外事接待管理制度

瑪拉茲客戶接待流程及標準主要流程：

接待申請-----確定接待級別-----聯(lián)系接待單位-----安排接待人員-----機場（車站）接車-----安排住宿-----營銷中心參觀-----領(lǐng)導接見-----餐飲安排------提出、收集合作事項------處理、確定合作事項------領(lǐng)導會談------機場（車站）送車------電話回訪1、接待申請：業(yè)務、市場部員工在了解客戶即將到訪時通知行政辦，要求進行客戶接待的安排，如出差在外應及時以電話方式通知，并落實客戶的聯(lián)系方式、隨行人數(shù)、是否需用車到機場或火車站接送；

2、確定接待級別：接待根據(jù)來訪人員的級別不同，可按以下標準安排接待

（1）普通人員級別：適合人員：經(jīng)銷商業(yè)務類考察人員、技術(shù)人員、家裝公司設計師、廠家中層管理者、普通意向經(jīng)銷商等。

A：住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；

B：餐飲標準：午餐簡便消費控制在300元以下，晚餐消費控制在400元以下；C：接待陪同人員：公司基層業(yè)務員、區(qū)域經(jīng)理；D：接待車輛：四驅(qū)車或的士。

E：以上標準是以二名客戶為基準，如超過二名客戶，則餐飲另加50元/人標準計算；（2）高級人員級別：適合人員：工程采購、終端消費企業(yè)領(lǐng)導、合作經(jīng)銷商、廠家高層管理人員、出口公司負責人等。

A：住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；

B：餐飲標準：午餐簡便消費控制在500以下元，晚餐消費控制在500元以下；C：接待陪同人員：區(qū)域經(jīng)理、市場督導；D：接待車輛：四驅(qū)車或商務車或的士；

E：感情接待：此類人員，公司高層干部可安排做一次或兩次家中接待，接待人員陪同，以增加彼此間的感情；（視雙方合作情況而定）F：其他接待項目：公司安排帶客戶到本地主要景點游玩或晚上娛樂，費用控制在700元以下；必要時，可于客戶臨行時贈送紀念品。（視雙方合作情況而定）

G：以上標準是以二名客戶為基準，如超過二名客戶，則餐飲另加100元/人標準計算；娛樂另加200元/人標準計算；

（3）特級人員級別：適合人員：主要市場經(jīng)銷商領(lǐng)導（包括內(nèi)銷、出口）、主要市場政府人員、本地行業(yè)相關(guān)部門負責人、廠家特邀領(lǐng)導、公司特邀領(lǐng)導、其他特殊人員等。A：住宿標準四星級酒店以上，房價控制在400-700元/間，公司負擔全程費用；B：餐飲標準：午餐簡便，消費控制在1000元以下，晚餐消費控制在1000元以下；C：接待陪同人員：區(qū)域經(jīng)理、市場督導、營銷總經(jīng)理、股東；D：接待車輛：商務車或租用高級用車；

F：其他接待項目：公司安排帶客戶到本地主要景點游玩或晚上娛樂，費用控制在1200元以下；必要時，可于客戶臨行時贈送紀念品。（視雙方合作情況而定）

G：以上標準是以二名客戶為基準，如超過二名客戶，則另加100元/人標準計算；娛樂另加250元/人標準計算；

3、聯(lián)系接待單位：行政員工根據(jù)接待申請要求，在客戶到達前應作好相關(guān)的接待安排，及時與客戶聯(lián)系了解具體的到訪人數(shù)、是否需用車、訂房或其它要求，并及時落實。4、安排接待人員：公司根據(jù)工作的需要安排接待人員，肩負接待任務的人員必須嚴格按照標準落實整個接待過程。一般情況下，來訪人員沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。5、機場（車站）接車：接待人員在接到接待任務后，必須確認來訪人員的班機（班車）何時到達，到達地點，航班號（車次），來訪人員的姓名、特征。用車，先落實公司有無車輛之后進行，如無法安排車輛的應通知客戶并告之坐車方式，特別是飛機的，可通知其坐高速快運到鴻運車站或打的到車站后坐高速到機場。接到來訪人后，接待人員幫忙提行李上車，根據(jù)班次的時間或者來訪人員的需要安排住宿、餐飲的先后次序。

6、住宿安排：到達住宿地點后，接待人員要主動幫來訪人員提行李上房間，簡單講解房間內(nèi)設施的使用方法，留下自己的聯(lián)系電話。根據(jù)來訪人員是長途或者短途，安排來訪人員休息或者直接到營銷中心。并提前與內(nèi)務部聯(lián)系營銷中心的接待安排。7、營銷中心參觀：營銷中心的接待主要是展廳參觀的接待，一般不安排辦公室參觀。接待人員陪同來訪人員到達展廳后，展廳助銷須主動上前，使用禮貌用語，安排來訪者就座，送上茶水。主要的介紹工作由接待人員進行，展廳助銷配合。（如帶領(lǐng)、提上相關(guān)資料、營造氣氛等）介紹工作主要突出的重點在于：樣板、鋪貼效果、展廳的布局、新產(chǎn)品的講解、家具和音效的配合、工作人員的主要負責工作范圍、企業(yè)文化、企業(yè)的前景等等方面。詳細的講解，是各地經(jīng)銷商能否很好地復制營銷中心的關(guān)鍵。在沒有引見公司領(lǐng)導之前，接待人員在展廳可以提前和來訪人員探討商談合作的意見以及來訪的主要目的。

8、領(lǐng)導接見：接待人員在帶領(lǐng)來訪人員見領(lǐng)導之前，必須和公司領(lǐng)導溝通好，確認接見時間、地點，然后帶領(lǐng)來訪人員與領(lǐng)導見面。見面時，接待人員先做介紹雙方的工作，然后粗略地講解來訪者的主要商談事項。（特別注意：介紹公司領(lǐng)導時，應有意無意地對領(lǐng)導做抬高身份的贊揚，增加商談的優(yōu)勢。）

9、餐飲安排：行政辦可知會相關(guān)部門后進行，一般的接待要求業(yè)務員工或市場部員工一起進行，做一下標準后可由他們安排接待人員應陪同來訪人員就餐，并且按照來客的習慣安排酒水，就餐過程中，接待人員可以適當?shù)貛�動氣氛，促進雙方的感情交流。（注意事項：接待人員本人不要喝酒過度，結(jié)帳不要當來客面，出外結(jié)帳）

10、提出、收集合作事項：經(jīng)過以上的接待步驟，雙方的感情交流有了基礎(chǔ)，接待人員可安排雙方轉(zhuǎn)入到商務談判的階段。根據(jù)公司開展工作的實際情況和部門相關(guān)的標準，提出合作事項的內(nèi)容，咨詢來訪人員提出的合作事項內(nèi)容并且做好筆錄。

11、處理、確定合作事項：本著雙贏的原則，接待人員在公司和來訪人員之間根據(jù)合作事項的內(nèi)容收集雙方的意見，進行處理以至最后確定的工作，經(jīng)雙方確定后用文案交與雙方。12、領(lǐng)導會談：雙方在合作事項達成一致后，雙方領(lǐng)導一般會進行互相道賀的儀式，接待人員適時作相關(guān)的安排。

13、機場（車站）送車：來訪人員離開，由接待人員陪同送車，接待人員除了主動幫來訪人員提醒例外，如有公司贈送的紀念品，一定要提醒或者直接遞交到來訪人員手上。送車時，須等到來訪人員離開自己的視線范圍以后，才能離開

14、電話回訪：接待人員按送來訪人員走的航班號（車次），估計他們到達的時間，適時去電進行咨詢接待工作的情況，了解客戶對公司的產(chǎn)品和企業(yè)形象等等方面的意見。及時做好報告上報公司，以便改進。無論來訪者以何種目的來訪，接待工作很多時候會直接影響到客戶對我們公司的選擇。只要我們的接待工作做好了，就會給來訪者留下一個良好的形象，從而增加瑪拉茲公司的行業(yè)競爭力。

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外事接待管理制度

一、公司來賓及公司領(lǐng)導接待工作除由公司總經(jīng)理或其它高級管理人員親自接待以外，其余由辦公室行政或后勤人員配合有關(guān)部門負責安排接待工作。

二、外事接待工作的基本原則是認真負責、熱情周到、不卑不亢、言行得體、嚴守機密。

三、公司的重要賓客來訪時，接待人員要準確掌握賓客乘坐的交通工具和抵達的時間，提前安排有關(guān)人員做好接送準備。四、接待者要根據(jù)賓客的來訪目的、興趣、意愿等安排參觀事項，確定活動內(nèi)容，擬定接待方案，報請主管領(lǐng)導批準后執(zhí)行。五、有關(guān)部門要配合接待人員認真按照接待方案，做好接待和業(yè)務洽談工作。

六、安排賓客用餐除特殊情況外，原則上陪同人員不超過兩名，安排娛樂活動時陪同人員亦應控制，堅決杜絕浪費現(xiàn)象。七、對于政府機構(gòu)人員正常檢查或外單位人員來訪，進行正常接待即可。

八、在接待賓客的工作中，要認真做好安全保衛(wèi)工作。來賓參觀接待管理制度

一、欲參觀公司者，必須事先與辦公室聯(lián)系，征得總經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導批準，方可進入公司參觀。二、以下人員，有資格進入公司參觀：1、公司領(lǐng)導親自接待的賓客；2、事先與公司領(lǐng)導或辦公室聯(lián)系，并征得許可的；3、公司相關(guān)合作方、經(jīng)銷商、顧客等，并征得許可的；4、政府機構(gòu)、社會公眾團體及介紹給本公司的人，并征得許可的；

4、其他希望參觀者，并征得許可的。

三、參觀人員由辦公室統(tǒng)一進行接待布置，按照熱情禮貌的原則進行接待，安排相關(guān)人員進行陪同參觀，并按照不同要求做好在參觀點進行講解等各項活動安排。

四、參觀人員除特準外，一律婉拒拍照和攝像，由陪同人員委婉說明。

五、參觀人員必須按照車間和特定地點的管理規(guī)定進行參觀。公司接待管理制度

為了規(guī)范公司外來接待標準，做好外來接待工作，特制定本制度。

一、公司外來接待分為重要人員接待、普通接待兩種。二、重要人員接待，辦公室要配合相關(guān)部門，事先擬定接待計劃，報領(lǐng)導批準后執(zhí)行，安排好客人食宿和陪同人員。三、普通接待包括安裝工程人員、售后服務人員、招標人員等，需要公司配合食宿接待的，辦公室同相關(guān)部門做好食宿安排。四、所有接待食宿，一律優(yōu)先考慮公司內(nèi)部接待基地，如確因需要，在外部營業(yè)性餐館和酒店安排食宿的，必須報公司總經(jīng)理批準。五、需要在員工食堂進行用餐的，經(jīng)接待部門經(jīng)理批準，報后勤管理人員后，直接領(lǐng)取餐就餐。

六、除有明確批示外，普通接待一律只供應普通餐飲和低檔酒水（早餐每人不超過5元，中、晚餐每人不超過15元），所有招待用餐和飲料，接待部門需及時注明并簽字。

七、對不符合手續(xù)，不按規(guī)定的接待，由相關(guān)人員承擔責任。

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