材料賬務(wù)員管理細則

會計與材料賬務(wù)員管理

什么是會計？

會計是一門隨著社會經(jīng)濟環(huán)境的變化而變化、發(fā)展而發(fā)展的動態(tài)科學(xué)，會計至今尚無一個完整而公認的定義，目前比較傾向的定義是這樣的：會計是以貨幣為主要計量單位，以會計憑證為依據(jù)，利用專門的方法和程序，對特定對象的經(jīng)濟活動進行全面、綜合、連續(xù)及系統(tǒng)的核算和監(jiān)督，并向有關(guān)方面提供以會計信息為主的經(jīng)濟信息系統(tǒng)。會計有兩大職能，就是核算和監(jiān)督。

一、會計核算職能

會計核算是會計工作的重要組成部分。會計核算是以貨幣為主要計量單位，對企業(yè)、單位一定時期的經(jīng)濟活動進行真實、準確、完整和及時的記錄、計算和報告。以貨幣為主要計量單位，是會計核算的顯著特征。會計就是要以貨幣為計量單位，去記賬、算賬和報賬，以便真實、完整、準確、及時地反映企業(yè)、單位的經(jīng)濟活動情況。

會計核算要求做到真實、準確、完整、及時和比較。

（1）真實。真實性是對會計信息質(zhì)量要求的第一原則。是指會計核算應(yīng)當(dāng)以實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為依據(jù)，如實反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，做到內(nèi)容真實，數(shù)字準確，資料可靠。只有會計核算記錄的數(shù)字和情況是真實的，才能保證記賬、算賬、報賬是真實的，會計資料才是有用的。真實是會計的生命。會計核算的過程應(yīng)當(dāng)如實再現(xiàn)經(jīng)濟活動的全貌。

（2）準確。要求對會計事項的處理是合理、合法的，有關(guān)數(shù)字的計算是正確的。（3）完整。要求對企業(yè)、事業(yè)等單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動和其他活動的各方面或全過程都得到全面的記錄、計算和報告，不得有所遺漏。只有會計核算完整，才能為領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)單位和群眾提供全面、正確的資料，才能為領(lǐng)導(dǎo)做出經(jīng)營決策，有關(guān)單位制定政策、計劃，群眾參與和監(jiān)督經(jīng)營活動，提供有效的依據(jù)。

（4）及時。是要隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生，按時得到會計處理和記錄、計算，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定按時向有關(guān)對象報告。及時為單位領(lǐng)導(dǎo)提供會計信息，有利于領(lǐng)導(dǎo)在激烈的市場競爭中做出正確的決策；及時為企業(yè)各部門提供會計信息，有利于對生產(chǎn)過程的耗費進行控制，提高經(jīng)濟效益。

（5）比較。是對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)從多方面進行比較，作出恰當(dāng)?shù)墓烙嫼团袛�，做到投入少而產(chǎn)出多。如企業(yè)采購材料，銷售產(chǎn)品。比較包含在會計核算的過程中，才能發(fā)揮會計的應(yīng)盡之責(zé)，會計之于管理的作用才能更好地發(fā)揮。人們習(xí)慣對一事項所說的合算不合算，就是看是不是經(jīng)濟、節(jié)約�？梢�，比較是會計核算的內(nèi)核屬性之一。

二、會計監(jiān)督職能會計監(jiān)督職能是會計監(jiān)督工作應(yīng)發(fā)揮的作用，或它應(yīng)有的功能。會計監(jiān)督的主體是企業(yè)、單位的會計機構(gòu)、會計人員。會計監(jiān)督的對象是企業(yè)、單位的經(jīng)濟活動。會計監(jiān)督的內(nèi)容主要表現(xiàn)在：

（1）監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性。監(jiān)督企業(yè)、事業(yè)等單位發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實，會計機構(gòu)、會計人員對不真實、不合法的原始憑證不予受理。對弄虛作假，嚴重違法的原始憑證，在不予受理的同時，應(yīng)當(dāng)予以扣留，并及時向領(lǐng)導(dǎo)人報告，請求查明原因，追求當(dāng)事人的責(zé)任。對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，要求經(jīng)辦人員更正、補充。發(fā)現(xiàn)賬簿記錄與實物不符時，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進行處理。

（2）監(jiān)督財務(wù)收支的合法性。就是要監(jiān)督企業(yè)、單位所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合黨和國家的財經(jīng)法律、法規(guī)、規(guī)章和國家統(tǒng)一會計制度的要求。凡符合有關(guān)規(guī)定的，會計人員予以辦理。會計機構(gòu)，會計人員對不合法的原始憑證，不予受理；對違法的收支，應(yīng)當(dāng)制止和糾正；制止和糾正無效的，應(yīng)向單位領(lǐng)導(dǎo)人提出書面意見，要求處理；對嚴重損害國家和社會公眾利益的違法收支，應(yīng)當(dāng)向主管單位或者財政、審計、稅務(wù)機關(guān)報告，以便處理。（3）監(jiān)督公共財產(chǎn)的完整性。企業(yè)、事業(yè)等單位的公共財產(chǎn)，包括其各項資產(chǎn)。會計機構(gòu)、會計人員要監(jiān)督公共財產(chǎn)是否得到很好的保管或正確的記錄，賬實是否相符。發(fā)現(xiàn)公共財產(chǎn)短缺或損毀，應(yīng)查明原因，及時處理。

會計監(jiān)督按照與經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間，可分為事前、事中、事后監(jiān)督。事前監(jiān)督指在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生之前，即審核其是否符合有關(guān)政策、法令和制度的要求，對于違法的經(jīng)濟活動，要堅決加以限制和制止。只有限制非法活動，才能鼓勵正當(dāng)經(jīng)營；限制濫用、浪費，才能增產(chǎn)節(jié)約，增收節(jié)支。事前監(jiān)督可收防患未然之效，使會計監(jiān)督處于主動地位。事中、事后的會計監(jiān)督是對會計所反映的經(jīng)濟活動情況及有關(guān)資料加以檢查和分析。通過檢查和分析可以發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗。對已發(fā)現(xiàn)的問題，要拿出整改意見，提出行之有效的措施。會計核算職能和監(jiān)督職能是相互聯(lián)系，相輔相成，不可分離的，核算職能是監(jiān)督職能的基礎(chǔ)和前提。監(jiān)督職能的發(fā)揮能夠更好地保證會計核算的質(zhì)量。會計核算和監(jiān)督職能的充分發(fā)揮，能使企業(yè)、單位的經(jīng)營活動實現(xiàn)管理最優(yōu)，效益最佳的目標。

材料賬務(wù)員管理

材料賬務(wù)員是指專門負責(zé)公司材料賬務(wù)處理的人員，也就是材料會計人員。

1.材料帳務(wù)員必須具備會計學(xué)或相關(guān)專業(yè)中專及以上學(xué)歷、取得會計從業(yè)資格證書，遵紀守法，熱愛公司。2.材料賬務(wù)員全部歸口到各單位財務(wù)部（科）或綜合管理部（科）管理，歸口部門負責(zé)材料賬務(wù)員的日常業(yè)務(wù)操作和其他日常事務(wù)管理工作。

3.各單位新增材料帳務(wù)操作人員,上崗前必須先接受財務(wù)部組織的業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)以及培訓(xùn)后的材料帳務(wù)員上崗前資格認定，公司財務(wù)部給予其崗前資格認定，確認是否具備上崗條件。

4.材料帳務(wù)員調(diào)動必須填寫《材料帳務(wù)員調(diào)動申請表》，并由材料帳務(wù)員所在單位財務(wù)負責(zé)人或部門負責(zé)人簽字確認，然后報公司財務(wù)部審批。

5.材料帳務(wù)員調(diào)離后，其材料帳務(wù)員權(quán)限由其單位申請，公司財務(wù)部報請信息技術(shù)部予以凍結(jié)。

6.各單位財務(wù)機構(gòu)必須組織本單位材料賬務(wù)員每月月底進行一次存貨盤點，并對其盤點數(shù)據(jù)的準確性負責(zé)，并負責(zé)及時對盤點結(jié)果進行原因分析與核查。

7.信息技術(shù)部負責(zé)協(xié)助公司財務(wù)部完成公司所有材料帳務(wù)員上崗前系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)，定期進行系統(tǒng)內(nèi)被維護的材料帳務(wù)操作權(quán)限進行清理，完成新增用戶權(quán)限的審批，負責(zé)協(xié)助財務(wù)部完成公司所有材料帳務(wù)操作員系統(tǒng)操作權(quán)限的維護、設(shè)置工作。

材料賬務(wù)操作管理1.材料基礎(chǔ)業(yè)務(wù)賬務(wù)操作管理1.1材料帳務(wù)員根據(jù)倉庫查驗收貨后的供貨清單進行賬務(wù)操作，并審核供貨清單是否規(guī)范，包括采購訂單的創(chuàng)建，單據(jù)填寫的準確性，供應(yīng)商有無簽名和我公司接收人員的簽名。

1.2材料賬務(wù)員根據(jù)倉庫保管員填寫的出庫單據(jù)進行賬務(wù)操作，并審核單據(jù)填寫是否完整，保管員是否簽名，接收方有無簽字。1.3材料賬務(wù)員根據(jù)倉庫保管員發(fā)貨后的領(lǐng)料單進行賬務(wù)操作，根據(jù)領(lǐng)料用途將相應(yīng)的物料發(fā)到對應(yīng)的成本中心。

1.4倉庫發(fā)料后應(yīng)立即將單據(jù)交本倉庫材料賬務(wù)員處記賬。具體業(yè)務(wù)操作參照《在途庫存管理操作規(guī)范》執(zhí)行。

1.5材料賬務(wù)員在接到退貨單據(jù)時應(yīng)審查單據(jù)填寫是否完整，供應(yīng)商是否簽字確認，再根據(jù)所退物料的庫存類型做賬務(wù)操作。

1.6公司各倉庫材料賬務(wù)員對倉庫管理員的材料收、發(fā)業(yè)務(wù)有監(jiān)督的職責(zé)；

1.7各單位材料賬務(wù)員負責(zé)進行收、發(fā)、退、調(diào)撥單據(jù)的審核、錄入SAP系統(tǒng)，完成收發(fā)貨賬務(wù)操作;

1.8材料收發(fā)存業(yè)務(wù)發(fā)生后，與之對應(yīng)的ERP系統(tǒng)賬務(wù)處理必須在當(dāng)天完成。遇有晚班等特殊客觀情況時，相關(guān)材料賬務(wù)員必須向其單位財務(wù)部門申請，次日中午12：00前完成相關(guān)系統(tǒng)賬務(wù)處理。1.9各單位材料賬務(wù)員應(yīng)定期核查各自所管倉庫日常存貨的賬、卡、物相符率;

1.10各單位的材料基礎(chǔ)賬務(wù)如需調(diào)整的，材料賬務(wù)員必須報請單位財務(wù)負責(zé)人簽字確認后報總公司財務(wù)部門批準，未經(jīng)批準擅自調(diào)帳的，除追究責(zé)任人的經(jīng)濟責(zé)任并取消其材料賬務(wù)員資格外，將嚴格按照《會計法》等法律法規(guī)追究其法律責(zé)任。

1.11材料賬務(wù)員對材料基礎(chǔ)賬務(wù)操作的相關(guān)單據(jù)簽字的完整性、合法性負責(zé)，對于單據(jù)不符合要求的，材料賬務(wù)員有權(quán)拒絕做入庫、出庫等賬務(wù)處理，并及時報告單位財務(wù)部門。

1.12材料的收、發(fā)、調(diào)撥單據(jù)上的數(shù)量必須和實際數(shù)量一致，在進行賬務(wù)處理前，倉庫管理員配合材料賬務(wù)員當(dāng)場查驗材料的數(shù)量、質(zhì)量和尺寸要求，對于沒有達到合同規(guī)定要求的，材料賬務(wù)員及倉庫管理員都有責(zé)任拒絕進行該材料的收發(fā)存操作和相關(guān)賬務(wù)的處理。

2材料基礎(chǔ)業(yè)務(wù)原始記錄的規(guī)范管理2.1材料基礎(chǔ)業(yè)務(wù)單據(jù)的保管

a、材料賬務(wù)員負責(zé)審核每一筆材料收發(fā)業(yè)務(wù)單據(jù)的規(guī)范性、準確性，將與材料收發(fā)業(yè)務(wù)相對應(yīng)的原始單據(jù)分類匯總編號裝訂，并在裝訂封面上注明年份和月份、單據(jù)的種類及起止編號，出現(xiàn)單據(jù)編號不連續(xù)的應(yīng)在裝訂封面上標注并注明原因，留單位財務(wù)部門保存。b、對于跨工廠材料調(diào)撥單，材料賬務(wù)員每月將財務(wù)聯(lián)裝訂成冊并打印匯總表，并經(jīng)單位財務(wù)負責(zé)人簽字確認后于次月第一周內(nèi)交公司財務(wù)部。

2.2材料基礎(chǔ)業(yè)務(wù)對應(yīng)物料憑證的規(guī)范管理

a、材料賬務(wù)員負責(zé)打印其系統(tǒng)操作產(chǎn)生的記賬憑證，并在記賬

憑證上簽字，另加所在單位財務(wù)負責(zé)人審核簽字。b、材料賬務(wù)操作所產(chǎn)生的每一筆物料憑證后必須粘貼與其對應(yīng)的原始單據(jù)財務(wù)聯(lián)，按月裝訂成冊，經(jīng)經(jīng)辦人和該單位財務(wù)負責(zé)人簽字確認后留單位財務(wù)部門存檔。

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標準編號天威新能源控股有限公司版次倉庫賬務(wù)管理制度

TN.LWZ.02-201*A實施日期201*年4月1日1目的：保證賬務(wù)人員在收、發(fā)、存的數(shù)據(jù)登記過程中能按規(guī)范執(zhí)行，避免人為原因造成

的數(shù)據(jù)錄入錯誤。

2范圍：本規(guī)定適用于物資管理部系統(tǒng)賬務(wù)處理，部分倉庫現(xiàn)場物料卡登記。3職責(zé)：

3.1賬務(wù)員負責(zé)所管轄事業(yè)部的系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入及時、準確、完整，負責(zé)單據(jù)的收集、整理。3.2賬務(wù)主管負責(zé)檢查、考核賬務(wù)人員的日常工作，對所有賬務(wù)工作負總責(zé)，對各賬務(wù)員提交的單據(jù)進行歸檔。

3.3倉庫管理員負責(zé)現(xiàn)場物料卡的收、發(fā)、存登記，并保證記錄正確、完整、及時。3.4倉庫主管負責(zé)監(jiān)督倉庫管理員物料卡的登記情況、使用后物料卡的收集、整理、歸檔。3.5物資管理部部長負責(zé)檢查、考核倉庫現(xiàn)場和賬務(wù)人員的日常工作，并對所有賬務(wù)工作負總責(zé)。

4出、入庫賬務(wù)管理規(guī)定

4.1原輔料、五金、備件、勞保、外協(xié)原輔料入庫賬務(wù)管理

供應(yīng)商送貨時（原輔料、五金、備件、勞保）,倉庫賬務(wù)必須先在ERP系統(tǒng)中查找相關(guān)

訂單,查找到相關(guān)訂單后根據(jù)供應(yīng)商送貨單信息核對系統(tǒng)訂單信息；對于送貨單數(shù)量小于訂單數(shù)量的按送貨單數(shù)量錄入ERP系統(tǒng)；對于送貨單數(shù)量大于訂單數(shù)量的按訂單數(shù)量錄入，余額由采購部流轉(zhuǎn)下個新訂單予以執(zhí)行；數(shù)據(jù)錄入完成后打印采購入庫單并交倉庫管理員進行收貨并報驗，檢驗合格后再根據(jù)實際入庫情況作最終系統(tǒng)數(shù)據(jù)（審核）確認。4.2供應(yīng)商樣品入庫賬務(wù)管理

賬務(wù)員接質(zhì)管部《供應(yīng)商送樣通知單》通知庫管員收貨，賬務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商樣品送貨單辦理樣品入庫，有價值的樣品入到相應(yīng)的實倉，無價值的樣品入贈品倉。并通知質(zhì)量管理部、編制：發(fā)送部門份數(shù)校對：審核：批準：生產(chǎn)計劃部安排樣品使用。

4.3供應(yīng)商直發(fā)原輔料入庫賬務(wù)管理（外協(xié)）

賬務(wù)員接采購部提供的供應(yīng)商《發(fā)貨單》原件或者影印件以及外協(xié)廠家的收貨確認單據(jù)原件或者影印件辦理采購物資入庫（兩者缺一不可辦理入庫）。4.4成品入庫賬務(wù)管理4.4.1車間成品入庫

賬務(wù)員打印出車間ERP錄入人員錄入的《成品入庫單》,交倉庫管理人員核對入庫；入庫完成將實際入庫數(shù)據(jù)交賬務(wù)員作最終系統(tǒng)（審核）確認。4.4.2外協(xié)成品入庫

賬務(wù)員根據(jù)外協(xié)組提供的外協(xié)廠商的《成品入庫單》原件或者影印見和質(zhì)量管理部的質(zhì)量檢測報告辦理成品入庫。4.4.3研發(fā)產(chǎn)品入庫賬務(wù)處理

賬務(wù)員根據(jù)研發(fā)部門提供的入庫單辦理入庫。4.4.4樣品入庫賬務(wù)處理

賬務(wù)員根據(jù)入庫申請部門提供的樣品入庫單辦理入庫（與車間成品入庫相同）。4.5車間、職能部門領(lǐng)料出賬務(wù)管理（包括五金、備件、勞保、原輔料）

4.5.1賬務(wù)員接領(lǐng)料部門物料需求后打印《領(lǐng)料單》交領(lǐng)料員走完簽字流程后，再交倉庫

管理人員進行發(fā)貨,倉庫管理員只能照單發(fā)貨不得隨意更改單據(jù),必須要更改單據(jù)的需由賬務(wù)人員進行更改，單據(jù)更改后必須簽名確認（更改方式與物料卡更改方式相同）。

4.5.2外協(xié)原輔料出庫賬務(wù)管理4.5.2.1

工廠內(nèi)外協(xié)原輔料出庫

外協(xié)組打印外協(xié)物料清單交付賬務(wù)員,賬務(wù)員根據(jù)清單打印《委外加工單》交由外協(xié)組走完簽字流程后交倉庫管理員發(fā)貨,發(fā)貨完成后賬務(wù)員根據(jù)《委外加工單》做最終數(shù)據(jù)審核確認。

4.5.2.2供應(yīng)商直發(fā)外協(xié)廠商原輔料賬務(wù)管理

賬務(wù)員根據(jù)外協(xié)組提供的外協(xié)廠家的收貨確認單據(jù)原件或者掃描件辦理物資出庫手續(xù)。4.6成品出庫賬務(wù)管理

4.6.1廠內(nèi)成品\\樣品成品發(fā)貨(出廠)

賬務(wù)員接營銷部審批完成后的《發(fā)貨單》交倉庫管理員發(fā)貨；倉庫管理員發(fā)貨完成后反饋《發(fā)貨單》給倉庫賬務(wù)員；賬務(wù)員根據(jù)實際發(fā)貨情況在系統(tǒng)中作最終發(fā)貨確認。4.6.2外協(xié)成品發(fā)貨賬務(wù)管理

賬務(wù)員接營銷部《發(fā)貨單》以及外協(xié)組反饋的外協(xié)廠家原件或者掃描件后辦理系統(tǒng)發(fā)貨數(shù)據(jù)確認。（以上兩種單據(jù)必須審批完整，各相關(guān)部門簽字完成后才可辦理發(fā)貨數(shù)據(jù)確認）。4.7退貨賬務(wù)管理

4.7.1不合格物資退貨賬務(wù)管理(退供應(yīng)商)

賬務(wù)員根據(jù)采購部審批完成后的紅字辦理紅字沖銷；沖銷后單據(jù)交倉庫管理員進行退貨處理。

4.7.2生產(chǎn)余料、職能部門余料、外協(xié)余料退貨賬務(wù)管理

賬務(wù)員根據(jù)領(lǐng)料部門審批完成后的退料清單打印紅字予以辦理退庫,倉庫管理員根據(jù)紅字予以收貨入庫；最終的確認數(shù)據(jù)以實際收貨情況為準；對于外協(xié)物資退庫則由外協(xié)組來辦理相同手續(xù)。

4.7.3不合格物資退貨賬務(wù)管理（退倉庫）

物資領(lǐng)出后在使用過程中發(fā)現(xiàn)不合格的,賬務(wù)員根據(jù)質(zhì)量管理部來料檢的不合格評審單,領(lǐng)料部門的退料清單辦理紅字并交倉庫管理員收貨；外協(xié)物資由外協(xié)組找賬務(wù)辦理相同手續(xù)。

5賬務(wù)錄入及相關(guān)單據(jù)的管理規(guī)定

5.1賬務(wù)人員在倉庫管理員收發(fā)貨結(jié)束后1個小時內(nèi)必須在ERP系統(tǒng)內(nèi)完成收發(fā)貨最終確認（倉庫管理員在收發(fā)貨結(jié)束后立即將單據(jù)交與賬務(wù)員）（星期六的數(shù)據(jù)最終確認必須在星期日內(nèi)完成，星期日的數(shù)據(jù)最終確認必須在星期一上午10點前完成）。

5.2禁止賬務(wù)員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)書面簽字同意隨意紅字沖銷任何單據(jù)。其他部門要求紅字沖銷的單據(jù)必須由提出部門書面申請，經(jīng)申請部門和物資管理部領(lǐng)導(dǎo)書面簽字后再執(zhí)行。

5.3禁止賬務(wù)員私自更改、刪除系統(tǒng)單據(jù)；必須更改、刪除的系統(tǒng)單據(jù)必須填寫書面申請，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后再執(zhí)行；更改、刪除次數(shù)將計入單據(jù)錄入正確率的考核。

5.4賬務(wù)員的ERP使用權(quán)限原則上只限于賬務(wù)員本人，其他人員未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意禁止使用。

5.5每月20號（結(jié)帳日）前，賬務(wù)員必須協(xié)調(diào)相關(guān)部門和相關(guān)人員完成當(dāng)月所有未清單據(jù)的系統(tǒng)錄入工作；對逾期不能完成的單據(jù)進行統(tǒng)計，并告知相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)；單據(jù)結(jié)清后及時打印盤點報表并監(jiān)督盤點情況。5.6賬務(wù)員應(yīng)不定時打印盤點表與倉庫管理員核對庫存狀況，以確保賬、物、卡一致；對異常情況需協(xié)助倉庫管理員查清差異原因。

5.7如果因系統(tǒng)原因?qū)е孪到y(tǒng)單據(jù)不能打印的，賬務(wù)員可以使用手工單據(jù)，但手工單據(jù)必須在次日完成系統(tǒng)單據(jù)的轉(zhuǎn)換。

5.8禁止賬務(wù)員先做賬后收、發(fā)貨，禁止賬務(wù)員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意走空賬。

5.9倉庫所有數(shù)據(jù)均屬公司機密，禁止賬務(wù)員和倉庫管理員未經(jīng)許可將倉庫數(shù)據(jù)提供給非業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門甚至公司外的個人或者單位；非關(guān)聯(lián)部門因業(yè)務(wù)需要確實需要查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，則必須出具部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過的《數(shù)據(jù)查詢申請表》。

5.10單據(jù)如果需要修改，賬務(wù)員必須在修改處畫橫杠簽名確認，禁止在更改處進行涂抹，不簽名、不簽日期。

5.11賬務(wù)員每天下班前需收集整理好當(dāng)日所有單據(jù)，單據(jù)整理可以根據(jù)簽單日期的先后或者單據(jù)號進行整理，禁止賬務(wù)員丟棄單據(jù)。

5.12倉庫單據(jù)必須連號使用，對于因異常情況導(dǎo)致的廢單，賬務(wù)員必須進行登記，該登記表在單據(jù)歸檔時一并交付物資管理部內(nèi)勤。

5.13倉庫相關(guān)單據(jù)的保存期為3---5年；保存期滿后內(nèi)勤人員可以申請報廢。

5.14所有倉庫單據(jù)字體必須清晰、易辨認，相同的單據(jù)不得出現(xiàn)兩種甚至更多的版本、格式。

5.15所有單據(jù)簽收時，必須簽署日期；而且日期禁止隨意提前或者延后；有時間點要求的必須簽上時間點。6物料卡使用相關(guān)規(guī)定

6.1物料卡登記必須字跡清晰、工整，最好用不褪色的碳素筆填寫，確保物料卡歸檔后在保存期內(nèi)不褪色；結(jié)存數(shù)據(jù)未歸零的物料卡必須放置在對應(yīng)的貨物上。

6.2倉庫管理員在建物料卡新卡時需核對實物、單據(jù)，確保物料卡、單據(jù)、實物三者數(shù)量、名稱、規(guī)格型號、批次一致。

6.3倉庫管理員在發(fā)貨過程中需先登記物料卡再發(fā)貨，發(fā)貨后需核對物料卡與實物是否一致；不一致的需再次核對本次發(fā)貨情況并報告?zhèn)}庫主管，核對無誤的需追溯上幾次的收發(fā)情況，直到查明原因。

6.4倉庫管理員在日常貨物存儲過程中需不定時以物料卡為盤點依據(jù)進行盤點，了解庫存情況以便檢查出日常登記時是否有漏記、少記、多記、錯記情況。6.5物料卡在使用過程中如果有破損情況則倉庫管理員需及時補卡。6.6物料卡原則上只能一卡一物（如果貨物數(shù)量少、發(fā)貨頻次低的可以一物一卡多批次，多日期），出現(xiàn)發(fā)貨次數(shù)多而單卡不夠用的需續(xù)添新卡，新卡的卡號與舊卡必須一致，新舊卡在卡號后面注明1、2、3。。。。。。若干頁次。

6.7倉庫管理員在日常工作中因書寫錯誤需要對物料卡數(shù)據(jù)進行更正的,用紅色筆對需更改部分畫上橫杠,在橫杠上方或者后面填寫正確數(shù)據(jù),更正后需簽名確認（禁止在更改處進行涂抹，不簽名、不簽日期）。

6.8倉庫管理員在單卡結(jié)存數(shù)據(jù)歸零后且不再使用的需及時按貨物種類和日期先后收集、整理并交倉庫主管歸檔管理，交接過程中做好交接記錄，禁止丟棄使用完的物料卡。6.9倉庫主管將整理好的物料卡交付物資管理部內(nèi)勤存檔，內(nèi)勤需做好相關(guān)交接記錄；物料卡的保存期限為2年。

6.10物資管理部內(nèi)勤每月將已達到最大保存期限的物料卡申請報廢。7相關(guān)單據(jù)

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