中國(guó)大地保險(xiǎn)上海分公司單證管理辦法

中國(guó)大地財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)股份有限公司

上海分公司單證管理辦法

為了加強(qiáng)公司的內(nèi)控制度建設(shè)，保證公司資金和單證的安全性，防范因單證流失給公司帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，使公司單證管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化，根據(jù)總公司《單證管理辦法》的有關(guān)要求，特制定本辦法。

第一章單證分類(lèi)

第一條按照單證的重要程度、繕制方式、功能以及管理形式，將單證分為重要單證和次要單證。

第二條重要單證是指各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中使用的印有印刷流水號(hào)碼，一經(jīng)簽單公司即承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任和產(chǎn)生法律效力或以此作為收付款書(shū)面依據(jù)的有關(guān)憑證。包括：保險(xiǎn)費(fèi)專(zhuān)用發(fā)票、保險(xiǎn)賠款收據(jù)、各類(lèi)保險(xiǎn)單、各類(lèi)批單、保險(xiǎn)證以及其他有價(jià)單證等

第三條次要單證是指除重要單證以外的其他單證。

第二章管理職責(zé)

第四條公司單證管理的職能部門(mén)包括計(jì)劃財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)處理中心、客戶(hù)服務(wù)中心、綜合管理部、公司所屬分支機(jī)構(gòu)等。

第五條公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)單證的入庫(kù)、發(fā)放、領(lǐng)用、有價(jià)單證保管。對(duì)各種單證建立臺(tái)賬，定期盤(pán)存實(shí)物并編制單證管理報(bào)表；定期對(duì)本部以外各職能部門(mén)單證的使用與管理情況進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查等工作。

第六條公司業(yè)務(wù)處理中心、客戶(hù)服務(wù)中心、綜合管理部負(fù)責(zé)本

部門(mén)以及公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門(mén)所需單證的入庫(kù)、發(fā)放、領(lǐng)用、保管、存檔，定期盤(pán)存實(shí)物并把盤(pán)點(diǎn)結(jié)果以報(bào)表的形式反饋計(jì)劃財(cái)務(wù)部，以及日常單證的使用與管理工作。

第七條公司業(yè)務(wù)處理中心負(fù)責(zé)核定所屬相關(guān)業(yè)務(wù)條線(xiàn)的各分支機(jī)構(gòu)以及分公司本部可申領(lǐng)的業(yè)務(wù)類(lèi)單證的數(shù)量和種類(lèi)。

第八條公司業(yè)務(wù)處理中心負(fù)責(zé)所屬相關(guān)業(yè)務(wù)條線(xiàn)的各分支機(jī)構(gòu)以及分公司本部所需的業(yè)務(wù)類(lèi)單證領(lǐng)用、收回、核銷(xiāo)、存檔、監(jiān)督、檢查等管理工作。

第九條分公司所屬分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)勤人員是單證管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)單證管理的具體工作。

第三章管理規(guī)程

第十條重要單證應(yīng)按照總公司統(tǒng)一的編碼規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。單證管理工作必須通過(guò)計(jì)算機(jī)單證管理系統(tǒng)進(jìn)行；單證的印刷、入庫(kù)、發(fā)放、領(lǐng)用、使用、作廢、丟失、查詢(xún)、歸檔、銷(xiāo)毀等工作必須輸入計(jì)算機(jī)單證管理系統(tǒng)。

第十一條重要單證均由總公司統(tǒng)一設(shè)計(jì)格式并組織印刷，分公司各職能部門(mén)應(yīng)根據(jù)使用情況，對(duì)公司日常運(yùn)行所需必備的單證（公司內(nèi)各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)部門(mén)所需業(yè)務(wù)單證，由業(yè)務(wù)處理中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一核定）經(jīng)業(yè)務(wù)處理中心核定簽章、單證專(zhuān)管人員和負(fù)責(zé)人簽字后，提前向計(jì)劃財(cái)務(wù)部上報(bào)需求數(shù)量、種類(lèi)的清單，以便計(jì)劃財(cái)務(wù)部及時(shí)向總公司申請(qǐng)領(lǐng)用，確保單證的庫(kù)存限額。

第十二條次要單證由各職能部門(mén)提供必備單證的清單，計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)向總公司申請(qǐng)領(lǐng)用。其中內(nèi)部自制單證，由各職能部門(mén)提

供單證樣本以及數(shù)量，計(jì)劃財(cái)務(wù)部根據(jù)總公司單證管理規(guī)定的要求樣式確認(rèn)后，公司綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一印制。

第十三條對(duì)于沒(méi)有編號(hào)的次要單證，由各職能部門(mén)提供所需單證的清單，計(jì)劃財(cái)務(wù)部上報(bào)總公司申請(qǐng)領(lǐng)用后入庫(kù)保管，庫(kù)存量根據(jù)各類(lèi)單證需求的不同，一般維持2-6個(gè)月的單證使用數(shù)量。計(jì)劃財(cái)務(wù)部對(duì)領(lǐng)用數(shù)量進(jìn)行登記，并保存使用部門(mén)申請(qǐng)領(lǐng)用單證的清單。

第十四條凡涉及到實(shí)物單證在部門(mén)之間、人員之間流轉(zhuǎn)的，各相關(guān)部門(mén)必須建立“單證保管及領(lǐng)用交接登記簿”，“單證保管及領(lǐng)用交接登記簿”的內(nèi)容包括序號(hào)、單證名稱(chēng)、日期、領(lǐng)入數(shù)量、領(lǐng)出數(shù)量、單證起止號(hào)碼、庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存單證起止號(hào)碼、保管員、領(lǐng)用人簽收等，同時(shí)在單證管理系統(tǒng)中完整記錄，確保單證的留存數(shù)量，以備核查。

第十五條需要使用單證的職能部門(mén)，應(yīng)指定專(zhuān)人到計(jì)劃財(cái)務(wù)部定量領(lǐng)取，領(lǐng)取時(shí)必須填寫(xiě)“單證領(lǐng)用單”。單證領(lǐng)用單的內(nèi)容包括日期、領(lǐng)用部門(mén)、序號(hào)、單證名稱(chēng)、單證起止號(hào)碼、計(jì)量單位、單證數(shù)量等。單證領(lǐng)用單必須填寫(xiě)完整，相關(guān)人員簽字齊全。同時(shí)，領(lǐng)用人還必須在“單證保管及領(lǐng)用交接登記簿”上簽收。

第十六條凡有印刷流水號(hào)的單證，通過(guò)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)打印時(shí)必須輸入所用單證的印刷流水號(hào)碼。

第十七條部分手工出具的保險(xiǎn)單或批單，應(yīng)在補(bǔ)錄業(yè)務(wù)信息時(shí)將該單證的印刷流水號(hào)碼同時(shí)進(jìn)行補(bǔ)錄。

第十八條對(duì)遺失或被盜的重要憑證，應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)登報(bào)聲明作廢，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后以書(shū)面形式上報(bào)上級(jí)主管部

門(mén)。同時(shí)要在單證管理系統(tǒng)中作非正常核銷(xiāo)處理。

第十九條單證職能部門(mén)應(yīng)將作廢的重要單證的所有聯(lián)次收回，加蓋“作廢”印章，和“存根聯(lián)”一起存檔。并在每月的盤(pán)點(diǎn)報(bào)表中列示報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬面核銷(xiāo)，登記備案。

第二十條對(duì)各種過(guò)期不能使用或停止使用的空白重要單證，由領(lǐng)用部門(mén)統(tǒng)一回收，按順序整理后做好明顯的作廢標(biāo)記，在計(jì)算機(jī)單證管理系統(tǒng)中提交回收登記，經(jīng)總公司同意后統(tǒng)一收回并集中銷(xiāo)毀。

第二十一條已歸檔的重要憑證不得隨意銷(xiāo)毀，保存期和銷(xiāo)毀辦法按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

第二十二條重要單證應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，一律不得外借。

第二十三條各職能部門(mén)的單證管理員應(yīng)定期通過(guò)計(jì)算機(jī)單證管理系統(tǒng)生成報(bào)表，對(duì)報(bào)表中未注銷(xiāo)的差額做出解釋和說(shuō)明。

第二十四條各職能部門(mén)（包括各分支機(jī)構(gòu)）都必須對(duì)有效單證建立單證領(lǐng)、用、存臺(tái)賬。每月末，對(duì)各類(lèi)單證進(jìn)行實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，保證臺(tái)賬數(shù)與實(shí)物數(shù)相等、臺(tái)賬數(shù)與電腦系統(tǒng)數(shù)相等，如有差異要說(shuō)明原因，并按時(shí)上報(bào)《單證使用情況登記表》到計(jì)劃財(cái)務(wù)部。計(jì)劃財(cái)務(wù)部每月將對(duì)各單證使用部門(mén)進(jìn)行一次單證（庫(kù)存數(shù)量）的賬實(shí)核對(duì)抽查；業(yè)務(wù)處理中心負(fù)責(zé)對(duì)已使用的有號(hào)業(yè)務(wù)單證進(jìn)行核銷(xiāo)，同時(shí)將核對(duì)結(jié)果形成書(shū)面的報(bào)告和報(bào)表遞交計(jì)劃財(cái)務(wù)部備份，并保存、歸檔以備查閱。對(duì)因單證管理不善給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)對(duì)當(dāng)事人給予經(jīng)濟(jì)處罰，并追究相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

第四章附則

第二十五條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋并修訂。

附件1《大地財(cái)保上海分公司單證使用情況登記表》附件2

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《大地保險(xiǎn)上海分公司單證作廢登記表》

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單證管理辦法

一、總則

為進(jìn)一步加強(qiáng)單證管理，完善內(nèi)控機(jī)制，有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)健康、持續(xù)發(fā)展，根據(jù)相關(guān)文件、管理辦法，結(jié)合分公司實(shí)際，特制定本單證管理辦法。

保險(xiǎn)業(yè)務(wù)單證是保險(xiǎn)公司進(jìn)行保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的憑證，包括有價(jià)單證和無(wú)價(jià)單證。有價(jià)單證：此類(lèi)單證的出具具備法律效力，其特點(diǎn)是有印刷號(hào)，能進(jìn)行入庫(kù)、領(lǐng)用、回收、銷(xiāo)號(hào)、歸檔、銷(xiāo)毀等處理。無(wú)價(jià)單證：此類(lèi)單證的出具不具備法律效力，其特點(diǎn)是無(wú)印刷號(hào)，只進(jìn)行入庫(kù)、領(lǐng)用、回收，無(wú)需銷(xiāo)號(hào)。車(chē)險(xiǎn)監(jiān)制單證是指由保監(jiān)會(huì)統(tǒng)一設(shè)計(jì)和修訂格式、內(nèi)容并由保監(jiān)會(huì)監(jiān)制的車(chē)險(xiǎn)類(lèi)有價(jià)單證，包括：車(chē)險(xiǎn)保單（格式和非格式）、車(chē)險(xiǎn)批單、提車(chē)暫保單、摩托車(chē)責(zé)任保險(xiǎn)單、摩托車(chē)/拖拉機(jī)保險(xiǎn)單等。

分公司系統(tǒng)的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)單證統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部管理，分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)單證計(jì)劃的編制、領(lǐng)發(fā)、核銷(xiāo)、考核等工作。各分支機(jī)構(gòu)單證統(tǒng)一由本機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理。二、印制

單證集中由總公司組織印刷，除經(jīng)總公司產(chǎn)險(xiǎn)財(cái)務(wù)部特別批準(zhǔn)之外，其他機(jī)構(gòu)或部門(mén)均無(wú)權(quán)自行印刷有價(jià)單證。對(duì)于經(jīng)批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)自印單證的印刷權(quán)集中在二級(jí)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部，嚴(yán)禁二級(jí)機(jī)構(gòu)以外的其他各級(jí)機(jī)構(gòu)或部門(mén)印刷單證。

各機(jī)構(gòu)因開(kāi)拓業(yè)務(wù)需要大量某種單證或開(kāi)拓新險(xiǎn)種時(shí)，至少應(yīng)提前30天，由機(jī)構(gòu)業(yè)管部門(mén)按規(guī)定上報(bào)分公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)審批；經(jīng)總公司有關(guān)部門(mén)審批同意后，將批復(fù)的復(fù)印件交分

公司財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部按批復(fù)要求從總公司征訂或由分公司印制。支公司財(cái)務(wù)部收到分公司印制的單證后及時(shí)驗(yàn)收入庫(kù)，并做好入庫(kù)登記。三、領(lǐng)發(fā)

機(jī)構(gòu)業(yè)管部門(mén)應(yīng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)發(fā)展需要向本機(jī)構(gòu)單證管理員提出單證需求，非車(chē)險(xiǎn)類(lèi)單證至少應(yīng)提前15天報(bào)下月需求計(jì)劃；車(chē)險(xiǎn)監(jiān)制單證每季度征訂一次，在每季度中間月份12號(hào)之前上報(bào)下一季度單證需求計(jì)劃。

凡有價(jià)單證下發(fā)領(lǐng)用而未銷(xiāo)號(hào)數(shù)超過(guò)達(dá)50%又需領(lǐng)用新單證的機(jī)構(gòu)，必須書(shū)面說(shuō)明未銷(xiāo)號(hào)原因，并呈報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可領(lǐng)取。各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)發(fā)放保險(xiǎn)業(yè)務(wù)單證的部門(mén)，須按領(lǐng)取單位的計(jì)劃和審核無(wú)誤的“有價(jià)單證銷(xiāo)號(hào)清單”發(fā)放，堅(jiān)持“前不清、后不領(lǐng)”。

各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)員工原則上不得領(lǐng)取空白有價(jià)單證，如確因業(yè)務(wù)需要須領(lǐng)取的，在確保安全、并經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及業(yè)管經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字同意后方可領(lǐng)取。代理人或內(nèi)勤領(lǐng)用的有價(jià)單證回銷(xiāo)期一般不超過(guò)一個(gè)月，最長(zhǎng)不能超過(guò)三個(gè)月。代理人或出單內(nèi)勤領(lǐng)用同一種單證回銷(xiāo)率必須達(dá)到80%以上，方可辦理再領(lǐng)取新單證手續(xù)。

領(lǐng)發(fā)單證須填寫(xiě)《保險(xiǎn)憑證請(qǐng)領(lǐng)單》，從核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)領(lǐng)用、分發(fā)，打印《保險(xiǎn)憑證領(lǐng)用流轉(zhuǎn)單》記錄領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用數(shù)量、單證流水號(hào)起訖、領(lǐng)用單位、領(lǐng)用人，由領(lǐng)發(fā)雙方簽收，由領(lǐng)、用雙方各持一聯(lián)。出單內(nèi)勤每次領(lǐng)取非車(chē)險(xiǎn)類(lèi)有價(jià)單證一般不超過(guò)50份、車(chē)險(xiǎn)保單一般不超過(guò)100份。

各機(jī)構(gòu)單證管理員領(lǐng)發(fā)有價(jià)單證時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按單證印刷流水號(hào)順序領(lǐng)發(fā)，不得跳號(hào)。

四、使用

分公司發(fā)放的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)單證，限于分公司系統(tǒng)所屬各分支機(jī)構(gòu)辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)使用。各機(jī)構(gòu)如需調(diào)劑必須通過(guò)分公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自轉(zhuǎn)借保單。

使用單證應(yīng)本著節(jié)約的原則進(jìn)行，有價(jià)單證按印刷流水號(hào)順序使用，不得跳號(hào)。

保險(xiǎn)費(fèi)專(zhuān)用發(fā)票必須由專(zhuān)人經(jīng)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)錄入打印，加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章時(shí)必須逐筆登記，空白發(fā)票不能加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用公章，特殊情況，在確保安全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可。

五、銷(xiāo)號(hào)單證的銷(xiāo)號(hào)僅限于有價(jià)單證，具體是指保險(xiǎn)單、批單、保險(xiǎn)費(fèi)專(zhuān)用發(fā)票、各種撕票型單證等有印刷流水號(hào)的單證，無(wú)價(jià)單證不要求銷(xiāo)號(hào)。

單證的銷(xiāo)號(hào)由出單內(nèi)勤本著“出一單、銷(xiāo)一號(hào)”的原則進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行單證銷(xiāo)號(hào)制度，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的“印刷號(hào)處理”中進(jìn)行相應(yīng)的銷(xiāo)號(hào)處理和出錯(cuò)記錄的再處理，并將已銷(xiāo)號(hào)的單證實(shí)物按單證印刷流水號(hào)順序整理后連同單證銷(xiāo)號(hào)清單交單證管理員進(jìn)行審核。對(duì)已在系統(tǒng)中銷(xiāo)號(hào)而未到帳的單證，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)登錄應(yīng)收保費(fèi)臺(tái)帳，單證使用部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)督促業(yè)務(wù)員及時(shí)收回保費(fèi)或保單、發(fā)票正本。

出單內(nèi)勤負(fù)責(zé)代理點(diǎn)已用單證的系統(tǒng)銷(xiāo)號(hào)和歸檔工作。六、注銷(xiāo)

對(duì)于作廢的單證應(yīng)一式數(shù)聯(lián)全部收回，加蓋作廢章，在系統(tǒng)中進(jìn)行作廢銷(xiāo)號(hào)處理，按單證印刷流水號(hào)順序與業(yè)務(wù)存根聯(lián)一起裝訂成冊(cè)。

單證遺失銷(xiāo)號(hào)應(yīng)附遺失情況說(shuō)明、登報(bào)掛失、處罰結(jié)果等資料。七、銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀的范圍

1、按公司規(guī)定已改版不再使用作廢的空白有價(jià)單證。2、業(yè)務(wù)終止，不再使用的空白有價(jià)單證。

3、破缺和污損已無(wú)法使用的空白有價(jià)單證。

除稅務(wù)與監(jiān)管機(jī)關(guān)另有規(guī)定外，符合銷(xiāo)毀條件的空白有價(jià)單證，報(bào)經(jīng)總公司相關(guān)產(chǎn)品部門(mén)和財(cái)務(wù)部審批后，由二級(jí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀工作完成后相關(guān)資料報(bào)總公司財(cái)務(wù)部備案，各支公司無(wú)權(quán)銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀前的準(zhǔn)備工作

1、總、分公司通知停用或改版的空白作廢單證，自通知之日起嚴(yán)禁使用。

2、各機(jī)構(gòu)將所有發(fā)放在外的空白作廢單證全部回收入庫(kù)，分開(kāi)保管，填列《空白作廢單證明細(xì)表》，連同作廢的空白單證，根據(jù)分公司通知要求統(tǒng)一上繳分公司集中銷(xiāo)毀。

3、所有回收的停用空白單證應(yīng)全部上繳分公司財(cái)務(wù)部，分公司單證管理員對(duì)支公司回收、清理情況進(jìn)行審核，在帳表實(shí)一致的情況下，上報(bào)相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)審批同意后進(jìn)行銷(xiāo)毀。八、歸檔

出單內(nèi)勤應(yīng)對(duì)已銷(xiāo)號(hào)的有價(jià)單證在系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔，生成歸檔號(hào)。歸檔前應(yīng)進(jìn)行單證整理，做到材料齊全，排放有序：每一筆業(yè)務(wù)的保費(fèi)專(zhuān)用發(fā)票副本、批單副本、批改申請(qǐng)書(shū)、保險(xiǎn)單副本、保險(xiǎn)單附表、投保單、投保單附表應(yīng)按順序粘貼，按單證印刷流水號(hào)順序存放。單證整理完畢后，出單內(nèi)勤按每本50份連同審核無(wú)誤的單證歸檔清單、作廢保單一式數(shù)聯(lián)，按單證印刷流水號(hào)順序分險(xiǎn)種裝訂成冊(cè)。裝訂要堅(jiān)固、整齊、美觀(guān)、目錄清楚、方便查閱。

歸檔的單證要求專(zhuān)柜存放，應(yīng)放整齊、分類(lèi)清楚，妥善保管，注意防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)蛀。

根據(jù)各類(lèi)單證規(guī)定的年限保存業(yè)務(wù)單證：各類(lèi)承保原始資料卷宗從保險(xiǎn)責(zé)任終止之日起至少保存10年，石油開(kāi)發(fā)險(xiǎn)、船舶險(xiǎn)、雇員忠誠(chéng)險(xiǎn)、產(chǎn)品責(zé)任險(xiǎn)或其它綜合性保險(xiǎn)等資料卷宗從保險(xiǎn)責(zé)任終止之日起至少要保存15年。

單證管理的資料、帳簿、領(lǐng)發(fā)憑證、銷(xiāo)毀清單、移交表需列入重要會(huì)計(jì)資料保管，保管期限至少15年。九、管理

內(nèi)勤人員在出具保單時(shí)，必須按照保單約定付款，在系統(tǒng)內(nèi)開(kāi)具保費(fèi)發(fā)票，嚴(yán)禁在系統(tǒng)外開(kāi)具保費(fèi)發(fā)票。

單證管理人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，如發(fā)生人員變更，應(yīng)事先報(bào)告分公司財(cái)務(wù)部。單證管理員換崗原則上應(yīng)保證兩周的工作交接過(guò)程，嚴(yán)格交接手續(xù)，交接內(nèi)容主要包括：庫(kù)存有價(jià)單證盤(pán)點(diǎn)表、已裝訂成冊(cè)的以前年度及月份的單證帳簿、報(bào)表和憑證、其他單證管理資料等。前任單證管理人員必須在帳表實(shí)一致的情況下才能辦理交接手續(xù)，本機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行監(jiān)交。各機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立單獨(dú)的單證儲(chǔ)藏室，并符合防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)蛀的要求，所有入庫(kù)單證按險(xiǎn)種分類(lèi)排放，要求保持整潔有序。

有價(jià)單證的領(lǐng)發(fā)原則上由各級(jí)單證管理員進(jìn)行交接，不允許其他人員代領(lǐng)。特殊情況由他人代領(lǐng)的，代領(lǐng)人須憑加蓋有財(cái)務(wù)章、經(jīng)單證管理員和財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字的《保險(xiǎn)憑證請(qǐng)領(lǐng)單》領(lǐng)取，否則，分公司將不予發(fā)放。

單證管理系統(tǒng)上線(xiàn)后，各機(jī)構(gòu)仍要保持手工登記《保險(xiǎn)憑證收入、發(fā)出登記簿》，并每月與電腦帳進(jìn)行核對(duì)，確保帳帳相符。每發(fā)出一次單證，以單證出庫(kù)單為原始憑證記入空白庫(kù)存登記簿中的發(fā)方；每從上一級(jí)公司領(lǐng)入單證時(shí)，以上級(jí)公司開(kāi)出的出庫(kù)單為原始憑證記入空白庫(kù)存登記簿中的收方。

各級(jí)單證管理員應(yīng)定期清理有價(jià)單證，做到帳實(shí)相符。每月盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存單證；定期打印未回銷(xiāo)清單督促領(lǐng)用人銷(xiāo)號(hào)，定期打印超回銷(xiāo)期清單回收單證，協(xié)助內(nèi)勤主管部門(mén)對(duì)內(nèi)勤銷(xiāo)號(hào)情況進(jìn)行管理；定期（每季不少于1次）對(duì)單證領(lǐng)用部門(mén)的單證使用、保管、銷(xiāo)號(hào)、帳實(shí)進(jìn)行抽查、盤(pán)點(diǎn)，核實(shí)單證庫(kù)存、規(guī)范使用與管理。

建立單證管理考核制度，單證考核得分直接納入單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、業(yè)管部負(fù)責(zé)人工資考核，每月在全省予以通報(bào)，年度綜合平時(shí)考核記分納入年終考核，并與綜合考核和年終獎(jiǎng)金掛鉤。

公司所有員工離開(kāi)公司，須經(jīng)單證管理員簽字確認(rèn)未領(lǐng)用單證或領(lǐng)用單證已全部結(jié)清后，方能解除擔(dān)保人擔(dān)保責(zé)任，辦理調(diào)離手續(xù)。十、處罰

所有空白有價(jià)單證一律不得遺失，如有遺失，及時(shí)查明原因，自發(fā)現(xiàn)之日起五個(gè)工作日內(nèi)在省、自治區(qū)、直轄市級(jí)報(bào)刊上登報(bào)聲明作廢，按照“誰(shuí)領(lǐng)用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，費(fèi)用由當(dāng)事人自理，并追究當(dāng)事人責(zé)任，每單處以5001000元的罰款，所有由此引起公司損失的20%50%由責(zé)任人承擔(dān)。

根據(jù)保監(jiān)發(fā)（1999）36號(hào)文規(guī)定，對(duì)違反監(jiān)制單證規(guī)定的將給予以下處罰：

1、因過(guò)失遺失空白監(jiān)制單證，視情節(jié)輕重，給予該公司罰款15萬(wàn)元的處分。

2、空白監(jiān)制單證流失到各保險(xiǎn)公司以外，并違規(guī)委托本保險(xiǎn)公司以外的其他單位或個(gè)人代為銷(xiāo)售的，視情節(jié)輕重，給予該公司罰款15萬(wàn)元、停止經(jīng)營(yíng)機(jī)動(dòng)車(chē)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)13個(gè)月、取消主要負(fù)責(zé)人任職資格的處分。3、各機(jī)構(gòu)已簽發(fā)的監(jiān)制單證業(yè)務(wù)留存聯(lián)加貼發(fā)票業(yè)務(wù)留存聯(lián)后，與作廢的監(jiān)制單證各聯(lián)按單證印刷流水號(hào)順序統(tǒng)一裝訂保管，保管期不低于五年。作廢的監(jiān)制單證各聯(lián)均應(yīng)加蓋“作廢”字樣的專(zhuān)用章。違反此規(guī)定的，視情節(jié)輕重，給予罰款15萬(wàn)元、取消主要負(fù)責(zé)人任職資格的處分。

4、對(duì)未使用稅務(wù)部門(mén)監(jiān)制發(fā)票的機(jī)構(gòu)，給予罰款510萬(wàn)元的處分，并給予該公司停止保險(xiǎn)業(yè)務(wù)13個(gè)月的處分。

對(duì)領(lǐng)用100份有價(jià)單證，超期在一個(gè)月以上的，對(duì)主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人給予警告；超期在三個(gè)月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人50元的處罰；超期在五個(gè)月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人100元的處罰，并限期回銷(xiāo)。

領(lǐng)用201*00份有價(jià)單證，超期在一個(gè)月以上的，對(duì)主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人100元的處罰；超期在三個(gè)月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人200元的處罰；超期五個(gè)月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人300元的處罰，并限期回銷(xiāo)。

領(lǐng)用有價(jià)單證達(dá)500份以上，超期在一個(gè)月以上的，對(duì)主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人300元的處罰；超期在三個(gè)月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人400元的處罰；超期五個(gè)月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人500元的處罰，并限期回銷(xiāo)。對(duì)個(gè)別機(jī)構(gòu)不及時(shí)回銷(xiāo)有價(jià)單證問(wèn)題屢禁不止，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人600元以上的經(jīng)濟(jì)處罰，并在公司內(nèi)部網(wǎng)上進(jìn)行通報(bào)。

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