科技期刊編輯如何做好退稿工作

科技期刊編輯如何做好退稿工作

摘要：退稿是編輯工作的重要環(huán)節(jié)之一，科技期刊編輯在退稿時應(yīng)堅(jiān)持科學(xué)公正性、退稿不退人的原則，講究退稿策略和藝術(shù)性，維護(hù)科技期刊的學(xué)術(shù)形象。關(guān)鍵詞：科技期刊編輯退稿

退稿是科技期刊編輯工作中不容忽視的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它集中體現(xiàn)了編輯主體持有的作者觀。認(rèn)真做好退稿工作，既是對作者勞動的尊重，又是編輯工作者良好職業(yè)素養(yǎng)的反映[1]。

隨著科技期刊的來稿數(shù)量不斷增加，為了保證刊物的學(xué)術(shù)質(zhì)量，編輯部必然會退掉大量的稿件。由于人力、物力有限，有些編輯部相對不太重視退稿的工作。如何科學(xué)而又藝術(shù)地做好退稿工作，既能維持穩(wěn)定的作者隊(duì)伍又能維護(hù)科技期刊的學(xué)術(shù)形象，這是每位編輯需要認(rèn)真思考的問題。1、退稿的主要形式

紙本郵寄。接受紙本郵寄投稿的編輯部一般使用郵寄紙本退稿函或退還作者投遞的紙本稿件的形式退稿；電子郵件。使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的編輯部一般以電子郵件的形式發(fā)送退稿信，其內(nèi)容多是標(biāo)準(zhǔn)公式化的模板語言；電話聯(lián)絡(luò)。編輯部也會采用電話聯(lián)絡(luò)的方式告知作者，以便作者在第一時間得知審稿結(jié)果；面談。編輯部對于走動方便的作者還可以采用面談的方式更直接深入地與作者交流探討；其他形式。有的編輯部在“投稿須知”上注明：三個月后未收到刊用通知者自行處理。這種廣而告之的聲明就自然淘汰了一部分

來稿。

2、退稿的主要原因

不符合辦刊宗旨。來稿不屬于刊物的報(bào)道范圍或者刊物沒有相應(yīng)的欄目設(shè)置，稿件內(nèi)容不符合期刊的需要。有些論文研究方向比較邊緣化，不屬于期刊報(bào)道的重點(diǎn)內(nèi)容。特別是初次投稿的作者，他們對所投期刊還不熟悉，往往會弄錯投稿方向；學(xué)術(shù)質(zhì)量低。稿件內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性、科學(xué)性、規(guī)范性，主要表現(xiàn)為：內(nèi)容空洞陳舊，邏輯結(jié)構(gòu)混亂，語言表達(dá)不清，公式數(shù)據(jù)不科學(xué)，圖表設(shè)計(jì)不合理，參考文獻(xiàn)著錄不規(guī)范等等，達(dá)不到在期刊上發(fā)表的要求；存在學(xué)術(shù)不端行為。編輯部通過檢測軟件發(fā)現(xiàn)有的來稿存在一稿多投、抄襲與自我抄襲、剽竊等不端行為；其他方面。表達(dá)不規(guī)范、格式不合要求，作者因個人原因主動提出撤稿申請。3、退稿的原則

3.1堅(jiān)持科學(xué)公正性的原則

科技期刊編輯在退稿中要做到稿件面前人人平等，惟質(zhì)量是取，審稿不審人。無論作者是專家學(xué)者名人，還是后起之秀，無論是大人物，還是小人物，都一視同仁，以誠相見；不以人廢文，更不以文廢人[2]。編輯部只要堅(jiān)持稿件錄用標(biāo)準(zhǔn)，按質(zhì)取文，不偏不倚，公平公正地退稿，作者才能心服口服，退稿工作也才能順利完成。3.2堅(jiān)持退稿不退人的原則[3]

退稿不善會退掉一些作者[4]，對于科技期刊而言，過高的退稿率會影響稿源，又會進(jìn)一步影響期刊質(zhì)量。作為編輯，我們要尊重作

擴(kuò)展閱讀：科技期刊應(yīng)提倡服務(wù)意識

科技期刊應(yīng)提倡服務(wù)意識

摘要為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的要求，科技期刊編輯部應(yīng)提倡服務(wù)意識。通過對作者和讀者提供方方面面的服務(wù)，不斷提升科技期刊的整體水平，為精品期刊奠定基礎(chǔ)。關(guān)鍵詞科技期刊；服務(wù)意識；作者；讀者

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，各行各業(yè)在努力提高產(chǎn)品質(zhì)量的同時，服務(wù)意識也在不斷增強(qiáng)，采取了各種細(xì)致、周到的服務(wù)措施，充分體現(xiàn)了以人為本的經(jīng)營管理理念�？萍计诳�作為一種特殊的商品，同樣必須適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。目前在科技期刊與作者這一特殊關(guān)系中，期刊仍處于優(yōu)勢地位，而作者則處于相對弱勢地位[1]，所以在一些從業(yè)人員的觀念中本位主義依然根深蒂固；隨著國內(nèi)出版業(yè)體制改革的進(jìn)一步深化，國外出版業(yè)將更大范圍地介入，期刊處于優(yōu)勢地位的狀態(tài)將不復(fù)存在。作為期刊的主體編輯部如不認(rèn)清這一點(diǎn)，不改變觀念，提高全方位服務(wù)意識，那么在未來激烈的競爭中終將面臨被淘汰的命運(yùn)[2]。

科技期刊所面對的服務(wù)對象有兩者，一是作者，二是讀者。如何做好這兩方面的服務(wù)工作就是編輯日常工作的重點(diǎn)，也是辦好科技期刊的關(guān)鍵。1服務(wù)作者，辦刊之源

科技期刊面對的作者是廣大的科技工作者，他們是新理論、新發(fā)現(xiàn)和新技術(shù)的源泉。科技期刊編輯只有樹立為廣大作者服務(wù)的理念，努力把期刊辦成科技工作者進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的園地，才能充分發(fā)揮作者的主觀能動性，產(chǎn)生創(chuàng)新成果，促進(jìn)科技事業(yè)繁榮，為國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)[3]。

1.1審稿及時，減少時滯對于作者投來的稿件，編輯要及時登記編號，并送相關(guān)專家審閱，即使手邊的事情再多也不能耽誤稿件的送審，這是對作者的尊重，也是期刊嚴(yán)謹(jǐn)辦刊作風(fēng)的體現(xiàn)。一篇有創(chuàng)新性的科技文章如果在較短的時間發(fā)表出來，它會推動某一研究領(lǐng)域的進(jìn)步和發(fā)展，會創(chuàng)造出不小的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，從這一點(diǎn)來說，審稿的及時性是必要并且是必須的。

1.2退修稿件，字斟句酌專家審過的大部分稿件都是需要先退作者修改的，退修稿件不是一個簡單的編輯流程，而是很重要的一環(huán)。編輯在給作者退修稿件時，不能一味地將專家的意見照本宣科，例如有的專家的審稿意見寫得比較籠統(tǒng)，沒有指出具體該如何修改，編輯就要和專家溝通，弄清專家的思路，再回來將其意見具體化，給作者一個明確的修改意見，這樣才是對作者負(fù)責(zé)的做法，要不然連編輯都搞不清楚，讓作者如何修改。

1.3及時退稿，給予鼓勵退稿是每一位作者都不愿意碰到的事，其苦悶的心情需要編輯主體的情感予以慰藉[4]。現(xiàn)在科技期刊編輯部對退稿的通常做法是用一個事先打印好的退稿通知單，在相應(yīng)的退稿意見處劃鉤，因?yàn)檫@些退稿意見都是很籠統(tǒng)的，作者據(jù)此無法對自己的論文作出改進(jìn)，這樣既使作者茫然，又讓他們喪失繼續(xù)寫作投稿的信心。筆者認(rèn)為在給作者寫退稿信時，應(yīng)本著退稿不退人的態(tài)度，言辭上首先是尊重作者，對于他們對本刊的信任予以感謝，再者應(yīng)將退稿原因具體地寫出來，讓他們明白是哪里寫得不好，最后可以寫歡迎今后多多投稿和祝工作順利的語句，這樣會讓作者感到編輯部的人性化服務(wù)的溫暖，樹立再次投稿的信心，這是對作者服好務(wù)的又一個關(guān)鍵點(diǎn)。

1.4編校嚴(yán)謹(jǐn)，與之溝通可以采用的稿件都需經(jīng)編輯加工后方才成為正式刊物，這個編輯加工的過程是科技期刊編輯工作的重中之重，因?yàn)樵u價(jià)一本刊物是否優(yōu)秀其編校質(zhì)量是非常重要的。編輯會根據(jù)國家規(guī)定的科技期刊編輯規(guī)范來對文稿進(jìn)行加工、校對，但對于學(xué)術(shù)上的問題把握就不是很準(zhǔn)確了，有時想當(dāng)然的更改其實(shí)是犯了根本性的錯誤，這時最好是能與作者進(jìn)行溝通，把學(xué)術(shù)上的疑點(diǎn)澄清，更簡單明晰地呈現(xiàn)給讀者，這樣做是對作者的尊重，更是對讀者負(fù)責(zé)。1.5開辟欄目，學(xué)術(shù)爭鳴就像同一種病有不同的治療方法，對于一種病的治療方法會有不同的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)存在，不能簡單地判斷誰對誰錯，應(yīng)該看哪種更科學(xué)、更合理，鑒于此，科技期刊應(yīng)開設(shè)學(xué)術(shù)爭鳴這個欄目，讓更多的持有不同觀點(diǎn)的科技工作者有發(fā)表自己觀點(diǎn)的園地，這也是科技期刊為作者服務(wù)的一個很好體現(xiàn)。2服務(wù)讀者，辦刊之本

讀者是刊物的市場，以市場為導(dǎo)向就必須服務(wù)好讀者。為讀者服務(wù)的直接效果是讀者能看到自己更想看、更喜歡看，因而更能補(bǔ)充自己知識結(jié)構(gòu)的新智慧點(diǎn)（新知識、新思維、新方法、新視角），進(jìn)而將這些智慧應(yīng)用于學(xué)術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步和社會發(fā)展，權(quán)且稱之為“讀者效益”。這才是期刊社會效益的主體[5]。2.1開設(shè)導(dǎo)讀欄目為使刊物更加貼近廣大讀者，在科技期刊上設(shè)置導(dǎo)讀欄目，由編者用深入淺出的筆調(diào)撰寫數(shù)百字的介紹本期文章內(nèi)容的文字，以吸引更多的非專業(yè)讀者，這在英美等發(fā)達(dá)國家較為普遍�？萍计诳�的讀者對象其實(shí)并非僅僅局限在專業(yè)人員上，如《科學(xué)美國人》創(chuàng)刊以來發(fā)表過96位諾貝爾獎獲得者的文章。其欄目共分3個區(qū)，主區(qū)刊登原創(chuàng)性學(xué)術(shù)論文，前后兩區(qū)分別設(shè)置“來信”、“50年和100年前”、“科學(xué)和公民”等7個欄目。這些欄目的設(shè)置表現(xiàn)期刊的讀者意識和全心全意服務(wù)于讀者的良苦用心[6]。在我國，開設(shè)導(dǎo)讀欄目的科技期刊十分少見，許多科技期刊的主編們還沒有意識到向非專業(yè)人員宣傳介紹新科研成果，傳遞科研信息的重要性，使刊物發(fā)揮更大的普及和教育的功能，在這方面我們應(yīng)向國外期刊借鑒。

2.2增設(shè)“讀者來信”專欄設(shè)置“讀者來信”專欄也是搞好讀者服務(wù)，加強(qiáng)編者與讀者的聯(lián)系，了解讀者，促進(jìn)讀者與作者、編者進(jìn)行思想、學(xué)術(shù)交流的重要途徑。設(shè)置“讀者來信”專欄，有利于及時了解、吸收讀者反饋的信息，有利于鼓勵讀者參與學(xué)術(shù)討論，有利于科技期刊“百花齊放、百家爭鳴”辦刊方針的貫徹落實(shí)，以推動科技與學(xué)術(shù)的發(fā)展和繁榮。只有把讀者的積極性充分地調(diào)動起來，讀者對刊物的信任感進(jìn)一步增強(qiáng)，科技期刊在讀者群中的影響才更加擴(kuò)大，“讀者是上帝”的思想才能充分得以體現(xiàn)[6]。

2.3認(rèn)真做好刊物郵寄工作科技期刊的讀者來自全國各地，他們有的是在當(dāng)?shù)剜]局訂閱，而有的習(xí)慣直接從編輯部訂閱，這就要求編輯認(rèn)真對待讀者的訂閱，扎扎實(shí)實(shí)把這項(xiàng)工作做到位。首先訂戶在訂購雜志之前要與編輯部電話聯(lián)系，詢問訂購雜志的相關(guān)事宜，例如費(fèi)用及匯款地址，這時編輯一定要熱情地、耐心地回答讀者的問題，并且把自己的地址和對方的地址核對清楚，以便及時準(zhǔn)確地將刊物寄達(dá)。這樣做會讓讀者覺得編輯部工作的嚴(yán)謹(jǐn)和對讀者的重視，更加深了他們對刊物的信賴，這樣就成了刊物的固定讀者群，這樣才能保證刊物的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。3結(jié)語

提升服務(wù)意識不僅是發(fā)展科技、繁榮科技期刊所面臨的課題，也是科技期刊編輯必須面對的問題。作為知識群體的一部分的科技期刊編輯，應(yīng)當(dāng)始終以知識分子的情懷對待自己所從事的職業(yè)，把知識分子應(yīng)該具有的社會良知和人文關(guān)懷體現(xiàn)在編輯工作中，而不應(yīng)把編輯職業(yè)看作只是為他人作嫁衣的工作[7]。因此科技期刊必須倡導(dǎo)服務(wù)意識，創(chuàng)建具有人文情懷的服務(wù)團(tuán)隊(duì)。一個時時將人性化服務(wù)理念融入點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作中，處處體現(xiàn)人性尊重、人性關(guān)懷，熱情、友好、真誠、負(fù)責(zé)的編輯團(tuán)體，必將留住“老作者”，吸引“新作者”，擁有眾多的讀者，為創(chuàng)建精品期刊奠定牢固的基礎(chǔ)。

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