超市采購工作流程

超市采購工作流程

商品采購是商場主要業(yè)務(wù)活動之一。為了保證企業(yè)采購到適銷對路的商品,必須認(rèn)識了解采購過程,做好采購業(yè)務(wù)決策,加強對商品采購過程的監(jiān)督,確保采購工作的圓滿完成。

為了科學(xué)地組織商品采購,商場必須根據(jù)自身狀況,建立相應(yīng)的采購機(jī)構(gòu);根據(jù)商品經(jīng)營范圍、品種,形成商品經(jīng)營目錄;確定采購渠道;進(jìn)行進(jìn)貨洽談、簽訂訂貨合同;完成商品檢驗與驗收活動。

(一)建立相應(yīng)的商品采購機(jī)構(gòu)

商場的商品采購機(jī)構(gòu)有兩種:一種是正式的采購組織,專門負(fù)責(zé)商品采購工作,人員專職化。

設(shè)立正式的采購部門,采購工作專業(yè)化,可以統(tǒng)一規(guī)劃商品采購工作,人員職責(zé)、權(quán)限明確,便于提高工作效率,加強與供貨單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系。

另一種是非正式的采購組織,企業(yè)不設(shè)專職采購部門,由銷售部、組負(fù)責(zé)商品采購工作。非正式采購組織一般不設(shè)專門采購人員,而由銷售人員兼職從事商品采購。非正式采購組織由銷售人員參與采購,便于根據(jù)市場商品銷售確定采購活動,使購銷緊密連接,但不利于對采購工作的統(tǒng)一控制管理。

(二)制定商品經(jīng)營目錄

商品經(jīng)營目錄是商場或商品經(jīng)營部(組)所經(jīng)營的全部商品品種目錄,是商場組織進(jìn)貨的指導(dǎo)性文件。

商場制訂商品經(jīng)營目錄,是根據(jù)目標(biāo)市場需求和企業(yè)的經(jīng)營條件,具體列出各類商品經(jīng)營目錄;借以控制商品采購范圍,確保主營商品不脫銷,輔營商品花色、規(guī)格、式樣齊全,避免在商品采購上的盲目性。

商場的商品經(jīng)營目錄并不是一成不變的;也根據(jù)市場需求變化和企業(yè)經(jīng)營能力適時進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整中可依據(jù)商品銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行分析哪些種類的商品銷售下降,如果較長時間內(nèi)無銷售記錄,可逐漸篩選淘汰。如有些商品銷售上升,可適當(dāng)增加經(jīng)營品種和采購數(shù)量。商場還應(yīng)經(jīng)常開展市場調(diào)研預(yù)測:分析市場需求變化趨勢,了解新產(chǎn)品開發(fā)情況,根據(jù)企業(yè)條件,增加市場前景好的商品經(jīng)營。在深入研究市場發(fā)展變化,總結(jié)自身經(jīng)營狀況的基礎(chǔ)上,適時調(diào)整商品經(jīng)營目錄,是商場改善經(jīng)營的重要手段。

(三)合理選擇采購渠道商場采購渠道多種多樣,如何從中進(jìn)行選擇呢?我們換個角度來分析。商場的供貨渠道可以分為三個方面:一是企業(yè)自有供貨者;二是原有的外部供貨者;三是新的外部供貨者。

1.企業(yè)自有供貨者。有些商場自己附設(shè)加工廠或車間,有些企業(yè)集團(tuán)設(shè)有商品配送中心。這些供貨者是商場首選的供貨渠道。

商場按照市場需要,組織附屬加工廠加工或按樣生產(chǎn),自產(chǎn)自銷,既是商品貨源渠道,又有利于形成企業(yè)經(jīng)營特色。有些商品如時裝、針紡織品、鞋帽,市場花色、式樣變化快,從外部進(jìn)貨,批量大、時間長,不能完全適應(yīng)市場變化。而從加工廠或車間加工訂做,產(chǎn)銷銜接快,批量靈活。有些商場加工訂做的時裝品牌也有較高的知名度和市場影響,成為吸引客流,擴(kuò)大銷售的有力手段。

2.商場原有外部供貨者。商場與經(jīng)常聯(lián)系的一些業(yè)務(wù)伙伴,經(jīng)過多年的市場交往,對這些單位的商品質(zhì)量、價格、信譽等比較熟悉了解,對方也愿意與商場合作,遇到困難相互支持。因此,可成為商場穩(wěn)定的商品供應(yīng)者。

商場穩(wěn)定的外部供應(yīng)者來自各個方面,既有生產(chǎn)商,又有批發(fā)商,還有專業(yè)公司等。在選擇供貨渠道時,原有的外部供貨者應(yīng)優(yōu)先考慮,這一方面可以減少市場風(fēng)險,又可以減少對商品品牌、質(zhì)量的擔(dān)憂,還可以加強協(xié)作關(guān)系,與供貨商共同贏得市場。

3.新的外部供貨者.由于商場業(yè)務(wù)擴(kuò)大,市場競爭激烈,新產(chǎn)品不斷出現(xiàn),企業(yè)需要增加新的供貨者。選擇新的供貨者是商品采購的重要業(yè)務(wù)決策,要從以下方面做比較分析:(1)貨源的可靠程度。主要分析商品供應(yīng)能力和供貨商信譽。包括商品的花色、品種、規(guī)格、數(shù)量能否按商場的要求按時保證供應(yīng),信譽好壞,合同履約率等。(2)商品質(zhì)量和價格。主要是供貨商品質(zhì)量是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),能否滿足消費者的需求特點,質(zhì)量檔次等級是否和商場形象相符,進(jìn)貨價格是否合理,毛利率高低,預(yù)計銷售價格消費者能否接受,銷售量能達(dá)到什么水平,該商品初次購進(jìn)有無優(yōu)惠條件、優(yōu)惠價格等。(3)交貨時間。采用何種運輸方式,運輸費用有什么約定,如何支付,交貨時間是否符合銷售要求,能否保證按時交貨。(4)交易條件。供貨商能否提供供貨服務(wù)和質(zhì)量保證服務(wù),供貨商是否同意商場售后付款結(jié)算,是否可以提供送貨服務(wù)和提供現(xiàn)場廣告促銷資料和費用,供貨商是否利用本地傳播媒介進(jìn)行商品品牌廣告宣傳等。

為了保證貨源質(zhì)量.商場商品采購必須建立供貨商資料檔案,并隨時增補有關(guān)信息,以便通過信息資料的比較對比,確定選擇供貨商。

(四)購貨洽談、簽訂合同在對供貨商進(jìn)行評價選擇的基礎(chǔ)上,采購人員必須就商品采購的具體條件進(jìn)行洽談。在采購談判中,采購人員要就購買條件與對方磋商,提出采購商品的數(shù)量、花色、品種、規(guī)格要求,商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和包裝條件,商品價格和結(jié)算方式,交貨方式,交貨期限和地點也要雙方協(xié)商,達(dá)成一致,然后簽訂購貨合同。

一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳唐凡少徍贤瑧?yīng)包括以下主要內(nèi)容:(1)貨物的品名、品質(zhì)規(guī)格;(2)貨物數(shù)量;(3)貨物包裝;(4)貨物的檢驗驗收;(5)貨物的價格,包括單價、總價;(6)貨物的裝卸、運輸及保險;(7)貸款的收付;(8)爭議的預(yù)防及處理。簽訂購貨合同,意味著雙方形成交易的法律關(guān)系,應(yīng)承擔(dān)各自的責(zé)任義務(wù)。供貨商按約交貨,采購方支付貨款。

(五)商品檢驗、驗收

采購的商品到達(dá)商場或指定的倉庫,要及時組織商品驗收工作,對商品進(jìn)行認(rèn)真檢驗。商品驗收應(yīng)堅持按采購合同辦事.要求商品數(shù)量準(zhǔn)確,質(zhì)量完好,規(guī)格包裝符合約定,進(jìn)貨憑證齊全。商品驗收中要做好記錄,注明商品編號、價格、到貨日期。驗收中發(fā)現(xiàn)問題,要做好記錄,及時與運輸部門或供貨方聯(lián)系解決。

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擴(kuò)展閱讀：超市采購業(yè)務(wù)流程圖

超市一般業(yè)務(wù)管理總流程

采購部與供應(yīng)商洽談新商品引進(jìn)

否

是否新供應(yīng)商《舊供應(yīng)商新商品引進(jìn)流程》

是

《新供應(yīng)商商品引進(jìn)流程》

是是否有滯銷或質(zhì)量問題

是否否

采購部分析經(jīng)營是否有問題采購部與店面共同分析《訂貨管理作業(yè)流程》《收貨工作流程》商場進(jìn)行商品銷售、管理采購部處理解決《退貨管理流程》信息部：新商品試銷是否已經(jīng)到期

是

需《新商品轉(zhuǎn)正流程》《供應(yīng)商分析淘汰流》是否新供應(yīng)商

不需

《結(jié)算流程》超市新供應(yīng)商商品引進(jìn)流程

采購員洽談新供應(yīng)商

及新商品

將供應(yīng)商詳細(xì)資料列表，上報采購經(jīng)理審

商品是否已有已有經(jīng)營批。并注明更換供應(yīng)商

原因：如供貨價較低、經(jīng)營不是生產(chǎn)廠家等同意

無

填寫《新商品錄入資將供應(yīng)商詳細(xì)情況

料表》和《供應(yīng)商錄資料列表

入表》

申報采購經(jīng)理/

總監(jiān)審批

采購部錄入組錄入：

1、新供應(yīng)商資料

2、新商品資料

3、設(shè)定商品狀態(tài)

采購員下新品訂單，并通知門店超市舊供應(yīng)商新商品引進(jìn)流程

供應(yīng)商帶新商品樣品及資料與采購部采購員洽談不同意

采購文員填寫《新品錄入資料表》

采購部主管/經(jīng)理簽

名同意并由采購總

監(jiān)簽字確認(rèn)

同意

采購部錄入組錄入

新商品資料并確認(rèn)

采購員下新品訂單，并

通知各門店

3

新品資料單轉(zhuǎn)交店長超市聯(lián)營及代銷供應(yīng)商引進(jìn)流程

不同意

采購部與供應(yīng)商協(xié)商代銷或扣點條件采購主管與供應(yīng)商草簽聯(lián)營或代銷合同供應(yīng)商在合同上簽名、蓋公章交采購經(jīng)理和采購總監(jiān)審核同意

總經(jīng)理簽名是否同意不同意

同意

采購員與供應(yīng)商合同簽署備案

（一式三份）

采購部留底財務(wù)部留底

采購文員填寫《新品錄入資料

表》和《供應(yīng)商資料表》整理費用收取清單采購部錄入小組供應(yīng)商和商品

資料，進(jìn)入訂貨程序

供應(yīng)商留底

超市新商品轉(zhuǎn)正流程

信息部每周一次檢查，

試銷已到期新商品

類別、品名、規(guī)格、進(jìn)

價、售價、毛利率、單信息部出《需淘汰到期

品平均日銷、類別平均新商品明細(xì)表》

日銷、名次、進(jìn)貨總量、

銷售總量、現(xiàn)庫存

第一次采購部、賣場考評

給出書面意見

通知采購部保留第二次采購總監(jiān)及信息中心審閱簽字

商品轉(zhuǎn)正

淘汰采購部將商品基礎(chǔ)通知信息部淘汰及資料屬性改為：退貨期限

不可訂、不可進(jìn)

信息部檢查到退貨流程期是否已退貨

已退貨財務(wù)部結(jié)清

余款及費用

5

未退貨通知

超市供應(yīng)商分析淘汰流程

信息部每周進(jìn)行一次檢查，已入場三個月供應(yīng)商，以及供應(yīng)

商銷售排行榜

編號、供應(yīng)商名稱、

進(jìn)場日期、品種數(shù)、信息部列〈供應(yīng)商經(jīng)平均日銷、結(jié)款方式、

營情況一覽表〉庫存金額……采購部簽署是否保留意見并交采購總監(jiān)確認(rèn)簽名

通知通知：采購部、財務(wù)采總經(jīng)理簽名購部、營運部、信息部是否保留及該供應(yīng)商轉(zhuǎn)正總經(jīng)理

采購部將該供應(yīng)通知信息部：淘

商資料訂為不可汰供應(yīng)商名單

訂或不可進(jìn)及最后期限

信息部檢查是

退貨流程否按時完成采購部書面填報各

廠家特別費用清單

財務(wù)部匯總并收取廠家各項費用財務(wù)部結(jié)清供應(yīng)商余款

超市租賃結(jié)算流程

每月指定交款日期，租賃供應(yīng)商到財務(wù)部交租金財務(wù)部根據(jù)合同查驗應(yīng)收租金額采購部書面填報各供應(yīng)商特別費用清單收取租賃供應(yīng)商各種雜費及租賃費用財務(wù)部匯總采購部及營運部各項費用，列明細(xì)表財務(wù)列《未交款供應(yīng)商明細(xì)》交采購部催交本月收款工作到期后，財務(wù)部將各表交至指定部門《已交款供應(yīng)商明細(xì)表》《未交款供應(yīng)商明細(xì)表》《合同已到期供應(yīng)商明細(xì)表》總經(jīng)理采購總監(jiān)采營購部運部超市聯(lián)營供應(yīng)商結(jié)算流程

每月指定對帳日期，聯(lián)營供

應(yīng)商到財務(wù)部查詢銷售額

及可結(jié)款金額

與財務(wù)部進(jìn)

結(jié)算組對帳員審核結(jié)行對帳，核否對柜臺每日款金額是否正確

交款項（營業(yè)額）是

收取聯(lián)營供應(yīng)商

各種雜費

財務(wù)部根據(jù)合同查驗收取否分成額是否超出保底數(shù)

是采購部經(jīng)理簽名提出處理意見通知聯(lián)營供應(yīng)商開發(fā)票到財務(wù)部結(jié)算

采購總監(jiān)審核是財務(wù)確認(rèn)支票日意見是否保留期，出納員付款

該供應(yīng)商

否

總經(jīng)理簽名同意

通知采購部、營運部、

財務(wù)部淘汰供應(yīng)商

供應(yīng)商清算

8

采購部書面填報各供應(yīng)商特別費用清單財務(wù)部匯總各項費用，列明細(xì)表本月結(jié)算到期后，財務(wù)部將以下各表交至指定部門：《正常結(jié)算供應(yīng)商明細(xì)表》《保底額結(jié)算供應(yīng)商明細(xì)表》《合同已到期供應(yīng)商明細(xì)表》總經(jīng)理采購總監(jiān)采購部營運部超市代銷結(jié)算流程

采購查詢供應(yīng)商可結(jié)算金額并填單簽名采購部書面填報供應(yīng)商特別費用清單財務(wù)部匯總各項費用，列明細(xì)表財務(wù)部核對應(yīng)結(jié)款余額，收取供應(yīng)商各項費用采購總監(jiān)簽名同意財務(wù)總監(jiān)簽名同意供應(yīng)商按單開具結(jié)算發(fā)票財務(wù)部確認(rèn)支票日期出納員付款，在電腦系統(tǒng)內(nèi)做付款確認(rèn)財務(wù)每月交《代銷供應(yīng)商結(jié)算情況表》于總經(jīng)理超市購銷（先貨后款）結(jié)算流程

每月5日至15日供應(yīng)商持驗供應(yīng)商檢查驗收單和送貨收單至彩虹超市財務(wù)部對帳單并更正財務(wù)部對帳組將供應(yīng)商驗收無單和電腦驗收單進(jìn)行核對否確定供應(yīng)商驗收單與檢查門店入庫電腦驗收單是否平帳單是否有誤是有補做調(diào)整單待處否財務(wù)部檢查單據(jù)采購及店面在每數(shù)量有誤，由金額有誤，由是否已到結(jié)算期月4日前統(tǒng)計供應(yīng)理收貨部提出采購部提出商的各項應(yīng)扣費解決方案解決方案到期用財務(wù)部結(jié)轉(zhuǎn)已平帳單據(jù)，財務(wù)總監(jiān)結(jié)轉(zhuǎn)不平帳單據(jù)同意財務(wù)總監(jiān)審批交采購主管/經(jīng)理簽名確認(rèn)應(yīng)付款金額，權(quán)限金額范圍之外采購總監(jiān)簽名確認(rèn)總經(jīng)理簽名同意權(quán)限金額之內(nèi)財務(wù)總監(jiān)簽名同意通知供應(yīng)商在每月21日至28日領(lǐng)款并提交增值稅發(fā)票財務(wù)部確認(rèn)付款日期，出納員付款并在電腦內(nèi)做付款確認(rèn)

超市購銷（先款后貨）結(jié)算流程

采購部與供應(yīng)商協(xié)商商品付款條件并簽訂合作合同不同意采購總監(jiān)確定合同內(nèi)容、付款條件是否符合要求、簽名同意財務(wù)部合同副本備案總經(jīng)理在合同上簽名，蓋公司合同章采購部合同副本備案采購部填寫《現(xiàn)金使用申請單》

供應(yīng)商合同副本備案采購總監(jiān)在《現(xiàn)金使用申請單》上簽名財務(wù)總監(jiān)簽名確認(rèn)并且查驗合同書采購員下訂單財務(wù)部出納員與采購員提貨并且付款

超市類別單品數(shù)量管理流程

采購總監(jiān)及采購部經(jīng)理根據(jù)公司情況，確定商品類

別及每類應(yīng)做品種類不妥

列分類商品數(shù)量表報總經(jīng)理審批

同意

由總經(jīng)理、采購總監(jiān)與其它高層領(lǐng)導(dǎo)1、確定各采購分管大類

2、確定各大類應(yīng)有商品品種

3、確定各大類應(yīng)占用面積及樓層位置

由電腦部1、錄入商品分類資料2、設(shè)定每類商品種類3、設(shè)定各采購主管分類管理權(quán)限

采購總監(jiān)每月至少一次查詢分類商品情況類別實際單品數(shù)是否符指標(biāo)通知采購總監(jiān)或采購部經(jīng)理，由采購總監(jiān)或采購部經(jīng)理匯報差異原因差異較大差異原因合理調(diào)整類別是否合理中單品數(shù)量指標(biāo)不合理采購部負(fù)責(zé)整改，增加新品或淘汰滯銷品完成，下次再查12

超市贈品送貨流程

采購部、店面執(zhí)行商品進(jìn)貨流程1、錄入商品驗收單收貨部2、手工填制贈品收貨單一式兩聯(lián)，收、付貨雙方代表簽字后自留一聯(lián)，另一聯(lián)返供貨商。3、執(zhí)行商品入賣場流程4、贈品入贈品庫店面1、根據(jù)用途，從贈品庫中提出贈品，組織發(fā)放。2、未發(fā)放完的贈品，視具體情況上報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可移交行政庫、供貨商或轉(zhuǎn)為自營商品出售。行政庫供貨商該類商品經(jīng)營柜組店長

超市場內(nèi)、場外促銷活動流程

1、供應(yīng)商自行舉辦的活動：

供應(yīng)商

采購部

財務(wù)部

企劃部

店面

2、公司舉辦的活動：

采購部財務(wù)部

企劃部

向采購部提出申請，并上報活動方案1、審核方案，與供應(yīng)商洽談活動所需人員、場地、物品等事項。2、視情況制定費用標(biāo)準(zhǔn)。3、采購總監(jiān)審核、簽批。4、開具交費單據(jù)。收取費用，開具收據(jù)。審核收據(jù)，安排活動安排活動場地1、擬訂活動方案，通知參加活動的供應(yīng)商，并與之洽談活動所需人員、場地、物品等事項。2、視情況制定費用標(biāo)準(zhǔn)。3、采購經(jīng)理審核、簽批。4、開具交收單據(jù)。收取費用，開具收據(jù)。1、審核收據(jù)。2、企劃部通知相關(guān)部門配合工作。

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