中國人民財產保險股份有限公司太原市分公司祥云營銷服務部單證管理實施細則

中國人民財產保險股份有限公司太原市分公司祥云營銷服務部單證管理實施細則

為了提升公司管理水平，統(tǒng)一單證操作，強化單證管理，明確責任，有效規(guī)避風險，切實促進單證管理運行效率和質量的不斷提高，現(xiàn)根據(jù)《中國人民財產保險股份有限公司山西省分公司單證操作實務》，《中國人民財產保險股份有限公司山西省分公司單證管理實施細則》和《中國人民財產保險股份有限公司山西省分公司單證管理考核評比暫行辦法》，《中國人民財產保險股份有限公司山西省分公司單證管理自查方案》，制定的本細則。

為保證此細則能夠有效的實施，單證管理的程序將做出變動：由原先的“單證崗專管員出單員”變?yōu)椤皢巫C崗送/收單員出單員”，送單員將不再負責先前專管員的“送、收、補”工作，只負責單證崗和出單員之間的傳遞工作，程序其實由原先的三方變成了雙方，出單員的工作情況直接真實的反饋給單證崗，雙方之間的往來帳物均采用密封形式。一、單證發(fā)放與領用

1.分級臺帳管理制度

單證管理員對單證的領用情況實行“分級臺帳管理制度”。單證管理員負責A級領用臺帳和A級銷號臺帳的登記，出單員負責B級領用與銷號臺帳的登記。出單員作為單證領用的申領人，應以電話或口頭形式向單證管理員提出領用單證的需求。單證管理員將單證發(fā)放，裝袋密封，袋內有單證簽出的具體明細單，由送單員送達出單點，并

要求其在A級領用臺帳上簽字確認。單證管理員在單證系統(tǒng)中做發(fā)放操作及可使用登記。

2.限時限量領用制度

對于已使用單證留存的業(yè)務檔案資料和財務附件，出單員應在當日下班前按單證流水號進行整理，在銷號臺帳上登記，將使用過的單證檔案裝袋密封，并附明細于袋內，2日內交與收單員，收單員于當日內將其交于單證管理員（如有特殊情況，如出差或請假，由綜合部指定人員進行此工作）。單證管理員拆封檢查驗收，同時做出考核。二、單證使用與整理（一）單證使用規(guī)范

1.要求各4S店出單員使用與自己相配套的工號出單、制單，嚴禁使用他人工號。

2.各4S店出單員在制單過程中，按流水號從小到大使用，不得跳號、竄號使用。

3.為方便單證的統(tǒng)一化、標準化管理，強化承保信息的保密性，規(guī)范工號管理，出單過程中不允許更改單證使用人。

4.批改保單信息時，被保險人需提供相關批改資料，并在批改申請書上親筆簽名。

5.如果客戶將保單正本丟失，各4S店出單員不得重新打印保單，只能回本部打印保單抄件；并在此抄件上蓋章后有效；如將交強險內置標志、�？▉G失，需要補辦時必須回本部，各4S店出單員不得私自補辦。

（二）單證整理標準

制單完畢后，各4S店出單員應認真整理單證檔案，包括財務附件、業(yè)務檔案、臺帳登記。

A．財務附件整理要求

1．每日將“保單財務聯(lián)”和“POS小票”整理好，POS小票沿保單右方表格線貼于最上方。

2．若4S店和POS小票是熱敏紙，要求各4S店出單員將當日小票進行統(tǒng)一復印，并將POS小票原件和復印件統(tǒng)一粘貼在“保單財務聯(lián)上”，以保證財務附件內容能夠長期保存。

3．財務聯(lián)及POS小票整理完畢后，如果所出保單僅為單較強險或單商業(yè)險，則按交強險在外、商業(yè)險在內，并將整理好的財務聯(lián)對折，跟在對應的交強險保單業(yè)務聯(lián)之后一并交回。

4．4S店出單員在每日刷卡業(yè)務完成后，進行POS機日結工作，打印出本POS機當日總帳和明細賬，并將單證日結情況每日下班前與單證員核對。

B．業(yè)務檔案整理要求1.保單業(yè)務檔案整理要求

全險業(yè)務檔案擺放順序：交強險按“發(fā)票業(yè)務聯(lián)---保單業(yè)務聯(lián)---保單財務聯(lián)---投保單---客戶資料[新保包括：被保險人身份證/單位組織機構代碼證復印件、駕駛證復印件（約定駕駛人時）、車輛購置發(fā)票、車輛合格證；轉保應包括：被保險人身份證/單位組織機構代碼證復印件、駕駛證復印件（約定駕駛人時）、車輛行駛證復印

件、原其他保險機構出具的保單]”擺放。商業(yè)險按“發(fā)票業(yè)務聯(lián)---保單業(yè)務聯(lián)---特別約定清單---驗車單”擺放。且在商業(yè)險保單的業(yè)務聯(lián)上加蓋有“投保單附于交強險流水號為：”字樣的印章。單交強險業(yè)務檔案擺放順序：按“發(fā)票業(yè)務聯(lián)----保單業(yè)務聯(lián)---保單財務聯(lián)---投保單---客戶資料（新保應包括：被保險人身份證/單位組織機構代碼復印件、車輛購置發(fā)票、車輛合格證；轉保應包括：被保險人身份證/單位組織機構代碼復印件、車輛行駛證復印件、原其他保險機構出具的保單）”擺放。

單商業(yè)險業(yè)務檔案擺放順序：按“發(fā)票業(yè)務聯(lián)---保單業(yè)務聯(lián)---投保單---特別約定清單---客戶資料（新保應包括：被保險人身份證/單位組織機構代碼復印件、車輛購置發(fā)票、車輛合格證；轉保應包括：被保險人身份證/單位組織機構代碼復印件、車輛行駛證復印件、原其他保險機構出具的保單）---驗車單”擺放。

2．批單業(yè)務檔案整理要求

加費類業(yè)務批單檔案擺放順序：按“發(fā)票業(yè)務聯(lián)---批單業(yè)務聯(lián)---批改申請書---批改內容有關附件”擺放。

信息批改類業(yè)務批單檔案擺放順序：按“批單業(yè)務聯(lián)---批改申請書---批改內容有關附件”擺放。

退保類業(yè)務批單檔案擺放順序：按“發(fā)票業(yè)務聯(lián)---批單業(yè)務聯(lián)---批改申請書---保單客戶聯(lián)（正本）---批改內容有關附件”擺放。若交強險、商業(yè)險同時批改的，交強險批單按“發(fā)票業(yè)務聯(lián)---批單業(yè)務聯(lián)---批改申請書---批改內容有關附件”擺放；商業(yè)險批單

按“發(fā)票業(yè)務聯(lián)---批單業(yè)務聯(lián)”擺放，同時應將交強險批單流水號標于商業(yè)險批單業(yè)務聯(lián)的右上角。

C．臺帳登記要求

1.單證使用登記：分承保和批改兩類臺帳，如業(yè)務量大，可將承保臺帳分為交強險和商業(yè)險。所有有號單證的使用必須在“單證銷號臺帳”上登記具體的使用情況。

2.交接臺帳登記：與送/收單員交接單證時，出單員應在“業(yè)務單證檔案交接B表”上登記清楚，讓送/收單員親筆簽名。

四、考核辦法

1．出單員應在每天下班之前把每個4S店的用單量反饋給單證，無反饋者扣除專管員5分。

2．送/收單員應在規(guī)定時間內交回已使用的單證（出單員簽發(fā)出檔案袋的當天，以檔案袋內明細表上的日期為準，如未在交回扣除收單員10分。

3．交回保單中缺少pos小票扣除5分，缺少財務聯(lián)扣除5分。缺少投保單扣除3分，投保單無客戶簽字的扣除2分，能在當天補交回來不扣分。

4．出單員在使用保單的情況下如跳號扣10分。5．出單員在使用保單的情況下竄號將扣除出單員10分。6．出單員銷號臺賬本的登記號段應該與檔案袋內的明細表內容相符，綜合部將不定期檢查，發(fā)現(xiàn)不相符者，對登記不符的人員扣10分。

7．出單員日常使用的保險證使用登記臺賬如未按規(guī)定登記，對出單員扣10分。

8．如出單員在保管單證的過程中將空白單證丟失，按規(guī)定作出處理的同時，扣除考核分20分。

9．送單員在送單的過程中將保單遺失，如屬空白單證扣20分/單，如屬已使用單證扣除10分/單。

10．出單員未向單證崗報備，私自重打單證，造成原保單丟失的，或是私自補辦單證，對出單員扣10分。

11．如因出單員的原因導致需要更改單證使用人，單證崗在備案的情況下，扣除出單員5分。

12．對已使用的保單/批單副本造成丟失的，每份按500元罰款；對保單/批單正本造成丟失的，每份按1000元罰款。

13．每日未按時上報日報表，每拖延一天，扣5分。

14.如每周考核后，相關人員無違反規(guī)定的情形出現(xiàn)，將獎予其20分，累加計入月考核。

15.如一個月考核期內，出單員已獎分，但獎分后出現(xiàn)了違規(guī)現(xiàn)象，之前獎勵的分將全部被取消。

所有的考核項目的結果將按周通報，按每扣1分罰1元進行處罰，個人的考核分將進行并累加計入月末考核結果，每月的考核分將作為季度、年度的評優(yōu)評先的重要參數(shù)。此細節(jié)的最終解釋權歸綜合部。

擴展閱讀：財產保險分公司分支機構管理制度

***保險股份有限公司**分公司

分支機構管理制度

第一章總則

第一條為規(guī)范***財產保險股份有限公司***市分公司分支機構的建設，明確分支機構在設立、變更、撤銷等方面的管理，按照《中華人民共和國保險法》、《保險公司管理規(guī)定》、《保險營銷服務部管理辦法》和《***財產保險股份有限公司分支機構管理辦法》的要求，特制訂本管理制度。

第二條本制度所稱分支機構是指經(jīng)保險監(jiān)管部門批準后依法設立的營業(yè)性機構和營銷服務機構，包括分公司、中心支公司、支公司、營業(yè)部和營銷服務部。

第三條分支機構的發(fā)展必須遵循“一把手原則”、“管控能力原則”、“市場容量原則”和“盈利原則”等四個原則，滿足公司在標準選人、文化先行、市場策略、核心團隊、時事匹配、科學投入、成本控制和營造氣勢等八個方面的要求。

第四條分支機構的發(fā)展思路是：在發(fā)展速度上，突出“速度與效益”，追求產投比匹配；在設立規(guī)劃上，統(tǒng)籌布局，總量調控，優(yōu)先支持管控能力強、經(jīng)營實效好的機構的發(fā)展；在籌建管理上，做好“規(guī)劃與建立，分析與協(xié)調，督導與幫助”，提高執(zhí)行力，堅持做到分支機構籌建“標準不走樣，執(zhí)行不走樣，結果不走樣”。

第二章各級分支機構的職能

第五條分支機構按級別劃分為二級機構、三級機構和四級機構。其中二級機構是業(yè)務發(fā)展中心和成本控制中心，在總部

的授權范圍和戰(zhàn)略框架內行使經(jīng)營管理權，完成總部下達的業(yè)務計劃和經(jīng)營指標,承擔利潤和市場責任,支撐公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)；三級機構是銷售和服務中心，組織銷售和服務,并兼有成本控制職責；四級機構是銷售、服務單位。第六條二級機構是指在各省、各自治區(qū)、各直轄市設立的行使區(qū)域管理職能的機構。一般來說，二級機構即分公司，但在計劃單列市可以設立中心支公司作為二級機構。第七條三級機構是指在地市級城市設立的中心支公司，以及在直轄市和計劃單列市城區(qū)設立的支公司。

第八條四級機構是指在縣（包括縣級市）、區(qū)設立的分支機構，包括支公司和營銷服務部。

第九條各分支機構的具體職能包括組織業(yè)務銷售職能、業(yè)務人員管理職能、客戶服務職能、日常辦公管理職能、公司品牌宣傳職能。

第十條組織業(yè)務銷售職能是指貫徹落實上級公司的各項政策要求；落實和推動上級公司各項銷售政策；組織所屬銷售團隊的組建、發(fā)展。按照年度計劃對各項經(jīng)營指標的達成銷售策劃方案制定、跟蹤與推進；銷售激勵方案的制訂、實施、評估及反饋。

第十一條業(yè)務人員管理職能是指對所轄各類人員組織管理，包括所轄縣域公司內全員的招聘、管理、考核；銷售培訓、相關法律法規(guī)學習工作；本機構辦公會議組織與服務；組織銷售人員召開晨、夕會等。

第十二條客戶服務職能是指對縣區(qū)市場信息資源的開發(fā)及有效利用；配合上級抓好應收、續(xù)保管理；負責客戶信息管理及對相關資料（客戶提交的投保單、批改申請書等）進行標準審核；確保公司電話銷售本地落地服務；協(xié)助渠道化管理工作落地及本地大客戶（股東）業(yè)務的跟進服務；根據(jù)授權對機構所在地日常業(yè)務出單等前臺服務工作；根據(jù)授權負責收集相關賠案單證，負責快速處理小額賠案；按照公司客戶分類規(guī)定向客戶提供差異化服務。

第十三條日常辦公管理職能是指按照公司辦公設備的管理要求及各項相關管理規(guī)定對公司辦公用品的登記、管理、發(fā)放；文書檔案的管理；以及各項資產管理工作，包括實物管理、相關臺帳登記管理等。

第十四條公司品牌宣傳職能是指對所在縣域進行公司文化、品牌等屬地化宣傳，負責本地域市場廣告投放；按照公司授權對本地發(fā)布公司相關對外信息。

第三章各級分支機構人員、場所、設備等方面的配備要求

第十五條***市分公司各分支機構的人員編制、職場要求、設備配置標準由本管理制度統(tǒng)一規(guī)定，歸口管理部門為***產險***市分公司人事行政部。

第十六條根據(jù)我公司人員管理類別劃分，即：委派類、直

管類、量化類，結合對分支機構崗位編制設定要求，目前***市分公司分支機構人員設置情況如下：

崗位設置經(jīng)理崗綜合管理崗銷售管理崗單證崗收付費崗出單崗未決管理崗編制標準（三級機構）*人*人*人*人*人*人*人實際用人情況*人*人*人*人*人*人*人

第十七條***產險***市分公司所屬分支機構屬于銷售和服

務中心，在職場租賃和費用投入中會嚴格按照相應機構的業(yè)務規(guī)模來劃定機構標準，按照我公司機構籌建標準和職場配置相關費用標準要求如下：

機構級別機構類別一類二類*級機構三類四類五類

年保費計劃>*萬元>*萬元>*萬元>*萬元>*萬元4

職場建筑面積標準

第十八條根據(jù)***產險分支機構籌建標準規(guī)定，分支機構籌

建初期裝潢、辦公家具和辦公設備配置情況見下表：

科目一、職場裝修二、家具費用三、辦公設備1.辦公桌2.辦公椅3.保險柜4.傳真機5.掃描儀6.噴墨打印機7.針式打�。↙Q690K）8.文件柜9.碎紙機四、IT費用合計10.…1.PC液晶2.防火墻3.備用電源…㈠+㈡+㈢+㈣明細數(shù)量購置標準購置方式

第四章分支機構設立、撤銷的內部決策制度

第十九條集團機構發(fā)展部為分支機構變更和撤銷的歸口管理部門，全面負責分支機構變更的有關事宜，包括機構名稱變更、

主要負責人變更、營業(yè)產所變更、經(jīng)營區(qū)域變更、經(jīng)營范圍變更等，以及撤銷的有關事宜。第二十條變更和撤銷的申請。

集團機構發(fā)展部負責各二級機構的變更和撤銷的申請工作。三級機構（含三級機構）以下分支機構的變更和撤銷的申請由各二級機構人事行政部負責。各二級機構在收到總公司同意變更或撤銷分支機構的批復后，應根據(jù)《保險公司管理規(guī)定》、《保險公司營銷服務部理辦法》等規(guī)定要求及時向當?shù)乇１O(jiān)局進行申請。

三級機構的變更和撤銷由所屬二級機構向總公司提出申請，申請文件包括：

1.撤銷（變更）分支機構的請示；

2.擬撤銷（變更）機構的歷年業(yè)務發(fā)展情況；

3.擬撤銷（變更）機構的人員、單證、印章、職場、車輛、家具、設備、其他固定資產等善后情況說明

變更和撤銷三級機構的流程是：

二級機構機構發(fā)展崗→二級機構人事行政部負責人→二級機構分管副總（或總經(jīng)理）→總公司辦公室文秘崗→集團機構發(fā)展部機構規(guī)劃崗→總公司人力資源部負責人→集團機構發(fā)展部負責人→總裁室機構發(fā)展分管總→總裁（對于撤銷機構的，還應加上集團機構發(fā)展工作分管總）

申請文件抄送節(jié)點：總裁室、人力資源部、企劃部、集團機構發(fā)展部。

第二十一條變更和撤銷批復。

總公司同意三級以下機構的變更或撤銷申請后，由集團機構發(fā)展部下發(fā)同意變更或撤銷分支機構的批復，批復流程是：

集團機構發(fā)展部機構規(guī)劃崗→總公司辦公室文秘崗→集團機構發(fā)展部負責人→總裁室機構發(fā)展分管總

批復文件抄送節(jié)點：總裁室、集團機構發(fā)展部、財務部、人力資源部、企劃部、辦公室，以及二級機構總經(jīng)理室成員、人事行政部。

第二十二條分支機構經(jīng)當?shù)乇１O(jiān)局核準變更后，須持保監(jiān)局頒發(fā)的許可證及批準文件，及時到政府相關部門辦理《組織機構代碼證》及登記注冊的變更手續(xù)。

分支機構獲得保監(jiān)局和工商局相關執(zhí)照后，需及時將《經(jīng)營保險業(yè)務許可證》或《保險營銷服務許可證》和《營業(yè)執(zhí)照》掃描件報集團機構發(fā)展部和辦公室。

第二十三條分支機構經(jīng)當?shù)乇１O(jiān)局核準撤銷后，須持保監(jiān)局頒發(fā)的批準文件，及時到政府相關部門辦理相關證照的注銷手續(xù)，并及時將保監(jiān)局頒發(fā)的批準文件掃描件報集團機構發(fā)展部和總公司辦公室。

第二十四條總公司辦公室自各分支機構領取變更后的保險許可證之日或領取批準撤銷分支機構的批準文件起20日內在中國保監(jiān)會指定的報紙上統(tǒng)一進行公告。

第五章上級機構對下級分支機構的管控職責和措施

第二十五條***產險***市分公司對分支機構的運營管控遵

循“集中管控、分級授權”的原則，各分支機構在授權范圍內行使相應職權，并按公司建立的標準業(yè)務管理流程和制度體系規(guī)范運作,保證企業(yè)整體效能最大化。對分支機構的授權主要集中在財務、業(yè)務、客服三個方面。

第二十六條***產險***市分公司財務工作全面納入預算管

理，依托費用預算管理系統(tǒng)，所有費用申請、報銷都必須通過網(wǎng)上完成。

第二十七條***產險***市分公司各分支機構是銷售和服務

中心，在業(yè)務授權方面，只有出單權，核保權由分公司集中，實行統(tǒng)一管理。

第二十八條***產險***市分公司在客戶服務管理方面實行

垂直與集中管理結合的集約管理模式，理賠權限、人員、設備、查勘費由分公司統(tǒng)一集中管理，實現(xiàn)人員垂直管理，資源統(tǒng)一配置。

第二十九條分公司所屬各分支機構建立客服團隊，客服團隊是服務于一定區(qū)域的查勘定損作業(yè)團隊。服務區(qū)域劃分時考慮行政區(qū)域的機構因素但不依賴于機構，團隊設置和區(qū)域劃分以服務半徑為核心，相鄰兩個團隊互相滲透，形成若干個作業(yè)單元。

第三十條客服團隊以三級機構所在地設置，是分支機構行政區(qū)域內理賠協(xié)調部門，負責理賠柜面服務和案件訴訟、負責與分支機構范圍內的行業(yè)協(xié)調，是支持銷售的承辦者。

第六章罰則

第三十一條在分支機構設置、變更和撤銷過程中，對不嚴格按本規(guī)定執(zhí)行或執(zhí)行不當?shù)臋C構和部門，***市分公司將視其情節(jié)給予相應的處罰。

對未經(jīng)批準擅自籌備、開設、變更、撤銷分支機構的，由***市分公司責令其立即停止違規(guī)行為，所造成的損失由機構負責人承擔。分公司還將視情節(jié)輕重和損失大小追究責任人責任。第三十二條各分支機構成立后，在一定期限內業(yè)務規(guī)模、費用控制、管理水平未達到分公司規(guī)定要求的，分公司將視情況予以調整。

第七章附則

第三十三條本規(guī)定自正式印發(fā)之日起施行，由***產險***市分公司人事行政部部負責解釋。

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