如何成為優(yōu)秀的文員呢？

如何成為優(yōu)秀的文員呢？

如何成為優(yōu)秀的文員呢？要出色的完成一份工作,是需要一套標準來衡量的,文員也有自己的工作標準,下面我們來具體看看成為一個出色的文員的標準：:一:良好的文字處理能力,字跡清晰,書寫工整.

二:良好的語言表達能力[比如得體的應(yīng)對電話訪問]三:善于與人交流,這有助于建立兩好是人際關(guān)系.

四:應(yīng)變能力強,因為文員經(jīng)常需要陪同領(lǐng)導(dǎo),出席會議,接待來客.五:能嚴格保守機密,謹慎處理保密文件.

六:善解人意,能準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖.

七:能沉著處理緊急事故,因為領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時在你旁邊.

八:能代表領(lǐng)導(dǎo)出席某些會議并講話,準確,恰當?shù)膫鬟_領(lǐng)導(dǎo)的意見.九:及時將公司內(nèi)部,外部信息傳達給上司.十:維護好辦公環(huán)境,清潔辦公場地.

十一:有良好的職業(yè)道德和強烈的進取心.十二:保持充沛的精力,具有一定的活力.十三:良好的安排時間能力[如出差時間等]

十四:記憶能力好,尤其對人名,電話號碼...反應(yīng)迅速.十五:有組織能力和團隊精神.

十六:協(xié)調(diào)自己一上司,同事與上司之間的關(guān)系.十七:協(xié)助上司具體工作項目的細節(jié)準備,材料整理.十八:積極主動的工作態(tài)度.十九:熟悉公司的所有部門.

二十:謙虛謹慎,知錯就改,寬容大度.

二十一:在適當?shù)臅r候給上司提出意見,建議.

二十二:熟練的管理文件,資料,文檔,[歸檔,保存,查找,備份]二十三:會多種語言,能快速適應(yīng)各種文化環(huán)境.二十四:掌握必要的電腦知識.

二十五:尊重領(lǐng)導(dǎo)和同事.熱情,大方.

文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工/文員/職員的級別，但有些公司對文員的要求很高，也賦予一些權(quán)力。也有可能是踏入管理階層的第一步。

辦公室文員的工作內(nèi)容

辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3.負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。13社會保險的投保、申領(lǐng)。

14統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

15管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。16.接受其他臨時工作.

行政文員職位說明書崗位名稱行政文員任職人所在部門企管部崗位定員直接上級企管部經(jīng)理主管簽字執(zhí)行日期應(yīng)具備的條件和要求.一、學(xué)歷：中專以上文化程度；二、工作經(jīng)驗：有文件管理工作經(jīng)驗；三、應(yīng)具備的知識：1、文秘知識；2、文件管理知識；3、會做賬表；四、具有強烈的責任心與團隊意識；工作內(nèi)容及方法簡述一、負責公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；二、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；三、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；四、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；五、負責檔案的借閱、復(fù)制和利用，

根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；六、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作；七、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便；八、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；九、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復(fù)制；十、完成部門經(jīng)理臨時交辦的相關(guān)任務(wù)。責任一、對文件數(shù)據(jù)的準確性負責；二、對所保管的文件安全保密負責；對工作程序的執(zhí)行效果負責。權(quán)利有權(quán)拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件……

行政前臺文員工作職責

１、接待工作：訪客進入接待廳，應(yīng)抬頭行注目禮“您好,請問找誰?”,并請訪客入坐，請示后引入相關(guān)區(qū)域，在一分鐘內(nèi)端上茶水，并負責加水、更新煙缸；

２、衛(wèi)生清潔工作：煙缸不得超過五個煙蒂，訪客離去后，三分鐘內(nèi)清洗好煙缸、茶杯；

３、總機服務(wù)工作：鈴響三聲內(nèi)必須接聽，“您好，XX公司�！�；若自動轉(zhuǎn)撥，三分鐘內(nèi)必須轉(zhuǎn)為人工；來電找“總經(jīng)理”，判定是廣告類，不應(yīng)直接轉(zhuǎn)入，應(yīng)問清何事后轉(zhuǎn)接相關(guān)部門；

４、傳真信息必須在五分鐘內(nèi)送達相關(guān)人員；５、負責收發(fā)管理報紙、信函；

６、安全工作：下班前檢查復(fù)印機關(guān)機，關(guān)閉所有電源，負責關(guān)好門窗；７、接受行政助理安排的其它工作。

人事文員的工作就是協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、其它部門服務(wù)的思想。

辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。2.人員的到職和離職的相關(guān)手續(xù)的辦理。

3.負責公司員工薪資異動的人事基本資料的提供。4.員工調(diào)休假、請假、日出勤稽查統(tǒng)計表并及時將其異常狀況江報於上級。5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12.接受其他臨時性工作。

13.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。14.社會保險的投保、申領(lǐng)。

15.統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

16.管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

1、人事管理工作：招聘、辭退手續(xù)，人員培訓(xùn)等。2、人事事務(wù)處理，員工檔案編檔與管理有序化。3、辦公室工作：文檔打印、收發(fā)傳真，日常考勤。

擴展閱讀：如何做一名優(yōu)秀文員

做一個優(yōu)秀的辦公室文員，必須要做到以下幾點：一、明確辦公室文員的工作職責。

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求和單位實際工作需要，完成有關(guān)報告、文件的起草、修改工作，完成種類辦公文檔、商務(wù)文檔、合同協(xié)議的錄入、排版、計算統(tǒng)計、打印、復(fù)印、傳真及電子郵件收發(fā)工作，及時送交領(lǐng)導(dǎo)或按要求傳給合作單位和客戶；

2、負責辦理各類文件、資料、報刊的收發(fā)、登記、閱簽、整理、裝訂、歸檔、保密工作；3、負責接聽（轉(zhuǎn)接）電話和接待來訪人員，并做好詳細記錄，及時報送給領(lǐng)導(dǎo)批示；4、熟悉國家各項法規(guī)及本單位行業(yè)法規(guī)、政策，及時和政府部門、上級管理單位和重要合作單位溝通聯(lián)系，收集、下載、獲取=撰寫有關(guān)重要文件和信息，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供重要文件、信息、參加會議通知和建設(shè)意見，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)日程安排，提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快辦理有關(guān)工作；5、負責會議的籌備、會議通知的擬定、下發(fā)工作，負責會議記錄和文字材料的吞吐量。負責領(lǐng)導(dǎo)和各部門信息的下達和上傳工作；

6、負責領(lǐng)導(dǎo)辦公室的清潔衛(wèi)生的打掃和整理，做好領(lǐng)導(dǎo)辦公相關(guān)的準備。

7、負責辦公的清潔衛(wèi)生，保管好辦公室物品，做好辦公室設(shè)備管理及保養(yǎng)工作。

8、密切、主動和領(lǐng)導(dǎo)溝通，早請示，晚匯報，主動獲取工作，認真完成好領(lǐng)導(dǎo)交辦報其它工作。

二、熟悉所在企業(yè)的企業(yè)文化、發(fā)展歷程、當前現(xiàn)狀及企業(yè)未來的戰(zhàn)略目標。企業(yè)文化的內(nèi)涵：企業(yè)文化是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中所創(chuàng)造的具有本企業(yè)特色的精神財富和物質(zhì)形態(tài)。它包括企業(yè)文化觀念、價值觀念、企業(yè)精神、美德規(guī)范、行為準則歷史傳統(tǒng)、企業(yè)制度企業(yè)機構(gòu)、文化環(huán)境、企業(yè)環(huán)境、企業(yè)產(chǎn)品等。其中價值觀是企業(yè)文化的核心。企業(yè)文化的意義：企業(yè)員工通過學(xué)習(xí)所在企業(yè)的企業(yè)文化，企業(yè)文化氛圍明確表達或暗示了企業(yè)反對什么和禁止什么，支持什么和鼓勵什么，宣揚什么和傳播什么。讓員工在潛移中化去接受企業(yè)，贊同企業(yè)，維護企業(yè)。使員工正確建立與企業(yè)共同的理想、目標和價值觀念，使員工融入企業(yè)并產(chǎn)生對企業(yè)的忠誠感、主人翁責任感、認同感、自豪感和歸屬感，潛意識的對企業(yè)產(chǎn)生一種強烈的向心力，從而能夠為企業(yè)吸引產(chǎn)留住大批有用的人才。

只有了解企業(yè)的文化，你才會熱愛這個企業(yè)；只有了解了企業(yè)從無到有、由弱到強，不斷壯大的發(fā)展歷程，你才會信任這個企業(yè)；只有了解了企業(yè)當前的現(xiàn)狀，你才能發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題，當前需要解決的問題，才使得你的工作有價值、有目的性和針對性，你才會真正融入這個企業(yè)；只有你了解認同了企業(yè)未來的戰(zhàn)略目標，才能更好地鼓舞士氣，調(diào)動積極性和主動性，激發(fā)出強烈的參與熱情，和企業(yè)榮辱與共、體戚相關(guān)，和企業(yè)一起去創(chuàng)造、共享美好未來。

三、了解企業(yè)所屬的待業(yè)熟悉該待業(yè)政策法規(guī)、待業(yè)特點及動作規(guī)律。四、內(nèi)強素質(zhì)，外塑形象，體現(xiàn)出良好的職業(yè)化狀態(tài)。

A、誠實守信，穩(wěn)重踏實，寬窄理解、舍己為人；自尊、自重、自愛、自強，身心健康，無社會復(fù)雜關(guān)系和不良習(xí)慣嗜好；

B、對企業(yè)單位有高度的責任感和忠誠度，絕不背叛和出賣企業(yè)單位，有大局觀和全局觀，工作認真負責，堅持原則，能正確處理好“大家”和“小家”，企業(yè)單位利益和員工個人之間的關(guān)系；

C、懂得感恩，懂得珍惜，懂得回報/；面對企業(yè)單位和領(lǐng)導(dǎo)對自己的知遇和重用、面對親人、朋友對自己的幫助，我們要懂得感恩，要珍惜自己的工作機會，珍惜領(lǐng)導(dǎo)對自己的信任和支持珍惜親人、朋友對自己的幫助，當然更應(yīng)該用出色的成績和真情去回報他們。人記�。赫嬲\的微笑、真誠地道一聲謝謝、真誠的祝福和問候很重要。

D、自信但不自負。敢于開展工作敢于接受挑戰(zhàn)，超越自我。敢于接受批評和自我批評，虛心聽取別人的意見，面對批評和意見，絕不能強調(diào)理由，做到有則改之，無則加冕的態(tài)度，不斷學(xué)習(xí)、不斷完善，提高自己的工作水平。

E、儀態(tài)優(yōu)美，外在形象端莊大方，氣質(zhì)好。表情眼神自信鎮(zhèn)定且真誠，經(jīng)常保持微笑且笑容自然，善于傾聽，傾聽時要有眼神交流；穿著不能濃妝艷抹和奇裝異服，化淡妝，穿著得體、和諧、大方，體現(xiàn)職業(yè)化；坐姿、站姿、行姿、蹲姿要做到標準規(guī)范，體現(xiàn)出優(yōu)雅的職業(yè)體態(tài)；語言表達吐詞清晰，語速恰當適中，聲音甜美有親和力。F、要熟練地掌握辦公禮、商務(wù)禮儀和社交禮儀、電話禮儀。G、微笑露一點，說話輕一點，理解多一點，脾氣小一點，理由少一點，做事多一點，腦筋活一點，做事細一點，效率高一點，行動快一點，嘴巴甜一點，匯報多一點。電話禮儀：1、重要的第一聲：當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使對方能順利展開對該單位有了較好的印象。“你好，這里是XX公司”聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應(yīng)有“我代表單位形象”的意識。

2、打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。

3、端正的姿態(tài)與清晰明朗的聲音打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿省略因此打電話時，即使看不見對方，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。聲音要溫雅有禮，以懇切之話語表達�？谂c話筒間，應(yīng)保持適當距離，適度控制音量，以免聽不清楚、滋生誤會或因為聲音粗大，讓人誤解為盛氣凌人。

4、迅速準確的接聽，現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準確迅速地拿起聽筒，接聽電話，以長途電話為優(yōu)先，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一大約3秒鐘，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼�，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

5、認真清楚的記錄，隨時牢記7個電話記錄要素：何時，何人，何地，何事，為什么，如何進行，對方電話。這些要素都是十分重要的。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于7個電話記錄技巧。

6、有效電話溝通，我們首先應(yīng)確認對方身份、了解對方來電的目的，如自己無法處理也應(yīng)認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分很需要，不敷衍，即使對方要找的人不在，切忌粗率答復(fù)：“他不在”，即將電話掛斷。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應(yīng)迅即查告，不能說不知道。但對方來電找單位重要領(lǐng)導(dǎo)接電話或查詢重要領(lǐng)導(dǎo)的電話，一定要先問清楚對方是誰，什么單位，什么事由，在征得單位領(lǐng)導(dǎo)同意后，才可轉(zhuǎn)接和告之號碼，否則應(yīng)找個開會或不在的理由委婉拒絕，但應(yīng)做好記錄。

對對方提出的問題應(yīng)耐心傾聽，表示意見時，應(yīng)讓他能適度地暢所欲言，除非得已，否則不要插嘴。期間可以提問來探究對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通。

接到責難或批評性的電話時，應(yīng)委婉解說，并向其表示歉意或謝意，不可與發(fā)話人爭辯。電話交談事項，應(yīng)注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。掛電話前的禮貌：要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當由打電話的一方提出，然后客氣地道別，說一聲“再見”，待對方掛掉電話后，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。五、具備較強的語言表達能力，口才好，能說會說1、不該說時要少說，該說的時候要能說、會說。不該說的時候，如果口若懸河，滔滔不絕，夸夸其談，會給人留下輕浮、草率和不可靠的感覺；該說的時候（如工作交流、商務(wù)洽談、匯報工作、會上發(fā)言等）必須能說、會說，還要說得好，否則就是沒有思考、工作能力差的體現(xiàn)。2、在工作和冬小麥中，每個人每天和客戶、朋友、同事、領(lǐng)導(dǎo)之間難免有話要說。說什么、怎么說，什么話能說、什么話不能說，這些都能夠反映一個人對說話藝術(shù)的掌握程度。很多時候有些人吃虧就是因為不懂得如何說話。聰明的人在與人說話時都會特別注意考慮當時所在環(huán)境與場合，把話說得真誠、親切、友善、耐心、易于接受，又不失原則。注意每句話說出來之后可能給他人事業(yè)的感受，如會不會傷害對方之類，切忌語氣急躁、生硬、狂妄、嘲諷、刻薄，這些都絕不允許。

3、掌握禮貌標準用語，諸如“請”、“謝謝”、“”不用謝、“別客氣”、“沒關(guān)系”、“對不起”等。這些文明禮貌標準用語是尊重他人的具體表現(xiàn)，是友好關(guān)系的敲門磚，體現(xiàn)的是員工良好的個人修養(yǎng)和企業(yè)單位伏特的企業(yè)文化和品質(zhì)，所以非常重要。

4、說話要做“聲音清晰、悅耳、吐字清脆，普通話流行自然，語速恰當適中，聲音甜美有親和力。

5、說話要有中心思想，要主題鮮明，目的明確，層次分明。說話時動以情，曉之以理，用真誠友善=細致耐心=易于接受、換位思考又不失原則的方式讓對方了解接受你的觀點和看法。切忌在談話時無重點、無主題，中心思想不明確，語無倫次、簡單生硬的錯誤和尷尬的局面。6、俗話說，有調(diào)查，才有發(fā)言權(quán)，要想把話準確、正確地表達出來，說到關(guān)鍵點上，首先還必須鑒于對所談事后清晰的、深入的和正確理解。

六、具備較的應(yīng)用文（公文）寫作能力，寫一手好字，寫一篇好文章

1、人微言輕一名辦公室文員，必須明確應(yīng)用文（公文）的概念、種類和各處的應(yīng)用場合必須明確常用的應(yīng)用文（公文）的寫作格式和規(guī)范。

應(yīng)用文的概念：應(yīng)用文是以實際應(yīng)用為目的，如實地反映客觀事物與真實思想，按照慣用格式寫成的、為處理日常公私事事務(wù)而使用的文章的統(tǒng)稱。

公文的概念：公文是公務(wù)文書的簡稱，是應(yīng)用文的一種。它是黨政機關(guān)、個別事業(yè)單位、法定團體等組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面材料。公文的分類：1）按公文來源分：分為對外文件、外來文件、內(nèi)部文件2）按行文關(guān)系分：分為上行文、平行文、下行文3）按作者性質(zhì)分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件

4）按閱讀范圍和機密程度分：公布文件、普通文件、絕密文件5）按辦文時限分：特急公文、急辦公文、常規(guī)公文應(yīng)用文（公文）的種類及應(yīng)用領(lǐng)域、場合

1)計劃：是在工作或行動民族服裝預(yù)先撰寫的具體內(nèi)容和步驟的事務(wù)性應(yīng)用文。

2)總結(jié)：是對以往的工作、學(xué)習(xí)或思想等進行問題等進行回顧、檢查和分析，找出經(jīng)驗教訓(xùn)及存在的問題提出對工作的改進措施比使之條理化、各級系統(tǒng)化，得出一些規(guī)律認識并用以指導(dǎo)今后工人物事務(wù)性應(yīng)用文。

3)通知：是“批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項、任免人員”時用的文種。

4)通報：是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位用以表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或通報有關(guān)情況的公文。通報的應(yīng)用也比較廣泛，可以用于表揚好人好事、新風(fēng)尚；也可以用于批評錯誤，總結(jié)教訓(xùn)，告誡人們警惕類似問題的發(fā)生；還可以用來互通情況，傳達重要精神，溝通交流信息指導(dǎo)推動工作。

5)請示：是“向上級機關(guān)請示指示批準”時所用的文種，適用于向上級機關(guān)請示指示。6)批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。7)報告：是“向上級體育場匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問”時所使用的文種。8)函：是機關(guān)用來處理公務(wù)的信件。它主要用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題心臟向無隸屬關(guān)系到的有關(guān)主管部門請示批準。按照發(fā)函原因的不同，可以將函分為“去函”、“復(fù)函”兩種。因為商洽工作等需要與有關(guān)部門聯(lián)系，由發(fā)文機關(guān)主動制發(fā)的函叫“去函”；收文機關(guān)收到來函后，需就來函中有關(guān)問題做出回復(fù)的函叫“復(fù)函”。

9)會議記要：會議紀要是根據(jù)會議記錄和會議文件心臟其他有關(guān)材料加工整理而成的，會議紀要是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文種。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。10)會議記錄：是在會議過程中由專門記錄人員把會議情況和會議內(nèi)容如實筆錄而形成的書面材料。原始性、客觀性、規(guī)范性是會議記錄的主要特點。11)調(diào)查報告：是對社會上的某一事件或某一個問題作專門的調(diào)查后，將調(diào)查的材料和結(jié)論寫成書面報告的一種事務(wù)文書。調(diào)查性、社會性、材料性、平實性是調(diào)查報告的主要特點。12)條據(jù)：是日常生活和工作中經(jīng)常使用的便條和字據(jù)。如借條、收條、欠條、領(lǐng)條、留言條、意見條、托事條、請假條。

13)啟示：是單位或個人有什么事情要公開向群眾說明，或請求大家?guī)椭�，寫成文字公布出來。如：遺失啟示、招領(lǐng)啟示、尋找啟示、遷址啟示、開業(yè)啟示等。

14)海報：海報是主辦單位向公眾報道舉行文化、娛樂、體育等活動的囊事務(wù)文。海報具有四方面特點：（1）使用的限定性；（2）功用的廣告性：（3）形式的吸引性：（4）傳播的單一性。

15)書信：書信指的就是信，在日常生活里廣泛使用的一種文體。人們用它來互通信息，交流思想，聯(lián)系工作或是聯(lián)絡(luò)感情，互致問候。有什么話要說，有什么事要問，有什么事情要商量，都可以在人上寫出來，寄給對方。它迅速、靈活、方便。書信即由信封和信的內(nèi)容兩部分組成。

16)命令（令）：適用于依照有關(guān)法律行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實行重大的強制性行政措施、嘉獎有關(guān)單位和人員。

17)決定：適用于對重大行動或者重要事項作出安排、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或撤消下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

18)公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。

19)通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或周知的事項。20)議案：適用于各級人民政府按照法律唾棄向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。]

21)意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

2、人微言輕一名辦公室文員，要寫好應(yīng)用文（公文），必須深入了解所在企業(yè)單位的企業(yè)文化、發(fā)展歷程、當前現(xiàn)狀及企業(yè)未來的戰(zhàn)略目標；必須了解企業(yè)所屬的待業(yè)熟悉該行業(yè)的政策法規(guī)、行業(yè)特點及運用規(guī)律。3、人微言輕一名辦公室文員，要寫好應(yīng)用文（公文），還必須充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)（文件受閱者）的思想意圖，寫出來的文章要符合領(lǐng)導(dǎo)（文件受閱者）的審美觀，字體工整、字跡清晰，以縱賞心悅目的感覺。

七、具備較強的執(zhí)行能力，正確地做事，把事做正確。

1)、明確并堅持做事的7個基本流程：1、傾聽和理解任務(wù)，2、分析任務(wù)，3、制定節(jié)節(jié)勝利計劃，4、執(zhí)行實施工作，5、完善工作，6、總結(jié)工作情況，7、給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。2)做事要堅決果敢、認真負責，講求效率、講求質(zhì)量，講求細節(jié)，精益求精，贏在執(zhí)行。切忌辦事拖沓、馬虎大意、敷衍了事。

3)做事要有連貫性，有始有終，避免有頭無尾的情況發(fā)生。

4)做事要有計劃層次性，要在眾多事情中分清孰重孰緩，要按照事情的輕重急緩的順序來確定哪些事情重點去做，哪些事情先做，哪些事情后做。

5)做事要不等不靠，即不要被動地等待吩咐、被動地等待工作，而是要主動、積極地找工作做，工作要有前瞻性，預(yù)見性。在領(lǐng)導(dǎo)身邊干事要察言觀色，見機行事，與領(lǐng)導(dǎo)要有心有靈犀，關(guān)于及時準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，主動為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，把工作做好。

6)失敗不一定是成功之母。我們在每一次失敗之后都要認真地總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，不斷地改正自己的錯誤，提高自己的工作水平和方法，這樣才能成功。

7)既要忠實地按領(lǐng)導(dǎo)指示辦事，又要敢于改革創(chuàng)新，敢于向領(lǐng)導(dǎo)提出好的、合理化的意見和建議。

八、堅持保密原則，保密意識強。保密原則：

1)不該說的機密，絕對不說；2)不該問的機密，絕對不問；3)不該看的機密，絕對不看；4)不該記錄的機密，絕對不記錄；5)不在非保密本上記錄機密；6)不在私人通信中涉及機密；

7)不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密；8)不在不利于保密的地方存放機密文件資料；

9)不在普通電話，明碼電報，普通郵局傳達機密事項；

10)不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。九、在工作和生活中，要遵守職業(yè)道德、社會公德=單位紀律和國家法律法規(guī)，不貪圖便宜，接觸認識朋友慎重，自尊、自重、自愛、自強，身心健康無社會復(fù)雜關(guān)系和不良習(xí)慣嗜好；要學(xué)會用法律保護自己的合法權(quán)益。辦公室文員容易出現(xiàn)的幾大禁忌行為：

1.不實事求是，不誠實、主講信義，弄虛作假，甚至背叛、出賣、損害企業(yè)單位利益。2.不能正確對待很難說人利益和企業(yè)利益之間的關(guān)系，把私人利益凌駕于企業(yè)利益之上。3.不敢、不能、不愿意接受批評和自我批評，認識不到自己的缺點，不虛心接受別人意見，面對批評和意見，總愛強調(diào)理由。

4.狀態(tài)語言、言談舉止、穿著打扮不穩(wěn)重、為得體、浮躁、輕浮。

5.看見領(lǐng)導(dǎo)或同事，不講禮貌，不主動招呼問好，在工作和生活中，不用文明禮貌用語，缺乏素養(yǎng)和修養(yǎng)。

6.工作消極怠工，工作不積極主動，問題被動地等待吩咐、被動地等待工作不主動與領(lǐng)導(dǎo)或各部門間溝通，早不請示，晚不匯報，領(lǐng)導(dǎo)沒有安排工作就無所事事。7.患有“領(lǐng)導(dǎo)恐懼癥”，主要表現(xiàn)在不敢與領(lǐng)導(dǎo)深入交流、不敢正視或面對領(lǐng)導(dǎo)。

8.工作無計劃性，無頭緒，無重點，工作責任心低下，工作效率底下，工作質(zhì)量低下，辦事拖沓、馬虎大意、敷衍了事。

9.工作缺乏持續(xù)性，完整性，連貫性。主要表現(xiàn)在有頭無尾。

10.工作情緒化。把私人情緒帶入工作中，嚴重影響了自己的工作，也影響了單位其他人的工作。

11.單位里搞小集體、小幫派，勾心斗角、搬弄是非，破壞團結(jié)。

12.喜歡到處打聽、宣揚企業(yè)單位未公開的信息、秘密；喜歡到處打聽、宣揚別人的隱私，保密意識差，保密原則差

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