ERP系統(tǒng)管理制度
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文件編號:版本/修改號第1頁A/1共4頁目的:為了提高ERP系統(tǒng)的準確性,落實各工序的管理職能,減少ERP系統(tǒng)錯誤的發(fā)生,使整個物流系統(tǒng)更順暢、加急產(chǎn)品的落實更到位,特擬定以下制度。適用范圍:適用制造部各工序一、ERP系統(tǒng)作業(yè)流程:
入庫U8系統(tǒng)釘卷計劃單釘卷完工單含浸計劃單含浸完工單組套完工單組套計劃單組立完工單組立計劃單插板計劃單老化計劃單老化完工單插板完工單老練計劃單老練完工單測試計劃單包裝完工單包裝計劃單測試完工單二、ERP系統(tǒng)管理辦法:1、
釘卷文員在芯包稱重過程中,必須確保稱秤后數(shù)量的準確性,書寫產(chǎn)品工藝流
轉(zhuǎn)單生產(chǎn)“分批號”時,字跡工整、清晰,以免誤導產(chǎn)品的正常流轉(zhuǎn)。2、
產(chǎn)品在合批時(特殊情況下),工序文員必須在ERP系統(tǒng)備注中注明“產(chǎn)品去
向”(如:-1合批于-2,-2合批于-1中,并在ERP系統(tǒng)中中止-1或-2)。3、
批準:審核:擬制:劉麗群實施日期:從201*年1月10日起
已剝管產(chǎn)品送清洗前,返工庫文員必須先將單據(jù)錄入ERP系統(tǒng),在錄入單據(jù)時,
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文件編號:版本/修改號第2頁A/1共4頁必須準確選定客戶單位、產(chǎn)品型號、特殊參數(shù)、規(guī)格等。4、
成品返老產(chǎn)品由返工庫組長開出返工返修流轉(zhuǎn)單,并交返工庫文員將單據(jù)錄入
ERP系統(tǒng),在錄入時,必須準確選定客戶單位、產(chǎn)品型號、特殊參數(shù)、規(guī)格等。5、
各工序文員需對照產(chǎn)品工藝流轉(zhuǎn)單,將產(chǎn)品批號摘錄到產(chǎn)品轉(zhuǎn)序記錄表中,要
求字跡工整、清晰,并在產(chǎn)品工藝流轉(zhuǎn)單相應工序文員一欄中加蓋文員印章,將單據(jù)輸入ERP系統(tǒng)時,應及時、準確,并確保ERP系統(tǒng)單據(jù)與手抄單據(jù)一致。6、7、
工序文員單據(jù)審核后,必須復核流轉(zhuǎn)單上的單據(jù)編號、型號、規(guī)格、數(shù)量等。產(chǎn)品出現(xiàn)異常:1)數(shù)量有增、有減時,需及時在速達ERP系統(tǒng)中修改,并在
備注中注明其原因。2)工序產(chǎn)品出現(xiàn)混規(guī)、產(chǎn)品出現(xiàn)換殼、產(chǎn)品出現(xiàn)降級時,產(chǎn)品需送返工庫降級剝管時,工序組長需將品管批示的品質(zhì)異常單交工序文員進行對照進行單據(jù)中止(無品質(zhì)異常單不允許中止),并在備注中注明其原因。3)其它產(chǎn)品異常,如產(chǎn)品返清洗、返外觀時,工序組長需將此單交工序文員在E3系統(tǒng)備注中注明其原因,單據(jù)不允許中止。4)產(chǎn)品在工序出現(xiàn)返測、返老,工序組長需將此單交工序文員在ERP系統(tǒng)備注中注明其原因,并中此本工序計劃單據(jù),同時做好下一工序的計劃單。8、9、
遇到單據(jù)有疑問時,要及時收回產(chǎn)品工藝流轉(zhuǎn)單,查實后再流轉(zhuǎn)。
每3小時對速達系統(tǒng)進行檢查,對漏單、錯單、未審核、未中止的單據(jù)及時更
正。
10、如發(fā)現(xiàn)前道工序漏單,必須通知上道工序補單或自行補單。
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文件編號:版本/修改號第3頁A/1共4頁11、必須遵循“有物才有單、無單不流轉(zhuǎn)、流轉(zhuǎn)單必蓋章”概念,嚴禁未看見實物做完工單或做中止單。
12、做單必須有依據(jù),產(chǎn)品流轉(zhuǎn)時必須加蓋文員印章。13、產(chǎn)品必須在指定通道上流轉(zhuǎn),防止漏單。三、ERP系統(tǒng)管理權(quán)限:
1、嚴禁在ERP系統(tǒng)中隨意更改各種數(shù)據(jù)。
2、非工序?qū)V莆膯T,嚴禁在ERP系統(tǒng)中做產(chǎn)品任何單據(jù)。3、工序?qū)V莆膯T必須人離機關(guān)。
4、產(chǎn)品工藝流轉(zhuǎn)單未蓋文員章,產(chǎn)品不允許流轉(zhuǎn)。
5、嚴禁隨意中止ERP系統(tǒng)中的產(chǎn)品單據(jù)(除上序7條2點外),單據(jù)中此經(jīng)審
批,審批流程:由工序班長、主管提出申請(并發(fā)電子檔一份至杜敬主管內(nèi)網(wǎng),存檔)物流主管查實確認熊總審批(有熊總指令)工序文員方可中此單據(jù)。
四、ERP系統(tǒng)管理考核制度:1、
流轉(zhuǎn)單分批號字跡模糊,影響后道工序產(chǎn)品正常流轉(zhuǎn),每投訴一次對其當
班釘卷責任文員罰款5元/單。2、
發(fā)現(xiàn)釘卷工序文員單號重復、型號規(guī)格不一的單據(jù),經(jīng)查實,對其責任人
罰款5元/單。3、
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對工序合批產(chǎn)品,工序文員未注明“合批去向”,對其責任人罰款5元/單。
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文件編號:版本/修改號第4頁A/1共4頁4、5、
對未中止、未審核、單據(jù)編號錯誤的單據(jù),對責任文員罰款5元/單。與三車間往來產(chǎn)品需及時入ERP系統(tǒng)(包括待測、待分選、成型、返老等),
發(fā)現(xiàn)漏單對責任人罰款5元/單,未交文員錄單的,對責任人轉(zhuǎn)運員罰款5元/單。6、7、
對漏單、私自做完工單、中止單對其責任人罰款10元/單。
未經(jīng)物流主管同意,嚴禁提前做單、更改數(shù)據(jù)、日期等,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),罰款
10元/單。8、
產(chǎn)品工藝流轉(zhuǎn)單未蓋文員印章,產(chǎn)品嚴禁流轉(zhuǎn),如出現(xiàn)流轉(zhuǎn),對責任轉(zhuǎn)運
員罰款10元/單。9、
開單錯誤,輸單不準確的,對責任文員罰款5元/單。
10、月盤底不準確,導致單據(jù)中止,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),對責任盤底人員罰款5元/單。
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第1章1.0中山市東皇首飾有限公司ERP系統(tǒng)操作管理規(guī)定編號:WK-ERP-201*-001版本修訂狀態(tài)頁次A01/6ERP的應用,是一個軟件功能特點與企業(yè)業(yè)務性質(zhì)統(tǒng)一的過程,相互的適宜才能使系統(tǒng)達到預期的效果。在實施和使用的過程中,逐步規(guī)范ERP的使用并建立相關(guān)制度維護是關(guān)鍵性的,決定著系統(tǒng)規(guī)范管理的效果。在系統(tǒng)運行和維護方面,公司可制定的相關(guān)制度如《電腦設備維修管理制度》、《系統(tǒng)業(yè)務處理制度》、《系統(tǒng)操作管理制度》、《信息化聯(lián)絡員制度》、《ERP項目聯(lián)絡員制度》、《ERP檔案管理制度》、《ERP系統(tǒng)操作規(guī)范》、《ERP操作人員崗位責任制》等。ERP系統(tǒng)操作規(guī)范ERP系統(tǒng)是一種非常規(guī)范化和條理化的管理方法,任何崗位的任何人在任何時刻都必須遵守統(tǒng)一的原則和規(guī)范去工作,絕不容許各行其事。因此,企業(yè)必須結(jié)合自身的具體情況,制定一套符合企業(yè)自身具體工作準則和工作規(guī)程。(系統(tǒng)的幫助模塊包含自定義功能實現(xiàn)企業(yè)完成自身的工作準則和工作規(guī)程,并供操作人員隨時查閱)?倓t1.0、目的規(guī)范系統(tǒng)工作流程、明確責任、保證ERP系統(tǒng)的順利運行!2.0、適用范圍適用于中山市東皇首飾有限公司!3.0、定義3.1、ERP:(EnterpriseResourcePlanning)ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想、全面地集成了企業(yè)所有資源信息,為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺,簡稱企業(yè)資源計劃。4.0、職責4.1、項目經(jīng)理:全面督導、指導和管理系統(tǒng),確保系統(tǒng)順利運行。4.2、網(wǎng)絡管理員:對系統(tǒng)硬件和軟件的維護安裝,保證系統(tǒng)網(wǎng)絡工作正常。4.3、系統(tǒng)管理員:負責軟件所有公共參數(shù)的設置修改、月末結(jié)帳、以及培訓系統(tǒng)操作、解決系統(tǒng)操作過程中出現(xiàn)的問題。4.4、操作用戶:及時、正確地操作系統(tǒng),確保數(shù)據(jù)的準確。5.0、內(nèi)容5.1、系統(tǒng)站點管理5.1.1、每個站點由專人管理,業(yè)務上面的操作只允許一個人具有編輯功能,其他人只有查詢作用。5.1.2、系統(tǒng)管理處建立一份《站點分布管理表》,(由工程師提供)。5.2、軟件安裝與授予用戶權(quán)限:5.2.1、部門需安裝ERP系統(tǒng)軟件,首先填寫一份《ERP軟件安裝申請表》,經(jīng)部門經(jīng)理核準,并且項目經(jīng)理根據(jù)申請表內(nèi)容,決定安裝模塊管理以及操作權(quán)限,然后交付給網(wǎng)絡管理員進行軟件安裝;5.2.2、項目經(jīng)理同時將相關(guān)人員資料錄入至《ERP系統(tǒng)操作員權(quán)限一覽表》里面,如有權(quán)限變更,各部門需通過《內(nèi)部聯(lián)絡單》進行變更處理。5.3、系統(tǒng)日常操作維護:5.3.1、嚴格按照有關(guān)規(guī)定進行操作、不做違規(guī)業(yè)務。5.3.2、保證自己密碼不泄露,定期性更改密碼,所有密碼由項目經(jīng)理統(tǒng)一管理。5.3.3、如果由于各種原因,不能上班的時間超過一天,需要事先把自己未處理的原始單據(jù)填寫《交接單》給項目經(jīng)理,《交接單》必須書寫詳細,由項目經(jīng)理另派相關(guān)指定人員接手工作。5.3.4、業(yè)務單據(jù)需及時錄入,業(yè)務操作完畢或離開座位及時關(guān)閉窗口。5.3.5、凡有違反以上所規(guī)定的操作者,造成系統(tǒng)業(yè)務不能正常操作者,將處予10-30元的處罰。5.4、系統(tǒng)業(yè)務操作管理規(guī)定:5.4.1、權(quán)限管理1)用有ERP系統(tǒng)劃分不同模塊受權(quán)分級管理,其目的是明確工作職責、劃分工作權(quán)限及范圍,實施更專業(yè)的管理;2)系統(tǒng)權(quán)限的分配由系統(tǒng)主管和系統(tǒng)管理員負責,系統(tǒng)權(quán)限一經(jīng)設定后不可隨意變更。如需變更使用權(quán)限,必須向主管部門提出申請,經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意、報系統(tǒng)主管核準方可變更,未經(jīng)批準不可隨意變更。3)未能達成權(quán)限更改協(xié)議,可申請總經(jīng)理室仲裁。5.4.2、系統(tǒng)編碼管理規(guī)定1)系統(tǒng)編碼是根據(jù)公司實際工作的需要,綜合分析各種需求的前提下制定的編碼規(guī)則,系統(tǒng)的編碼包括:客戶編碼、供應商編碼、原材料編碼、半成品編碼、產(chǎn)成品編碼、委外加工材料編碼。2)系統(tǒng)編碼規(guī)則:采用阿拉伯數(shù)據(jù)編寫、客戶、供應商6位編碼,存貨11位編碼,編碼不得重復使用,不得同一種物料有二個編碼。3)系統(tǒng)編碼為公司共用資源,未經(jīng)批準不可隨意更改。如編碼不適合管理需要,需要更改時,由需求部門或負責人員提出申請報系統(tǒng)主管,經(jīng)系統(tǒng)主管得相關(guān)人員同意方可改,如有一方不同意,則不能擅自改動。4)系統(tǒng)編碼的日常維護由功能模塊操作人員自行維護,在編碼時要遵守以上編碼規(guī)則。例如:客戶編碼為100001,即可在100001、100002……199999不重復編碼。注明:以上都必須建立規(guī)范的編碼規(guī)則文件進行管控。5.4.3、電子文檔管理規(guī)定1)系統(tǒng)中各種參數(shù)的設置任何人不可隨意改動,如需改動,由需求部門或負責人員提出申請報系統(tǒng)主管,經(jīng)系統(tǒng)主管得相關(guān)人員同意方可改,如有一方不同意,則不能擅自改動。2)系統(tǒng)文件天關(guān)機前,要求系統(tǒng)管理員備份一次。每月系統(tǒng)結(jié)賬后,系統(tǒng)網(wǎng)絡員將本月系統(tǒng)文件備份,并刻錄光盤。光盤由財務部負責存檔。3)總經(jīng)理室可查閱全部系統(tǒng)資料,其他人員可查閱所轄范圍的資料,如需查閱其他部門資料,需經(jīng)相關(guān)部門負責人同意方可查閱。4)系統(tǒng)資料屬公司機密文件,未經(jīng)總經(jīng)理同意任何人不可向外提供。如有違犯者按公司《員工獎懲制度》規(guī)定處理。5.4.4、模抉管理總賬1)總賬用戶、財務部使用并負責維護,由財務主管監(jiān)督。2)填制、審核、記賬、打印憑證、憑證裝訂、紙制憑證的管理歸檔,由財務負責人安排完成。3)財務負責人每月10日前安排結(jié)賬、出報表。5.4.5、模塊管理應收賬款1)應收賬款由財務部專人使用并負責維護,通過銷售管理模塊提供財務部作應收賬款所需的資料。2)銷售管理模塊新增客戶檔案必須在各業(yè)務小組賬套內(nèi)新增,新增檔案要求內(nèi)容完整,如客戶編號、客戶全稱、聯(lián)系人、電話、傳真、詳細地址、所屬業(yè)務員小組及主營業(yè)務員。3)新客戶,在下生產(chǎn)工程單、開送貨單、收款之前,必須按要求先填寫客戶檔案,否則,系統(tǒng)拒絕操作。4)銷售管理模塊開具的各種單據(jù)一定要按照系統(tǒng)要求嚴格執(zhí)行(開具單據(jù)要求在銷售管理模塊作詳細說明),如不按規(guī)定開單出現(xiàn)錯誤,本著“誰開單誰負責修正”的原則,發(fā)現(xiàn)錯誤,要求在當天修正完畢。5)銷售管理模塊開具的各種單據(jù)要求當天處理完畢(包括需打印的),打印出的各種單據(jù)要求在三天內(nèi)返回到相關(guān)部門。6)月3日下班前向財務部交齊上月的送貨單、退貨單、樣品單等,同時出納員開具已到賬款項收據(jù)。7)每月4日前會計向銷售人員提供應收賬款明細賬對賬初稿,5日前將核對后的應收賬款對賬明細交給財務部,財務部6日前將正確的應收賬款明細表及相關(guān)的報表報送銷售人員。8)7日前應收賬款管理模抉結(jié)賬。5.4.6、模塊管理應付賬款1)應付賬款由財務部專人使用并負責維護,通過采購管理、存貨核算模塊提供財務部作應付賬款所需的資料。2)采購管理模塊新增供應商檔案必須按規(guī)定材料類別劃分,新增檔案要求內(nèi)容完整,如供應商編號、供應商全稱、采購員、供應商聯(lián)系人、電話、傳真及詳細地址。3)新供應商,在下生產(chǎn)工程單、開入倉單、付款之前,必須按要求先填寫供應商檔案。否則,系統(tǒng)拒絕操作。4)采購管理模塊開具的各種單據(jù)一定要按照系統(tǒng)要求嚴格執(zhí)行(開具單據(jù)要求在采購管理模塊作詳細說明),如不按規(guī)定開單出現(xiàn)錯誤,本著“誰開單誰負責修正”的原則,發(fā)現(xiàn)錯誤,要求在當天修正完畢。5)采購訂單的原材料單價、數(shù)量、品名必須與材料入倉單一致,如有不一致采購人員要及時改正。6)開具的原材料入倉單、退貨單要按照系統(tǒng)要求執(zhí)行(開具單據(jù)要求在存貨管理模塊作詳細說明),入倉單和退貨單以單據(jù)日期為準3天內(nèi)上交財務部,單據(jù)不可跨月。7)采購員應要求供應商每月5日前將對賬單傳到財務部,如5日前不能對賬,本月貨款將推遲支付,7日財務部處理完全部應付賬款業(yè)務。8)現(xiàn)款購物設立一個現(xiàn)款購物供應商,并給予編碼,購進貨物均通過應付賬款核算,同時作付款業(yè)務。5.4.7、模塊管理銷售管理1)銷售管理模塊由銷售部、財務部專人使用,由銷售部管理與維護,由銷售主管監(jiān)督。2)凡與客戶有業(yè)務發(fā)生時,首先增加客戶檔案,按照系統(tǒng)建立檔案規(guī)則編寫客戶編碼,客戶全稱、簡稱、聯(lián)系人、客戶電話、傳真、詳細地址、所屬業(yè)務員小組及主營業(yè)務負(聯(lián)系人、客戶電話、傳真及詳細地址),檔案一經(jīng)輸入確認,不可隨意改動,并保持年度內(nèi)不變。3)銷售人員在下生產(chǎn)工程單時,必須輸入客戶編碼、銷售部門、業(yè)務員、訂單日期、存貨編碼、數(shù)量、交貨日期、如有特殊要求的需在訂單要求欄中注明。如訂單輸入錯誤,可在系統(tǒng)中更改,在紙制生產(chǎn)工程單上更改無效。如系統(tǒng)生產(chǎn)工程單無法更改,可先作廢后再重新輸入。更改生產(chǎn)工程單對其他部門產(chǎn)生影響的要主動協(xié)商處理。4)銷售人員在填寫送貨單時,必須輸入客戶編碼、銷售部門、聯(lián)系人、銷售類型(國、國外、退貨),匯率、稅率、生產(chǎn)批號(和生產(chǎn)工程編號一致),存貨編碼、數(shù)量、單價、退補標志選擇“正常”。5)發(fā)生稅金、運費、返利、調(diào)賬(調(diào)金額)調(diào)整時,調(diào)增用送貨單,調(diào)減用送貨單,銷售類型選擇“其他”,其他填寫同上一樣操作。6)送貨單開錯單價時,應按產(chǎn)品規(guī)格(分別)填寫應調(diào)整的單價,銷售類型選擇“其他”,其他填寫方法不變。7)送貨單一經(jīng)確認不可隨意刪除、更改,如必須刪除、更改首先要記送貨單編號及刪除、更改原因,并于月末將刪除、更改的送貨單編號交財務部核對。8)送貨單等填寫后,銷售人員自行核對、主管復審,財務部審核后并負責打印一式五聯(lián)送貨單。送貨單等填寫后,要求當天處理完送、退貨等業(yè)務,否則將影響存貨數(shù)量。如開單后卻實因某種原因不能出貨,可申請暫存?zhèn)}庫二天(從開單之日算起)。9)開具的送、退貨單等要求3天內(nèi)返回財務部,其他與財務部業(yè)務交接相交關(guān)系參見《應收賬款條例》。5.4.8、模塊管理庫存管理1)庫存管理模塊由PMC部、生產(chǎn)部、財務部使用,由PMC部負責管理與維護,由PMC主管監(jiān)督。2)PMC部要隨時對系統(tǒng)中的BOM資料進行修改、增加等。3)庫存管理的各種單據(jù)由PMC部輸入,單據(jù)包括:產(chǎn)成品入庫單、材料出庫單、采購入庫單、調(diào)撥單等。4)PMC部填寫入庫單、出庫單、退貨、調(diào)撥單據(jù)時,必須填寫入庫類別、生產(chǎn)批號、領(lǐng)用部門、倉庫名稱、入庫單號、供應商名稱、廠商編碼、供應商送貨單號、采購單號、存貨編碼、數(shù)量、單價。5)由PMC部安排專人核對單據(jù)的正確性、合理性進行審查,當天輸入的單據(jù)當天審核完畢,有錯誤的單據(jù)要求最遲第二天更改完畢,審核完畢的單據(jù)發(fā)現(xiàn)錯誤,要求在當天更正。6)當天的單據(jù)最遲也要在第二天早上之前,按單據(jù)要求交到相關(guān)部門負責人手中。5.4.9、模塊管理存貨管理1)存貨管理模塊由財務部使用,并負責管理與維護,由財務部主管監(jiān)督。2)存貨管理包括:原材料、自制半成品、在產(chǎn)產(chǎn)品、產(chǎn)成品。3)財務部負責審核購進的原材料、金(銀)件的正確性、合理性、合法性。審核無誤后,按系統(tǒng)要求記賬、制作憑證。如審核中發(fā)現(xiàn)有錯誤的單據(jù),要及時書面通知相關(guān)人員當天內(nèi)更改完畢,如系統(tǒng)功能暫時達不到的項目,如:金額方面由財務部協(xié)調(diào)處理,數(shù)量方面由PMC部相關(guān)人員協(xié)調(diào)處理。4)購進的材料要求每三天記賬一次,有特殊情況可與相關(guān)人員協(xié)商解決。如記賬后發(fā)現(xiàn)錯誤,由記賬人員組織協(xié)調(diào)解決,并要求在發(fā)現(xiàn)的當天處理完畢。5)財務部成本員負責審核原材料、自制半成品、金(銀)、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品發(fā)出的正確性、合理性、合法性,同時審核外委加工、自制半成品、產(chǎn)成品入倉的正確性、合理性、合法性。如在審核過程中發(fā)現(xiàn)錯誤,必須通知相關(guān)部門或人員及時更改(兩天之內(nèi))。6)由成本員負責審核的內(nèi)容要求三天記賬一次,有特殊情況可與相關(guān)人員協(xié)商解決,相關(guān)人員必須在指定時間配合完成。如記賬后發(fā)現(xiàn)錯誤,由記賬人員組織協(xié)調(diào)解決,并要求在發(fā)現(xiàn)的當天處理完畢。5.4.10、模塊管理采購管理1)采購管理模塊由采購部、PMC部、財務部設專人使用,由采購部負責管理和維護,由采購主管監(jiān)督。2)凡與供應商有業(yè)務發(fā)生時,首先增加供應商檔案,按照系統(tǒng)規(guī)則建立檔案:編寫供應商編碼、供應商全稱、簡稱、采購員、聯(lián)系人、供應商電話、傳真及詳細地址,檔案一經(jīng)輸入確認,不可隨意改動,并保持年度內(nèi)不變。3)采購人員在下采購通知單時,必須輸入供應商編碼、業(yè)務員、訂單日期、存貨編碼、數(shù)量、交貨日期,如有特殊要求的必須在訂單要求欄中注明。如訂單輸入錯誤,可在系統(tǒng)中進行更改,在紙制生產(chǎn)工程單上更改無效。如系統(tǒng)生產(chǎn)工程單無法更改,可先作廢后再重新輸入。更改生產(chǎn)工程單對其他部門有影響的要自動協(xié)調(diào)處理。4)采購訂單的正確性、完整性由采購部自行審核,當天的訂單要求當天審核完畢,要求訂單容和采購入庫單內(nèi)容一致。5)采購入倉單要求從單據(jù)入倉日期為準,三天內(nèi)返到財務部。6)外委加工按調(diào)撥制作,加工費用由財務部負責分配。6.0、流程圖:由ERP工程師提供7.0、表單:見上有涉及描述的表格(略)本制度報總經(jīng)理審核批準后實行?偨(jīng)理ERP系統(tǒng)操作管理規(guī)定(面試版)(范圍:供應鏈+財務)中山市東皇首飾有限公司
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