外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程

外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax,Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALESCONTRACT）和購貨合同（PURCHASECONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALESCONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASECONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。

還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

4．接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

（3）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。（4）單價，總額的審查：

1、客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查：出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：

FOB船上交貨價（指裝運港的價格條件），C&F（FreightorCarriagePaidto…..）運費付至指定目地的交貨，CIF成本+保險費+運費（指目的港）價格。常用的FOBCFRCIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價：

CFR價=FOB價+運費

FOB價+運費

CIF價=--------------------------------1-保險費率X投保加成

（2）CFR價格換算為其它價：

FOB價=CFR價運費CFR價

CIF價=---------------------------------1保險費率X投保加成

（3）CIF價格換算為其它價：

FOB價=CIF價X（1投保加成X保險費率）-運費CFR價=CIF價X（1投保加成X保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短�？梢允�2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費用。

關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1．寄目錄，樣本：2．準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：

A：有完整的產(chǎn)品資料，主動進(jìn)行宣傳。B：新品的成本，價格要進(jìn)行核算。C：新品的制作要留有實樣。D：客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：

1.單價條款要明確（FOB,CFR,CIF）2.交期要明確

3.付款條件要明確（LC,TT）

四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿(mào)易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。

首先：出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A．貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’2930立方/17.5噸40’5861立方/22.5噸40’H6871立方/27.5噸

B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4).制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。

五．進(jìn)口貨物跟單的基本程序：

（1）就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。

一．采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價）

二．物料采購跟單的原因：以下原因造成我們要對物料進(jìn)行跟催：

1、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。

2、企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。

3、溝通方面的原因：信息交換不及時。

三.物料采購跟單流程：

1、制作訂購單:跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說明書，發(fā)出訂購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，價格。交期等要求表達(dá)清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。

2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進(jìn)行物料檢驗，處理檢驗問題。

4、物料進(jìn)倉：協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。

四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達(dá)所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。

1．催單的方法：

（1）按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時間進(jìn)行跟催。

（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。

生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。

一．生產(chǎn)過程跟單的基本要求：

1、按時交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。2、按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。

二．生產(chǎn)過程跟單的流程：1、下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生產(chǎn)能力。生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？

3、制定生產(chǎn)計劃：生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

（1）生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：（2）生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序

（3）生產(chǎn)進(jìn)度控制重點：實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。

（4）跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔(dān)。

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外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程

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外貿(mào)跟單員定義:外貿(mào)跟單員是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員。外貿(mào)跟單員按業(yè)務(wù)進(jìn)程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類：①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；②中程跟單是指“跟”到裝船清關(guān)為止；③全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。跟單員按業(yè)務(wù)性質(zhì)分又可分為外貿(mào)跟單和訂單跟單（生產(chǎn)跟單）。

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax,Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALESCONTRACT）和購貨合同（PURCHASECONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALESCONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASECONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。

還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

4．接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

（3）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。（4）單價，總額的審查：

1、客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查：出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：

FOB船上交貨價（指裝運港的價格條件），C&F（FreightorCarriagePaidto…..）運費付至指定目地的交貨，CIF成本+保險費+運費（指目的港）價格。常用的FOBCFRCIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價：

CFR價=FOB價+運費

FOB價+運費

CIF價=--------------------------------1-保險費率X投保加成實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

（2）CFR價格換算為其它價：

FOB價=CFR價運費CFR價

CIF價=---------------------------------1保險費率X投保加成

（3）CIF價格換算為其它價：

FOB價=CIF價X（1投保加成X保險費率）-運費CFR價=CIF價X（1投保加成X保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短�？梢允�2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費用。

關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1．寄目錄，樣本：2．準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

A：有完整的產(chǎn)品資料，主動進(jìn)行宣傳。B：新品的成本，價格要進(jìn)行核算。C：新品的制作要留有實樣。D：客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：

1.單價條款要明確（FOB,CFR,CIF）2.交期要明確

3.付款條件要明確（LC,TT）

四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿(mào)易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。

首先：出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A．貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’2930立方/17.5噸40’5861立方/22.5噸40’H6871立方/27.5噸

B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4).制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。

五．進(jìn)口貨物跟單的基本程序：

（1）就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。

一．采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價）

二．物料采購跟單的原因：以下原因造成我們要對物料進(jìn)行跟催：

1、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。

2、企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。

3、溝通方面的原因：信息交換不及時。

三.物料采購跟單流程：

1、制作訂購單:跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說明書，發(fā)出訂購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，價格。交期等要求表達(dá)清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進(jìn)行物料檢驗，處理檢驗問題。

4、物料進(jìn)倉：協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。

四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達(dá)所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。

1．催單的方法：

（1）按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時間進(jìn)行跟催。

（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。

生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。

一．生產(chǎn)過程跟單的基本要求：

1、按時交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。2、按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。

二．生產(chǎn)過程跟單的流程：

1、下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生產(chǎn)能力。生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？

3、制定生產(chǎn)計劃：生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

（1）生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：（2）生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序

（3）生產(chǎn)進(jìn)度控制重點：實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。

（4）跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔(dān)。

外貿(mào)跟單員業(yè)務(wù)流程指南

201*/4/14來源：諸葛八戒商機(jī)網(wǎng)

關(guān)于外貿(mào)跟員業(yè)務(wù)流程，給大家提出以下幾點建議

在外貿(mào)跟員業(yè)務(wù)流程，需要給大家提出以下幾點建議：一、外貿(mào)跟單員業(yè)務(wù)流程中需要“認(rèn)真”的態(tài)度

1.明確“認(rèn)真”的必要性。在跟進(jìn)客戶中尤其要做到認(rèn)真。及時認(rèn)真地跟進(jìn)客戶，不要無謂地喪失公司花費大量廣告費才引來的客戶。

2.全面熟悉公司產(chǎn)品，報價，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗貨，出貨流程。了解自己的行業(yè)，公司和產(chǎn)品。這是為客戶提供專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。3.制定工作計劃。確保完成最重要和最緊急的工作。

4.在所有日常與客戶溝通中使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名。做到專業(yè)，正式。5.保證溝通的雙向性。在收到客戶信函時第一時間進(jìn)行回復(fù)。不能給予明確回復(fù)時，發(fā)送“信函收到”的確認(rèn)函并確認(rèn)可以為客戶提供明確回復(fù)的時間。

6.確保樣品溝通環(huán)節(jié)的高效率。盡量保證樣品能讓客戶一次性滿意，加快訂單時間和減少公司樣品制作費用。對產(chǎn)品的充分了解會幫助你提供讓客戶更滿意的服務(wù)。樣品完成后，業(yè)務(wù)人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。

7.慎重承諾，言出必行。當(dāng)出現(xiàn)不確定因素時，向直屬上級征求建議后再確認(rèn)給客戶，以保證每一個承諾的實現(xiàn)。并與上級溝通處理結(jié)果的原因。8.了解訂單生產(chǎn)排程，定期對訂單產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。

9.遇到問題不分“你我”。把客戶的問題當(dāng)成我們自己的問題，不要畏懼麻煩。實踐告訴我們最麻煩的客戶會是最忠誠的客戶。

認(rèn)真在外貿(mào)跟單中是不可缺失的一個因素。外貿(mào)跟單是體系嚴(yán)密的流程，如果其中任何一個環(huán)節(jié)因為粗心大意出現(xiàn)差錯，那么整個外貿(mào)跟單流程就得再走一遍，讓工作效率大打折扣。實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

二、外貿(mào)跟單員業(yè)務(wù)流程的服務(wù)“多一步”，客戶更滿意

1.宣傳公司網(wǎng)站，充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶通過網(wǎng)站來了解公司，會節(jié)省很多時間。2.做到主動定期與不定期與客戶保持聯(lián)系，主動提供快遞單號，主動提供樣品產(chǎn)品圖片，主動索取及確認(rèn)外箱嘜頭，主動提供訂單生產(chǎn)進(jìn)度，主動約定驗貨時間，主動提供驗貨報告，用你的積極性來贏得客戶。

3.注重信息的反饋。將客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司將來規(guī)劃的借鑒。這將會為公司帶來整體利益，也更有利于維護(hù)老客戶，開發(fā)新客戶。

4.重視團(tuán)隊成員，互助合作。完成自身職責(zé)范圍內(nèi)工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。組成互愛互助的業(yè)務(wù)團(tuán)隊。在公司這個大的團(tuán)體中，個人力量不可能改變公司的狀況，團(tuán)隊力量才是無限的。5.以細(xì)節(jié)論英雄

這個產(chǎn)品只有您的企業(yè)可以生產(chǎn)嗎？這個產(chǎn)品您提供給客戶的質(zhì)量和價格只有您企業(yè)可以做到嗎？競爭無處不在。但每個企業(yè)在產(chǎn)品和服務(wù)上的優(yōu)勢是不同的，處理問題的方式也是不同的。注重細(xì)節(jié)才能使企業(yè)更穩(wěn)定的發(fā)展

商務(wù)談判準(zhǔn)備工作五要素

201*/3/7來源：諸葛八戒商機(jī)網(wǎng)

商務(wù)談判時企業(yè)對外營銷的重要手段,做好充足的準(zhǔn)備工作對于在談判進(jìn)程中掌握主動是至關(guān)重要的伴隨經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)業(yè)務(wù)量持續(xù)增長，商務(wù)談判在企業(yè)發(fā)展中顯得愈加重要。商務(wù)雙方都希望通過談判達(dá)到雙贏同時為自己爭取到最大的利益。那么如何在商務(wù)談判中占居主導(dǎo)地位，左右談判的整體局勢？做好談判前的準(zhǔn)備工作就成為成功的第一步。

要素一.收集資料和信息，做到知己知彼

在談判準(zhǔn)備過程中，談判者要在對自身情況作全面分析的同時，設(shè)法全面了解談判對手的情況。需要收集信息的內(nèi)容包括：1).收集“標(biāo)的”信息

●相關(guān)的商業(yè)行情：商品價格、市場及銷售狀況、產(chǎn)品質(zhì)量及相關(guān)交易信息；●對方的經(jīng)營情況：經(jīng)營、生產(chǎn)、人事、銷售、財務(wù)等情況；

●對方談判的策略：了解對方的談判目的、真正的需要以及對方可能采取的策略等。2).收集對方信息

●對方的背景、實力、規(guī)模、歷史、榮譽等客觀信息；●對方有關(guān)談判的目標(biāo)、需求、利益等主觀信息；

●對方的談判風(fēng)格、談判實力、對談判的重視程度等策略信息；

●對方人員的權(quán)限、策略，職位、性別、年齡、家庭、嗜好、個性、經(jīng)歷等實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

3).收集政策、時事導(dǎo)向、國家、地方的各種政策、法律、法規(guī)。

要素二.選擇人員并做合理安排，確定談判班組

商務(wù)談判從某種程度上講是談判雙方人員實力的較量。談判的成效如何，往往取決于談判人員的學(xué)識、能力和心理素質(zhì)。一名合格的商務(wù)談判者，除了具備豐富的知識和熟練的技能外，還應(yīng)具備自信心、果斷力、富于冒險精神等心理狀態(tài)，只有這樣才能正視挫折與失敗。而商務(wù)談判又常常是一場群體間的交鋒，單憑談判者個人的豐富知識和熟練技能，并不一定就能達(dá)到圓滿的結(jié)局，應(yīng)選擇合適的人選組成談判班子。成員各自的知識結(jié)構(gòu)要具有互補性，從而在解決各種專業(yè)問題時能駕輕就熟，并有助于提高談判效率，在一定程度上減輕了主談人員的壓力。

要素三確定目標(biāo)及可讓步的尺度

談判目標(biāo)是對談判所要達(dá)到結(jié)果的設(shè)定，是指導(dǎo)談判的核心。分析企業(yè)的內(nèi)部條件和外部環(huán)境，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)提出明確的談判目標(biāo)：例如商品貿(mào)易談判的談判目標(biāo)，應(yīng)該包括品質(zhì)目標(biāo)、數(shù)量目標(biāo)、價格目標(biāo)、支付方式目標(biāo)、保證期目標(biāo)、交貨期目標(biāo)、商品檢驗?zāi)繕?biāo)等。

談判目標(biāo)是一種體系：最低目標(biāo)（基本目標(biāo)）、可接受的目標(biāo)（爭取目標(biāo)）、最高目標(biāo)（期望目標(biāo)）。按其重要性，確定談判雙方各自的目標(biāo)的優(yōu)先順序。

要素四確定談判策略

不同的談判有各自的特點，因此應(yīng)制定談判的策略和戰(zhàn)術(shù)。

1)選擇戰(zhàn)略：我方最看重的是本次談判的結(jié)果還是雙方的長遠(yuǎn)關(guān)系。

2)判斷我方談判地位：根據(jù)影響談判的各種因素，分析我方的談判地位，處于優(yōu)勢、劣勢、還是均勢。3)準(zhǔn)備替代方案：

談判中，雙方可能都對對方提出的方案不予接受，談判處于僵局狀態(tài)。一方提出新的替代方案，�？梢源蚱七@種僵局，并最終達(dá)成協(xié)議。所以，事先要準(zhǔn)備好替代方案。這項準(zhǔn)備，能防止你接受不利的條件，也能防止你拒絕對你有利的條件。沒有替代方案，就沒有選擇的余地；替代方案越好，選擇的機(jī)會越充分，取勝的概率就越大。4)做好心理準(zhǔn)備

●在談判中遇到強硬對手的心理準(zhǔn)備。●“馬拉松”式談判的心理準(zhǔn)備�！裾勁衅屏训男睦頊�(zhǔn)備。要素五確定議題

●先把與本談判有關(guān)的所有問題羅列出來，盡可能不遺漏�！裨俑鶕�(jù)對本方利益是否有利的標(biāo)準(zhǔn)，將所列出的問題進(jìn)行分類。

●盡可能將對本方有利和對本方危害不大的問題列入談判的議題，而將對本方不利或危害大的問題排除在談判的議題之外。

如果是較復(fù)雜的多人參加的談判，還應(yīng)該制定談判計劃書，讓談判人員在談判前預(yù)先對談判目標(biāo)具體內(nèi)容和步驟所作的安排，作為談判者行動的指針和方向。實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

外貿(mào)跟單員工作流程

發(fā)布時間：201*-1-219:47:18來源：國際大蒜貿(mào)易網(wǎng)

外貿(mào)跟單員，指的是在國際貿(mào)易過程中，根據(jù)已簽署的商務(wù)合約中有關(guān)出口商品的相關(guān)要求，代表公司選擇生產(chǎn)加工企業(yè)，指導(dǎo)、監(jiān)督其完成生產(chǎn)進(jìn)度以確保合同如期完成的人員。

外貿(mào)跟單流程

1.當(dāng)業(yè)務(wù)員和客戶在網(wǎng)上進(jìn)行溝通，確定初步意向后�？蛻敉ㄟ^快遞把樣品和加工的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)傳過來。此時，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經(jīng)過業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單(打樣單要復(fù)印一份，正本留自己保存)。給打樣室，打樣。

2.樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意即使向快遞詢問UPS號。3.客戶確認(rèn)樣品并將樣品寄回，同時下單。

4.根據(jù)回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。

5.之后將合同傳給財務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復(fù)印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復(fù)印5份，傳財務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著。

6.將合同復(fù)印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務(wù)負(fù)責(zé)人。7.即使反映工廠在生產(chǎn)過程中的問題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶溝通達(dá)成協(xié)議后，將結(jié)果通過工作聯(lián)系單將變更要求傳達(dá)到生產(chǎn)車間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達(dá)。實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

8.快出貨時，聯(lián)系貨代。做報關(guān)單據(jù)。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問題，導(dǎo)致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

9.若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進(jìn)倉單或相關(guān)單據(jù)交給出貨部門。并將出貨通知單復(fù)印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。

10.即使做好議付單據(jù)連同貨代送來的提單進(jìn)行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務(wù)部到銀行進(jìn)行相關(guān)事項。

11.到核銷單等相關(guān)單據(jù)回來后，將單據(jù)交由財務(wù)部進(jìn)行結(jié)匯，辦理核銷退稅手續(xù)。

外貿(mào)跟單員的工作流程？

1）每天處理客人的E-mail，包括自己有關(guān)訂單的任何疑問出電郵問客人；答客人的任何關(guān)于訂單的問題。收到客人的E-mail首先在電腦上看一遍，然后依次打印出來，有關(guān)批核的信息第一時間通知給工廠（用FAX，自己留有記錄），要復(fù)客人的（客人是歐美的，有時差）最好是下午4：00~5：30一次復(fù)回。因為有的問題是要問工廠或有關(guān)同事才能答給客人的。打印出物的電郵要按款號存檔。（存檔是一個最基本的一項工作，也是很重要的一項工作，此項工作也可由助理來做）

2）收到客人原辦和資料à拍照或畫圖à查客人資料是否齊全，包括：數(shù)量，尺碼分配，尺寸表，顏色，物料，包裝方法及物料并且要仔細(xì)看清客人原辦的制做工藝有無特別的加以記錄，以便能夠有重點的跟進(jìn)生產(chǎn)à整理好資料，開辦單給工廠報價及做初辦（一般報價要在兩日內(nèi)完成）。同時要做好一個進(jìn)度表，以便跟單員可以跟進(jìn)整個訂單的進(jìn)度。督促工廠能夠按時交貨。à收到工廠報價和公司的目標(biāo)價對比，如有相差須與工廠協(xié)商使價錢接近公司目標(biāo)價à制做價目表給公司老板批準(zhǔn)à老板批準(zhǔn)OK后，會有一個報價給客人à待客復(fù)價錢OK即可做以下的工作了。

3）追工廠的初辦，及物料批辦，都要一式三份，一份給客，一份自己存檔，一份預(yù)給工廠（將會寫上客人評語）à自己先核對是否正確，如不正確要退回工廠重做，如正確要寄給客人批。

4）客人有頭辦評語à寫在給工廠的頭辦上和物料批辦上給工廠à要求工廠按評語做生產(chǎn)前辦（或銷售辦或稱為大辦視客人要求）訂物料或重新做物料辦5）在做辦期間，要做好生產(chǎn)制單及QCFILE（即QC查貨的文件）包括生產(chǎn)制單，色辦，大貨布辦，包裝資料及正確大貨物料卡。還要一件正確的PP辦。PP辦要有簽名蓋章及批準(zhǔn)日期及客人的一些評語。

6）PP辦工廠要做3件（1件寄客；1件自己存，到時要給QC做查貨用；1件將會給工廠），收到PP辦后仔細(xì)核對布料是否是正確大貨布，輔料是否正確齊全，尺寸是否滿足客人的尺寸表。給客人的PP辦要正確，不可有任何錯誤。如有代用物料必須注明（實際生產(chǎn)中經(jīng)常有鈕釘代用情況）。但盡量要求工廠能夠做到所有物料正確。掛好掛實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

牌，就可以寄給客人。待客人批復(fù)OK即可通知工廠開裁生產(chǎn)了。（PP辦上必認(rèn)真寫上客人的評語）。

7）安排QC查中期。工廠開裁2-3日要通知QC同事去看中期了。8）追船頭辦，在走貨前7天內(nèi)，工廠必須提供船頭辦（數(shù)量按客人要求，一般都是齊色中間碼兩套，一套寄給客人，一套自己公司存。

9）走貨前8-10天內(nèi)工廠要提供大貨紙箱尺寸CBM及凈重毛重資料à要給船務(wù)的同事做好走貨安排。

10）走貨時要按QC同事的尾期查貨報告出給工廠發(fā)貨批準(zhǔn)書，雙方簽名確認(rèn)此批貨品無任何品質(zhì)問題，即可走貨。追工廠的裝箱單，和商業(yè)發(fā)票核對無誤后提供給船務(wù)部的同事。

11）此訂單已結(jié)束。

實際生產(chǎn)中會有不同的問題出現(xiàn)，跟單員要第一知情，如果自己可以解決的就可以直接和工廠協(xié)商解決。但很多問題是不能自己一個人解決的，必須上報上司，甚至要同客人協(xié)商（比如推遲貨期等）。

跟單個性（急，準(zhǔn)，快，細(xì)心）幾個問題

1）客人原辦--------即客人的原樣（OriginalSample)

2)開辦單做初辦------即提供資料（包括：尺碼，尺寸表，顏色，布料，物料，做工要求，洗水工藝要求，交樣辦日期.......等等詳細(xì)資料）的一個表格（簡稱辦單）；

初辦-------即CounterSample或FirstSample(此類樣板可以代用物料，有時也可代用布料，客人只是看做工及款式的）

3）物料批辦------即客人所給的物料資料，有時是彩圖，也有實物；有時則只有彩圖。所以要做物料樣板給客人批核。確認(rèn)OK后才可以生產(chǎn)大貨的。

一般來說跟單員必須有一定的服裝技術(shù)水平，了解款式的工藝要求和流程，能及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，有良好的心態(tài)。并且跟單員要熟悉以下的工作要求。

外貿(mào)跟單員工作總結(jié)一，工廠評估

一般情況下，發(fā)單到新工廠之前都要對生產(chǎn)工廠的設(shè)備，技術(shù)能力，生產(chǎn)力量進(jìn)行一次評估，是我們考慮和衡量工廠生產(chǎn)技術(shù)，生產(chǎn)質(zhì)量和能力的首要依據(jù)，對跟單人員來說必須提供準(zhǔn)確可*信息。二，款式工藝

首先要讀懂每個新款的結(jié)構(gòu)，各部位的外觀要求，工藝，特點，要清楚哪里是整個款式的關(guān)鍵部位，容易出現(xiàn)哪些問題，如何避免，如何達(dá)到效果，這類問題在生產(chǎn)過程中要重點監(jiān)督。要清楚整個款式的工藝流程，并且要按照正確的樣衣制作。三，規(guī)格尺寸

在接手到新款時必須整理出完整的工藝規(guī)格資料，一般客人先根據(jù)此規(guī)格資料要求報價，并制作首期樣品；然后待確認(rèn)樣品后工廠根據(jù)更改意見進(jìn)行工藝尺寸的調(diào)整，再制作正確的批實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

版樣，以便我們判斷工廠對款式的了解程度；生產(chǎn)工廠在大貨生產(chǎn)前必須制作正確的產(chǎn)前樣，由跟單全面確認(rèn)此樣品的工藝，尺寸，主輔料的正確性。四，主輔料跟蹤

1，要清楚主輔料的成分，顏色，正反面及使用方法，建立一套正確的色卡資料，以便生產(chǎn)中進(jìn)行對比。

2，能核算主輔料的單耗（用量），對主料的排版要求要比較清楚，對主料的規(guī)格（幅寬），斷長，版面件數(shù)尺碼配比要有正確的數(shù)據(jù)。

3，在生產(chǎn)前一周要確定所有主輔料的到位情況，如果出現(xiàn)不能按期到位就必須作出及時的追蹤或生產(chǎn)調(diào)整。五，面料的顏色布疵及成分

1，在大貨面料到位的同時，必須核對面料顏色是否與原樣布一致；是否有段差，邊差等現(xiàn)象；是否有落色現(xiàn)象。在生產(chǎn)過程中經(jīng)常會出現(xiàn)色差現(xiàn)象，這種現(xiàn)象對成品的外觀質(zhì)量影響很大，因此要從裁剪到生產(chǎn)嚴(yán)格把好按包號和編號操作這個關(guān)口。

2，布疵也是影響外觀質(zhì)量的重要因素，面料開裁前要進(jìn)行驗布，對不合格的面料要通知面料工廠和生產(chǎn)工廠，進(jìn)行索賠或裁剪控制。面料的外觀結(jié)構(gòu)是否與原樣布一致。3，對面料的成分確定可通過摸，洗，揉，燒，嗅，看等簡單的方法進(jìn)行直觀的判斷，這只是對成分的大概范圍的判斷，不能確定具體的含量比例。六，驗貨

按照正確的尺寸，工藝要求及樣衣進(jìn)行新款上線的質(zhì)量檢查，在此期間必須了解每個工序的要求及標(biāo)準(zhǔn)，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，作好首期檢品報告的記錄，并且及時通知工廠。如果發(fā)現(xiàn)有嚴(yán)重的問題必須停止此工序進(jìn)行調(diào)整。對生產(chǎn)質(zhì)量的檢查必須每日進(jìn)行。在生產(chǎn)進(jìn)行到中期必須作中期檢品報告的記錄，出貨前要進(jìn)行抽箱檢品的報告，所有檢品報告均一式三份（工廠，公司和自留）。

在驗貨的過程中如果向工廠反饋檢品意見必須加蓋公司統(tǒng)一制定的檢品專用章。以加強對工廠生產(chǎn)質(zhì)量有力七，數(shù)量的控制

首先要得到一套正確的搭配數(shù)量表，以便控制裁剪生產(chǎn)過程中的具體數(shù)量。也要在生產(chǎn)前核算出主料的總量是否滿足交貨的數(shù)量，及時地作出調(diào)整。在開裁的過程中把裁剪的損耗盡量控制在2%的范圍內(nèi)。要建立正確的裁剪數(shù)字，主料耗量等統(tǒng)計表。其次對生產(chǎn)過程中每日的生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)實數(shù)作統(tǒng)計以便控制交貨進(jìn)度。八，交貨期

在交貨期已確定的情況下，與工廠聯(lián)系生產(chǎn)計劃及每日進(jìn)度安排，建立正確可*的生產(chǎn)進(jìn)度表，包括后道的包裝進(jìn)度，在交貨前一周必須確定工廠是否按期完成的判斷。九，表格管理

1，工藝尺寸表由公司提供，以便檢品時有正確的依據(jù)。2，主輔料色卡自制或公司和工廠提供。3，交貨配比數(shù)或裁剪數(shù)由公司或工廠提供。

4，驗貨報告單由公司提供對工廠的生產(chǎn)質(zhì)量進(jìn)行檢驗。5，訂單計劃表由公司提供對近期的計劃進(jìn)行管理。實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

6，生產(chǎn)計劃表由公司提供或自制，對生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行控制。

7，裝箱單由公司提供（或根據(jù)工廠的實際生產(chǎn)情況制定），對工廠的裝箱數(shù)字進(jìn)行控制。

8，出貨匯總表自制或公司提供，對已出貨的款式進(jìn)行管理。十，溝通能力

跟單員要有良好的溝通能力和調(diào)解能力，對工廠提出各種建議都要有合適的方法，杜絕產(chǎn)生沖突。能自我調(diào)整好心態(tài)。每天要進(jìn)行自我工作總結(jié)，主動向公司反映工作進(jìn)度

要做老板，先做營業(yè)員；要做總經(jīng)理，先做跟單員。要做1個超卓歡愉外貿(mào)跟單員，除了對外貿(mào)常識熟悉之外，還需要具有很多的素質(zhì)，最基本英文一定要行！對產(chǎn)物熟悉，掌握構(gòu)以及技法，以及各部分的協(xié)調(diào)關(guān)系，等等。怎樣用最快的體式格局嬴得定單對跟單員來說很重要。有些時候，跟單員是營業(yè)經(jīng)理的助理；有些時候，跟單員是營業(yè)部分所有營業(yè)職員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多的時候，跟單員是客戶的助理，它有可能掛在營業(yè)部也有可能掛在總經(jīng)理室或者廠長室，但它的事情卻是跨部分的，它似乎要去“批示”很多部分。------于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時更是對傳統(tǒng)“官本位”組織風(fēng)紀(jì)的一種超越。是的，可以沒必要夸張的說：自從有了跟單員這個崗?fù)�，中國企業(yè)的管理似乎也上了1個新的臺階。

跟單的事情內(nèi)容十分繁雜，涉及面廣，面對部分多。即要對較高等級反饋進(jìn)度，又要對相干職員進(jìn)行及時跟蹤，稍有掉慎，即鑄成大錯。因此,在跟單歷程中,經(jīng)常借助于一些專業(yè)的跟單工具,它能幫助處理完成跟單歷程中的大事、雜事、嚕蘇事，使跟單越發(fā)輕松，收到事半功倍的效果。

說點具體的。咱們跟單員是協(xié)調(diào)員，要對客戶所訂產(chǎn)物的交貨進(jìn)行跟蹤，跟蹤的要點是出產(chǎn)進(jìn)度，貨物報關(guān)，裝運等。在咱們這類小企業(yè)中，我懷孕兼數(shù)職，既然內(nèi)勤員，又是出產(chǎn)規(guī)劃員，物控員，有時候還是采購員。

跟單的事情險些涉及的企業(yè)的每個環(huán)節(jié)，從發(fā)賣，出產(chǎn)，物料，財政，人事到總務(wù)城市有我的影子浮現(xiàn)。

跟單以及規(guī)劃部分、出產(chǎn)部分等很多部分的事情是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成定單的條件下而進(jìn)行的與人溝通的事情。溝通、協(xié)調(diào)能力出格重要，不過有時候沒有無做事的人，全自食其力一人干的時候苦與樂只有自己懂得。

客戶是咱們的天主，咱們要對客戶資料要比力熟悉，同時也相識工場的出產(chǎn)情況，這樣才氣對客戶的定單提出理論，以利于客戶的定貨。而面對來自五湖四�？蛻�，他們的事情體式格局，作息時間，事情節(jié)拍各不不異，這就要求咱們的事情節(jié)拍應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時候客戶的定單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求咱們的事情效率是迅速的。

跟單日常平凡的事情就是周全準(zhǔn)備并相識定單資料（客戶制單、出產(chǎn)工藝、最終確認(rèn)樣、面/輔料樣卡、確認(rèn)理論或者更正資料、時會可攜帶客樣），確認(rèn)所掌握的所有資料之間建造工藝細(xì)節(jié)是否同1、詳盡。對指示不明確的事項具體反映給技術(shù)部以及營業(yè)部，以便及時確認(rèn)。

務(wù)必包管本公司與外加工場之間所有要求及資料文字化并明確、相符。近有可能多地相識各加工場的實惠網(wǎng)外貿(mào)平臺歡迎您的到來！

出產(chǎn)、經(jīng)營狀態(tài)并對工場的優(yōu)/劣勢進(jìn)行充實評估，做到知根知底。

當(dāng)面/輔料到廠后，我就得監(jiān)督催促工場在最瞬息間內(nèi)按照發(fā)貨單具體盤點，并由工場簽字表收到。若浮現(xiàn)短碼/少現(xiàn)象要親自介入清點并確認(rèn)。如果工場前一階段未打過樣品，須擺設(shè)其速打出投入生產(chǎn)前樣確認(rèn)，并將查驗成果書面通知工場負(fù)責(zé)人以及工場技術(shù)科。時會下須交至公司或者客戶確認(rèn),整改無誤后方可投入生產(chǎn)。然后再校對工場裁剪樣版后方可對其進(jìn)行版長確認(rèn)，具體記載后的單耗確認(rèn)書由工場負(fù)責(zé)人署名確認(rèn)，并通知其開裁。按照雙方確認(rèn)后的單耗要與工場配合查對面/輔料的溢缺值，并將具體數(shù)據(jù)以書面形式通知公司。若有欠料，須及時落到實處補料在投入生產(chǎn)開始的一段時間我還必需每個車間、每道工序高規(guī)范地進(jìn)行未成品查驗，若有問題要及時反映工場負(fù)責(zé)人以及響應(yīng)管理職員，并監(jiān)視、協(xié)助工場落到實處整改。當(dāng)每個車間下機(jī)首件成品后，要對其尺寸、打工、技倆、工藝進(jìn)行周全細(xì)致地查驗。出具查驗報告書及整改理論，經(jīng)加工場負(fù)責(zé)人具名確認(rèn)后留工場一份，自留一份并傳真公司。最后天天要記載、總結(jié)事情，制定嫡事情方案。按照大貨交期事先列出出產(chǎn)規(guī)劃表，每日詳實記載工場裁剪進(jìn)度、投入生產(chǎn)進(jìn)度、產(chǎn)成品情況、投入生產(chǎn)機(jī)臺數(shù)目,并按出產(chǎn)規(guī)劃表落到實處進(jìn)度并監(jiān)督催促工場。出產(chǎn)進(jìn)度要隨時報告叨教公司。當(dāng)公司巡檢到工場所提出的建造、質(zhì)量要求，要監(jiān)視、協(xié)助加工場落到實處到位，并及時報告叨教公司落真實情況況。而成品進(jìn)入整理車間后,還需隨時檢查現(xiàn)實操作工人的整燙、包裝等質(zhì)量，并不定期抽驗包裝好的成品，要做到有問題早發(fā)現(xiàn)、早處理。盡最大起勁包管大貨質(zhì)量以及交期。

在大貨包裝完結(jié)后，要將裁剪明細(xì)與裝箱單進(jìn)行查對，檢查每色、每號是否相符。若有問題必需查明緣故原由并及時響應(yīng)處理完成。加工結(jié)束后，具體清算并收回所有剩余面料、輔料。

跟單員的工作不僅僅是企業(yè)的營業(yè)員,被動地接受訂單,而要主動地進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓,對準(zhǔn)客戶實施推銷跟進(jìn),以達(dá)成訂單為目標(biāo),即進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。為此跟單員必須：（1)尋找客戶。跟單員通過各種途徑尋找新客戶或跟蹤主要客戶。（2)設(shè)定目標(biāo)。跟單員應(yīng)決定怎樣在準(zhǔn)客戶與現(xiàn)實客戶中分配工作時間。（3)傳播信息。跟單員應(yīng)熟練地將企業(yè)產(chǎn)品的相差信息傳遞出去。（4)推銷產(chǎn)品。跟單員應(yīng)與客戶接洽,演示產(chǎn)品,回答顧客的疑問并成訂單

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