商務(wù)中心文員的崗位職責(zé)

商務(wù)中心文員的崗位職責(zé)

1、向主管商務(wù)中心的前臺接待部經(jīng)理負(fù)責(zé)，完成上級交給的任務(wù)。2、嚴(yán)格遵守《員工手冊》中的崗位紀(jì)律、儀容儀表，禮節(jié)禮貌的規(guī)定。3、按時(shí)上、下班，不遲到，不早退，不隨意曠工，做到有事提前請假，

上下班按時(shí)打卡。

4、對商務(wù)中心財(cái)、物、時(shí)間、空間等資源進(jìn)行管理。

5、傳達(dá)上級的指示，向上反映商務(wù)中心的情況，解決商務(wù)中心的實(shí)際問

題。

6、對每日、月、每年以及賓館重大接待工作的工作資料進(jìn)行打字、復(fù)印、

整理。

7、與有關(guān)單位及部門進(jìn)行聯(lián)系和溝通。

8、掌握客人對商務(wù)中心要求的變化，提供對未來市場信息，為管理層的

決策做參考。

9、檢查各種設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)行。10、起草有關(guān)文件和報(bào)告。

11、當(dāng)班出現(xiàn)的特殊情況向上級請示匯報(bào)。

12、熟悉每天的工作，對各種未完成的工作要了如指掌。13、負(fù)責(zé)對客的賬務(wù)，以及賓館各部門的相關(guān)賬務(wù)。14、接聽電話。

15、對設(shè)施設(shè)備故障進(jìn)行報(bào)維修。

16、負(fù)責(zé)客人，賓館的打字，復(fù)印，收發(fā)傳真、會(huì)議橫幅刻字等。17、檢查復(fù)印、通訊、打字設(shè)備是否處于良好的工作狀態(tài)，添加復(fù)印機(jī)紙

盤紙張，傳真機(jī)紙張等，整理各類的復(fù)印紙并存放備用。18、負(fù)責(zé)記錄進(jìn)出的傳真稿件并送到有關(guān)地方。19、核對、制作每月商務(wù)中心的營業(yè)記錄。20、負(fù)責(zé)工作場所的環(huán)境衛(wèi)生及設(shè)備衛(wèi)生。21、了解當(dāng)天會(huì)議接待方案，準(zhǔn)備好有關(guān)資料。

22、下班前檢查商務(wù)中心室內(nèi)所有設(shè)備機(jī)器是否完全切斷電源，門窗是否

已鎖好。商務(wù)中心接待的工作程序

1、開啟主電源開關(guān)。

2、打開所有使用的設(shè)備，（電腦、復(fù)印機(jī)等）。3、檢查上一班的預(yù)留工作。

4、檢查復(fù)印機(jī)紙盤里是否有復(fù)印紙、對準(zhǔn)相應(yīng)的復(fù)印尺寸標(biāo)記。5、選擇好復(fù)印倍率。

6、選擇裝有正確尺寸的復(fù)印紙的紙盒。7、確定圖像濃度等級。8、檢查傳真是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

9、檢查刻字電腦、長話電腦正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

10、整理當(dāng)天的會(huì)議接待方案、重要接待方案資料的準(zhǔn)備工作。11、整備當(dāng)天相關(guān)部門所需要的資料。

12、做好每天為賓客打字、復(fù)印、收發(fā)傳真的準(zhǔn)備。13、每月及時(shí)為財(cái)務(wù)部做好商務(wù)中心成本核算工作。14、做好當(dāng)班記錄、及交接班工作。

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工作流程與標(biāo)準(zhǔn)

一、接聽電話程序標(biāo)準(zhǔn)（1）必須在鈴響三聲內(nèi)接聽。（2）使用普通話報(bào)部門。（3）禮貌問候客人，如：您好商務(wù)中心。接聽電話（4）準(zhǔn)備好紙、筆，按需記錄時(shí)間、對象、事件。（5）接聽電話須在3分鐘內(nèi)進(jìn)行，禮貌用語，避免專業(yè)術(shù)語。（6）通話結(jié)束后，和客人說結(jié)束語，待對方掛機(jī)后再掛機(jī)。

二、收、發(fā)傳真程序標(biāo)準(zhǔn)（1）收到傳真后檢查傳真字跡是否清晰、傳真件是否齊全。（2）傳真上有房號的，按房號核對是否與客人姓名一致，如傳真上只標(biāo)明客人姓名的，根據(jù)姓名查詢房號、如果未查到客人的信息，則將該傳真記載后放入檔案柜。(3)收到傳真后,立即與客人聯(lián)系,客人在房間則立即通知客房服務(wù)員1、接收傳真送上房間;如客人不在房間,則寫留言待客人回房后再送上房間。（4）根據(jù)商務(wù)中心收傳真的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取客人費(fèi)用，如客人掛房帳，核對好姓名后通知前臺。（5）客人離開時(shí)應(yīng)起立、微笑、點(diǎn)頭向客人道別：“先生/女士/小姐，再見�！保�6）客人離開后，做好相關(guān)業(yè)務(wù)記錄。（1）熱情的迎接客人，當(dāng)客人走進(jìn)商務(wù)中心時(shí)，當(dāng)值員工應(yīng)目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”（2）當(dāng)接待員在忙碌時(shí)：a、接待員在接聽電話，應(yīng)注視客人并點(diǎn)頭微笑，示意客人在休息處等2、發(fā)送傳真候；b、接待員正在接待其他客人時(shí)，應(yīng)向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后�！保�3）與客人核對傳真內(nèi)容，仔細(xì)檢查傳真內(nèi)容是否清晰，并向客人復(fù)述傳真號碼、接收人姓名等，客人認(rèn)可后再發(fā)。（4）發(fā)送傳真時(shí)，按照客人填寫的傳真號碼發(fā)送傳真，發(fā)完傳真后，報(bào)告單上顯示未成功，則免費(fèi)為客人重新發(fā)送；如報(bào)告單上顯示發(fā)送成功，而對方卻未收到或不清晰，則告訴客人是對方傳真機(jī)的原因，再發(fā)送則要另外收費(fèi)。（4）結(jié)賬時(shí)根據(jù)商務(wù)中心傳真收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取客人的費(fèi)用，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后通知前臺。（5）客人離開時(shí)應(yīng)起立、微笑、點(diǎn)頭向客人道別：“先生/女士/小姐，再見�！保�6）客人離開后，做好相關(guān)業(yè)務(wù)記錄。

三、打印程序標(biāo)準(zhǔn)（1）熱情的迎接客人，當(dāng)客人走進(jìn)商務(wù)中心時(shí)，當(dāng)值員工應(yīng)目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士�！保�2）當(dāng)接待員在忙碌時(shí)：1、迎接客人a、接待員在接聽電話，應(yīng)注視客人并點(diǎn)頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時(shí)，應(yīng)向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后。”（1）了解客人打印需求，告訴相關(guān)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。（2）與客人核對需打印的稿件，禮貌的詢問客人房號、姓名，有無特殊要求，大致檢查稿件內(nèi)容，不明之處馬上提出并立刻糾正。2、文字處理（3）按要求打印稿件，完畢后根據(jù)原稿核對一次打印內(nèi)容，核對無誤后，根據(jù)客人要求核對好的稿件打印出來，裝訂好后交給客人。（4）打印完畢后，根據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)告知客人價(jià)格及問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后通知前臺簽字。（1）客人離開時(shí)應(yīng)起立、微笑、點(diǎn)頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見�！保�2）客人離開后，做好相關(guān)業(yè)務(wù)記錄。

四、復(fù)印

程序標(biāo)準(zhǔn)（1）熱情的迎接客人，當(dāng)客人走進(jìn)商務(wù)中心時(shí)，當(dāng)值員工應(yīng)目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士�！�1、迎接客人（2）當(dāng)接待員在忙碌時(shí)：a、接待員在接聽電話，應(yīng)注視客人并點(diǎn)頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時(shí)，應(yīng)向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后。”（1）檢查客人稿件是否清晰，并禮貌向客人示意相關(guān)費(fèi)用，征詢復(fù)印要求。（2）調(diào)試好機(jī)器，按客人要求復(fù)印稿件，先印一張征詢客人復(fù)印效果，2、復(fù)印同意后才全部復(fù)印。（3）將已復(fù)印好的復(fù)印稿件按原稿順序裝訂好后交全客人。（4）復(fù)印完畢后，根據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)告知客人價(jià)格及問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后請客人簽字。（1）客人離開時(shí)應(yīng)起立、微笑、點(diǎn)頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見�！保�2）客人離開后，做好相關(guān)業(yè)務(wù)記錄。

五、電話程序標(biāo)準(zhǔn)（1）熱情的迎接客人，當(dāng)客人走進(jìn)商務(wù)中心時(shí)，當(dāng)值員工應(yīng)目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士�！保�2）當(dāng)接待員在忙碌時(shí)：1、迎接客人a、接待員在接聽電話，應(yīng)注視客人并點(diǎn)頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時(shí)，應(yīng)向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后�！保�1）禮貌問詢客人電話撥向何地，并告訴客人每分鐘收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，為其2、使用話機(jī)介紹話機(jī)使用方法。（2）通話完畢后，問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后通知前臺。（1）客人離開時(shí)應(yīng)起立、微笑、點(diǎn)頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見。”（2）客人離開后，做好相關(guān)業(yè)務(wù)記錄。

六、掃描程序1、迎接客人標(biāo)準(zhǔn)（1）熱情的迎接客人，當(dāng)客人走進(jìn)商務(wù)中心時(shí)，當(dāng)值員工應(yīng)目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士�！保�2）當(dāng)接待員在忙碌時(shí)：a、接待員在接聽電話，應(yīng)注視客人并點(diǎn)頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時(shí)，應(yīng)向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后�！保�1）告知客人掃描的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，檢查客人的原稿件內(nèi)容字跡是否清晰，如不清晰要提前告訴客人相應(yīng)的掃描效果。2、掃描（2）與客人確認(rèn)要掃描的稿件的頁數(shù)。（3）打開掃描儀正確進(jìn)行掃描、存盤。（4）掃描完成后，根據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)告知客人價(jià)格及問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后請客人簽字。（1）客人離開時(shí)應(yīng)起立、微笑、點(diǎn)頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見�！保�2）客人離開后，做好相關(guān)業(yè)務(wù)記錄。

七、上網(wǎng)程序標(biāo)準(zhǔn)（1）熱情的迎接客人，當(dāng)客人走進(jìn)商務(wù)中心時(shí)，當(dāng)值員工應(yīng)目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士�！保�2）當(dāng)接待員在忙碌時(shí)：1、迎接客人a、接待員在接聽電話，應(yīng)注視客人并點(diǎn)頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時(shí)，應(yīng)向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后�！保�1）告知客人上網(wǎng)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。2、開通網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（2）為客人登錄并記錄上網(wǎng)起止時(shí)間。（3）客人使用完畢后，問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后請通知前臺。（1）客人離開時(shí)應(yīng)起立、微笑、點(diǎn)頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見�！保�2）客人離開后，做好相關(guān)業(yè)務(wù)記錄。

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