建設(shè)數(shù)字化檔案館的規(guī)劃
檔案局關(guān)于建設(shè)數(shù)字化檔案館的規(guī)劃
隨著社會信息化進(jìn)程的加快,信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議程,檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案館發(fā)展的方向和目標(biāo),F(xiàn)階段,檔案數(shù)字化建設(shè)已被寫入我縣《201*年政府工作報告》,正式提上我縣“十二五”規(guī)劃議程,為了充分發(fā)揮檔案館永久保管檔案基地、愛國主義教育基地、檔案信息開發(fā)利用中心的職能,促進(jìn)我縣檔案事業(yè)的發(fā)展,推動檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化,更好地為政治經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)服務(wù),特結(jié)合我縣檔案館實(shí)際情況,制訂數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃:
1、掌握實(shí)情,建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多、保管分散的特點(diǎn),因此,檔案館數(shù)字化建設(shè)不可能一蹴而就,在具體選擇上,要優(yōu)先考慮破損嚴(yán)重、亟待搶救保護(hù)的檔案、與社會發(fā)展密切相關(guān)的檔案等。我館現(xiàn)存使用率較高的有婚姻檔案86195件;干部檔案2818件;錄音錄像磁帶、影片檔案526盤;照片檔案2980張。我館將按照分步實(shí)施的原則,按專題分步驟進(jìn)行館藏檔案的拆分整理、檔案原文圖片掃描和聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、圖片處理、條目錄入與原文掛接等工作,此項(xiàng)工作計劃于五年內(nèi)完成,并努力爭取三年完成數(shù)據(jù)庫的初步建設(shè)。
2、堅持標(biāo)準(zhǔn),健全著錄規(guī)則,統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的著錄格式和機(jī)讀目錄格式,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息格式格式標(biāo)準(zhǔn)化,數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)化,在此基礎(chǔ)上,依托政府政務(wù)平臺,合理構(gòu)建能夠銜接兼顧的檔案數(shù)據(jù)庫,并納入網(wǎng)絡(luò)的整體系統(tǒng)之中,達(dá)到檔案館與其他業(yè)務(wù)信息平臺間的互聯(lián)互通、信息共享。
3、充分運(yùn)用科技手段,做好數(shù)字化檔案信息的安全維護(hù)和存儲、備份工作。建立有紙化和無紙化相結(jié)合的信息庫,解決受病毒感染或網(wǎng)絡(luò)本身問題可能造成的信息毀滅,開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)電子文件的歸檔管理程序,使網(wǎng)上信息及時、完整、安全地保存下來。采取訪問控制的方式,保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全。做好數(shù)據(jù)庫備份工作,定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機(jī)備份、多介質(zhì)多份備份,保證信息安全。
檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn),也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇,我們將在不斷掌握和運(yùn)用檔案信息數(shù)字化技術(shù)的同時,將數(shù)字化的檔案與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合,使檔案事業(yè)更好地服務(wù)于社會。
擴(kuò)展閱讀:數(shù)字化檔案館規(guī)劃綱要
檔案局關(guān)于建設(shè)數(shù)字化檔案館的規(guī)劃
隨著社會信息化進(jìn)程的加快,信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議程,檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案館發(fā)展的方向和目標(biāo),F(xiàn)階段,檔案數(shù)字化建設(shè)已被列入我市信息化建設(shè)總體規(guī)劃,正式提上我市“十二五”規(guī)劃議程,為了充分發(fā)揮檔案館永久保管檔案基地、愛國主義教育基地、檔案信息開發(fā)利用中心的職能,促進(jìn)我市檔案信息化建設(shè)有序推進(jìn),實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化,更好地為政治經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)服務(wù),特結(jié)合我市檔案館實(shí)際情況,制訂數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃:
1、掌握實(shí)情,建立檔案數(shù)據(jù)庫
檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多、保管分散的特點(diǎn),因此,檔案館數(shù)字化建設(shè)不可能一蹴而就,在具體選擇上,要優(yōu)先考慮破損嚴(yán)重、亟待搶救保護(hù)的檔案、與社會發(fā)展密切相關(guān)的檔案等。我館現(xiàn)存使用率較高的有婚姻檔案86195件;干部檔案2818件;錄音錄像磁帶、影片檔案526盤;照片檔案2980張。我館將按照分步實(shí)施的原則,按專題分步驟進(jìn)行館藏檔案的拆分整理、檔案原文圖片掃描和聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、圖片處理、條目錄入與原文掛接等工作,此項(xiàng)工作計劃于五年內(nèi)完成,并努力爭取三年完成數(shù)據(jù)庫的初步建設(shè)。
2、堅持標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫
健全著錄規(guī)則,統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的著錄格式和機(jī)讀目錄格式,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息格式標(biāo)準(zhǔn)化,數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)化,在此基礎(chǔ)上,依托政府政務(wù)平臺,合理構(gòu)建能夠銜接兼顧的檔案數(shù)據(jù)庫,并納入網(wǎng)絡(luò)的整體系統(tǒng)之中,達(dá)到檔案館與其他業(yè)務(wù)信息平臺間的互聯(lián)互通、信息共享。
3、利用科技,完善檔案數(shù)據(jù)庫
充分運(yùn)用科技手段,做好數(shù)字化檔案信息的安全維護(hù)和存儲、備份工作。建立有紙化和無紙化相結(jié)合的信息庫,解決受病毒感染或網(wǎng)絡(luò)本身問題可能造成的信息毀滅,開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)電子文件的歸檔管理程序,使網(wǎng)上信息及時、完整、安全地保存下來。采取訪問控制的方式,保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全。做好據(jù)庫備份工作,定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機(jī)備份、多介質(zhì)多份備份,保證信息安全。
檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn),也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇,我們將在不斷掌握和運(yùn)用檔案信息數(shù)字化技術(shù)的同時,將數(shù)字化的檔案與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合,使檔案事業(yè)更好地服務(wù)于社會。
揚(yáng)中市檔案館作為地方性國家綜合性檔案館,主要存放有建縣以來各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))139個全宗單位文書檔案、專門檔案、照片檔案、實(shí)物檔案共計6.2萬卷(件)、7.5萬件。縣檔案館從201*年起著手館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作,201*年館藏文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫全部建成,其后在新接收實(shí)體檔案同時,均接收了文件級檔案目錄,至今累計存儲有59萬條文件目錄。隨著館藏檔案接收力度加大,目錄數(shù)據(jù)庫基本建成,縣檔案館接待查檔量呈快速增長態(tài)勢,201*年以來查檔人次量年均遞增20%,201*年度接待利用3400人次,調(diào)閱檔案5700卷(件)次。
經(jīng)統(tǒng)計,在查閱檔案總量中,包括婚姻、工齡、土地、房產(chǎn)等各類服務(wù)民生利用約占70%,其余為黨務(wù)、政務(wù)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)查考。檔案的頻繁利用,勢必對檔案實(shí)體的保管保護(hù)構(gòu)成較大危害。今年8月,全省檔案館功能建設(shè)現(xiàn)場會議在成都召開。會議提出在十二五期間建成一批縣級全文數(shù)字化檔案館,今后應(yīng)將檔案館實(shí)體建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案館功能建設(shè)的兩翼來開展。結(jié)合我縣檔案工作實(shí)際,在目前已經(jīng)建成檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上,計劃開展全縣檔案在線集中管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)全縣檔案管理現(xiàn)代化、縣直機(jī)關(guān)館室一體化、檔案信息資源共享化工作,特別是實(shí)現(xiàn)與機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)無縫連接。為迅速啟動此項(xiàng)工程,按照國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》明確的“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn),項(xiàng)目帶動、重點(diǎn)突破,需求導(dǎo)向、保證安全,合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則,我縣計劃分四年實(shí)施全文數(shù)字化建設(shè)工作,在201*年底全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館目標(biāo)。
一、指導(dǎo)思想和基本原則
揚(yáng)中市檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)的指導(dǎo)思想是:堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo),全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《四川省檔案信息化建設(shè)十二五規(guī)劃》和《攀枝花市檔案檔案工作十二五規(guī)劃》,以館藏重要檔案、利用頻繁檔案、珍貴檔案數(shù)字化為重點(diǎn),以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),逐步實(shí)現(xiàn)檔案館資源數(shù)字化、利用信息化、管理現(xiàn)代化,并最終把揚(yáng)中市檔案館建設(shè)成為“數(shù)字化檔案館”。
根據(jù)這一指導(dǎo)思想,我館信息化建設(shè)的基本原則是:區(qū)分重點(diǎn),明確范圍;統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),有序推進(jìn);安全保密,注重實(shí)效。
二、目標(biāo)任務(wù)
(一)工作目標(biāo)
全面加強(qiáng)檔案館信息化建設(shè),強(qiáng)力推進(jìn)館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè),著力加強(qiáng)局館網(wǎng)站的軟硬件建設(shè),進(jìn)一步優(yōu)化局館網(wǎng)絡(luò),開發(fā)使用觸摸屏文檔檢索系統(tǒng),科學(xué)整合各類檔案數(shù)據(jù)庫,異地備份保管檔案數(shù)據(jù),從而全面提升縣檔案館信息化管理水平、應(yīng)用水平、服務(wù)水平。
按照檔案信息化建設(shè)的總體格局,重點(diǎn)開展館藏檔案全文數(shù)字化建設(shè),同步開展利用平臺建設(shè),逐步將縣檔案館建設(shè)成為全省一流的“數(shù)字化檔案館”。
(二)主要任務(wù)
1、強(qiáng)力推進(jìn)館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。201*年前,按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn),項(xiàng)目帶動、重點(diǎn)突破,需求導(dǎo)向、保證安全,合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則,逐步將使用頻繁民生專門檔案,縣委、縣政府、縣人大、縣政協(xié)等館藏重要檔案,館藏照片、視頻、音頻、字畫等珍貴檔案,縣屬各機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要文書檔案全文數(shù)字化并投入使用,力爭上述館藏檔案全文數(shù)字化比例達(dá)到100%,并確保數(shù)據(jù)庫的安全。
2、進(jìn)一步優(yōu)化局館網(wǎng)絡(luò),著力加強(qiáng)局館網(wǎng)站的軟硬件建設(shè)。201*年底前完成網(wǎng)絡(luò)軟硬件采購,優(yōu)化局館網(wǎng)絡(luò),確保網(wǎng)絡(luò)快速、暢通、便捷;加強(qiáng)硬件建設(shè)和管理制度建設(shè),確保網(wǎng)站數(shù)據(jù)安全、更新及時、運(yùn)行通暢、利用便捷。
3、異地備份保管檔案數(shù)據(jù)。按照市檔案局的統(tǒng)一部署和要求,完成館藏檔案數(shù)據(jù)的異地備份工作,為檔案數(shù)據(jù)永久性安全提供科學(xué)、合理的保障措施和保障方法。
三、實(shí)施步驟
全文數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目勞動密集性、專業(yè)性強(qiáng),將采取公開招標(biāo),業(yè)務(wù)外包的形式進(jìn)行。
第一階段:自數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目批準(zhǔn)、招標(biāo)啟動至新建檔案館201*年下半年搬遷前,做好硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)與加工處理招標(biāo)采購,先期完成館藏利用率較高的檔案,即涉及民生檔案和6個重點(diǎn)全宗單位(縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣委組織部、縣人事局)檔案的全文數(shù)字化掃描、加工、存儲工作。對照檔案實(shí)體測算,需要加工處理檔案共計34萬件,約280萬頁。
第二階段:201*年度,將全文數(shù)字化處理工作向縱深推進(jìn),對縣級機(jī)關(guān)、事業(yè)單位已經(jīng)移交進(jìn)館永久、長期文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,需要加工處理檔案共計27萬件,約220萬頁。
第三階段:201*-201*年度,對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)(包括原28個鄉(xiāng)鎮(zhèn))移交進(jìn)館永久、長期文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,需要加工處理檔案共計21萬件,約180萬頁。
為充分發(fā)揮檔案館檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、政府信息查閱中心、檔案信息開發(fā)利用中心、電子文件中心“五位一體”的功能,大力推進(jìn)檔案服務(wù)利用社會化、檔案工作管理法制化、檔案資源結(jié)構(gòu)多元化和檔案基礎(chǔ)工作信息化,促進(jìn)鹽源縣檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展,更好地為建設(shè)小康社會服務(wù),特制訂數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃。一、指導(dǎo)思想
建設(shè)數(shù)字檔案館要以鄧小平理論、“三個代表”和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、省檔案局《四川省檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見》和《達(dá)縣檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求,把建設(shè)數(shù)字檔案館納入縣檔案局信息化建設(shè)“十二五”總體規(guī)劃,結(jié)合縣檔案館實(shí)際情況,到201*年全面建成達(dá)縣縣數(shù)字檔案館。二、原則與目標(biāo)
我縣的數(shù)字檔案館建設(shè)必須遵循“科學(xué)規(guī)劃、分步實(shí)施、安全保密、切實(shí)可行”的原則,并根據(jù)實(shí)際工作需要,確定中、長期目標(biāo),充分利用我縣政務(wù)網(wǎng)平臺、檔案信息網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡(luò)資源,以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段,集成建設(shè)適應(yīng)我縣一定時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺,開發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng),推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化,逐步實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務(wù)。在加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時,逐步實(shí)現(xiàn)檔案局(館)辦公自動化、館藏檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化、檔案信息查詢網(wǎng)絡(luò)化,分三期逐步完成“三網(wǎng)一庫”的建設(shè)任務(wù)(三網(wǎng)指內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)和外網(wǎng)的平臺建設(shè),一庫指數(shù)據(jù)庫的建設(shè)),最終全面建成數(shù)字檔案館。三、檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀和需求分析
目前我局有電腦14臺,掃描儀1臺,復(fù)印機(jī)1臺,已開通黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),并于201*年建成檔案信息網(wǎng)。初步實(shí)現(xiàn)辦公自動化,和檔案信息網(wǎng)站建設(shè)還處于初級階段,數(shù)據(jù)庫建設(shè)也僅限于文件級目錄錄入式一種,僅錄入了文件級文件級70950條,整理退耕還林檔案2230盒66369件、林改檔案7686盒99974件,為數(shù)字檔案館建設(shè)打下了堅實(shí)的基礎(chǔ),電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度還未制定。我們希望通過持續(xù)地數(shù)字檔案館建設(shè),逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的各項(xiàng)建設(shè)任務(wù)。
數(shù)字檔案館全面建成的時間要求自201*年1月始至201*年12月,分三期實(shí)施。四、實(shí)施步驟
(一)數(shù)字檔案館第一期建設(shè)。
(1)實(shí)施時間:201*年1月~201*年12月。
(2)實(shí)施重點(diǎn):購置建設(shè)數(shù)字檔案館所必須的軟件、硬件,搭建網(wǎng)絡(luò)平臺,實(shí)現(xiàn)檔案局(館)辦公自動化和初步建成“三網(wǎng)一庫”。(3)實(shí)施的工作目標(biāo):
A.進(jìn)行局域網(wǎng)(內(nèi)網(wǎng))、黨政網(wǎng)(專網(wǎng))、互聯(lián)網(wǎng)(外網(wǎng))的線路布置、接口預(yù)埋;
B.硬件購置:購置數(shù)字檔案館的硬件設(shè)備,如計算機(jī)(含觸摸屏式計算機(jī))、激光寬帶打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計算機(jī)服務(wù)器、路由器、交換機(jī)、防火墻設(shè)備、在線式UPS電源、大型存儲設(shè)備、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)、傳真機(jī)、大屏幕彩色電視機(jī)等。
C.軟件:購置辦公自動化軟件,并結(jié)合檔案局工作實(shí)際定制功能模塊,與檔案管理軟件有效銜接,整合電子文件管理環(huán)境,搭建整個辦公自動化和電子檔案管理平臺;購置數(shù)據(jù)庫管理軟件和備份軟件,根據(jù)館藏實(shí)際建立多種形式的數(shù)據(jù)庫。D.制定電子檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn);
E.開展館藏檔案的產(chǎn)業(yè)化數(shù)字化工作,即館藏檔案條目錄入與部分檔案原文、圖片掃描和視音頻檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作;F.做好數(shù)字化檔案信息的安全維護(hù)和存儲、備份工作,購置防火墻和防病毒軟件;G.對現(xiàn)行文件中心進(jìn)行設(shè)備和人員的補(bǔ)充,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行法規(guī)文件的政務(wù)網(wǎng)上查詢利用工作。(二)數(shù)字檔案館第二期建設(shè)。
(1)實(shí)施時間:201*年1月~201*年12月。
(2)實(shí)施重點(diǎn):加強(qiáng)“三網(wǎng)一庫”建設(shè)和電子文件歸檔管理工作。
(3)實(shí)施的工作目標(biāo):全面建成“三網(wǎng)一庫”,對數(shù)字檔案館的各項(xiàng)工作流程進(jìn)行細(xì)致分析,在總結(jié)第一階段實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,繼續(xù)加強(qiáng)薄弱環(huán)節(jié)的建設(shè),實(shí)現(xiàn)電子文件規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。A.硬件購置:檔案縮微設(shè)備和必需的其他設(shè)備;B.軟件:建立視音頻檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、縮微檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng)等;
C.做好黨政機(jī)關(guān)和有關(guān)企事業(yè)單位檔案室電子文件歸檔、電子檔案規(guī)范管理的指導(dǎo)和監(jiān)督工作;D.繼續(xù)做好館藏檔案的數(shù)字化工作,完成館藏全部檔案條目錄入與原文、圖片等掃描工作;
E.建立完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案(含縮微檔案)數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。同時開展電子數(shù)據(jù)的鑒定工作,為第三階段檔案網(wǎng)上查詢工作做數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。(三)數(shù)字檔案館第三期建設(shè)。
(1)實(shí)施時間:201*年1月-201*年12月。
(2)實(shí)施重點(diǎn):檔案數(shù)字化管理軟件級別提升和完善硬件設(shè)施、設(shè)備。(3)實(shí)施的工作目標(biāo):全面達(dá)到數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)。
A.硬件:根據(jù)實(shí)際工作需要,完善必備的硬件設(shè)施、設(shè)備;
B.軟件:按發(fā)展要求,對原管理軟件進(jìn)行必要的內(nèi)容擴(kuò)展、級別提升;C.新進(jìn)館檔案條目錄入與全文掃描;
D.在互聯(lián)網(wǎng)上開放檔案網(wǎng)站,對各個數(shù)據(jù)庫的信息進(jìn)行嚴(yán)格地鑒定和篩選,有選擇性的進(jìn)行網(wǎng)上檔案全文查詢服務(wù)。五、質(zhì)量要求與保障體系(一)質(zhì)量要求。
總的要求是:系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)一性、實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性、兼容性、先進(jìn)性和安全性。(1)系統(tǒng)必須涵蓋檔案管理全過程,滿足檔案管理工作多部門、多環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)需求;
(2)系統(tǒng)必須具有一定的前瞻性,促進(jìn)檔案管理思維與方式的變革,利用數(shù)字化檔案信息的諸多優(yōu)勢,在檔案信息存儲、檢索、利用等各方面提高其工作效力和附加值;
(3)系統(tǒng)必須安全保密、穩(wěn)定可靠,確保檔案信息存儲、處理、傳遞的暢通。在遭遇病毒攻擊、硬件損壞、軟件平臺故障等突發(fā)事件后,可迅速恢復(fù)數(shù)據(jù),最大限度的減免損失;
(4)系統(tǒng)必須具備一定的輔助決策功能,提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性,提高檔案信息利用率和快捷度,從而提高工作效力;(5)系統(tǒng)必須具備較高的自動化程度,減少管理人員工作量,增強(qiáng)檔案管理科學(xué)性,提高檔案館工作質(zhì)量;(6)系統(tǒng)必須具有良好的可操作性,管理人員經(jīng)過短期培訓(xùn)即可掌握各模塊功能,且界面清晰易懂,簡單易行;
(7)系統(tǒng)必須具備一定的升級換代能力,一定的硬件兼容性,能夠靈活適應(yīng)檔案部門計算機(jī)及相關(guān)外部設(shè)備的更新升級;(8)系統(tǒng)必須具有提供完備的數(shù)據(jù)備份以及數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)遷移、離線檢索等功能。(二)保障體系。(1)組織保障
縣檔案局成立以局長為組長,分管副局長為副組長的數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,成員有辦公室、指導(dǎo)股同志參加。主要負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館建設(shè)方案的制訂、實(shí)施,各階段工作進(jìn)度、質(zhì)量的監(jiān)督、檢查,外部、內(nèi)部的協(xié)調(diào),項(xiàng)目調(diào)試、運(yùn)轉(zhuǎn)、驗(yàn)收等工作。(2)制度保障
根據(jù)國家檔案局、四川省檔案局、達(dá)州市檔案局的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我縣檔案館實(shí)際情況,制訂檔案數(shù)字化管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范、檔案信息網(wǎng)上查詢辦法等,使檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热^程都有章可循。(3)技術(shù)保障
與檔案數(shù)字化管理軟件、硬件提供單位密切配合,建立有效的合作機(jī)制,使軟、硬件銷售服務(wù)一體化,確保系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)可靠、安全。(4)人才保障
建立檔案局(館)技術(shù)人才管理機(jī)制,積極組織人員培訓(xùn),逐步形成一支自己的檔案數(shù)字化人才隊(duì)伍,保障檔案數(shù)字化管理向更深層次發(fā)展。
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