服裝外貿(mào)跟單員流程

1）每天處理客人的E-mail，包括自己有關(guān)訂單的任何疑問出電郵問客人；答客人的任何關(guān)于訂單的問題。收到客人的E-mail首先在電腦上看一遍，然后依次打印出來，有關(guān)批核的信息第一時間通知給工廠（用FAX，自己留有記錄），要復(fù)客人的（客人是歐美的，有時差）最好是下午4：00~5：30一次復(fù)回。因為有的問題是要問工廠或有關(guān)同事才能答給客人的。打印出物的電郵要按款號存檔。（存檔是一個最基本的一項工作，也是很重要的一項工作，此項工作也可由助理來做）

2）收到客人原辦和資料à拍照或畫圖à查客人資料是否齊全，包括：數(shù)量，尺碼分配，尺寸表，顏色，物料，包裝方法及物料并且要仔細(xì)看清客人原辦的制做工藝有無特別的加以記錄，以便能夠有重點的跟進(jìn)生產(chǎn)à整理好資料，開辦單給工廠報價及做初辦（一般報價要在兩日內(nèi)完成）。同時要做好一個進(jìn)度表，以便跟單員可以跟進(jìn)整個訂單的進(jìn)度。督促工廠能夠按時交貨。à收到工廠報價和公司的目標(biāo)價對比，如有相差須與工廠協(xié)商使價錢接近公司目標(biāo)價à制做價目表給公司老板批準(zhǔn)à老板批準(zhǔn)OK后，會有一個報價給客人à待客復(fù)價錢OK即可做以下的工作了。

3）追工廠的初辦，及物料批辦，都要一式三份，一份給客，一份自己存檔，一份預(yù)給工廠（將會寫上客人評語）à自己先核對是否正確，如不正確要退回工廠重做，如正確要寄給客人批。

4）客人有頭辦評語à寫在給工廠的頭辦上和物料批辦上給工廠à要求工廠按評語做生產(chǎn)前辦（或銷售辦或稱為大辦視客人要求）訂物料或重新做物料辦

5）在做辦期間，要做好生產(chǎn)制單及QCFILE（即QC查貨的文件）包括生產(chǎn)制單，色辦，大貨布辦，包裝資料及正確大貨物料卡。還要一件正確的PP辦。PP辦要有簽名蓋章及批準(zhǔn)日期及客人的一些評語。

6）PP辦工廠要做3件（1件寄客；1件自己存，到時要給QC做查貨用；1件將會給工廠），收到PP辦后仔細(xì)核對布料是否是正確大貨布，輔料是否正確齊全，尺寸是否滿足客人的尺寸表。給客人的PP辦要正確，不可有任何錯誤。如有代用物料必須注明（實際生產(chǎn)中經(jīng)常有鈕釘代用情況）。但盡量要求工廠能夠做到所有物料正確。掛好掛牌，就可以寄給客人。待客人批復(fù)OK即可通知工廠開裁生產(chǎn)了。（PP辦上必認(rèn)真寫上客人的評語）。7）安排QC查中期。工廠開裁2-3日要通知QC同事去看中期了。

8）追船頭辦，在走貨前7天內(nèi)，工廠必須提供船頭辦（數(shù)量按客人要求，一般都是齊色中間碼兩套，一套寄給客人，一套自己公司存。

9）走貨前8-10天內(nèi)工廠要提供大貨紙箱尺寸CBM及凈重毛重資料à要給船務(wù)的同事做好走貨安排。

10）走貨時要按QC同事的尾期查貨報告出給工廠發(fā)貨批準(zhǔn)書，雙方簽名確認(rèn)此批貨品無任何品質(zhì)問題，即可走貨。追工廠的裝箱單，和商業(yè)發(fā)票核對無誤后提供給船務(wù)部的同事。11）此訂單已結(jié)束。

實際生產(chǎn)中會有不同的問題出現(xiàn)，跟單員要第一知情，如果自己可以解決的就可以直接和工廠協(xié)商解決。但很多問題是不能自己一個人解決的，必須上報上司，甚至要同客人協(xié)商（比如推遲貨期等）。

跟單個性（急，準(zhǔn)，快，細(xì)心）幾個問題：

1）客人原辦--------即客人的原樣（OriginalSample)

2)開辦單做初辦------即提供資料（包括：尺碼，尺寸表，顏色，布料，物料，做工要求，洗水工藝要求，交樣辦日期.......等等詳細(xì)資料）的一個表格（簡稱辦單）；

初辦-------即CounterSample或FirstSample(此類樣板可以代用物料，有時也可代用布料，客人只是看做工及款式的）

3）物料批辦------即客人所給的物料資料，有時是彩圖，也有實物；有時則只有彩圖。所以要做物料樣板給客人批核。確認(rèn)OK后才可以生產(chǎn)大貨的。

一般來說跟單員必須有一定的服裝技術(shù)水平，了解款式的工藝要求和流程，能及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，有良好的心態(tài)。并且跟單員要熟悉以下的工作要求。

一，工廠評估

一般情況下，發(fā)單到新工廠之前都要對生產(chǎn)工廠的設(shè)備，技術(shù)能力，生產(chǎn)力量進(jìn)行一次評估，是我們考慮和衡量工廠生產(chǎn)技術(shù)，生產(chǎn)質(zhì)量和能力的首要依據(jù)，對跟單人員來說必須提供準(zhǔn)確可*信息。二，款式工藝

首先要讀懂每個新款的結(jié)構(gòu)，各部位的外觀要求，工藝，特點，要清楚哪里是整個款式的關(guān)鍵部位，容易出現(xiàn)哪些問題，如何避免，如何達(dá)到效果，這類問題在生產(chǎn)過程中要重點監(jiān)督。要清楚整個款式的工藝流程，并且要按照正確的樣衣制作。三，規(guī)格尺寸

在接手到新款時必須整理出完整的工藝規(guī)格資料，一般客人先根據(jù)此規(guī)格資料要求報價，并制作首期樣品；然后待確認(rèn)樣品后工廠根據(jù)更改意見進(jìn)行工藝尺寸的調(diào)整，再制作正確的批版樣，以便我們判斷工廠對款式的了解程度；生產(chǎn)工廠在大貨生產(chǎn)前必須制作正確的產(chǎn)前樣，由跟單全面確認(rèn)此樣品的工藝，尺寸，主輔料的正確性。四，主輔料跟蹤

1，要清楚主輔料的成分，顏色，正反面及使用方法，建立一套正確的色卡資料，以便生產(chǎn)中進(jìn)行對比。

2，能核算主輔料的單耗（用量），對主料的排版要求要比較清楚，對主料的規(guī)格（幅寬），斷長，版面件數(shù)

尺碼配比要有正確的數(shù)據(jù)。

3，在生產(chǎn)前一周要確定所有主輔料的到位情況，如果出現(xiàn)不能按期到位就必須作出及時的追蹤或生產(chǎn)調(diào)整。五，面料的顏色布疵及成分

1，在大貨面料到位的同時，必須核對面料顏色是否與原樣布一致；是否有段差，邊差等現(xiàn)象；是否有落色現(xiàn)象。在生產(chǎn)過程中經(jīng)常會出現(xiàn)色差現(xiàn)象，這種現(xiàn)象對成品的外觀質(zhì)量影響很大，因此要從裁剪到生產(chǎn)嚴(yán)格把好按包號和編號操作這個關(guān)口。

2，布疵也是影響外觀質(zhì)量的重要因素，面料開裁前要進(jìn)行驗布，對不合格的面料要通知面料工廠和生產(chǎn)工廠，進(jìn)行索賠或裁剪控制。面料的外觀結(jié)構(gòu)是否與原樣布一致。3，對面料的成分確定可通過摸，洗，揉，燒，嗅，看等簡單的方法進(jìn)行直觀的判斷，這只是對成分的大概范圍的判斷，不能確定具體的含量比例。六，驗貨

按照正確的尺寸，工藝要求及樣衣進(jìn)行新款上線的質(zhì)量檢查，在此期間必須了解每個工序的要求及標(biāo)準(zhǔn)，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，作好首期檢品報告的記錄，并且及時通知工廠。如果發(fā)現(xiàn)有嚴(yán)重的問題必須停止此工序進(jìn)行調(diào)整。對生產(chǎn)質(zhì)量的檢查必須每日進(jìn)行。在生產(chǎn)進(jìn)行到中期必須作中期檢品報告的記錄，出貨前要進(jìn)行抽箱檢品的報告，所有檢品報告均一式三份（工廠，公司和自留）。

在驗貨的過程中如果向工廠反饋檢品意見必須加蓋公司統(tǒng)一制定的檢品專用章。以加強(qiáng)對工廠生產(chǎn)質(zhì)量有力七，數(shù)量的控制

首先要得到一套正確的搭配數(shù)量表，以便控制裁剪生產(chǎn)過程中的具體數(shù)量。也要在生產(chǎn)前核算出主料的總量是否滿足交貨的數(shù)量，及時地作出調(diào)整。在開裁的過程中把裁剪的損耗盡量控制在2%的范圍內(nèi)。要建立正確的裁剪數(shù)字，主料耗量等統(tǒng)計表。其次對生產(chǎn)過程中每日的生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)實數(shù)作統(tǒng)計以便控制交貨進(jìn)度。八，交貨期

在交貨期已確定的情況下，與工廠聯(lián)系生產(chǎn)計劃及每日進(jìn)度安排，建立正確可*的生產(chǎn)進(jìn)度表，包括后道的包裝進(jìn)度，在交貨前一周必須確定工廠是否按期完成的判斷。九，表格管理

1，工藝尺寸表由公司提供，以便檢品時有正確的依據(jù)。2，主輔料色卡自制或公司和工廠提供。3，交貨配比數(shù)或裁剪數(shù)由公司或工廠提供。

4，驗貨報告單由公司提供對工廠的生產(chǎn)質(zhì)量進(jìn)行檢驗。5，訂單計劃表由公司提供對近期的計劃進(jìn)行管理。6，生產(chǎn)計劃表由公司提供或自制，對生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行控制。

7，裝箱單由公司提供（或根據(jù)工廠的實際生產(chǎn)情況制定），對工廠的裝箱數(shù)字進(jìn)行控制。

8，出貨匯總表自制或公司提供，對已出貨的款式進(jìn)行管理。十，溝通能力

跟單員要有良好的溝通能力和調(diào)解能力，對工廠提出各種建議都要有合適的方法，杜絕產(chǎn)生沖突。能自我調(diào)整好心態(tài)。每天要進(jìn)行自我工作總結(jié)，主動向公司反映工作進(jìn)度

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服裝外貿(mào)跟單流程

做貿(mào)易跟單，一般程序如下：接受客戶指示單，分析產(chǎn)品來料，采購來料，制作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生產(chǎn)工藝適合客戶的產(chǎn)品要求，緊抓生產(chǎn)進(jìn)度滿足交貨日期），發(fā)樣品給客戶認(rèn)可，大貨投產(chǎn)。制作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的，要做好心理準(zhǔn)

一、工藝單

1.先對工藝單進(jìn)行文字處理，翻譯成中文。

2.參照和對照往年的工藝單進(jìn)行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作要求處理。

3.對著工藝單進(jìn)行逐項檢查：

（1）首先是主料，如面料的品種、紗支、結(jié)構(gòu)、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；（2）輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風(fēng)眼、花邊、松緊帶、梭織布（應(yīng)注意是否需要染色）、橫機(jī)羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。

4.對照工藝單認(rèn)真研究印、繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關(guān)HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細(xì)的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權(quán)利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態(tài)，自己要主動去創(chuàng)新設(shè)計一些東西。在這點上，應(yīng)盡快適應(yīng)客戶的這種要求）。

二、核價

認(rèn)真研究完工藝單后，安排進(jìn)行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認(rèn)真，經(jīng)過誰手該把關(guān)的沒把好關(guān)的要負(fù)首要責(zé)任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后核價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，印、繡花價格最好也有價格一覽表。

1.核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度，主要是與染整廠溝通，落實確定后，明確面料有關(guān)資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。

2.工藝室人員進(jìn)行有關(guān)工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進(jìn)一步落實好，以免大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價格上的差異）進(jìn)行詳細(xì)解說，問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。

3.生產(chǎn)車間對照工藝單，進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計算，由于車間是參照工藝單進(jìn)行計算，好多內(nèi)容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對于工藝單上或是客戶特別指示的，要一并詳細(xì)告知(最好是書面)生產(chǎn)部門，以便盡可能核算準(zhǔn)確。

4.匯總資料，核算價格。由于核價員習(xí)慣于按照自己知道的資料進(jìn)行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示并做相關(guān)提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價格等。所有這一切,都必須詳細(xì)準(zhǔn)確的寫到核價資料或者是工藝單里，以便以后備查。5.報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明確的，報價時要注明所列輔料及印、繡花的價格，如百家好事訂單經(jīng)常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標(biāo)注，跟單員要負(fù)主要責(zé)任；所有擔(dān)當(dāng)學(xué)會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經(jīng)手的資料要做到心中有數(shù)；有特殊要求的，一定要告訴核價員）。

三、備樣

一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣（原則上先談價格，后打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費(fèi)）。備樣時主要注意（備樣時關(guān)鍵在于保證交期及質(zhì)量，因此我們經(jīng)手的資料務(wù)必要準(zhǔn)確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認(rèn)，避免重復(fù)返工）：

（一）樣品

1.款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當(dāng)有配色時，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.確認(rèn)樣：作為確認(rèn)樣，客戶看重的是,顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料一定要好。因為一般來說，確認(rèn)樣是給設(shè)計師看的，所以一定是好的和準(zhǔn)確的，符合設(shè)計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說前功盡棄，一切都是白費(fèi)。

3.產(chǎn)前樣：一般來說是在大貨面料出來以后，為了保證大貨的準(zhǔn)確性，,在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對大伙的檢驗。為了生產(chǎn)的方便，要求產(chǎn)前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現(xiàn)生產(chǎn)損失,安排起來一定要快。對于HTP訂單，大貨下來后，再安排做大貨產(chǎn)前樣，待產(chǎn)前樣確認(rèn)后，進(jìn)行大貨生產(chǎn)。HTP訂單不要求打印、繡花樣。

4.廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單確定后，大貨出貨前，客戶用來擴(kuò)大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。5.齊色樣：此項要求的客戶比較少,可以靈活掌握。對于HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達(dá)后，安排做銷售樣，而且對于不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發(fā)走后，安排核價、報價，然后等客戶確認(rèn)意見。

6.水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。

7.船樣：大多數(shù)客戶船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費(fèi)的船樣未并入大貨，跟單員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。

（二）色樣

1.色樣，制作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自已必須留存一份，以免以后的生產(chǎn)過程中，對大貨的顏色進(jìn)行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認(rèn)。

2.紗樣。

3.布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與客戶溝通直接進(jìn)行大貨生產(chǎn)，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認(rèn)。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號，便于采供部門購紗。

（三）印、繡花樣

首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準(zhǔn)確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認(rèn)周期(印、繡花打確認(rèn)樣時間：原則上從業(yè)務(wù)員將印、繡花資料轉(zhuǎn)交外協(xié)員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員，外協(xié)員要注意打確認(rèn)樣布料的顏色一定要正確，確認(rèn)樣原則上要檢驗合格后才能出廠，對確認(rèn)樣跟單員也要進(jìn)行檢查，由跟單員將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)，客戶確認(rèn)后的確認(rèn)樣要及時轉(zhuǎn)生產(chǎn)廠，并做好交接記錄)。外協(xié)員要對以前及以后外加工的印、繡花價格等資料進(jìn)行匯總，便于以后出現(xiàn)同類加工業(yè)務(wù)時方便查詢。

（四）輔料

由于我們的輔料開發(fā)有一定局限性，因此安排輔料時一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網(wǎng)絡(luò)查詢，重點是快��！光客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協(xié)商處理意見。輔料管理員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進(jìn)行匯總，便于以后出現(xiàn)同類輔料時方便查詢。對于HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達(dá)不到輔料廠的起訂量，工廠不愿意做，本著客戶一般確認(rèn)銷售樣上的輔料的作風(fēng)，因此，應(yīng)在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質(zhì)量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以后再遇到此類輔料時能有據(jù)可查。輔料打確認(rèn)樣時間：原則上從業(yè)務(wù)員將打輔料確認(rèn)樣的資料轉(zhuǎn)交輔料管理員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)。

四、合同的執(zhí)行

在征得客戶同意或簽定合同并確認(rèn)客戶已執(zhí)行合同后（如開L/C、電匯、預(yù)付款等），以L/C結(jié)算的，要盡快催信用證，以預(yù)付款結(jié)算的，款要及時催，以電匯結(jié)算的，風(fēng)險較大，通常適用于老客戶。下達(dá)生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達(dá)后落實相關(guān)部門在合理的時間內(nèi)接收到了正確的指令，并已開始執(zhí)行。向生產(chǎn)廠要生產(chǎn)計劃，監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進(jìn)行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關(guān)部門和客戶進(jìn)行溝通和調(diào)解，做出最合理的生產(chǎn)計劃。

五、確認(rèn)

在合同簽定后，對于擔(dān)當(dāng)來說，確認(rèn)工作是最重要的。在安排確認(rèn)時，要掌握以下幾條原則：a)首先排列生產(chǎn)計劃，盤查確認(rèn)點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產(chǎn)安期順利開始。

b)監(jiān)督和督促生產(chǎn)計劃，確認(rèn)所有保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的有關(guān)指示，書面或?qū)嵨镆呀淮�到有關(guān)部門的責(zé)任人心中，并已得到認(rèn)真執(zhí)行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認(rèn)意見或修改意見要及時傳達(dá)，對生產(chǎn)中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行監(jiān)督、反饋，對于生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題要及時和客戶進(jìn)行溝通和處理。

c)核對所有來物，與客戶確認(rèn)意見相符一致。

d)要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數(shù)量，如出現(xiàn)變更，要在第一時間內(nèi)通知生產(chǎn)部門，減少不必要的損失。

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