商務(wù)外事接待常識(shí)
商務(wù)外事接待常識(shí)
一:接待準(zhǔn)備
外事接待單位為圓滿(mǎn)完成接待任務(wù),一般需要專(zhuān)門(mén)接待小組,全面負(fù)責(zé)一切接待事宜。接待工作首先應(yīng)了解來(lái)訪(fǎng)者的基本情況,弄清代表團(tuán)的國(guó)別、名稱(chēng)、成員名單、來(lái)訪(fǎng)目的等內(nèi)容。如需要根據(jù)客人要求預(yù)定賓館或返程機(jī)票,還應(yīng)索取來(lái)賓護(hù)照的復(fù)印(傳真)件。掌握了以上情況后,再制定一份周密的(中外文)書(shū)面接待活動(dòng)日程安排(表),包括迎送、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談、簽字儀式、宴
請(qǐng)、參觀游覽、交通工具、餐寢時(shí)間、陪同人員等詳細(xì)內(nèi)容。日程安排應(yīng)盡量事先征詢(xún)來(lái)賓意見(jiàn),還要考慮來(lái)賓的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。日程安排印制妥當(dāng)后,要讓來(lái)賓抵達(dá)后及時(shí)人手一份。
二:迎送
要依據(jù)來(lái)訪(fǎng)者的身份,確定迎送規(guī)格。根據(jù)國(guó)際慣例,主要迎送人通常同來(lái)賓的身份相當(dāng)。出面迎送,組織好迎送儀式、場(chǎng)地布置、獻(xiàn)花、照相、拍電視、組織群眾場(chǎng)面等內(nèi)容,比如飛機(jī)(車(chē)、船)抵離時(shí)間、獻(xiàn)花人員的挑選和鮮花花束(花環(huán))的準(zhǔn)備、介紹賓主相見(jiàn)的方式、車(chē)輛順序的編排、座次的安排、國(guó)旗的懸掛等等,都要逐項(xiàng)落實(shí)。
迎賓時(shí),外賓下飛機(jī)(車(chē)、船)后,禮賓人員應(yīng)主動(dòng)將迎賓人員姓名、職務(wù)一一介紹給來(lái)賓,迎賓人員隨即與來(lái)賓握手表示歡迎。如遇外賓主動(dòng)與我方人員擁抱時(shí),我可做相應(yīng)表示,不要退卻或勉強(qiáng)擁抱。如需獻(xiàn)花,應(yīng)安排在迎賓的主要領(lǐng)導(dǎo)人與客人握手之后進(jìn)行。所獻(xiàn)鮮花忌用菊花、杜鵑花、石竹花或黃色花朵。
乘車(chē)時(shí),應(yīng)先請(qǐng)客人從右側(cè)上車(chē),陪同主人再?gòu)淖髠?cè)上車(chē)。待外賓與陪同人員全部上車(chē)后,再驅(qū)車(chē)去賓館。途中,陪同人員應(yīng)擇機(jī)將有利于對(duì)外宣傳宜昌的事物,如沿途所見(jiàn)的歡迎標(biāo)語(yǔ)、人文景觀等向外賓介紹。
重要外賓和大型團(tuán)體來(lái)訪(fǎng),應(yīng)安排專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)提取行李并及時(shí)送到客人房間。外賓抵達(dá)住處后,不宜馬上安排活動(dòng),應(yīng)稍事休息,給對(duì)方留下更衣時(shí)間。
三:會(huì)見(jiàn)
凡身份高的人土?xí)?jiàn)身份低的、或主人會(huì)見(jiàn)客人,稱(chēng)為接見(jiàn)或召見(jiàn)。反之,凡身份低的人士會(huì)見(jiàn)身份高的,或是客人會(huì)見(jiàn)主人,稱(chēng)為拜會(huì)或拜見(jiàn)。接見(jiàn)和拜會(huì)后的回訪(fǎng)稱(chēng)為回拜。接見(jiàn)一方的安排人,應(yīng)主動(dòng)將會(huì)見(jiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、主方出席人、其它具體安排及有關(guān)注意事項(xiàng)通知對(duì)方。如有合影,還要事先編好合影圖,一般主人居中,按禮賓順序,主人右手為上,主客雙方間隔排列,兩端均由主方人員把邊。
會(huì)見(jiàn)前,主人應(yīng)在門(mén)口迎候客人,可以在大樓正門(mén)迎候,也可以在會(huì)客廳迎候。如果主人不到樓門(mén)口迎候,則應(yīng)由工作人員在大樓門(mén)口迎接,引入會(huì)客廳。會(huì)見(jiàn)結(jié)束,主人應(yīng)送客人至車(chē)前或在門(mén)口握別,目送客人離去。
領(lǐng)導(dǎo)人之間的會(huì)見(jiàn),除陪見(jiàn)人和必要的譯員、記錄員外,其他工作人員安排就緒后均應(yīng)退出。談話(huà)過(guò)程中,旁人不要隨意進(jìn)出。
安排賓主座次時(shí),主賓坐在主人的右邊,譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面。其他外賓按禮賓順序在主賓一側(cè)就座,主方陪見(jiàn)人在主人一側(cè)就座,座位不夠可在后排加座。四:會(huì)談
會(huì)談是指雙方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化及其它共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)。會(huì)談內(nèi)容較為正式,且政治性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)。會(huì)談首先要組成專(zhuān)門(mén)班子,確定主談人。我方主談人的職位要與對(duì)方主談人相同或相近。會(huì)談人數(shù)大體雙方相等。其次是準(zhǔn)備會(huì)談提綱,如需在會(huì)談結(jié)束時(shí)雙方簽署《會(huì)談紀(jì)要》或《協(xié)議書(shū)》,應(yīng)事先草擬好文本。會(huì)談?dòng)芍髡勅酥鞒,其他人員未經(jīng)主談人許可,不得隨便發(fā)表意見(jiàn)。如有不同看法,可寫(xiě)條子遞給主談人,供主談人參考。如主談人請(qǐng)大家做補(bǔ)充發(fā)言,其他人可按主談人的談話(huà)口徑做適當(dāng)補(bǔ)充,但不能提出與主談人意見(jiàn)相反的看法。
會(huì)談通常用長(zhǎng)方形、橢圓形或圓形桌子,賓主按各人名牌所示相對(duì)而坐以正門(mén)為準(zhǔn),主人占背面一側(cè),外賓面向正門(mén)。主談人座位居中。
五:簽字儀式
參加簽字儀式的,基本上是雙方參加會(huì)談的全體人員。雙方為了對(duì)簽訂的協(xié)議表示重視,往往由更高的領(lǐng)導(dǎo)人出席簽字儀式。
一般在簽字廳設(shè)置一張長(zhǎng)方桌作為簽字桌,桌面覆蓋深色臺(tái)呢,桌后并列置放兩把椅子,供雙方簽字人使用,主左客右。座前擺放各自保存的文本,上端分別放置簽字文具,中間擺一旗架,懸掛簽字雙方的國(guó)旗。
雙方參加簽字儀式的人員進(jìn)入簽字廳,簽字人入座,助簽人分別站在簽字人外側(cè),其他人員分主客各一方按身份順序排立于各自的簽字人座位之后。簽字時(shí),由助簽人協(xié)助翻揭文本,指明簽字處,本方保存的文本上簽畢后,由助簽人互相傳遞文本,再在對(duì)方保存的文本上簽字,簽妥后由雙方簽字人交換文本,相互握手。有時(shí)備有香檳酒,簽字后,共同舉杯慶賀
你還要制定一個(gè)接待日程表,要標(biāo)明每個(gè)時(shí)段干什么[從早到晚],活動(dòng)內(nèi)容,車(chē)輛安排,誰(shuí)負(fù)責(zé),越詳細(xì)越好,
一、寫(xiě)計(jì)劃緣由、背景、重要性等即工作指導(dǎo)思想二、接待原則
三、接待的步驟及措施(一)、接待步驟1、確定迎候人員2、禮品準(zhǔn)備
3、接待方式的確定(二)、接待措施
(三)、突發(fā)事件的處理
回答人的補(bǔ)充201*-11-0801:47
短期外國(guó)專(zhuān)家接待計(jì)劃表
外國(guó)專(zhuān)家接待安排簡(jiǎn)介(150字以?xún)?nèi)):
一、外國(guó)專(zhuān)家情況簡(jiǎn)介(如多人,可將下表復(fù)制,之后將‘專(zhuān)家情況簡(jiǎn)介’按序順延排列)姓名出生日期工作單位護(hù)照號(hào)碼電話(huà)E-mail二、日程
自200*年***月**日--------200*年***月**日日程內(nèi)容住宿中方陪同性別學(xué)位專(zhuān)業(yè)職務(wù)傳真三、經(jīng)費(fèi)預(yù)算
項(xiàng)目住宿計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)外賓:陪同人員:市內(nèi)交通費(fèi):租車(chē):市外交通費(fèi):餐費(fèi)講課參觀門(mén)票合計(jì)備注說(shuō)明:計(jì)算方法:
小計(jì)(元)交通“住宿”一攔計(jì)算按照:**元/天/房×**房×**天=***元“交通”一攔中“租車(chē)”計(jì)算按照:***元/天×**天=***元“餐費(fèi)”一攔計(jì)算按照:***元/人/天×**人×**天=***元“講課”一攔計(jì)算按照:***元/學(xué)時(shí)×**學(xué)時(shí)=***元“參觀門(mén)票”一攔計(jì)算按照:***元/人×**人=***元本接待電話(huà)聯(lián)系人:接待計(jì)劃申報(bào)單位:申報(bào)日期:
/電話(huà)/手機(jī))(姓名
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外事接待禮儀
一、一般常識(shí)
1、接待外賓要熱情友好,不卑不亢,謙虛謹(jǐn)慎,落落大方。
2、參加一切外事活動(dòng),必須嚴(yán)守時(shí)間,不要遲到;因故不能出席時(shí),要提前通知主辦單位。
3、服裝要整潔,衣袋里不可放過(guò)多的東西。衣扣、褲扣、褲帶要系好。頭發(fā)、胡須、鼻毛、指甲應(yīng)加以修整。
4、室內(nèi)活動(dòng),要脫帽。有存衣處的地方,應(yīng)將大衣、帽子、圍巾、雨具等存放起來(lái),不要帶入活動(dòng)室內(nèi)。
5、接待外賓前,不要吃帶刺激味的食品,如蔥、蒜等。
6、陪同外賓走路、入座乘車(chē)一般應(yīng)注意讓外賓位于自己的右側(cè),以示尊重。7、走路時(shí)要注意自己的身份,主陪人員不要走在后面,非主陪人員也不要搶前。如有女賓應(yīng)讓女賓先行。乘車(chē)、乘電梯時(shí),要讓女賓先上,但下車(chē)、下樓時(shí),男士應(yīng)先下。
8、坐、立姿勢(shì)要端正,不要晃腿晃腳,在外賓面前,不要做修指甲、剔牙、摳鼻孔、掏耳朵、搓泥垢、搔癢、脫鞋撩褲腿、挽袖子、伸懶腰等動(dòng)作。
9、路遇熟識(shí)的外賓,一般應(yīng)主動(dòng)打招呼,對(duì)外賓不要指手劃腳進(jìn)行議論。見(jiàn)有人失足跌倒等情況,應(yīng)迅速趨前扶助,切勿在旁譏笑。如碰了外賓或踩了外賓的腳應(yīng)表示歉意。
10、在公共場(chǎng)所應(yīng)保持清潔,不要隨地吐痰、擤鼻涕;吐痰、擤鼻涕時(shí),應(yīng)該用手帕掩住口鼻,用過(guò)手帕不要打開(kāi)來(lái)看。打噴嚏、呵欠時(shí)應(yīng)用手帕掩口鼻面向一旁,避免影響身旁的外賓。
11、在外賓面前不要爭(zhēng)吵或爭(zhēng)論。在賓館內(nèi)不要大聲交談、呼喊或者慌張奔跑。夜晚走路腳要放輕,開(kāi)關(guān)門(mén)不要用力過(guò)重。
12、如遇意外情況,不可驚慌呼喊,應(yīng)保持鎮(zhèn)靜,服從統(tǒng)一指揮。13、不要私自與外賓收授禮品,更不要暗示外賓送禮。
14、與外賓合影時(shí),應(yīng)事先做好準(zhǔn)備和組織工作,不要讓客人站等時(shí)間太長(zhǎng)。一般要注意排好秩序,不要搶鏡頭。
二、陪同
1、陪同人員必須做好充分準(zhǔn)備工作,要熟悉本部門(mén)情況和有關(guān)方針政策,熟悉省、市概況,熟悉參觀單位的主要情況和特點(diǎn)。
2、陪同人員應(yīng)自始至終注意了解外賓的思想狀況,把接待工作的全過(guò)程作為調(diào)查研究的過(guò)程,通過(guò)外賓的談話(huà)、提問(wèn)、要求、情緒等,掌握外賓的思想脈搏,同時(shí),也可以有目的地向外賓提一些問(wèn)題,了解對(duì)方情況,有針對(duì)性地多做工作和積累資料。3、外賓到參觀單位后,接待工作以參觀單位為主,陪同人員應(yīng)注意掌握情況,配合參觀單位做好工作。對(duì)于參觀單位在對(duì)外宣傳中的不足之處或不妥之處,可視情況在當(dāng)時(shí)或事后相機(jī)補(bǔ)充或糾正。4、地方陪同人員應(yīng)同全程陪同密切配合,及時(shí)交流情況,研究問(wèn)題,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問(wèn)題
三、翻譯
1、為保證外事活動(dòng)順利進(jìn)行,各單位應(yīng)選派稱(chēng)職翻譯人員。
2、翻譯在工作中要忠實(shí)原意、原文、不得任意增減或更改,話(huà)談內(nèi)容沒(méi)有聽(tīng)懂時(shí),一定要問(wèn)清楚后再譯。如發(fā)現(xiàn)我方人員講話(huà)內(nèi)容有明顯錯(cuò)誤或不妥可提醒主談人更正或補(bǔ)充。如情況不許可,可不按愿意翻譯,但事后應(yīng)立即報(bào)告。
3、口譯聲音要適度,以在座人員都能聽(tīng)清為宜,不要過(guò)高或過(guò)低。在人數(shù)較多的社交場(chǎng)所進(jìn)行一般性交談時(shí),要適當(dāng)壓低聲音,不要干擾他人交談。
4、在外事活動(dòng)中,翻譯人員要跟隨接待單位主要接待人員一起活動(dòng),及時(shí)翻譯,不能獨(dú)自活動(dòng),更不要喧賓奪主
四、迎送與會(huì)見(jiàn)
1、正部級(jí)或相當(dāng)于正部級(jí)和重要的經(jīng)濟(jì)團(tuán)組來(lái)訪(fǎng),接待部門(mén)應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)人迎送;副部級(jí)或相當(dāng)于副部級(jí)和其他重要團(tuán)組來(lái)訪(fǎng)接待部門(mén)應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)人或處級(jí)干部迎送;一般團(tuán)組來(lái)訪(fǎng)接待部門(mén)應(yīng)有一位處級(jí)干部或工作人員迎送。
2、接待重要外賓應(yīng)組織迎賓客人員提前20分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)或車(chē)站預(yù)定地點(diǎn)(如有省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人出面應(yīng)備休息室)。待客人下飛機(jī)或火車(chē)時(shí),及時(shí)組織迎賓人員前往迎賓,握手問(wèn)候并介紹認(rèn)識(shí),盡快引導(dǎo)賓主按預(yù)先安排乘車(chē),同時(shí)向客人或全陪索要行李卡,當(dāng)面點(diǎn)清交行李員領(lǐng)取行李,如安排獻(xiàn)花,應(yīng)組織兒童在主迎人同主賓握手后及時(shí)獻(xiàn)上。如安排主人陪車(chē),應(yīng)有意識(shí)地讓主賓坐在陪車(chē)人右手一側(cè),翻譯坐在前排。3、會(huì)見(jiàn)。會(huì)見(jiàn)人、時(shí)間、地點(diǎn)確定后,盡早通知雙方參加會(huì)見(jiàn)人員、有關(guān)工作人員和記者。會(huì)見(jiàn)廳應(yīng)提前做好準(zhǔn)備,必要時(shí)工作人應(yīng)提前檢查落實(shí)。我方參加會(huì)見(jiàn)的人員應(yīng)提前一定時(shí)間抵達(dá)會(huì)見(jiàn)廳。陪同人員應(yīng)陪同客人準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)見(jiàn)地點(diǎn)。
會(huì)見(jiàn)時(shí),我方參加會(huì)見(jiàn)的領(lǐng)導(dǎo)人按身份高低順序在會(huì)見(jiàn)廳內(nèi)迎接客人,一一握手問(wèn)候,如系初次見(jiàn)面,地方主陪或禮賓人員應(yīng)將我方參加會(huì)見(jiàn)的領(lǐng)導(dǎo)人一一介紹給客人。遇有客人較多,坐定后可再次介紹給全體客人,必要時(shí)也請(qǐng)客人作一一介紹。賓主握手后,及時(shí)引導(dǎo)雙方人員按禮賓順序就坐。主翻通常坐主要會(huì)見(jiàn)人背后。會(huì)見(jiàn)前后安排合影,禮賓工作人員應(yīng)盡快引導(dǎo)雙方參加會(huì)見(jiàn)的人員按禮賓順序和要求站好,以便合影。會(huì)見(jiàn)結(jié)束后,我方會(huì)見(jiàn)人應(yīng)將客人送到會(huì)見(jiàn)廳門(mén)口,一一握手告別。如會(huì)見(jiàn)后緊接宴會(huì),賓主雙方同步進(jìn)入宴會(huì)廳。
五、見(jiàn)面、談話(huà)
1、與外賓見(jiàn)面時(shí),通常應(yīng)先將我方人員介紹給外賓;會(huì)見(jiàn)的座位,一般是外賓坐右邊,我方人員坐左邊。
2、如事先不知女賓是否已婚,可稱(chēng)其為女士,年輕的可稱(chēng)小姐,不冒稱(chēng)夫人或太太。
3、見(jiàn)面介紹時(shí),婦女通常不起立,僅點(diǎn)頭致意即可。當(dāng)女主人介紹時(shí),必須起立。4、談話(huà)前應(yīng)先了解對(duì)方情況,并對(duì)談話(huà)內(nèi)容做必要的準(zhǔn)備。
5、談話(huà)要自然大方,熱情誠(chéng)懇,注意不要自吹自擂、強(qiáng)加于人。謙虛要適當(dāng),稱(chēng)贊對(duì)方不宜過(guò)分。
6、注意內(nèi)外有別,嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。自己不清楚的事,或與自己身份不相稱(chēng)的事不要隨意表態(tài)。外賓提出的各種要求如無(wú)確實(shí)把握,不要允諾,但要及時(shí)研究,向上級(jí)反映;已經(jīng)答應(yīng)的事情應(yīng)設(shè)法兌現(xiàn)。
7、談話(huà)內(nèi)容應(yīng)根據(jù)接待工作的需要確定,一般說(shuō),要談彼此都有舉的事情,不談雙方不愉快的事情(對(duì)外談判和交步在此例)。
8、不要隨便打聽(tīng)外賓的私事,特別是年齡、收入、衣飾質(zhì)量和價(jià)格,婚姻情況等,對(duì)服裝奇異、相貌特殊的外賓不可指點(diǎn)議論不要以某人的生理特點(diǎn)為話(huà)題,更不要給外賓起綽號(hào)。
9、談話(huà)不要總是自己講,或只是我方人員相互交談,要給外賓充分說(shuō)話(huà)的機(jī)會(huì)。外賓說(shuō)話(huà)時(shí),不要輕易打斷,但我也應(yīng)相機(jī)主動(dòng)談話(huà),不可只是外賓講,而我一聲不吭。
10、外賓談話(huà)時(shí)要注意傾聽(tīng),不可閉目養(yǎng)神或作看表等動(dòng)作。
11、同外賓交談時(shí),如果沒(méi)有聽(tīng)清楚,可以再一遍。如發(fā)覺(jué)外賓對(duì)我方談話(huà)有未領(lǐng)會(huì)的神情,應(yīng)通過(guò)譯員解釋清楚。
12、外賓之間交談時(shí),不要隨意插話(huà)或趨前旁聽(tīng),如必須和外賓說(shuō)話(huà),應(yīng)打招呼。13、吸煙要克制,在規(guī)定不準(zhǔn)吸煙的公共場(chǎng)所,不要吸煙,在女賓旁吸煙要先征得同意,向外賓敬煙時(shí),應(yīng)拿煙盒,讓外賓自取,不能捏著香煙過(guò)濾咀遞給外賓,更不要亂扔。
14、對(duì)外賓的反常言行,要做具體分析區(qū)別對(duì)待。如系我方問(wèn)題,應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢,并及時(shí)糾正;如系對(duì)方誤解,我應(yīng)加以說(shuō)明;如屬政治觀點(diǎn)分歧,則應(yīng)多做工作,求同存異;如對(duì)方蓄意挑釁,應(yīng)據(jù)理駁斥,嚴(yán)正表明立場(chǎng),但不予糾纏,事后要立即上報(bào)。
六、宴請(qǐng)
1、各單位安排人員參加宴請(qǐng)活動(dòng)時(shí),應(yīng)從對(duì)外工作需要出發(fā),切勿為照顧內(nèi)部關(guān)系而派無(wú)關(guān)人員參加;參加活動(dòng)人員不得將司機(jī)、子女、朋友、同事、同學(xué)等未被邀請(qǐng)人員帶入宴請(qǐng)活動(dòng)場(chǎng)所;身體不好或者有病的同志不要出席。
2、服裝應(yīng)整潔大方。男同志最好著西服,著西服時(shí)須系領(lǐng)帶,夏季可穿硬領(lǐng)短袖襯衫系領(lǐng)帶或質(zhì)地較好的短袖敞領(lǐng)衫;女同志應(yīng)按季節(jié)與活動(dòng)性質(zhì)的不同,可穿西裝、民族服裝、中式上衣配長(zhǎng)裙或長(zhǎng)褲、旗袍或連衣裙等,夏季也可穿長(zhǎng)、短袖衫配裙子(長(zhǎng)裙或過(guò)膝裙)或長(zhǎng)褲。
參加正式外事活動(dòng),不能穿茄克衫、牛仔褲、超短裙、旅游鞋、布鞋、長(zhǎng)筒靴。3、見(jiàn)面時(shí),應(yīng)握手問(wèn)好。如系節(jié)日宴請(qǐng),要致節(jié)日祝賀。離開(kāi)時(shí),要握手告別并致謝,不要人多排長(zhǎng)隊(duì)而不辭而別。握手時(shí)不要戴手套,不要側(cè)目他視;握手后,不要當(dāng)對(duì)方的面擦手。
4、儀表要端莊,舉止要文明,姿勢(shì)要端正。站時(shí)不要東倚蹺靠;坐時(shí)不要蹺二郎腿、晃腿;交談時(shí)不能用手或刀叉匙筷子指著對(duì)方。5、進(jìn)餐時(shí)要細(xì)嚼慢咽;喝湯時(shí)不要呼嚕出聲;飲酒量不得超過(guò)本人酒量三分之一?梢跃淳疲灰?jiǎng)窬疲^對(duì)禁止酗酒。
6、參加自助餐招待會(huì),應(yīng)在正式開(kāi)始后方能取食物。取食時(shí)文明、謙讓?zhuān)荒軤?zhēng)先恐后,搶吃搶喝,不要將湯水、渣沫濺到他人身上。每次取食不要太多、如不夠吃,可取第二次。
7、參加招待會(huì)、酒會(huì)時(shí),要多同外國(guó)人接觸,不要僅限于和中國(guó)人在一起交談,更不能幾個(gè)人將餐桌團(tuán)團(tuán)圍住,一味吃喝、抽煙、貽笑于外人。
8、在活動(dòng)過(guò)程中,對(duì)招待食品的數(shù)量和質(zhì)量不要議論或流露不滿(mǎn);離開(kāi)時(shí),嚴(yán)禁帶走香煙等剩余物品。
9、參加活動(dòng)前,嚴(yán)禁吃蔥、蒜等濃烈氣味的食物。10、尊重有關(guān)國(guó)家的宗教、風(fēng)俗習(xí)慣。
11、嚴(yán)禁隨地吐痰、拋煙蒂及火柴梗、扣煙灰、扔牙簽?人浴⒋驀娞鐣r(shí),要用手帕把嘴捂住,剔牙時(shí)要注意捂嘴。要注意外事宴請(qǐng)活動(dòng)場(chǎng)所能否吸煙,如未放煙灰缸,表示不能吸煙。
12、請(qǐng)?zhí)咨票9,不得丟失和轉(zhuǎn)讓。
13、如遇重要或異常情況,應(yīng)向組織匯報(bào),并告我方主管部門(mén)。附:
宴會(huì)座次安排參考圖
七、參觀
1、外賓的活動(dòng)日程,慶根據(jù)接待方針、外賓的特點(diǎn)和要求,有針對(duì)性地安排;顒(dòng)日程方案應(yīng)先同全程陪同的同志交換意見(jiàn),然后再同外賓商談。對(duì)外賓提出的合理要求,只要條件允許,應(yīng)盡可能予以滿(mǎn)足,如不能滿(mǎn)足,應(yīng)向外賓做好解釋。2、日程確定后,應(yīng)通知參觀單位和有關(guān)部門(mén),加以落實(shí)。如無(wú)特殊情況不要隨意改變。接待單位應(yīng)尊重參觀單位的意見(jiàn),如日程必須變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位。3、參觀單位的宣傳工作,要有針對(duì)性,要講究方式和效果。介紹情況和回答問(wèn)題,要謙虛謹(jǐn)慎,留有余地,口徑一致,內(nèi)外有別,注意保密,不說(shuō)假話(huà),不講過(guò)頭話(huà)。
4、接待工作人員應(yīng)將了解到的外賓情況、特點(diǎn)、要求和需要注意的問(wèn)題及時(shí)通知參觀單位,以便有針對(duì)性地進(jìn)行工作。
5、游覽市容和游覽路線(xiàn)應(yīng)事先確定,必要時(shí)事先檢查。在游覽過(guò)程中,可結(jié)合沿途情況,介紹城市歷史、經(jīng)濟(jì)建設(shè)成就,或根據(jù)外賓提出的問(wèn)題相機(jī)進(jìn)行宣傳。6、外賓在參觀訪(fǎng)問(wèn)中,要求拍攝電影或錄音時(shí),凡我主動(dòng)安排的參觀項(xiàng)目,原則上應(yīng)予同意。不準(zhǔn)拍照的地方或因特殊情況不宜拍電影或錄音時(shí),應(yīng)設(shè)不準(zhǔn)拍照的標(biāo)志或事先向外賓說(shuō)明,以免引起誤會(huì)。
7、接待外賓要注意保密,介紹情況要在接待人員中統(tǒng)一口徑。應(yīng)保密的內(nèi)容不要對(duì)外賓介紹。對(duì)外賓、專(zhuān)家或?qū)嵙?xí)生等向我提出索要保密技術(shù)資料或產(chǎn)品樣品時(shí),要請(qǐng)示主管部門(mén)處理,不要隨意許諾。
8、參觀單位不要自行懸掛對(duì)外表態(tài)的標(biāo)語(yǔ)口號(hào)、外國(guó)國(guó)旗及領(lǐng)導(dǎo)人像。接待環(huán)境要按外事部門(mén)統(tǒng)一要求安排,沒(méi)有要求的,就不要做特殊布。
9、外賓人數(shù)多時(shí),可分組參觀,便于解說(shuō)介紹,必要時(shí)可在幾個(gè)參觀單位之間,或一個(gè)單位的幾個(gè)參觀項(xiàng)目之間交叉參觀,避免擁護(hù)。參觀進(jìn)程中,陪同和解說(shuō)人員要同翻譯密切配合,分別照顧外賓。
10、參觀單位最好能備有中外文介紹材料供外賓索取。需要廣為介紹和推銷(xiāo)的產(chǎn)品,應(yīng)有圖文并茂的介紹資料,任外賓自取。這樣可以縮短一般口頭介紹時(shí)間,給客人更多了解情況的機(jī)會(huì)。
八、會(huì)談、簽字儀式
1、會(huì)談(談判)。會(huì)談系接待中的主要活動(dòng)內(nèi)容,應(yīng)提前做好充分準(zhǔn)備,組織好參談人員,明確主談人,備齊會(huì)談資料、文具、布會(huì)談場(chǎng)地。
會(huì)談人員、時(shí)間、地點(diǎn)確定后,盡早通知雙方有關(guān)人員,工作人員提前到場(chǎng)檢查落實(shí)準(zhǔn)備情況。我方參談人員應(yīng)提前一定時(shí)間抵達(dá)會(huì)談場(chǎng)地等候客人,待客人到達(dá)后,一一握手問(wèn)候,工作人員引導(dǎo)雙方參談人就坐,雙方介紹參談人后,即開(kāi)始會(huì)談。會(huì)談通常采用長(zhǎng)方桌或橢圓桌形式,賓主相對(duì)而坐。以正門(mén)為準(zhǔn),我方(主方)背門(mén)而坐,客方面對(duì)正門(mén)就坐,雙方主談人居中,翻譯坐主談人右側(cè),雙方其他參談人員,按禮賓順序在各自談人左右兩側(cè)就坐。
會(huì)談結(jié)束后,主方參談人員應(yīng)將客人送至?xí)剰d門(mén)口握手告別。
2、簽字儀式。簽字儀式是雙方或多方會(huì)談,談判結(jié)果的體現(xiàn),是對(duì)外交往中的一項(xiàng)正式活動(dòng),要求組織嚴(yán)謹(jǐn),按一定規(guī)程實(shí)施。簽字儀式首先應(yīng)做好簽字文本的準(zhǔn)備,明確簽字人、助簽人和參加簽字儀式的人員。其次是準(zhǔn)備簽字文具,布簽字會(huì)場(chǎng)。提前通知雙方有關(guān)人員,簽字儀式的時(shí)間和地點(diǎn)。
簽字廳一般掛橫幅,設(shè)長(zhǎng)方桌,桌上擺簽字文本、簽字筆、吸水紙,如掛國(guó)旗,以面對(duì)會(huì)場(chǎng)為準(zhǔn),右側(cè)為客方國(guó)旗,左側(cè)掛我國(guó)國(guó)旗。參加儀式的人員,以雙方身份高者居中,面對(duì)會(huì)場(chǎng),右側(cè)為客方人員,我方人員在左側(cè),站于簽字桌背后。雙方人員到齊后,雙方簽字人面對(duì)本國(guó)國(guó)旗就坐,雙方助簽人站于各自簽字人一側(cè)。由主持人宣布簽字儀式開(kāi)始,雙方助簽人負(fù)責(zé)翻開(kāi)簽字文本,指明簽字處,簽字人持筆簽字,由雙方助簽人互相傳遞文本,再由簽字人在對(duì)方文本上簽字,然后合上文本,雙方簽字人起立,互相握手,交換文本。參加儀式的其他人員同時(shí)鼓掌表示祝賀。如安排以紅酒舉杯祝賀,服務(wù)人員應(yīng)在簽字時(shí),先將酒杯送給參加儀式的人員,待簽字完畢交換文本后,及時(shí)將酒杯送給雙方簽字人。同時(shí)舉杯祝賀。宣布簽字儀式結(jié)束,將客人送至簽字廳門(mén)口握手告別。
九、乘車(chē)
1、外賓乘坐的車(chē)輛、應(yīng)根據(jù)接待計(jì)劃規(guī)定予以安排。
2、參加接待外賓至如歸的車(chē)輛,應(yīng)事先進(jìn)行安全檢查試車(chē),有重要外賓或因人數(shù)多組成車(chē)隊(duì)時(shí),要事先察看路線(xiàn),并要有前導(dǎo)車(chē)和備用車(chē)。
3、我方陪同人員和外賓同車(chē)時(shí),盡量把外賓讓在自己的右側(cè),除外賓自己要求外,一般不宜讓外賓坐在司機(jī)的并排。
4、大型車(chē)隊(duì)行動(dòng)時(shí),團(tuán)長(zhǎng)車(chē)上的人員上齊后,前導(dǎo)車(chē)即可始緩行,以免主車(chē)等候過(guò)久。行車(chē)時(shí)注意掌握速度,以防止后面的車(chē)輛掉隊(duì)。如外賓坐錯(cuò)了車(chē),可于下次再行調(diào)整,當(dāng)場(chǎng)不必心于糾正。前導(dǎo)車(chē)與主賓車(chē)應(yīng)保持一定的距離。
5、接待單位的工作人員應(yīng)在主人和外賓全部上車(chē)后,再行上車(chē),注意不要漏掉主人和客人。如我方人員因故未能趕上車(chē),不要在車(chē)隊(duì)后面呼喊追趕,可另安排車(chē)輛趕上。
6、參加接待外賓的車(chē)輛要在各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始前十分鐘到達(dá)指定地點(diǎn),并要按順序排好。
7、外賓準(zhǔn)備乘車(chē)時(shí),司機(jī)應(yīng)將右側(cè)車(chē)門(mén)打開(kāi),并用手示意,防止客人頭部碰撞車(chē)篷。待外賓坐好后再關(guān)車(chē)門(mén),應(yīng)注意防止夾了客人的手足。
8、餐后有駕駛?cè)蝿?wù)的司機(jī),禁止喝酒。行車(chē)期間不得吸煙或與他人交談。
十、總結(jié)和簡(jiǎn)報(bào)
接待任務(wù)結(jié)束后,應(yīng)及時(shí)總結(jié)、檢查任務(wù)完成情況,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),處理有關(guān)善后問(wèn)題。接待外國(guó)重要團(tuán)組和有實(shí)質(zhì)性交往內(nèi)容的團(tuán)組后還應(yīng)及時(shí)寫(xiě)出接待工作簡(jiǎn)報(bào)。簡(jiǎn)報(bào)主要反映外賓活動(dòng)情況,交往內(nèi)容,接待工作中的收獲和存在的問(wèn)題等,上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),通報(bào)給有關(guān)部門(mén)和單位,并及時(shí)追蹤落實(shí)交往成果。
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