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總裁辦公室工作職責(zé)

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總裁辦公室工作職責(zé)

總裁辦公室工作職責(zé)

1目的:

建立科學(xué)的“三定”方案(定崗、定編和定員),明確總裁辦公室的部門組織結(jié)構(gòu)、崗位名稱、人員編制以及各崗位的工作職責(zé)。2范圍:

適用于總裁辦公室各崗位的工作職責(zé)描述,包括辦公室主任、預(yù)算管理副主任(兼職)、績效管理副主任(兼職)、績效管理專員、系統(tǒng)工程師、文控管理員、預(yù)算管理專員、成本管理專員、內(nèi)審專員和秘書共十個崗位。3定義無。4相關(guān)文件

4.1總裁辦公室各崗位《職務(wù)說明書》(系列)5內(nèi)容:

5.1總裁辦公室組織結(jié)構(gòu)圖

5.1.1總裁辦公室為公司一級部門,隸屬于公司總裁領(lǐng)導(dǎo),其下設(shè)四個功能組和一個虛擬組,分別是績效管理組、系統(tǒng)管理組、預(yù)算管理組、內(nèi)部稽核組、秘書管理組和項目管理組(虛擬組)。

5.1.2總裁辦公室設(shè)一名專職的辦公室主任和兩名兼職的辦公室副主任(其中一名分管預(yù)算管理、一名分管績效管理),其下四個功能組共定編八人,項目管理組(虛擬組)不設(shè)定編人員。

5.2總裁辦公室的崗位工作職責(zé)5.2.1總裁辦公室主任工作職責(zé)

在公司總裁的領(lǐng)導(dǎo)下,總裁辦公室主任的主要工作職責(zé)如下:

1)組織召開公司年度戰(zhàn)略會議,協(xié)助公司總裁及經(jīng)營管理團(tuán)隊確定公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)、部門戰(zhàn)略目標(biāo),以及重大(公司級)的績效改進(jìn)行動計劃;

2)協(xié)助公司總裁及經(jīng)營管理團(tuán)隊確定各部門的發(fā)展目標(biāo),包括:各部門的使命、工作職責(zé)、關(guān)鍵績效指標(biāo)和組織結(jié)構(gòu)圖等;

3)負(fù)責(zé)組織戰(zhàn)略實施步驟和路徑的分解,及戰(zhàn)略實施過程中的部門協(xié)調(diào),以保證戰(zhàn)略正確實施;

4)組織分解年度經(jīng)營目標(biāo)、會同各部門確立年度關(guān)鍵績效指標(biāo)和目標(biāo)值,形成各部門年度業(yè)績合同和考核方案,經(jīng)批準(zhǔn)后跟蹤執(zhí)行情況;

5)組織公司全面預(yù)算管理體系的建立,按照經(jīng)營管理的需要,建立預(yù)算指標(biāo)體系,設(shè)置預(yù)算控制臺賬,編制年度經(jīng)營管理預(yù)算,并保證預(yù)算編制質(zhì)量;

6)組織公司重大績效改進(jìn)項目的立項評審,指導(dǎo)各部門編制項目實施方案,協(xié)調(diào)解決項目實施中存在的問題,確保項目實施能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期目標(biāo);

7)組織公司各部門組織架構(gòu)的設(shè)計、核心流程的確立和各部門職能的劃分、并定期進(jìn)行審視和完善,以確保公司運(yùn)作的順暢和高效;8)指導(dǎo)、督促、推動并協(xié)助運(yùn)營、財務(wù)、人力資源、質(zhì)量、采購、資訊等關(guān)鍵部門,以及其他相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)規(guī)劃,以保證其部門規(guī)劃與公司規(guī)劃的一致性;

9)組織建立基于ISO31000和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理體系,并定期開展內(nèi)部控制評價,以保證公司的各類風(fēng)險控制在合理水平;

10)組織建立公司級績效數(shù)據(jù)庫,定期召開戰(zhàn)略回顧會議,向管理層報告戰(zhàn)略目標(biāo)及實施方案的實現(xiàn)狀況,為管理層的戰(zhàn)略決策或調(diào)整提供決策支持;

11)組織開展各類各項專項審計工作(例如:質(zhì)量審計、工程審計以及重大項目審計等),以有效監(jiān)控公司業(yè)務(wù)活動中的各類高風(fēng)險事項;

12)組織公司層面的年度績效考核工作,開展年度績效審計,系統(tǒng)評價各部門年度經(jīng)營管理成效,協(xié)助管理層開展中高層管理人員的績效評價工作。5.2.2辦公室(預(yù)算管理)副主任工作職責(zé)

在公司總裁領(lǐng)導(dǎo)下,作為總裁辦同財務(wù)部之間的紐帶,協(xié)助總裁辦主任、并指導(dǎo)財務(wù)部建立健全公司全面預(yù)算管理體系,具體工作職責(zé)如下:

1)建立健全公司及部門級的預(yù)算管理網(wǎng)絡(luò)體系,包括建立預(yù)算管理的領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組和業(yè)務(wù)小組以及各小組之間定期的溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制;

2)建立健全公司預(yù)算管理制度,包括預(yù)算管理政策、規(guī)則、流程及作業(yè)指導(dǎo)書,提升公司預(yù)算管理工作的專業(yè)質(zhì)量;

3)合理劃分預(yù)算責(zé)任單位,根據(jù)公司經(jīng)營戰(zhàn)略以及績效考核的要求,將公司所有部門按照職能的不同進(jìn)行利潤中心、費(fèi)用中心、資金中心或投資中心的劃分;

4)建立預(yù)算指標(biāo)體系,形成各部門的預(yù)算甚至是個人預(yù)算,確保各項預(yù)算指標(biāo)能夠細(xì)化分解到各預(yù)算責(zé)任部門甚至個人;

5)建立預(yù)算控制臺賬。負(fù)責(zé)指導(dǎo)財務(wù)部在賬務(wù)設(shè)計和改造中,以預(yù)算管理為核心設(shè)置賬務(wù),每月提供各部門預(yù)算執(zhí)行完成情況的數(shù)據(jù),作為分析和考核的依據(jù);

6)建立預(yù)算執(zhí)行分析制度。負(fù)責(zé)每月對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計,分析預(yù)算執(zhí)行差異,找出原因,提出解決方案,形成綜合分析報告,報公司總裁和董事會;

7)建立預(yù)算例會制度。負(fù)責(zé)組織各預(yù)算責(zé)任部門每季召開一次預(yù)算分析檢討會議,年末進(jìn)行全面報告總結(jié)分析和檢討。

5.2.3辦公室(績效管理)副主任工作職責(zé)

在公司總裁領(lǐng)導(dǎo)下,作為總裁辦同人力資源部之間的紐帶,協(xié)助總裁辦主任、并指導(dǎo)人力資源部建立公司基于戰(zhàn)略的績效管理體系,具體工作職責(zé)如下:

1)建立健全公司績效管理的組織保障體系,包括建立績效管理的領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組和業(yè)務(wù)小組以及各小組之間定期的溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制;

2)建立健全公司績效管理制度,包括績效管理政策、規(guī)則、流程及作業(yè)指導(dǎo)書,提升公司績效管理工作的專業(yè)質(zhì)量;

3)建立基于戰(zhàn)略的績效目標(biāo)體系,按照“公司戰(zhàn)略→組織KPI→部門(或團(tuán)隊)KPI→崗位KPI”的路徑進(jìn)行目標(biāo)分解,形成各部門及個人的KPI;

4)建立健全公司績效管理過程體系,實現(xiàn)從績效計劃、到績效實施與輔導(dǎo)、績效評價和績效反饋的全過程閉環(huán)管理;5)建立戰(zhàn)略性人力資源數(shù)據(jù)庫,定期向管理層提交比較性人力資源數(shù)據(jù),包括員工薪酬信息、人員流失率、勞動生產(chǎn)率等,為管理層決策提供依據(jù)。5.2.4績效管理組績效專員工作職責(zé)

在公司總裁辦主任的領(lǐng)導(dǎo)以及績效管理副主任的指導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)如下工作:

1)根據(jù)公司年度戰(zhàn)略目標(biāo),起草各一級部門負(fù)責(zé)人年度績效合同和考核方案,組織各部門負(fù)責(zé)人審議,并報總裁批準(zhǔn);

2)在一級部門年度績效考核方案框架下,指導(dǎo)人力資源部、各部門制訂二級部門負(fù)責(zé)人績效合同和考核方案,并進(jìn)行逐級分解;

3)指導(dǎo)各部門編制公司級績效改進(jìn)項目的項目實施方案,協(xié)調(diào)解決仙姑實施中存在的問題,跟進(jìn)項目實施進(jìn)展,組織項目結(jié)案驗收;

4)定期(每季度)組織公司層面的績效回顧會議,組織開展一級部門負(fù)責(zé)人年度績效評價工作,并為二級部門負(fù)責(zé)人的年度績效評價提供指導(dǎo);

5)組織建立公司級關(guān)鍵績效數(shù)據(jù)庫,完善數(shù)據(jù)收集分析系統(tǒng),提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和有效性,為管理層決策提供有效依據(jù)。5.2.5系統(tǒng)管理組系統(tǒng)工程師工作職責(zé)

在公司總裁辦主任領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)如下工作:

1)負(fù)責(zé)公司基于ISO31000的風(fēng)險管理體系的建立、維護(hù)和持續(xù)改進(jìn),包括文件管理、內(nèi)部審核、管理評審等;并對現(xiàn)有ISO17025等質(zhì)量、環(huán)境和安全管理體系進(jìn)行有效整合;2)負(fù)責(zé)制訂公司風(fēng)險評價準(zhǔn)則,組織各部門開展風(fēng)險識別和評價,指導(dǎo)各部門針對重大風(fēng)險制訂風(fēng)險控制計劃,并跟蹤實施;

3)負(fù)責(zé)組織各部門依據(jù)《內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《配套指引》開展對標(biāo)診斷,識別管理“真空”和“盲點”,指導(dǎo)各部門建立健全相關(guān)規(guī)章制度;

4)負(fù)責(zé)公司各類重大(或核心)流程的建立、梳理或優(yōu)化,例如研發(fā)管理流程、供應(yīng)商管理流程、分包流程等,并確保流程運(yùn)作順暢、高效;

5)組織各部門編制部門工作職責(zé),確定各部門組織結(jié)構(gòu)圖,落實各部門“三定”方案,編制“職責(zé)與權(quán)限分配表”。

5.2.6系統(tǒng)管理組文控管理員工作職責(zé)

在系統(tǒng)管理組工程師的直接領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)如下工作:

1)負(fù)責(zé)制訂文件管理制度,對需要受控管理的各類規(guī)章、制度、程序、操作細(xì)則、以及通知、公告等文件和資料制訂統(tǒng)一的規(guī)則和程序,并對各分/子公司及各部門文件的管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;

2)負(fù)責(zé)制訂檔案管理制度,對需要建檔保存的各類資料規(guī)定相應(yīng)的保密等級、保存部門和保存期限,并對各部門檔案的管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;

3)負(fù)責(zé)公司級管理制度標(biāo)準(zhǔn)化審查和發(fā)布工作,并維護(hù)公司文件管理系統(tǒng),及時上傳、更新各類管理文件或技術(shù)文件,確保各使用部門及時獲得最新版本;

4)負(fù)責(zé)總裁辦公室有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)一級統(tǒng)計等工作,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5)組織公司下屬各分/子公司以及各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn),并對其工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。5.2.7預(yù)算管理組預(yù)算管理專員工作職責(zé)

在公司總裁辦主任的領(lǐng)導(dǎo)以及預(yù)算管理副主任的指導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)如下工作:

1)組織公司及各部門年度預(yù)算編制、審核及發(fā)布工作,并對預(yù)算執(zhí)行的全過程進(jìn)行跟蹤,發(fā)現(xiàn)重大異;蚱x時,負(fù)責(zé)及時向管理層匯報;

2)組織建立公司預(yù)算管理的各項規(guī)章制度,包括預(yù)算管理基本原則、規(guī)則、編制流程及作業(yè)指導(dǎo)書等,以提高各部門預(yù)算編制質(zhì)量;

3)組織財務(wù)部、各利潤中心、費(fèi)用中心建立預(yù)算指標(biāo)體系,形成各部門的預(yù)算甚至是個人預(yù)算,確保各項預(yù)算指標(biāo)能夠滿足經(jīng)營管理的需求;

4)組織建立預(yù)算控制臺賬。負(fù)責(zé)指導(dǎo)財務(wù)部在賬務(wù)設(shè)計和改造中,以預(yù)算管理為核心設(shè)置賬務(wù);對財務(wù)部提供的P&L報表進(jìn)行審核,確保各項數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。5)開展預(yù)算執(zhí)行成效分析,負(fù)責(zé)每月對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計,分析預(yù)算執(zhí)行差異,找出原因,提出解決方案,形成綜合分析報告,報管理層決策參考。5.2.8預(yù)算管理組成本管理專員工作職責(zé)

在公司總裁辦主任的領(lǐng)導(dǎo)以及預(yù)算管理副主任的指導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)如下工作:

1)負(fù)責(zé)建立公司的成本核算體系,按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行單元劃分,組織編制成本核算的相關(guān)規(guī)則、制度和作業(yè)文件;

2)負(fù)責(zé)檢測、指導(dǎo)財務(wù)部及各運(yùn)營部門的成本核算和成本管理工作,落實經(jīng)營計劃和成本管理辦法的執(zhí)行;

3)統(tǒng)計、分析公司及各運(yùn)營部門的全要素生產(chǎn)率以及各單項(如設(shè)備、人員、材料、廠租)生產(chǎn)率及其趨勢,進(jìn)行成本總和分析;

4)根據(jù)核算結(jié)果,分析比較公司績效和競爭力,定期編制“成本分析報告”,提出相應(yīng)改進(jìn)方案,為管理層決策提供支持;

5)建立公司級成本管理數(shù)據(jù)庫,完善數(shù)據(jù)收集分析系統(tǒng),提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和有效性,為管理層決策提供有效依據(jù)。5.2.9內(nèi)部稽核組內(nèi)審專員工作職責(zé)

在公司總裁辦主任領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)如下工作:

1)配合內(nèi)審部開展基于財務(wù)報表的各類審計工作(例如財務(wù)報表、募集資金、對外投資、購買或出售資產(chǎn)、關(guān)聯(lián)交易、信息披露等),以滿足證監(jiān)局對上市公司的監(jiān)管要求;2)開展各項專項審計工作(例如:經(jīng)濟(jì)合同審計、采購/分包審計、分/子公司審計、質(zhì)量審計、工程審計以及重大項目審計等),以有效監(jiān)控各類高風(fēng)險事項;

3)開展內(nèi)部控制審計,針對公司各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理制度,開展定期/不定期的檢查工作,督促各部門建立健全內(nèi)部控制制度,提高制度執(zhí)行效果;

4)配合績效管理組開展經(jīng)營績效審計,對公司各事業(yè)部負(fù)責(zé)人、職能部門負(fù)責(zé)人績效考核指標(biāo)完成情況、財務(wù)年度經(jīng)營業(yè)績作出鑒證和評價;

5)其他公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù),例如經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(包括任期審計、離任審計和離職審計)、反舞弊調(diào)查調(diào)查等。

5.2.10秘書管理組秘書工作職責(zé)

在公司總裁辦主任領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)如下工作:1)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)要求,召集總裁會議及其他專題或臨時性會議,并負(fù)責(zé)會務(wù)的前期組織和準(zhǔn)備,整理會議記錄,起草會議紀(jì)要;

2)負(fù)責(zé)根據(jù)各項會議紀(jì)要(決議)以及公司領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行相關(guān)事項的跟蹤和督辦,并定期(或不定期)向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋跟蹤結(jié)果;

3)負(fù)責(zé)為公司高管人員提供文秘工作支持與服務(wù),包括起草文稿和業(yè)務(wù)函電,辦理出國簽證、訂購機(jī)票/酒店等服務(wù);

4)負(fù)責(zé)公司總監(jiān)及以上人員的行程管理,按月發(fā)布相關(guān)人員工作行程并及時更新,確保發(fā)布行程與實際行程保持一致;

5)負(fù)責(zé)公司高層主管人員的考勤管理,每月十日前編制高管人員考勤表,報公司總裁審核后提交至董事長辦公室。5.3總裁辦公室各崗位的職位說明書

總裁辦公室各崗位的任職資格要求、職責(zé)與權(quán)限等規(guī)定參見相關(guān)崗位的《職務(wù)說明書》(另行制定)。

擴(kuò)展閱讀:總裁辦工作職責(zé)

總裁辦職責(zé)

1、協(xié)助總裁制定公司發(fā)展方向、經(jīng)營方針和經(jīng)營形式。2、協(xié)助總裁召集、主持辦公會議;

3、協(xié)助總裁完成組織機(jī)構(gòu)架設(shè)、崗位職員配置;

4、負(fù)責(zé)檢查、考核、督促和協(xié)調(diào)各部門的工作進(jìn)展,并匯總各部門工作情況;

5、負(fù)責(zé)公司公關(guān)工作,協(xié)調(diào)處理外部相關(guān)部門關(guān)系;6、負(fù)責(zé)起草、優(yōu)化公司的各項管理制度和工作流程;7、負(fù)責(zé)公司證件辦理、年審、變更等工作;8、負(fù)責(zé)公司車輛管理工作;

9、負(fù)責(zé)公司品牌建設(shè)和企業(yè)文化宣傳;

10、負(fù)責(zé)審核以公司名義發(fā)出的文件,收發(fā)文件,做好檔案管理工作;11、負(fù)責(zé)處理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)。

總裁辦主任職責(zé)

1、負(fù)責(zé)部門內(nèi)部制度的建立和完善;

2、負(fù)責(zé)與各相關(guān)政府管理部門或機(jī)關(guān)進(jìn)行溝通,并加強(qiáng)與公司相關(guān)資源關(guān)系的交流與聯(lián)絡(luò),拓展與維護(hù)外部的公共關(guān)系,配合公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,推廣樹立公司的整體形象;3、負(fù)責(zé)部門內(nèi)部行政文件審核、發(fā)布與管理;4、負(fù)責(zé)組織部門各類檔案的管理;5、負(fù)責(zé)公司級會議的組織和管理;6、負(fù)責(zé)組織公司對外宣傳和接待活動;7、負(fù)責(zé)總裁要求的文字資料的組織;8、負(fù)責(zé)秘書管理工作;

9、負(fù)責(zé)監(jiān)督管理文件核稿、收發(fā)、流轉(zhuǎn);負(fù)責(zé)起草重要文件及督辦;10、加強(qiáng)公司內(nèi)部文件檔案的保密管理?偛棉k主任職權(quán):

1、總裁辦制度和流程修改的審核權(quán);

2、部門內(nèi)員工錄用、任免、考核、升職、降職的審核權(quán);3、公司對外宣傳材料的審批權(quán);4、新聞媒體選擇的審批權(quán);5、授權(quán)范圍內(nèi)費(fèi)用支出的審批權(quán);6、授權(quán)范圍外費(fèi)用支出的審核權(quán)、建議權(quán);

總裁辦副主任職責(zé)

1、協(xié)助負(fù)責(zé)部門內(nèi)部制度的建立和完善;

2、負(fù)責(zé)與各相關(guān)政府管理部門或機(jī)關(guān)進(jìn)行溝通,并協(xié)助主任加強(qiáng)與公司相關(guān)資源關(guān)系的交流與聯(lián)絡(luò),拓展與維護(hù)外部的公共關(guān)系,配合公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,推廣樹立公司的整體形象;3、協(xié)助主任負(fù)責(zé)部門行政文件審核、發(fā)布與管理;4、協(xié)助主任負(fù)責(zé)組織部門各類檔案的管理;5、協(xié)助負(fù)責(zé)公司級會議的組織和管理;6、協(xié)助負(fù)責(zé)組織公司對外宣傳和接待活動;7、負(fù)責(zé)總裁要求的文字資料的組織;8、負(fù)責(zé)秘書管理工作;

9、負(fù)責(zé)監(jiān)督管理文件核稿、收發(fā)、流轉(zhuǎn);負(fù)責(zé)起草重要文件及督辦;10、加強(qiáng)公司內(nèi)部文件檔案的保密管理。總裁辦副主任職權(quán)

1、總裁辦制度和流程修改的審核權(quán);

2、部門內(nèi)員工錄用、任免、考核、升職、降職的審核權(quán);3、公司對外宣傳材料的審批權(quán);4、新聞媒體選擇的審批權(quán);5、授權(quán)范圍內(nèi)費(fèi)用支出的審批權(quán);6、授權(quán)范圍外費(fèi)用支出的審核權(quán)、建議權(quán);

總裁辦執(zhí)行經(jīng)理職責(zé)

1、監(jiān)督執(zhí)行決策層已審定下達(dá)的目標(biāo)分解任務(wù)提高整體運(yùn)行效率,制定自己的工作計劃。

2、整理分銷渠道,確定業(yè)務(wù)人員的市場責(zé)任區(qū)域。

3、制定營銷公司完整的營銷工作計劃,檢查各區(qū)域客戶經(jīng)理工作完成情況。

4、配合終端減少環(huán)節(jié)存貨風(fēng)險,加強(qiáng)市場信息的匯總反饋。5、對整體運(yùn)行費(fèi)用及經(jīng)常性經(jīng)營費(fèi)用進(jìn)行有效控制。

6、對客戶經(jīng)理及各區(qū)域業(yè)務(wù)人員、促銷員(理貨員)依照員工考核、獎懲辦法及升降職務(wù)辦法等予以考評,力求公平合理。7、對已發(fā)生辦理過的業(yè)務(wù)進(jìn)行總結(jié)并予以書面分析,總結(jié)得失。8、依據(jù)公司下達(dá)的經(jīng)營計劃、配合公司總目標(biāo)組織執(zhí)行公司目標(biāo)及工作計劃,隨時予以追蹤控制。

9、運(yùn)用各類激勵機(jī)制,提高員工的士氣及工作效率,并督導(dǎo)所屬人員,依照工作標(biāo)準(zhǔn)或要求有效執(zhí)行其工作,確保銷售任務(wù)及工作目標(biāo)的順利完成。

10、做好員工的政治思想工作,指導(dǎo)后勤保障員工的生活水平,為員

工解除顧之憂,穩(wěn)定并建設(shè)好員工隊伍。11、公司總經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。執(zhí)行經(jīng)理職權(quán):

1、總裁辦制度和流程修改的審核權(quán);

2、部門內(nèi)員工錄用、任免、考核、升職、降職的審核權(quán);3、公司對外宣傳材料的審批權(quán);4、新聞媒體選擇的審批權(quán);5、授權(quán)范圍內(nèi)費(fèi)用支出的審批權(quán);6、授權(quán)范圍外費(fèi)用支出的審核權(quán)、建議權(quán);

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