數(shù)字化檔案館規(guī)劃綱要

檔案局關于建設數(shù)字化檔案館的規(guī)劃

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術的發(fā)展與廣泛應用使檔案數(shù)字化建設提上了議程，檔案數(shù)字化建設是檔案館發(fā)展的方向和目標�，F(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設已被列入我市信息化建設總體規(guī)劃，正式提上我市“十二五”規(guī)劃議程，為了充分發(fā)揮檔案館永久保管檔案基地、愛國主義教育基地、檔案信息開發(fā)利用中心的職能，促進我市檔案信息化建設有序推進，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，更好地為政治經(jīng)濟文化建設服務，特結合我市檔案館實際情況，制訂數(shù)字化檔案館建設規(guī)劃：

1、掌握實情，建立檔案數(shù)據(jù)庫

檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多、保管分散的特點，因此，檔案館數(shù)字化建設不可能一蹴而就，在具體選擇上，要優(yōu)先考慮破損嚴重、亟待搶救保護的檔案、與社會發(fā)展密切相關的檔案等。我館現(xiàn)存使用率較高的有婚姻檔案86195件；干部檔案2818件；錄音錄像磁帶、影片檔案526盤；照片檔案2980張。我館將按照分步實施的原則，按專題分步驟進行館藏檔案的拆分整理、檔案原文圖片掃描和聲像檔案數(shù)字化轉換、圖片處理、條目錄入與原文掛接等工作，此項工作計劃于五年內(nèi)完成，并努力爭取三年完成數(shù)據(jù)庫的初步建設。

2、堅持標準，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫

健全著錄規(guī)則，統(tǒng)一使用標準的著錄格式和機讀目錄格式，實現(xiàn)檔案數(shù)字信息格式標準化，數(shù)據(jù)交換格式標準化以及檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件標準化，在此基礎上，依托政府政務平臺，合理構建能夠銜接兼顧的檔案數(shù)據(jù)庫，并納入網(wǎng)絡的整體系統(tǒng)之中，達到檔案館與其他業(yè)務信息平臺間的互聯(lián)互通、信息共享。

3、利用科技，完善檔案數(shù)據(jù)庫

充分運用科技手段，做好數(shù)字化檔案信息的安全維護和存儲、備份工作。建立有紙化和無紙化相結合的信息庫，解決受病毒感染或網(wǎng)絡本身問題可能造成的信息毀滅，開發(fā)利用網(wǎng)絡電子文件的歸檔管理程序，使網(wǎng)上信息及時、完整、安全地保存下來。采取訪問控制的方式，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)運行安全。做好據(jù)庫備份工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機備份、多介質多份備份，保證信息安全。

檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇，我們將在不斷掌握和運用檔案信息數(shù)字化技術的同時，將數(shù)字化的檔案與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結合，使檔案事業(yè)更好地服務于社會。

揚中市檔案館作為地方性國家綜合性檔案館，主要存放有建縣以來各機關、事業(yè)、企業(yè)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）139個全宗單位文書檔案、專門檔案、照片檔案、實物檔案共計6.2萬卷(件)、7.5萬件�？h檔案館從201*年起著手館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設工作，201*年館藏文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫全部建成，其后在新接收實體檔案同時，均接收了文件級檔案目錄，至今累計存儲有59萬條文件目錄。隨著館藏檔案接收力度加大，目錄數(shù)據(jù)庫基本建成，縣檔案館接待查檔量呈快速增長態(tài)勢，201*年以來查檔人次量年均遞增20%，201*年度接待利用3400人次，調(diào)閱檔案5700卷（件）次。

經(jīng)統(tǒng)計，在查閱檔案總量中，包括婚姻、工齡、土地、房產(chǎn)等各類服務民生利用約占70%，其余為黨務、政務和經(jīng)濟建設查考。檔案的頻繁利用，勢必對檔案實體的保管保護構成較大危害。今年8月，全省檔案館功能建設現(xiàn)場會議在成都召開。會議提出在十二五期間建成一批縣級全文數(shù)字化檔案館，今后應將檔案館實體建設和數(shù)字檔案館建設作為檔案館功能建設的兩翼來開展。結合我縣檔案工作實際，在目前已經(jīng)建成檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫基礎上，計劃開展全縣檔案在線集中管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全縣檔案管理現(xiàn)代化、縣直機關館室一體化、檔案信息資源共享化工作，特別是實現(xiàn)與機關辦公自動化系統(tǒng)無縫連接。為迅速啟動此項工程，按照國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設指南》明確的“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，我縣計劃分四年實施全文數(shù)字化建設工作，在201*年底全面實現(xiàn)數(shù)字化檔案館目標。

一、指導思想和基本原則

揚中市檔案館檔案數(shù)字化建設的指導思想是：堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面落實科學發(fā)展觀，根據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》、《四川省檔案信息化建設十二五規(guī)劃》和《攀枝花市檔案檔案工作十二五規(guī)劃》，以館藏重要檔案、利用頻繁檔案、珍貴檔案數(shù)字化為重點，以計算機網(wǎng)絡為基礎，逐步實現(xiàn)檔案館資源數(shù)字化、利用信息化、管理現(xiàn)代化，并最終把揚中市檔案館建設成為“數(shù)字化檔案館”。

根據(jù)這一指導思想，我館信息化建設的基本原則是：區(qū)分重點，明確范圍；統(tǒng)一標準，有序推進；安全保密，注重實效。

二、目標任務

（一）工作目標

全面加強檔案館信息化建設，強力推進館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設，著力加強局館網(wǎng)站的軟硬件建設，進一步優(yōu)化局館網(wǎng)絡，開發(fā)使用觸摸屏文檔檢索系統(tǒng)，科學整合各類檔案數(shù)據(jù)庫，異地備份保管檔案數(shù)據(jù)，從而全面提升縣檔案館信息化管理水平、應用水平、服務水平。

按照檔案信息化建設的總體格局，重點開展館藏檔案全文數(shù)字化建設，同步開展利用平臺建設，逐步將縣檔案館建設成為全省一流的“數(shù)字化檔案館”。

（二）主要任務

1、強力推進館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。201*年前，按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，逐步將使用頻繁民生專門檔案，縣委、縣政府、縣人大、縣政協(xié)等館藏重要檔案，館藏照片、視頻、音頻、字畫等珍貴檔案，縣屬各機關、鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要文書檔案全文數(shù)字化并投入使用，力爭上述館藏檔案全文數(shù)字化比例達到100%，并確保數(shù)據(jù)庫的安全。

2、進一步優(yōu)化局館網(wǎng)絡，著力加強局館網(wǎng)站的軟硬件建設。201*年底前完成網(wǎng)絡軟硬件采購，優(yōu)化局館網(wǎng)絡，確保網(wǎng)絡快速、暢通、便捷；加強硬件建設和管理制度建設，確保網(wǎng)站數(shù)據(jù)安全、更新及時、運行通暢、利用便捷。

3、異地備份保管檔案數(shù)據(jù)。按照市檔案局的統(tǒng)一部署和要求，完成館藏檔案數(shù)據(jù)的異地備份工作，為檔案數(shù)據(jù)永久性安全提供科學、合理的保障措施和保障方法。

三、實施步驟

全文數(shù)字化建設項目勞動密集性、專業(yè)性強，將采取公開招標，業(yè)務外包的形式進行。

第一階段：自數(shù)字化建設項目批準、招標啟動至新建檔案館201*年下半年搬遷前，做好硬件設備、軟件系統(tǒng)與加工處理招標采購，先期完成館藏利用率較高的檔案，即涉及民生檔案和6個重點全宗單位（縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣委組織部、縣人事局）檔案的全文數(shù)字化掃描、加工、存儲工作。對照檔案實體測算，需要加工處理檔案共計34萬件，約280萬頁。

第二階段：201*年度，將全文數(shù)字化處理工作向縱深推進，對縣級機關、事業(yè)單位已經(jīng)移交進館永久、長期文書檔案進行數(shù)字化處理，需要加工處理檔案共計27萬件，約220萬頁。

第三階段：201*-201*年度，對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（包括原28個鄉(xiāng)鎮(zhèn)）移交進館永久、長期文書檔案進行數(shù)字化處理，需要加工處理檔案共計21萬件，約180萬頁。

為充分發(fā)揮檔案館檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、政府信息查閱中心、檔案信息開發(fā)利用中心、電子文件中心“五位一體”的功能，大力推進檔案服務利用社會化、檔案工作管理法制化、檔案資源結構多元化和檔案基礎工作信息化，促進鹽源縣檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，更好地為建設小康社會服務，特制訂數(shù)字檔案館建設規(guī)劃。一、指導思想

建設數(shù)字檔案館要以鄧小平理論、“三個代表”和科學發(fā)展觀為指導，根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館建設指南》、省檔案局《四川省檔案信息化建設實施意見》和《達縣檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求，把建設數(shù)字檔案館納入縣檔案局信息化建設“十二五”總體規(guī)劃，結合縣檔案館實際情況，到201*年全面建成達縣縣數(shù)字檔案館。二、原則與目標

我縣的數(shù)字檔案館建設必須遵循“科學規(guī)劃、分步實施、安全保密、切實可行”的原則，并根據(jù)實際工作需要，確定中、長期目標，充分利用我縣政務網(wǎng)平臺、檔案信息網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡資源，以先進的信息技術為手段，集成建設適應我縣一定時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡平臺，開發(fā)應用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。在加強檔案數(shù)字化基礎設施建設的同時，逐步實現(xiàn)檔案局（館）辦公自動化、館藏檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化、檔案信息查詢網(wǎng)絡化，分三期逐步完成“三網(wǎng)一庫”的建設任務（三網(wǎng)指內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)和外網(wǎng)的平臺建設，一庫指數(shù)據(jù)庫的建設），最終全面建成數(shù)字檔案館。三、檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀和需求分析

目前我局有電腦14臺，掃描儀1臺，復印機1臺，已開通黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，并于201*年建成檔案信息網(wǎng)。初步實現(xiàn)辦公自動化，和檔案信息網(wǎng)站建設還處于初級階段，數(shù)據(jù)庫建設也僅限于文件級目錄錄入式一種，僅錄入了文件級文件級70950條，整理退耕還林檔案2230盒66369件、林改檔案7686盒99974件，為數(shù)字檔案館建設打下了堅實的基礎，電子檔案管理的各項規(guī)范、標準、制度還未制定。我們希望通過持續(xù)地數(shù)字檔案館建設，逐步實現(xiàn)數(shù)字檔案館的各項建設任務。

數(shù)字檔案館全面建成的時間要求自201*年1月始至201*年12月，分三期實施。四、實施步驟

（一）數(shù)字檔案館第一期建設。

（1）實施時間：201*年1月~201*年12月。

（2）實施重點：購置建設數(shù)字檔案館所必須的軟件、硬件，搭建網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)檔案局（館）辦公自動化和初步建成“三網(wǎng)一庫”。（3）實施的工作目標：

A．進行局域網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)）、黨政網(wǎng)（專網(wǎng)）、互聯(lián)網(wǎng)（外網(wǎng)）的線路布置、接口預埋；

B．硬件購置：購置數(shù)字檔案館的硬件設備，如計算機（含觸摸屏式計算機）、激光寬帶打印機、復印機、掃描儀、計算機服務器、路由器、交換機、防火墻設備、在線式UPS電源、大型存儲設備、數(shù)字攝像機、傳真機、大屏幕彩色電視機等。

C．軟件：購置辦公自動化軟件，并結合檔案局工作實際定制功能模塊，與檔案管理軟件有效銜接，整合電子文件管理環(huán)境，搭建整個辦公自動化和電子檔案管理平臺；購置數(shù)據(jù)庫管理軟件和備份軟件，根據(jù)館藏實際建立多種形式的數(shù)據(jù)庫。D．制定電子檔案管理的各項業(yè)務規(guī)范、標準；

E．開展館藏檔案的產(chǎn)業(yè)化數(shù)字化工作，即館藏檔案條目錄入與部分檔案原文、圖片掃描和視音頻檔案的數(shù)字化轉換工作；F.做好數(shù)字化檔案信息的安全維護和存儲、備份工作，購置防火墻和防病毒軟件；G.對現(xiàn)行文件中心進行設備和人員的補充，實現(xiàn)現(xiàn)行法規(guī)文件的政務網(wǎng)上查詢利用工作。（二）數(shù)字檔案館第二期建設。

（1）實施時間：201*年1月~201*年12月。

（2）實施重點：加強“三網(wǎng)一庫”建設和電子文件歸檔管理工作。

（3）實施的工作目標：全面建成“三網(wǎng)一庫”，對數(shù)字檔案館的各項工作流程進行細致分析，在總結第一階段實施經(jīng)驗的基礎上，繼續(xù)加強薄弱環(huán)節(jié)的建設，實現(xiàn)電子文件規(guī)范化、標準化管理。A．硬件購置：檔案縮微設備和必需的其他設備；B．軟件：建立視音頻檔案轉換系統(tǒng)、縮微檔案轉換系統(tǒng)等；

C．做好黨政機關和有關企事業(yè)單位檔案室電子文件歸檔、電子檔案規(guī)范管理的指導和監(jiān)督工作；D．繼續(xù)做好館藏檔案的數(shù)字化工作，完成館藏全部檔案條目錄入與原文、圖片等掃描工作；

E．建立完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案（含縮微檔案）數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。同時開展電子數(shù)據(jù)的鑒定工作，為第三階段檔案網(wǎng)上查詢工作做數(shù)據(jù)準備。（三）數(shù)字檔案館第三期建設。

（1）實施時間：201*年1月-201*年12月。

（2）實施重點：檔案數(shù)字化管理軟件級別提升和完善硬件設施、設備。（3）實施的工作目標：全面達到數(shù)字檔案館標準。

A．硬件：根據(jù)實際工作需要，完善必備的硬件設施、設備；

B．軟件：按發(fā)展要求，對原管理軟件進行必要的內(nèi)容擴展、級別提升；C．新進館檔案條目錄入與全文掃描；

D．在互聯(lián)網(wǎng)上開放檔案網(wǎng)站，對各個數(shù)據(jù)庫的信息進行嚴格地鑒定和篩選，有選擇性的進行網(wǎng)上檔案全文查詢服務。五、質量要求與保障體系（一）質量要求。

總的要求是：系統(tǒng)應具備統(tǒng)一性、實用性、經(jīng)濟性、兼容性、先進性和安全性。（1）系統(tǒng)必須涵蓋檔案管理全過程，滿足檔案管理工作多部門、多環(huán)節(jié)的業(yè)務需求；

（2）系統(tǒng)必須具有一定的前瞻性，促進檔案管理思維與方式的變革，利用數(shù)字化檔案信息的諸多優(yōu)勢，在檔案信息存儲、檢索、利用等各方面提高其工作效力和附加值；

（3）系統(tǒng)必須安全保密、穩(wěn)定可靠，確保檔案信息存儲、處理、傳遞的暢通。在遭遇病毒攻擊、硬件損壞、軟件平臺故障等突發(fā)事件后，可迅速恢復數(shù)據(jù)，最大限度的減免損失；

（4）系統(tǒng)必須具備一定的輔助決策功能，提高領導決策的科學性，提高檔案信息利用率和快捷度，從而提高工作效力；（5）系統(tǒng)必須具備較高的自動化程度，減少管理人員工作量，增強檔案管理科學性，提高檔案館工作質量；（6）系統(tǒng)必須具有良好的可操作性，管理人員經(jīng)過短期培訓即可掌握各模塊功能，且界面清晰易懂，簡單易行；

（7）系統(tǒng)必須具備一定的升級換代能力，一定的硬件兼容性，能夠靈活適應檔案部門計算機及相關外部設備的更新升級；（8）系統(tǒng)必須具有提供完備的數(shù)據(jù)備份以及數(shù)據(jù)恢復、數(shù)據(jù)遷移、離線檢索等功能。（二）保障體系。（1）組織保障

縣檔案局成立以局長為組長，分管副局長為副組長的數(shù)字檔案館建設領導小組，成員有辦公室、指導股同志參加。主要負責數(shù)字檔案館建設方案的制訂、實施，各階段工作進度、質量的監(jiān)督、檢查，外部、內(nèi)部的協(xié)調(diào)，項目調(diào)試、運轉、驗收等工作。（2）制度保障

根據(jù)國家檔案局、四川省檔案局、達州市檔案局的有關規(guī)定，結合我縣檔案館實際情況，制訂檔案數(shù)字化管理各項業(yè)務標準、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范、檔案信息網(wǎng)上查詢辦法等，使檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热�過程都有章可循。（3）技術保障

與檔案數(shù)字化管理軟件、硬件提供單位密切配合，建立有效的合作機制，使軟、硬件銷售服務一體化，確保系統(tǒng)運轉可靠、安全。（4）人才保障

建立檔案局（館）技術人才管理機制，積極組織人員培訓，逐步形成一支自己的檔案數(shù)字化人才隊伍，保障檔案數(shù)字化管理向更深層次發(fā)展。

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數(shù)字化檔案館解決方案

201*年2月14日數(shù)字化檔案館解決方案

一、概述

1、背景分析

隨著各企事業(yè)單位整體管理水平的不斷提高，現(xiàn)代科學技術在各行業(yè)中的廣泛應用，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足日新月異的新形勢的需要，主要表現(xiàn)為：

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質檔案為主體，以手工檢索為基本手段。而目前的各企事業(yè)單位，從基層班組到單位的決策機關，計算機應用已十分普及，電子信息傳輸日益廣泛，電子文件的大量涌現(xiàn)，各專業(yè)應用系統(tǒng)的廣泛運用，使傳統(tǒng)檔案管理面臨嚴峻挑戰(zhàn)；

傳統(tǒng)的檔案管理采用手工管理方式，檔案管理的工作效率和質量，直接受到檔案人員的思想覺悟、工作態(tài)度、文化程度、業(yè)務水平、身體條件、情緒變化等諸多因素的制約，一旦某一方面發(fā)生問題，都會給工作帶來影響；

以上種種不適應新形勢要求的情況，在客觀上對檔案工作、檔案部門和檔案人員在管理中的作用、地位和形象都會造成消極的影響，迫使我們?nèi)タ紤]、探索和研究檔案管理改革的問題，建立數(shù)字化檔案館已成為廣大檔案管理者和檔案工作者的共同愿望和要求。

2、方案簡述

建設數(shù)字化檔案館已是目前檔案管理工作的一項中心工作。數(shù)字化檔案館的建設突破了傳統(tǒng)的、封閉的檔案管理模式，實現(xiàn)

數(shù)字化檔案館解決方案

了檔案工作以手工管理為主向以計算機管理為主、以管理檔案實體為主向以管理檔案信息為主、以檔案存儲保管為主向利用服務為主的轉變。數(shù)字化檔案館的建設是通過運用高速發(fā)展的計算機及網(wǎng)絡技術，結合大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對文書檔案、財務檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案實現(xiàn)檔案數(shù)字化，并且對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)實施全面管理，同時還提供方便的數(shù)字化檔案信息檢索服務，實現(xiàn)了以網(wǎng)絡為基礎的電子檔案為數(shù)據(jù)源的集成，包括掃描件、各種格式的圖像文件、聲音文件、視頻文件的所有多媒體應用。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的職能崗位不同，賦予用戶不同的級別和權限，使不同用戶有不同的系統(tǒng)操作界面，做到了分工細致，權限明確。真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化、存儲海量化、結構合理化、形式多樣化、技術標準化、管理科學化、信息社會化、業(yè)務網(wǎng)絡化的管理目的，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。

二、建設目標

1、實現(xiàn)館藏紙質資源數(shù)字化

隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案處存有的大量有價值的紙質文書檔案，它記載著企業(yè)多年來的生產(chǎn)經(jīng)營中的政策、法規(guī)、人事變動等信息，是企業(yè)發(fā)展過程中的重要參照或參考文檔，是企業(yè)改擴建的基礎資源，是企業(yè)發(fā)展過程的歷史寫照，并且檔案數(shù)量還在不斷快速增長。將這些圖書檔案數(shù)字化加工，是數(shù)字檔案館資源數(shù)據(jù)庫的重要組成部分。

數(shù)字化檔案館解決方案

2、數(shù)字化檔案館與各應用系統(tǒng)實現(xiàn)無縫聯(lián)接

對于企業(yè)各部門，系統(tǒng)直接與各歸檔部門的收發(fā)文管理對接，緊緊抓住歸檔的源頭，所有的收發(fā)文材料都在網(wǎng)上進行登記，而后再按歸檔類目進行文件材料的預立卷工作，保證了歸檔的完備率。對于行政、財務、科研、設備等專業(yè)化門類，通過信息采集平臺按信息采集標準，完成網(wǎng)上歸檔和信息采集。

3、實現(xiàn)檔案館業(yè)務流程自動化

用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務各流程進行管理，可對各立檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統(tǒng)生成的電子檔案實行網(wǎng)絡監(jiān)控、接收和歸檔，實現(xiàn)文檔一體化管理。

4、借助公司的高速主干網(wǎng)，組建全公司的圖檔數(shù)據(jù)網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案館業(yè)務流程處理和服務的網(wǎng)絡化

內(nèi)部建立連通各個部門的計算機網(wǎng)絡平臺，外部聯(lián)接各分支機構和Internet公共通信網(wǎng)絡，充分利用現(xiàn)代通信、計算機網(wǎng)絡等基礎信息設施，實現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡化。

5、組織完整的防護及權限管理機制

根據(jù)操作員的職能崗位不同，賦予不同的級別和訪問權限，使不同操作員有不同的系統(tǒng)操作界面，只能查閱自己權限內(nèi)的檔案資料，做到分工細致，權限明確，很好的保護了數(shù)字檔案的安全。

數(shù)字化檔案館解決方案

通過智能密集架、環(huán)境控制系統(tǒng)的應用，達到對實體檔案的防護。

6、實現(xiàn)完備的圖檔利用目標

包括一個企業(yè)內(nèi)網(wǎng)站，運行于企業(yè)局域網(wǎng)，使其有利檔案資源的快捷存取、安全防護、并發(fā)利用、大容量保存、擴展與升級遷移、遠程連接、自動化程度高、并易于維護等；一個公眾網(wǎng)站，采用VPN技術使企業(yè)的遠程二級單位和公務外出業(yè)務的有關人員，也可以通過接入Internet遠程查詢檔案資源。

三、系統(tǒng)功能

數(shù)字化檔案館的基礎模型

圖3-1數(shù)字化檔案館基礎模型

數(shù)字化檔案館解決方案

數(shù)字化檔案館通常以機房為中心，以B/S架構發(fā)布，各客戶端通過內(nèi)部局域網(wǎng)或Internet發(fā)布進行訪問，實現(xiàn)資源共享、在線利用。以C/S架構實現(xiàn)數(shù)字檔案管理及特殊用戶的檢索利用。在多級綜合網(wǎng)絡中，檔案館內(nèi)部主要包括：

1、檔案收集

收集各種具有保存價值的文件、聲像材料，各級機關、企事業(yè)單位公文、會議交流材料等。這一過程中需要各用戶端搜集整理，并匯總到統(tǒng)一存儲系統(tǒng)。

2、檔案整理、數(shù)字化：

主要包括分類、組卷、目錄編制等工作，然后將各種檔案進行數(shù)字化錄入。這一過程同樣可在采集數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中進行即可。檔案數(shù)字化工作流程示意圖

數(shù)字化檔案館解決方案

圖3-2檔案數(shù)字化工作流程示意圖

圖3-3文本掃描儀

采用高品質的文本掃描儀可對紙質資料和可視電子文件中的圖文元素進行準確提取、智能識別，并可實時文本轉化。其中紙質文件包

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括辦公文件、名片、報紙、雜志、書刊等，電子文件包括jpeg，gif，bmp，PDF，CAJ，html網(wǎng)頁等文件格式。處理元素對象包括文字、公式、方程式、各類表格（有線或者無線）、紅章、紅頭、圖像等元素，并可以保持原版面信息還原進寫字板、TXT、Word、Excel、PDF等常用文字處理和表格處理等辦公軟件。文本掃描儀支持單頁一鍵文本化和批量流水作業(yè)文本化的工作模式。

3、檔案管理、查閱

利用各操作終端在專用的管理系統(tǒng)上對各類檔案即時編輯、查詢及管理。1）檔案管理A、文書檔案管理

文書檔案管理實現(xiàn)發(fā)文與收文的登記、查詢、文檔補錄與導入、導入編輯、文檔整理、整理編輯、歸檔確認和查詢、查詢打印和文檔統(tǒng)計等功能，處理反饋、催辦、查詢等任務。B、財務檔案管理

財務檔案管理實現(xiàn)對財務檔案的會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計分核算資料全面管理。C、人事檔案管理

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建立在現(xiàn)代信息技術普遍應用基礎上，對人事檔案信息資源進行收集、鑒別、整理、歸檔，以數(shù)字化手段和仿真技術進行管理。D、照片檔案管理

照片檔案管理是該系統(tǒng)的重要部分，將掃描之后的照片用計算機實行分類分主題進行管理。系統(tǒng)提供照片基本信息錄入、查詢、補傳和編輯整理，以及照片刪除查詢、歸檔確認等功能。E、實物檔案管理

實物檔案管理是對本單位和外單位人員的物品、圖像文件和聲音文件進行計算機管理。實現(xiàn)對實物基本信息錄入、查詢、補傳和編輯整理，以及實物刪除查詢、歸檔確認等功能。F、聲像檔案管理

聲像檔案管理是使用計算機根據(jù)流媒體技術對原始錄音帶和錄像帶進行數(shù)字化制作，最終提供當前國際流行的流媒體聲像文件。同時對新產(chǎn)生的聲像文件檔案進行分類管理�；�本功能有聲像基本信息錄入、查詢、補傳和編輯整理、聲像刪除查詢、歸檔確認等功能。2）檔案借閱管理

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圖3-4檔案借閱管理操作示意圖

圖3-5檔案借閱管理功能圖

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提供了檔案的借閱登記、檔案歸還登記、檔案催還、檔案借閱統(tǒng)計和檔案借閱清單等功能。3）檔案銷毀

系統(tǒng)提供了對文書檔案銷毀管理的功能。提供文書檔案銷毀、檔案銷毀查詢、檔案銷毀整理、銷毀確認和檔案銷毀清單打印等功能。4）檔案移交

系統(tǒng)提供了對檔案移交管理的功能。主要包括檔案移交登記、檔案移交查詢、檔案移交整理、檔案移交確認和檔案移交清單打印等功能。

5）匯總統(tǒng)計分析

系統(tǒng)提供了以年度為單位的諸如借閱統(tǒng)計、年度檔案統(tǒng)計、歷年檔案統(tǒng)計等匯總統(tǒng)計方式。并可根據(jù)用戶實際需求，開發(fā)所需各類統(tǒng)計、分析報表。6）權限管理

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圖3-6權限設置

系統(tǒng)采用縱橫兩種方式實現(xiàn)系統(tǒng)權限管理：系統(tǒng)功能的權限管理體系和檔案查詢權限管理體系。包括權限初始化、權限編輯、檔案查詢權限分配、檔案查詢權限審批、權限審批委托、權限審批撤銷委托等功能。7）日志管理

系統(tǒng)提供了詳細的系統(tǒng)日志管理。主要包括：系統(tǒng)登錄日志、訪問系統(tǒng)各個功能模塊日志、系統(tǒng)登錄日志統(tǒng)計、系統(tǒng)登錄日志詳細清單、功能模塊日志統(tǒng)計、功能模塊訪問清單等功能。系統(tǒng)實現(xiàn)了用戶登錄系統(tǒng)的全程跟蹤，并能輕松查詢系統(tǒng)日志。

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8）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理為用戶提供了向導式的配置方法，以使系統(tǒng)適應本單位的具體情況，系統(tǒng)管理模塊負責對本系統(tǒng)進行統(tǒng)一的規(guī)劃管理，包括設置系統(tǒng)運行所需的基本參數(shù)、安全機制和用戶管理。9）與OA軟件接口

OA接口對在OA系統(tǒng)中新產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)（Word、Excel、相關數(shù)據(jù)庫信息）實現(xiàn)全面管理。并且操作極其簡單，只需要點擊幾個按鈕即可完成OA接口所有功能。10）與財務軟件接口

本系統(tǒng)可以與主流財務軟件(金蝶、用友)進行接口，減輕用戶重復輸入的工作量，更能達到數(shù)據(jù)一致的效果。

4、檔案保護：檔案的轉存、備份及安全防護。在這一過程中，

安全的存儲及備份系統(tǒng)是整個數(shù)字化檔案工作的關鍵。強有力的容災存儲系統(tǒng)及全面的網(wǎng)絡安全是數(shù)據(jù)安全的重要保障。1）電子數(shù)據(jù)安全備份

服務器端有專門的數(shù)據(jù)管理模塊用于檔案數(shù)據(jù)定期自動備份，有效保護電子數(shù)據(jù)安全。2）智能密集架的使用

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D2型智能密集架是我公司根據(jù)國家檔案局《DA/T7-201*》直列式檔案密集架行業(yè)標準和圖書密集架國家標準《GB/T13667.3-201*》自行研制開發(fā)的新一代集手動、電動、電腦、網(wǎng)絡控制于一體的光機電一體化產(chǎn)品，技術水平國內(nèi)領先。率先在行業(yè)內(nèi)采用無火花、免維護、低噪聲及長壽命的無刷直流電機對密集架運動做柔性速度控制，徹底無架體碰撞；全程高品質語音提示；可脫機操作等性能提供完美品質；完善的人身安全及設備安全保障設計；采用工業(yè)級控制芯片并對關鍵部分做冗余設計確保系統(tǒng)的安全、可靠操作及長期使用壽命；通訊及電源具備抗干擾設計適應各種使用環(huán)境下的應用；軟件圖形化操作便于用于使用；模塊化設計方便系統(tǒng)擴展及升級。3）環(huán)境控制系統(tǒng)應用

通過對庫房環(huán)境數(shù)據(jù)采集、分析、處理、控制各種受控設備，包括除濕機、加濕機、空調(diào)、空氣凈化、換氣設備等，更好的保護檔案實體的安全。

5、檔案利用

通過內(nèi)部共享或WEB發(fā)布提供全天候、全方位的實時檔案信息利用平臺。用戶不論走到哪里，任何時間都能查閱權限范圍內(nèi)的檔案信息。

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圖3-7檔案數(shù)字化管理、使用示意圖

6、條碼技術的應用

條碼系統(tǒng)是由條碼符號設計、制作及掃描閱讀組成的自動識別系統(tǒng)，也是迄今為止最經(jīng)濟、實用的一種自動識別技術。

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圖3-8條碼技術在數(shù)字化館應用示意圖

使用條碼技術是目前企業(yè)檔案信息化建設的必然要求1）取消鍵盤按鍵輸入

檔案流向的信息必須進入計算機才能快速掌握，我們可將檔案信息如檔號、文號、相關文號、案卷題名（甚至審核書內(nèi)容與圖紙）、案卷盒數(shù)、存放地點等編成一個條碼，打印在案卷封面及檔案盒上，使用手持或固定掃描器，輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍，效率不可同日而語，準確度更是不容置疑，它的差錯率可達百萬分之一以下，這是任何手工操作只能望洋興嘆、可望而不可及的。2）快速進行檔案的借還交接、簡化手續(xù)

檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準確、有無相關的文號、檔案經(jīng)誰手調(diào)出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經(jīng)誰手歸還等。借

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出時要一一登記，歸還時要一一注銷，看錯寫錯屢見不鮮，有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案，如果我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費了幾個小時的時間，才有可能找到這條記錄。解決上述問題，用識別器及計算機處理系統(tǒng)通過核實、存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條，簽名認可后存查。這樣完成的檔案由借出到歸還的管理和統(tǒng)計，方便、快捷、準確，極大提高效率和管理水平。3）全面快速提取信息

目前我們花很多時間在流通管理庫內(nèi)輸入的內(nèi)容，僅只限于檔案借與還的信息。在我們催交過期未還檔案的時候，借案人員都來查詢被催還的檔案是什么內(nèi)容？我們只能一一將檔號輸入到另一個數(shù)據(jù)庫去檢索，耗時耗力，而條碼中存儲的信息，足以使一張催還單上提示借案時間及案卷內(nèi)容等所有信息，這些信息有利于辦案者對辦案過程的提醒與回顧，查到檔案的流向，有利于保證檔案的安全。人們對信息獲取的要求是全面、直接、迅速、準確。條形碼的盡快應用將進一步加速和滿足利用者對獲取信息的種種愿望。4）減少取案、放案的錯誤發(fā)生

如庫存檔案數(shù)量巨大，其中檔號、封面相似的太多，當我們拿著檔號去庫房調(diào)案和還案時，很多時候都不能快速準確反應出該檔號在

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密集架中的存放位置，而條形碼中"存放地點"的信息將成為檔案快速分類上架的唯一標識和最好幫手，它避開人腦先思索檔號再轉入思索存放地點這一環(huán)節(jié)，直接按存放地點信息取放檔案，改變以往常常出現(xiàn)的一件檔案不慎放錯可能會"石沉大海"、找回此案就好似"海底撈針"的尷尬局面。因為計算機每日掃描條碼后儲存的信息，可以快速準確地將錯案發(fā)生的時間，位置等信息提示給我們，盡快鎖定差錯范圍，條碼信息無形中為我們增加了一道保護線和監(jiān)督崗，令我們的尋找工作如虎添翼（其前提條件是存放地點一旦確定便不能更改）。5）提供檔案的跟蹤與調(diào)控

在不久的將來，檔案在辦案過程中流動時，進入誰手中，只需掃描一下條碼，檔案流向清清楚楚，超出規(guī)定時間，我們可及時發(fā)出提示，起到督促與催辦作用。使檔案的流動從此走出盲區(qū)，讓它無時無刻不在我們的監(jiān)視中。

7、RFID技術的應用

RFID是英文“RadioFrequencyIdentification”的縮寫，中文名稱為(無線)射頻識別，是非接觸式自動識別技術的一種。而將這種技術應用于檔案館領域，則直接體現(xiàn)為“電子防偽標簽”，它是一個集成了小型天線的儲存，有大量產(chǎn)品信息的計算機芯片。這種芯片標簽加貼在檔案上，即可將芯片中的信息通過無線電波發(fā)射出去，借助特定接收裝置，就可以獲知檔案的相關信息和具體位置。

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圖3-9RFID在數(shù)字化檔案館應用示意圖

將RFID應用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效率，同時還有助于提高檔案管理的安全性。1）非接觸式數(shù)據(jù)采集

RFID技術極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態(tài)化管理。2）快速盤點

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由于RFID的使用，盤點檔案由原來的費時費力的工作變成一項輕點幾下鼠標就能完成的簡單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。3）快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。

RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項相關數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。4）標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用

與傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質相比，RFID標簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，可達1K甚至更大的容量；標簽的內(nèi)容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能，從而可實現(xiàn)標簽的重復使用。5）安全性高。

標簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。7）可重復使用

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現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改，RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。8）標簽具有EAS防盜功能

配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能。

四、環(huán)境要求

1、軟件環(huán)境

服務器端：操作系統(tǒng)Windows201*操作系統(tǒng)，SQLSERVER數(shù)據(jù)庫；

客戶端：Windows201*/98/xp/me，瀏覽器MicrosoftInternetExplorer5.0以上。

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2、硬件環(huán)境

序號123456789服務器文本掃描儀條碼打印機條碼掃描槍數(shù)據(jù)采集器網(wǎng)絡交換機RFID標簽RFID讀卡器手持式閱讀器類型規(guī)格HPG6ML3500漢王V60ArogxA2240SymbolLS2208APSymbol3000數(shù)量31111待定待定待定待定選配選配待定說明Web服務器、數(shù)據(jù)服務器、控制服務器各一臺10智能密集架11環(huán)境控制系統(tǒng)12數(shù)字化檔案館系統(tǒng)五、售后服務

方迪科技公司十分重視售后服務和技術支持，愿為用戶提供及時周到的售前咨詢和售后技術服務。單位宗旨是為用戶提供一流的產(chǎn)品、一流的技術、一流的服務、創(chuàng)新開拓，積極為數(shù)字化檔案館管理現(xiàn)代化做出貢獻，特做出以下承諾：

1）本公司提供免費維護硬件設備一年包修，終生維護。

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2）本公司提供免費維護軟件一年，并負責系統(tǒng)的升級換代。3）本公司對用戶提出的要求在24小時內(nèi)作出響應。4）本公司免費培訓，直到獨立操作為止。

友情提示：本文中關于《數(shù)字化檔案館規(guī)劃綱要》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，數(shù)字化檔案館規(guī)劃綱要：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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