機要秘書職責說明書

行政部機要秘書崗位說明書

行政部崗位名稱機要秘書直屬上級行政部主管直屬下級無管轄人數(shù)人職位代碼所屬部門管理中心行政部一、崗位工作概述負責公司合同、檔案等接收、保存及日常查詢，項目章管理，辦公用品提報，報紙、雜志、信件的發(fā)放。二、工作職責與任務(wù)1、供應商開戶2、檔案接收及分類保管、整理3、合同歸檔（電子版/書面版）4、每月報送合同臺賬至總裁辦5、檔案/文件等查詢6、報送獎懲至財務(wù)部7、印章管理（借出/歸還/新增）8、信件、報紙、雜志、通知的發(fā)放及更新9.公司辦公用品請購匯總、提報10.檔案室產(chǎn)品檔案歸檔周總結(jié)、月總結(jié)報送主管11,.完成領(lǐng)導交辦的其他事情。三、工作績效標準1、合同的整理、管理。2、檔案的保管、整理。3、信件、通知等的發(fā)放。4、印章的使用管理。5、各部門及員工滿意度四、違紀處理1、機要秘書如違反本公司制度，將視情節(jié)提出批評，或處以適當罰款。2、經(jīng)多次批評、罰款仍屢教不改者，可視情節(jié)嚴重程度給予降級、辭退處理。五、任職資格與能力要求1、學歷：全日制大專以上，權(quán)重5%2、經(jīng)歷、經(jīng)驗：三年以上工業(yè)企業(yè)招聘工作經(jīng)驗、兩年以上招聘管理工作經(jīng)驗，權(quán)重30%3、專業(yè)能力：人力資源專業(yè)優(yōu)先，能力權(quán)重10%4、電腦能力：熟悉辦公軟件的使用，權(quán)重20%5、專業(yè)證照：助理人力資源管理師，權(quán)重5%6、管理能力：熟悉組織行為學，有較強的計劃管理能力，權(quán)重10%7、人際能力：較強的溝通能力，樂于助人，有夠有效的進行團隊合作，權(quán)重10%8、個人能力：敢于接受挑戰(zhàn)，有較強的執(zhí)行力，權(quán)重10%9、語言能力：不限，權(quán)重0%編制部門管理中心行政部編制人金洪勝審核人日期201*-4-

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湖北金環(huán)股份有限公司辦公室機要秘書崗位說明書

崗位名稱基本情況所屬部門直接下屬所屬系列崗位設(shè)置目的機要秘書辦公室專員崗位編號直接上級所屬崗序主任12管理公司機要文件及印章，確保公司印章的規(guī)范使用工作衡量標準及時準確及時準確無差錯及時準確規(guī)范正常及時有效及時準確考核標準有效及時有效核心工作職責和內(nèi)容1.登記、保管公司外部來文來函及本公司上報下發(fā)文件資料，并按期整理移交檔案室。2.簽收、登記、審核、傳發(fā)機要文件及資料。3.管理公司相關(guān)公章、合同章、主要領(lǐng)導印簽及公司介紹信的使用4.發(fā)送、接收公司對外傳真，郵發(fā)公司對外信函。5.管理公司黨組織建設(shè)日常工作。6.發(fā)放管理職能部室辦公用品。7.收發(fā)公司高管及辦公室的日常文件、報刊、雜志、信函。8.9.10.輔助性工作內(nèi)容1.協(xié)調(diào)打字室、收發(fā)室的有關(guān)工作。2.完成上級交辦的其他工作業(yè)務(wù)類主要職權(quán)費用審批類人事類辦公室向主任匯報公司文件、來函的收發(fā)保管，及印章的使用情況。信函處理中遇到的問題匯報工作溝通關(guān)系內(nèi)部關(guān)系督導協(xié)調(diào)與檔案管理專員的工作協(xié)調(diào)以政府相關(guān)管理部門、郵局協(xié)調(diào)工作職業(yè)發(fā)展入職培訓內(nèi)容在職培訓內(nèi)容修訂時間修訂內(nèi)容修訂履歷公司規(guī)章制度文秘知識修訂者審核者審批者最低學歷大專專業(yè)知識相關(guān)法規(guī)、文秘學知識、工作經(jīng)驗外部關(guān)系相關(guān)資格證書工作環(huán)境任職資格熟悉企業(yè)的有關(guān)規(guī)定技能技巧辦事認真仔細能力素質(zhì)有較強的服務(wù)意識可晉升崗位可輪崗崗位主任檔案管理專員

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