工 作 匯 報(bào)-外貿(mào)團(tuán)隊(duì)建設(shè)草案

工作匯報(bào)

201*-4-20陳銀EmmaChan

尊敬的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)：

外貿(mào)部新員工陳銀現(xiàn)就入職三天以來(lái)的工作情況進(jìn)行匯報(bào)：

首先是自我自主安排的工作內(nèi)容：

1．在行政部蔣康麗的帶領(lǐng)下熟悉公司環(huán)境，包括辦公樓、車間、倉(cāng)庫(kù)、食堂、宿舍等等。

2．熟悉公司產(chǎn)品類別及行業(yè)的相關(guān)信息：

A公司主要產(chǎn)品類別：汽車防彈玻璃，建筑防彈玻璃，防爆玻璃，鋼化玻璃，彩釉鋼化玻璃及夾層玻璃等；其中防彈玻璃是我司的主打產(chǎn)品（僅憑個(gè)人感覺(jué)判斷）。

B國(guó)內(nèi)防彈玻璃的主要標(biāo)準(zhǔn)：

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：GB17840-1999；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：GA165-1997

防彈玻璃膠片厚度與防彈能力成正比；防彈玻璃本身的厚度與防彈效果成正比；由鋼化玻璃制成的防彈玻璃優(yōu)于普通玻璃制成的防彈玻璃C通過(guò)公司產(chǎn)品圖冊(cè)進(jìn)一步了解產(chǎn)品特色等

在劉總的領(lǐng)導(dǎo)下，參加了外貿(mào)部門總監(jiān)提供的新人培訓(xùn)，初步熟悉公司外貿(mào)部門的工作概況：

1.產(chǎn)品概況：公司主打產(chǎn)品是車輛防彈玻璃，利潤(rùn)空間大，且1.7cm厚度的車輛防彈玻璃加工技術(shù)最成熟

2.客戶開(kāi)發(fā)周期從客戶提供車輛玻璃原片到交貨通常為1個(gè)月；此類訂單量一般不大。

3.建筑防彈玻璃，又稱平形防彈玻璃，一般需要客戶提供顏色、厚度、安全級(jí)別等要求。目前公司防彈玻璃尚未做國(guó)際權(quán)威認(rèn)證

4.公司目前只接受人民幣付款，外匯付款暫時(shí)無(wú)法處理；不接受信用證，貿(mào)易條款只建議客戶做工廠交貨，所有產(chǎn)品沒(méi)有詳細(xì)系統(tǒng)的報(bào)價(jià)單，沒(méi)有FOB、CNF、CIF等報(bào)價(jià)核算

5.熟悉日常工作中將涉及的其他部門負(fù)責(zé)人

6.初步了解車間及各類大型機(jī)器的名稱、作用

外貿(mào)部門總監(jiān)交代的已完成/待完成工作：

1.接待客戶。接待客戶時(shí)只負(fù)責(zé)接待，不能涉及客戶信息、產(chǎn)品、價(jià)格等等（已接待兩次）

2.制作所有外貿(mào)單證，相關(guān)信息由總監(jiān)提供：PI、CI、PL、合同等等（模板已經(jīng)做好，尚未上交總監(jiān)）

為未來(lái)外貿(mào)團(tuán)隊(duì)規(guī)劃、建設(shè)，必須盡快熟悉產(chǎn)品、市場(chǎng)、客戶群體特征、外貿(mào)部門整體情形等等所需要的材料或信息：

1.產(chǎn)品退稅率（不清楚）

2.公司是否由自主進(jìn)出口權(quán)（沒(méi)有）3.產(chǎn)品總報(bào)價(jià)單及成本對(duì)照表（沒(méi)有）

4.公司產(chǎn)品的詳細(xì)參數(shù)表、產(chǎn)品突出特點(diǎn)（沒(méi)有）5.產(chǎn)品設(shè)計(jì)草圖或示意圖等等（沒(méi)有）

6.外貿(mào)部門歷年開(kāi)支預(yù)算及實(shí)際支出統(tǒng)計(jì)、年銷售額、年利潤(rùn)率、發(fā)展規(guī)劃等等（沒(méi)有）

7.外貿(mào)部門工作流程（沒(méi)有）

8.部門間協(xié)作聯(lián)系人表（提供了全公司的聯(lián)系人表格，安排了面對(duì)面的簡(jiǎn)單介紹）

9.客戶信息分類匯總表：優(yōu)質(zhì)客戶、一般客戶、潛在客戶等（沒(méi)有）10.公司阿里巴巴、環(huán)球資源、中國(guó)制造等賬戶、密碼信息（不提供）11.B2B平臺(tái)產(chǎn)品推廣效果統(tǒng)計(jì)（不提供）

以下就目前所了解的情況梳理幾個(gè)比較突出的問(wèn)題：

1.外貿(mào)部門的工作任務(wù)過(guò)度集中，業(yè)務(wù)員的工作更多的僅限于寄送樣品、接送客戶、監(jiān)督裝貨等等；導(dǎo)致部門負(fù)責(zé)人工作量太大，業(yè)務(wù)員的工作量反而小，這樣忙的人工作上容易出現(xiàn)疏忽，閑置的人力得不到充分利用

2.業(yè)務(wù)員獲得的業(yè)務(wù)培訓(xùn)非常有限，以致長(zhǎng)時(shí)間不能勝任業(yè)務(wù)洽談工作，嚴(yán)重阻礙了公司外銷業(yè)務(wù)的拓展和發(fā)展

3.客戶管理不成體系，不利于公司業(yè)務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展

4.沒(méi)有完整的新人培訓(xùn)資料及完善的新人培訓(xùn)體系，對(duì)公司外貿(mào)團(tuán)隊(duì)的發(fā)展、強(qiáng)大非常不利

5.名片上的郵箱等業(yè)務(wù)洽談工具不宜顯示私人信息，為規(guī)范管理，員工應(yīng)有相應(yīng)的以公司主頁(yè)為后綴的公司郵箱

6.產(chǎn)品圖冊(cè)儲(chǔ)備必須足量，以便到訪客戶翻閱、帶回國(guó)內(nèi)等

最后是個(gè)人對(duì)未來(lái)外貿(mào)團(tuán)隊(duì)的初步構(gòu)想：

1.前期準(zhǔn)備.人員配備：業(yè)務(wù)員財(cái)務(wù)/代理（貨款查收、單證、運(yùn)輸、核銷、退稅）質(zhì)檢.建立完善的新人培訓(xùn)機(jī)制，從產(chǎn)品知識(shí)、市場(chǎng)情形等到平臺(tái)操作、業(yè)務(wù)技能等.樣品展廳：接待客戶來(lái)訪時(shí)便于客戶短時(shí)間內(nèi)直觀、全面地了解公司產(chǎn)品.企業(yè)郵箱：提升企業(yè)形象便于管理.CRM系統(tǒng)：對(duì)客戶管理更加系統(tǒng)、專業(yè)、高效避免因員工離職而帶來(lái)的客戶流失等等（個(gè)人推薦-浙大恩特系統(tǒng)：軟件1.5W（5個(gè)用戶）終身使用另需購(gòu)買服務(wù)器一臺(tái)2-4G內(nèi)存500G硬盤預(yù)計(jì)7K左右次年開(kāi)始收取服務(wù)費(fèi)1.5K/年售后：a.系統(tǒng)升級(jí)b.遠(yuǎn)程維護(hù)c.上門服務(wù)）2.工作流程.報(bào)價(jià)：分為初步報(bào)價(jià)和正式報(bào)價(jià)；初步了解客戶需求，按需報(bào)價(jià)；待最后產(chǎn)品細(xì)節(jié)、貿(mào)易條款、包裝、運(yùn)輸?shù)鹊日勍缀螅�做正式�?bào)價(jià)，即PerformaInvoice給客戶。PI必須包含生產(chǎn)要求細(xì)節(jié)（（后續(xù)流程）-上交審批-發(fā)給客戶確認(rèn)-支付定金或開(kāi)信用證）.生產(chǎn)單：收到客戶定金或信用證原件后，根據(jù)客戶要求出相應(yīng)生產(chǎn)單到生產(chǎn)部門.驗(yàn)貨：生產(chǎn)結(jié)束后，公司須安排自我驗(yàn)貨，確保貨物數(shù)量、質(zhì)量符合客戶要求若客戶要求親自到訪驗(yàn)貨或者指定驗(yàn)貨人員驗(yàn)貨，則讓客戶提前預(yù)約時(shí)間，同時(shí)與公司相關(guān)部門協(xié)調(diào)、安排，務(wù)必給客戶/客戶指定人員留下滿意的印象.出貨：與貨代、公司相關(guān)部門溝通，約定好時(shí)間等.報(bào)關(guān)單證：因公司暫無(wú)報(bào)關(guān)員，這部分工作交代理.商檢：（不知特種玻璃是否為國(guó)家要求商檢類目，若需要商檢則聯(lián)系代理處理或公司相關(guān)負(fù)責(zé)部門）.報(bào)關(guān)：聯(lián)系代理.出口收匯：待與財(cái)務(wù)進(jìn)一步確認(rèn)。前期若不便接收外匯，可與阿里巴巴旗下代理合作，負(fù)責(zé)公司收匯、核銷、退稅等等.客戶清關(guān)單證：必須確保PL、CI、BL以及制定原產(chǎn)地證等單單一致，避免給客戶清關(guān)造成麻煩甚至損失.所有單據(jù)掃描存檔3.外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作要求.公司新產(chǎn)品或者客戶訂單生產(chǎn)出的精美成品（客戶允許），須拍照留作網(wǎng)站推廣用所有照片處理為統(tǒng)一格式和尺寸.完整統(tǒng)一的產(chǎn)品報(bào)價(jià)單，價(jià)格須包括工廠交貨價(jià)及廣州離岸價(jià)；主管須有上下浮動(dòng)允許范圍，確保在面對(duì)面、電話洽談合作場(chǎng)合中的靈活性，把握主動(dòng)權(quán)，把

握時(shí)機(jī)促成交易.公司有專有電話線及傳真線給外貿(mào)團(tuán)隊(duì)，配備打印復(fù)印掃描一體機(jī).外貿(mào)所有成員必須當(dāng)天工作當(dāng)天完成，所有資料必須分門別類整理.訂單確保按合同要求，按質(zhì)、按量交貨，這一點(diǎn)其他部門必須處理到位.上班時(shí)間私人/私事(緊急事件除外)電話一天不得超過(guò)兩次每次不得超過(guò)2分鐘.外貿(mào)辦公區(qū)域禁煙，上班時(shí)間不得閑聊4.外貿(mào)部門的相關(guān)貿(mào)易問(wèn)題.通常報(bào)價(jià)為FOB廣州價(jià)，若客戶要求CNF或CIF報(bào)價(jià)，須根據(jù)相關(guān)費(fèi)用另行核算．打樣樣品單：A、量小現(xiàn)貨由客戶支付運(yùn)費(fèi)我方免費(fèi)提供樣品B、樣品定制客戶承擔(dān)成本費(fèi)用+運(yùn)費(fèi)；若因我方緣故樣品未達(dá)到客戶要求第二次可免費(fèi)制樣且運(yùn)費(fèi)由我方承擔(dān)；若因客戶方提出新的方案要求制樣則按首次制樣操作（若客戶不同意且僵持不下則承諾正式下單時(shí)可在總貨款中返還第二次的制樣費(fèi)用）．合同/PI一旦簽署或成交嚴(yán)格按照雙方共同約定執(zhí)行A．客戶依據(jù)PI付款則PI為實(shí)際合同因此PI必須包含買賣雙方公司名稱聯(lián)系方式、聯(lián)系人產(chǎn)品型號(hào)/規(guī)格單價(jià)數(shù)量包裝運(yùn)輸交貨期貿(mào)易條款支付方式受益人生產(chǎn)要求等等提交審核審核通過(guò)再發(fā)給客戶確認(rèn)若有審核不通過(guò)處則與客戶協(xié)商修改B.簽署由我方提供的合同注意核對(duì)好價(jià)格、數(shù)量、產(chǎn)品要求、交貨時(shí)間等C.不輕易簽署由客戶提供的合同注意檢查有無(wú)不合理?xiàng)l款再請(qǐng)示上級(jí)．付款方式（外匯若公司目前不能接收，過(guò)渡階段先找代理）現(xiàn)金付款（數(shù)額低于2萬(wàn)美金）前T/T即期L/C西聯(lián)收到定金/信用證正本安排生產(chǎn)收到尾款發(fā)貨有特殊情況/要求，須向上級(jí)申請(qǐng)。另外，如果是信用證收款，必須做好審單工作，確保單單一致，以免因個(gè)人工作疏忽而造成公司損失。

以上是從4月18日（本周四）入職以來(lái)的工作匯報(bào)情況，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示。因?qū)�公司�?shí)際的外貿(mào)情況了解非常有限，關(guān)于未來(lái)外貿(mào)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，以上僅為個(gè)人的初步構(gòu)想，希望各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能給予多方支持，豐富、完善未來(lái)外貿(mào)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)方案。

此致

敬禮

外貿(mào)主管陳銀201*年4月20日星期六

擴(kuò)展閱讀：201*工作總結(jié)及團(tuán)隊(duì)建設(shè)計(jì)劃書

某部門201*年度工作總結(jié)與團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)草案

前言：

為了喜迎201*年新年的到來(lái)，增進(jìn)內(nèi)部的交流溝通，總結(jié)某部門09年度工作，展望10年度工作重點(diǎn)，深入汲取員工建議，加強(qiáng)某部門團(tuán)隊(duì)融合，進(jìn)一步促進(jìn)公司的企業(yè)文化建設(shè)，某部門擬定于201*年12月26日、27日兩天在某山莊舉辦某部門新年度工作總結(jié)與團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)。

一、活動(dòng)地點(diǎn)：

某山莊（暫定）

二、活動(dòng)時(shí)間：

201*年12月26日(一天一晚)、27日(上午)

三、參與人員：

某部門全體成員（參會(huì)人員暫定30人，原則上不攜帶家屬）

四、活動(dòng)進(jìn)程：

201*年12月26日（周六）：

8：00參會(huì)員工全體到公司集合；

8：10參會(huì)員工全休到樓下集合乘坐大巴車到山莊；9：30分到達(dá)團(tuán)隊(duì)活動(dòng)場(chǎng)地；

10：00-12：00展開(kāi)某部門團(tuán)隊(duì)?wèi)敉夂献骰顒?dòng)（拓展或CS）；12：30-13：30山莊午餐；

14：30-17：00召開(kāi)某部門工作會(huì)議；17：30-19：30晚餐；

20：00-21：30在山莊KTV進(jìn)行部門內(nèi)活動(dòng)和小游戲。21：30-進(jìn)行山莊內(nèi)各類活動(dòng)，回房休息。201*年12月27日（周日）：

8：00-9：00早餐；

9：00-9：50餐后自由活動(dòng)或酒店內(nèi)休息；10：00-10：30辦理退房等手續(xù)；10：30-11：30乘車返回市內(nèi)。

五、工作總結(jié)會(huì)議安排細(xì)則

時(shí)間：14：30-17：00(2.5小時(shí))地點(diǎn)：租用山莊內(nèi)會(huì)議室形式：隨意座談型內(nèi)容：

14：30

全體員工到場(chǎng)入座，會(huì)議開(kāi)始

14：40-15：00**講話（全年工作總結(jié)、新一年某部門工作發(fā)展方向）

15：00-15：30**講話（某部門業(yè)務(wù)和技能的工作總結(jié)，以及待解決和主意問(wèn)題）15：30-16：00**講話（某部門09年度績(jī)效考核評(píng)述，各項(xiàng)目組工作情況，其他）16：00-16：10總結(jié)發(fā)言

16：10-17：00內(nèi)部討論，汲取建議和想法

發(fā)言人1：主要站在全體某部門經(jīng)理角度對(duì)某部門09年的工作失誤進(jìn)行一下點(diǎn)評(píng)，主要采用以自我批評(píng)方式。最后強(qiáng)調(diào)新年度某部門的一些工作重點(diǎn)。以貶為主

發(fā)言人2：結(jié)合績(jī)效考核偏重個(gè)人取得的成績(jī)進(jìn)行評(píng)說(shuō)，盡量涵蓋到每個(gè)人比較突出的成績(jī)。并結(jié)合如何在新年度取得個(gè)人好的績(jī)效成績(jī)進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。（肯定個(gè)人成績(jī)）。最后再對(duì)某部門新年度員工分級(jí)辦法進(jìn)行重點(diǎn)技能要求說(shuō)明。以褒為主

發(fā)言人3：主要立足在項(xiàng)目組的角度闡述取得成績(jī)和問(wèn)題，選擇2－3個(gè)項(xiàng)目為例把需要說(shuō)明的情況一一列舉，最后對(duì)項(xiàng)目組需要重視的問(wèn)題提出要求。褒貶結(jié)合

發(fā)言人4：偏重結(jié)合質(zhì)檢報(bào)告，分類說(shuō)明點(diǎn)評(píng)完成了多少項(xiàng)目（以Project為主），占用了多少時(shí)間。以及典型項(xiàng)目的差錯(cuò)類型，同時(shí)強(qiáng)調(diào)技術(shù)規(guī)范要求，以及管理措施。并把工作紀(jì)律和個(gè)人加班情況做一個(gè)說(shuō)明。結(jié)合說(shuō)明老總：最后做總結(jié)發(fā)言

六、晚會(huì)活動(dòng)安排細(xì)則

主持人：男女

時(shí)間：20：00-21：30（共1.5小時(shí)）地點(diǎn)：KTV廳形式：互動(dòng)聯(lián)歡晚會(huì)現(xiàn)場(chǎng)安排：

1、晚餐前全體員工排隊(duì)依次把準(zhǔn)備的禮物統(tǒng)一交到處，并領(lǐng)取一個(gè)號(hào)碼，以備抽取互換禮物活動(dòng)中使用。（每人僅限1張，主持人協(xié)助監(jiān)督并記錄）；2、員工入座；

3、伴隨著吉祥喜慶的音樂(lè)，主持人登臺(tái)宣布活動(dòng)開(kāi)始；

(20：30-21：30)為活動(dòng)時(shí)間，建議在飯桌上自由組合小組，5人一組編好，方便進(jìn)行團(tuán)隊(duì)活動(dòng)。

①互換禮物：

根據(jù)游戲情況分階段進(jìn)行。細(xì)則：

要求某部門每人準(zhǔn)備一件禮物，建議估價(jià)不低于30元，并寫上自己的名字和一段祝福，包裝好統(tǒng)一交到×××處進(jìn)行登記，并領(lǐng)取一個(gè)號(hào)碼；

號(hào)碼箱內(nèi)放置所有禮物的號(hào)碼，主持人隨機(jī)抽取，員工領(lǐng)取的號(hào)碼對(duì)應(yīng)的領(lǐng)取相應(yīng)的禮物，并當(dāng)場(chǎng)宣讀。

目的：增進(jìn)某部門內(nèi)部交流，增加相互認(rèn)知度，表達(dá)新年祝愿。

凡是受到懲罰的同事，罰酒一杯。自己不喝的必須找到一名異性同事替喝。②傳數(shù)字

五個(gè)人站成一豎排，不許回頭，不許說(shuō)話，最后一個(gè)人看到一個(gè)以數(shù)字為主的字符串以后，將這個(gè)字符串傳遞給第一個(gè)人，第一個(gè)人寫下來(lái)交給主持人，如果字符串總共的長(zhǎng)度是8位，前三位傳對(duì)了得3分，只要第4位錯(cuò)了，即使后面的都對(duì)了也不得分。

可以進(jìn)行若干論，最有得分最高者勝利，勝利組可以隨意要求失敗組表演一個(gè)節(jié)目。目的：可以穿插需求調(diào)研重要性的認(rèn)知，鍛煉每個(gè)小組組織者的整合能力③猜猜看

每個(gè)小組寫4個(gè)以內(nèi)的字，要求可以是成語(yǔ)、人名、物品、電影等等，只要是有意義的即可。然后其他組選擇一個(gè)代表上臺(tái)，看完后然后通過(guò)描述、表演等手段讓下面的其他組員猜出來(lái)是什么字。

要求：語(yǔ)言描述的時(shí)候不能用4個(gè)字中的任何同音字。限定3分鐘時(shí)間。

目的：鍛煉語(yǔ)言表達(dá)能力和理解力。

4、晚會(huì)結(jié)束，自由活動(dòng)

七、某部門須知：

1、某部門員工無(wú)特殊情況必須參加會(huì)議。2、活動(dòng)時(shí)所有參加員工也可自由表演。

3、住宿以2人一組。由固定一人領(lǐng)取并妥善保管房間鑰匙�；顒�(dòng)結(jié)束后統(tǒng)一收回。

八、附件文檔：

項(xiàng)次附件1附件2附件3附注1：

文檔名稱經(jīng)費(fèi)預(yù)算統(tǒng)計(jì)表活動(dòng)通知參會(huì)人員名單年會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算統(tǒng)計(jì)表(待確認(rèn))

項(xiàng)次123456項(xiàng)目租用會(huì)議室租車費(fèi)住宿費(fèi)用活動(dòng)消費(fèi)卡租借卡拉OK、音響等設(shè)施中餐餐費(fèi)29300元/人人數(shù)3030經(jīng)費(fèi)600元半天1500元30座跟車往返大巴暫訂14間，2人/間含飲料89

備注7晚餐餐費(fèi)早餐餐費(fèi)晚餐酒水1500元自帶或酒店提供（其中酒店價(jià)格：啤酒10元、可樂(lè)1元；自帶加收酒店價(jià)格15%的服務(wù)費(fèi)）6箱啤酒、8/瓶白酒、可樂(lè)雪碧各8瓶10111213活動(dòng)鼓勵(lì)獎(jiǎng)品晚會(huì)用品團(tuán)隊(duì)?wèi)敉饣��?dòng)其它11291300元游戲獲勝者獲紀(jì)念獎(jiǎng)；100元?dú)馇颍�花，紙筆等80元待議，資金有限200元糖果、水果、小食品、礦泉水、等項(xiàng)目費(fèi)用合計(jì)：

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