xué)改革發(fā)揮著重要作用。

2、教學(xué)秘書的能力結(jié)構(gòu)

能力是影響個體順利完成活動所必備的心理條件的綜合。從教學(xué)秘書的工作性質(zhì)出發(fā)，教學(xué)秘書的能力是影響順利完成教學(xué)秘書工作的必備心理條件綜合。具體包括以下幾種：

（1）處理信息資料的能力

教學(xué)秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。這些信息材料的時效性、指導(dǎo)性和收藏價值各不相同，它涉及到目前乃至今后教學(xué)的評估，教師的考核以及新專業(yè)的設(shè)置等教學(xué)工作，教學(xué)秘書必須具有迅速、準(zhǔn)確地處理這些材料的能力，也就是對材料分門別類，收藏存檔，并向系領(lǐng)導(dǎo)及時匯報，向有關(guān)教師及時通知。同時，教學(xué)秘書還要客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理、報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以進(jìn)一步執(zhí)行決策或調(diào)整補(bǔ)充，完善決策，使之更加符合教學(xué)實際的需求。

總之，教學(xué)秘書懼整理的信息是校（系）級領(lǐng)導(dǎo)做決策的依據(jù)，信息的及時，客觀全面，直接關(guān)系到校（系）級管理工作的效率，信息處理的不好，就會影響到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策。因此，處理信息不僅是教學(xué)秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

（2）具有良好溝通的能力

秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務(wù)，確保教學(xué)的工作有條不紊地展開。這種工作避免不了時刻與人打交道，既有聯(lián)系學(xué)校各部門機(jī)關(guān)和廣大教職工，又有來自基層的匯報和請示的問題。這需要教學(xué)秘書是有較強(qiáng)的溝通能力。這是因為教學(xué)秘書參加校內(nèi)各機(jī)關(guān)的會議，經(jīng)常和上下左右部門的人員傳遞消息，加之他們的個性不同，而且由于工作不同所形成文化氛圍也不同，為達(dá)到溝

通暢通，需要教學(xué)秘書在堅持原則的前提下，要有靈活性和應(yīng)變性，適時地進(jìn)行印象整飭，熱情而又機(jī)智、幽默地傳遞信息。

在進(jìn)行口頭語言溝通時，秘書常常即席而發(fā)，沒有時間在表達(dá)思想時字斟句酌，這需要教學(xué)秘書在熟悉工作業(yè)務(wù)的同時，應(yīng)加強(qiáng)邏輯學(xué)、社會心理學(xué)、修辭學(xué)、教育學(xué)、專業(yè)知識等知識的學(xué)習(xí)，提高講演藝術(shù)和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。

（3）協(xié)調(diào)合作的能力

協(xié)調(diào)是指多個部門，多個成員間的互相配合，它既有數(shù)量的配合，又有各項工作的時間配合以及行動的配合。與其它教師相比，教學(xué)秘書的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成任務(wù)。

教學(xué)秘書作為系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)部署、安排教學(xué)活動時，要積極主動，同時對事物的發(fā)展要有預(yù)見性。

要充分考慮各個教師特點和需要的前提下對各項事情的輕重緩急，所需時間極易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)。綜合這些方面的情況，有理有據(jù)地安排系里有關(guān)的教學(xué)活動。教學(xué)秘書在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作時，應(yīng)有發(fā)展的觀點，對要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)安排、檢查、調(diào)研工作的各環(huán)節(jié)事先應(yīng)認(rèn)真思考一番，對可能出現(xiàn)的情況應(yīng)有準(zhǔn)備，以防意外。教學(xué)秘書應(yīng)有這種能力，幫助系里領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理各種事務(wù)，以推動系里工作順利進(jìn)行。教學(xué)秘書還應(yīng)有合作的觀念和能力。教學(xué)秘書在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)和督促其他人員完成任務(wù)的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等價于領(lǐng)導(dǎo)，言行舉止要和藹，不應(yīng)高人一等，實際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員處理好協(xié)同合作的問題。此外，教學(xué)秘書還要與上級業(yè)務(wù)部門，如教務(wù)處、科研處等部門進(jìn)行聯(lián)系合作。

總之，協(xié)同合作才能完成各項任務(wù)，教學(xué)秘書要有這種合作的精神，更要有這種能力。教學(xué)工作雖然大家各有分工，但它是在合作、互助的基礎(chǔ)上的分工，許多事情要互相理解、體諒。（4）文字寫作的能力

寫作能力是教學(xué)秘書完成工作的基本功，無論是學(xué)校內(nèi)部溝通信息或者是對外進(jìn)行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。及時、準(zhǔn)確、簡潔地使用書面語言寫作，完整地表達(dá)思想，都將直接影響到教學(xué)秘書工作的質(zhì)量。文字寫作能力對于教學(xué)秘書來說是必不可少的，是一個合格教學(xué)秘書的基本要求。

要提高寫作能力，必須不斷增加寫作的修養(yǎng)、強(qiáng)化寫作訓(xùn)練，日常工作中各種教

學(xué)文稿寫好后，要反復(fù)讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語法的句子。值得一提的是，教學(xué)秘書的寫作應(yīng)從公文寫作的特點出發(fā)，掌握好教學(xué)公文的格式和術(shù)語，寫出的報告要結(jié)構(gòu)層次分明語言準(zhǔn)確、鮮明生動，這是對教學(xué)公文寫作的基本要求�？傊�，多讀多寫是提高寫作的基本和唯一手段，教學(xué)秘書應(yīng)注意平時的積累和提高。

（5）計算機(jī)管理操作的能力

計算機(jī)的使用已廣泛地進(jìn)入高校機(jī)關(guān)的各個部門，熟練掌握和使用計算機(jī)是教學(xué)秘書的基本技能。計算機(jī)顯著特點是功能多、效率高、速度快。教學(xué)秘書的許多日常事務(wù)工作，如學(xué)籍管理、檔案管理、教學(xué)計劃修訂等工作都利用計算機(jī)完成。計算機(jī)在現(xiàn)代社會中的影響越來越廣泛，隨著加入世貿(mào)，高校與國外的交流和聯(lián)系也日益頻繁，外語的聽說能力也日益顯得重要，計算機(jī)和外語作現(xiàn)代社會的重要溝通工具，與人們的工作聯(lián)系不斷密切。教學(xué)秘書要不斷加強(qiáng)使用這些工具的水平，以適應(yīng)未來工作的各種要求，教學(xué)秘書要有這種預(yù)見和緊迫感。（6）創(chuàng)新和開創(chuàng)能力

創(chuàng)新是時代的要求，是社會主義市場經(jīng)濟(jì)對社會各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競爭的社會中，只有不斷創(chuàng)新，高校以及所屬院系才能在競爭的環(huán)境是生存和發(fā)展。

作為系領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的教學(xué)秘書，應(yīng)該具有創(chuàng)新和開拓的能力，經(jīng)常關(guān)注并收集各兄弟院校，甚至國外高校相關(guān)專業(yè)、系專業(yè)設(shè)置的改革信息，社會對人才需求規(guī)格的信息，以及教學(xué)、管理的新措施等。除了對有關(guān)信息材料分類整理，向系領(lǐng)導(dǎo)匯報外，還應(yīng)綜合分析，形成自己的思想和見解，為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)、管理的新建議。從而有效地獲取最新的發(fā)展信息，給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)�？傊�，高等教育的發(fā)展，要求高校各教學(xué)單位及教學(xué)管理人員之間協(xié)調(diào)配合，做好這項工作，對于高校系、處所領(lǐng)導(dǎo)順利開展工作有積極的促進(jìn)作用。在這個過程中，教學(xué)秘書的橋梁和中介作用非常重要，高校教學(xué)秘書應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，更新自己的管理科學(xué)和專業(yè)知識以及應(yīng)用技能，更好地為教學(xué)服務(wù)，為推進(jìn)我國高等學(xué)校改革發(fā)揮重大的作用。

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