單證工作要求

關于外貿(mào)出口單證工作的具體要求（草案）

為了適應國家對生產(chǎn)企業(yè)辦理出口退稅的具體要求：我建議根據(jù)本公司實際情況，設置“外貿(mào)單證員”崗位，配置外貿(mào)單證人員，以利工作的順利開展。

外貿(mào)單證員具體條件：

國際貿(mào)易、大專以上學歷，且具備一定外貿(mào)單證方面的知識。外貿(mào)單證員具體工作：①購銷合同的簽收、傳發(fā)；

②出口收匯核銷的申領使用及交單核銷；③海關報關單的打印；

④出口貨物銷售統(tǒng)一發(fā)票的制作（包括自制出口發(fā)票）；⑤出口貨物的統(tǒng)計及出口貨物退稅申報；⑥產(chǎn)地證書的網(wǎng)上申報及辦理；⑦運輸費用的記錄及運輸單據(jù)的采集;⑧退稅備案資料的采集;外貿(mào)單證員工作要求：一、

購銷合同的管理及傳遞：

①對本公司收到的購銷合同進行統(tǒng)一編號，登記合同臺帳，年終了裝訂成冊歸檔；

②合同傳遞：將合同復印一式二份，分別傳遞給外貿(mào)業(yè)務部門具體經(jīng)辦人及生產(chǎn)計劃部門；

③根據(jù)合同規(guī)定交貨期限，及時督促外貿(mào)部、生產(chǎn)部執(zhí)行。二、

核銷單的管理及核銷：

①申請領單：根據(jù)近期用量需要，首先要在網(wǎng)上申請，然后向外匯管理部門申領紙質(zhì)單，對領到的核銷單要逐單順號登記出口收匯核銷備查簿，其內(nèi)容：（領單日期、核銷單號碼、備案海關、備案合同、報關日期、國別地區(qū)、貿(mào)易方式、交單日期、具體經(jīng)辦人）。②口岸備案：根據(jù)客戶的要求，同一合同的貨物在不同海關出口或同一合同貨物分批次、分單出口的，在口岸備案時，要逐單分別記錄在出口收匯核銷備查簿上。

③交單核銷：貨物出關后要及時收回核銷單及報關單，核銷單填寫要求內(nèi)容完整，字跡清楚，不得涂改。根據(jù)收到的核銷單，對應相關的單號在網(wǎng)上交單，然后再在網(wǎng)上核銷，并持已核銷單證到外匯管理部門審核；

④對填寫錯誤或海關退關注銷的核銷單，要妥善保管，并及時退還外匯管理部門注銷；

⑤經(jīng)外匯管理部門審核后的核銷單及報關單要對應整批裝訂成冊、歸檔，并將核銷單、報關單的退稅聯(lián)移交給財務部門，辦理退稅。三、

報關單的查核及上傳：

①在貨物報關前要及時制作好報關單，其內(nèi)容要全面，真實，打印好的報關單要有留根備案。

②出關后要及時與報關員取得聯(lián)系，核對其出關數(shù)據(jù)與本公司的數(shù)據(jù)是否相符，如有差錯要查明原因，予以更正。

③要及時收回報關單，核對電子口岸（出口退稅子系統(tǒng)）數(shù)據(jù)是否相符，然后將該單的信息上傳到國家稅務局（注：出口退稅系統(tǒng)記錄的報關數(shù)據(jù)在報關單未收齊前要保留）。四、

出口發(fā)票的保管及使用：、保管的要求

①發(fā)票要有專人保管，要設立專柜（保險柜）進行保管，確保發(fā)票安全，做到防盜、防潮、防火、防霉變、防蟲蛀鼠咬。

②由于開票失誤或其他原因開錯的發(fā)票，應當在發(fā)票上加蓋“作廢”戳記。開錯“作廢”發(fā)票必須全部聯(lián)次妥善保管，粘貼在原發(fā)票存根上，不得私自銷毀，以備查核。

③發(fā)票存根經(jīng)稅務部門查核無誤后，要保管5年，在保管期限內(nèi)，不得私自銷毀。、使用的要求

①開具的要求：按號碼順序填開，填寫項目齊全，內(nèi)容真實，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致，并在發(fā)票上蓋好發(fā)票專用章，公司名稱帶英文的企業(yè)名稱章，公司法人簽名章。

②內(nèi)容的要求：購貨單位的名稱要填寫全稱，貨物名稱、數(shù)量、單價、金額要與報關單保持一致（如報關單是以千克計量的，在數(shù)量檔中還要填寫套數(shù)或件、盒等本公司實際計量的數(shù)量）。

③日期的要求：發(fā)票開具的日期是集中記載購銷商品實際發(fā)生的時間，必須準確無誤。發(fā)票必須在銷售行為發(fā)生的（貨物離開倉庫）當天開具，不得昨天銷貨今天開票，或者今天銷貨后天開票，混淆銷售時間。五、

出口退稅備案資料的收集及核查：

一、出口退稅資料包括：1、出口貨款明細單（企業(yè)自制），2、裝貨單（場站收據(jù)），（復印件）3、客戶提貨單、（復印件）4、報關委托書。（以上2、3、4資料是貨代隨同出口報關單、核銷單一起退回給企業(yè)的）。

二、要及時核查裝貨單、客戶提貨單的出口數(shù)量、船號是否與報關單一致。

如是拼裝箱的其報關單備注欄會有注明，核查出貨單位名稱是否本公司或船運公司，如不相符的，要及時索取貨代公司出具的（原因解釋）證明，(證明必須是正本紅印);\"站場收據(jù)\"、\"客戶提單\"是復印件的，要由本公司經(jīng)辦的業(yè)務人員簽字認可，并具簽字日期。（內(nèi)容：此復印件與原件一致，然后簽上經(jīng)辦人姓名及簽字日期。六、

出口貨物月統(tǒng)計表及出口貨物退稅申報表的制作：

①根據(jù)當月出關，經(jīng)審核無誤的發(fā)票、報關單及電子口岸（出口退稅）系統(tǒng)注明的相關數(shù)據(jù)填寫（內(nèi)容分別為國別、合同號、出口發(fā)票號碼、報關單號、核銷單號、商品代碼、出口日期、商品名稱、海關計量：企業(yè)數(shù)量、金額、運費）。②出口貨物月統(tǒng)計表于當月27日上報財務部門，27日后出關的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計在次月報表中。

③出口貨物退稅申報表，記載當月的全部出關數(shù)據(jù)，于次月1日前上報財務部門。七、

產(chǎn)地證書的申報及辦理：根據(jù)客戶要求，及時上網(wǎng)申請待收到“正確”

回執(zhí)后，然后打印發(fā)票及申請書到商檢局辦理領取紙質(zhì)證書。八、

運輸費用的記錄及運輸單據(jù)的采集：當月貨物出關后要及時取得當月運

費發(fā)票，如當月發(fā)票不能及時收到的，要逐筆記錄有關貨物運輸費用的金額，并于次月1日前上報財務部門。

以上僅供參考，請根據(jù)實際情況制定出切實可行的辦法。

老竹工作室供稿201*年11月15日

附：合同臺賬

出口收匯核銷備查簿出口貨物統(tǒng)計月報表出口貨物退稅明細表

擴展閱讀：承保業(yè)務單證使用管理工作規(guī)范(工作)

承保業(yè)務單證使用管理工作規(guī)范

為了規(guī)范業(yè)務單證管理，保障業(yè)務合規(guī)經(jīng)營，防止單證風險，增強公司防風險能力，促進業(yè)務健康發(fā)展，結(jié)合承保業(yè)務單證管理實際，制定本規(guī)范。

一、承保業(yè)務單證管理基本要求

本辦法所管理的業(yè)務單證，是指印有公司形象標識和名稱的各類空白業(yè)務單證，包括投保單、保險單、保險證（保險卡）和批單。定額保險單是指保險單上印有保險責任、固定的保險金額和保險費，通過手工或機打方式填寫投保人和被保險人姓名、身份證號碼等信息的業(yè)務單證，包括保險憑證。有價定額保險單是指在保險單上直接印刷有保險金額和保險費，并加蓋公司簽章，具有法律效力的定額保險單。

各中心支公司總經(jīng)理（或主持工作負責人）作為本公司的單證管理第一責任人。單證管理責任人對本公司單證的管理和風險控制負責，必須定期組織單證管理的檢查，確保單證管理的規(guī)范統(tǒng)一，并對單證管理責任事故承擔管理責任。

分公司業(yè)管部是分公司業(yè)務單證的職能管理部門，各中心支公司業(yè)管部門為本級公司業(yè)務單證管理的職能部門。

各中心支公司必須設立單證管理崗，負責本部及下級出單機構的單證管理工作，業(yè)務單證的申請、領用、登記、發(fā)放、保管、使用、廢舊單證的回收;負責使用單證的日清日

結(jié)，每天檢查當日處理的紙制單證的使用情況,核對是否與業(yè)務處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號和狀態(tài)是否相符，以嚴格保險單的管理和保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的可靠性，及時上報單證使用的重大事項。要配備專職或兼職單證管理員，要求工作責任心強，懂保險業(yè)務，并保持單證管理人員的相對穩(wěn)定性。單證管理員因工作變動發(fā)生變動時，應及時向分公司書面報告。

二、單證發(fā)放與保管

（一）單證申請和發(fā)放。各中心支公司單證管理人員負責從分公司單證管理部門領取業(yè)務單證。各中心支公司單證管理員從分公司領取單證時，需填寫《業(yè)務單證發(fā)放登記薄》由中心支公司分管承保總經(jīng)理簽字,掃描上傳到分公司業(yè)務管理部，由業(yè)務管理部設置專人對申領單位的單證使用情況進行核實和審批，并在申領表中將申領單位的該類單證可使用數(shù)量注明，由分公司業(yè)務管理部負責人簽字后通知計財部進行發(fā)放。

單證收到后要清點數(shù)量、核對單證號碼，清點無誤后方可簽收。保險單證領回后要及時做好入庫登記，填寫《業(yè)務單證總帳》、《業(yè)務單證明細帳》。各中心支公司應嚴格履行單證發(fā)放登記手續(xù)，對本部及下屬機構發(fā)放業(yè)務單要建立《業(yè)務單證發(fā)放登記薄》，各中心支公司根據(jù)分公司業(yè)務單證管理工作規(guī)范,制定相應的管理辦法。

（二）單證回收管理。三級機構對下屬機構的單證歸檔工作必須進行檢查，已使用單證收回三級機構管理的，必須要求至少每月回收一次單證，業(yè)務量較多的至少半個月回收一次單證。

（三）單證裝訂。、已使用單證必須在已使用后兩個月內(nèi)裝訂完畢，如201*年1月份使用的單證，必須在201*年2月底前裝訂完畢，未裝訂時的單證或業(yè)務量較少的機構也必須將已使用單證放入專用紙盒中，不得隨意丟棄、亂扔。、、除特別規(guī)定外，各險種承保單證一律按流水號裝訂，采用四孔一線的方法，去除卷內(nèi)金屬物，要有封面、封底，厚度不能超過2厘米，封皮采用牛皮紙并在封面注明機構名稱、部門名稱、類別、險種、年度、保單起止號、保單起止日期，作廢單證必須按順序號裝訂在卷內(nèi)。、每卷承保業(yè)務單證必須有卷內(nèi)目錄，列明順序號、承保單位、保險起止日期、保險單號。作廢單證需打印流水號，中間不得空號。、機動車輛交強險和商業(yè)險保單應單獨歸檔管理，承保業(yè)務單證按保單印刷順序號，單證數(shù)量50份保單順序號立為一卷，以不超過2厘米為限。

業(yè)務單證歸檔可按如下順序：

（1）保險費發(fā)票業(yè)務聯(lián)（粘貼在保險單副本正面中間）

（2）保險單副本

（3）投保單（同時投保交強險和商業(yè)險的機動車輛，投

保單粘貼在交強險保險單副本的背面）

（4）投保單附表（附表與保險單副本一同裝訂，同時投保交強險和商業(yè)險的機動車輛，投保單附表粘貼在交強險保險單副本的背面）

（5）行駛證、駕駛證復印件，組織機構代碼證復印件（6）批單副本（7）批改申請書

（8）上年度交強險保險單原件、其他能證明上年已投保交強險的書面文件

（9）機動車上年度交通安全違章、交通事故及交強險賠償記錄（10）驗車資料（11）其他資料

三、出單員需備有復核章，保單交付保戶前，需經(jīng)復核確定保單無誤后，在保單下角制單處加蓋復核章。

四、保險單裝訂及檔案管理參照財產(chǎn)保險股份有限公司單證管理規(guī)定、財產(chǎn)保險股份有限公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

二○一一年元月十日

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