國際學(xué)術(shù)會議舉辦程序

國際學(xué)術(shù)會議舉辦程序

為規(guī)范我院國際會議的申辦工作，加強國際會議的歸口管理，根據(jù)上級要求和我院實際，特制訂本辦法。第一條申辦條件

（一）會議主題與內(nèi)容符合我國改革開放和經(jīng)濟、社會發(fā)展的需要；

（二）屬研討性的國際會議，舉辦單位能組織具有一定數(shù)量和質(zhì)量的學(xué)術(shù)論文；（三）舉辦單位具有一定的外事工作經(jīng)驗和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；（四）會議經(jīng)費有保證。第二條申辦手續(xù)

（一）主辦單位向?qū)W院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前2個月報送國際交流辦公室。提交報告應(yīng)遵循下列規(guī)定：1、申辦單位

（1）單獨舉辦的，由舉辦單位負責(zé)申報；

（2）幾個單位聯(lián)合舉辦的，由牽頭單位協(xié)調(diào)后負責(zé)申報；（3）中外聯(lián)合舉辦的，由聯(lián)辦的中方單位負責(zé)申報。2、申辦內(nèi)容

（l）會議名稱、舉辦日期；

（2）舉辦會議的背景、主要議題與內(nèi)容、會議的學(xué)術(shù)價值和經(jīng)濟、社會意義；（3）外方協(xié)辦或聯(lián)合主辦單位的情況；

（4）會議規(guī)模、中外代表人數(shù)，籌備委員會成員及主要代表的姓名、身份、國籍；

（5）會議聯(lián)系及籌劃進展情況；（6）會議活動的初步安排；

（7）邀請上一級部門負責(zé)人出席會議的情況；（8）會議經(jīng)費預(yù)算及來源（有外方提供資助的要作具體說明）；（9）需要請示的帶有政策性的涉外問題。（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

會議批件下達后，主辦單位在會議舉行前40天提交與會外賓及港澳臺人員名單（含英文姓名、護照號碼/回鄉(xiāng)證、臺胞證號碼），由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續(xù)及港澳臺人士入境手續(xù)。第三條會議總結(jié)

（一）會議結(jié)束后，主辦單位應(yīng)在一個月內(nèi)撰寫會議總結(jié)報送國際交流辦公室。（二）會議總結(jié)的內(nèi)容：

會議名稱、時間、地點、主題、主辦單位和學(xué)術(shù)負責(zé)人，與會中、外賓實到人數(shù)（港澳臺學(xué)者單列），收到中、外論文數(shù)量；會議的收獲和成果以及存在的問題和建議；與會國內(nèi)外著名學(xué)者的最新研究成果和動向；

會議反映出來的我國在相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的現(xiàn)有水平與國際水平的差距；會議論文集出版情況；

是否有政治敏感問題出現(xiàn)，解決的情況如何。

第四條舉辦海峽兩岸及港澳臺地區(qū)學(xué)者參加的學(xué)術(shù)會議適用本辦法。

{"Error":{"code":"8","Message":"badrequest","LogId":"755910012"}}第三條總結(jié)

（一）講座結(jié)束后，主辦單位應(yīng)在15天內(nèi)撰寫講座總結(jié)報送國際交流辦公室。（二）總結(jié)的內(nèi)容：

講座名稱、時間、地點、主題、主辦單位和學(xué)術(shù)負責(zé)人；講座的收獲和成果以及存在的問題和建議；是否有政治敏感問題出現(xiàn)，解決的情況如何。

第四條邀請海峽兩岸及港澳臺地區(qū)學(xué)者來我院講學(xué)適用本辦法。

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浙江大學(xué)關(guān)于舉辦國際學(xué)術(shù)會議的有關(guān)規(guī)定和申報程序

一、行政管理

1、在我校舉辦國際學(xué)術(shù)會議，有利于提高我校在國內(nèi)外的學(xué)術(shù)地位和國際競爭力，促進學(xué)科發(fā)展和國際交流與合作，因此學(xué)校支持具備條件的單位積極發(fā)起、主辦或承辦國際學(xué)術(shù)會議。

2、對外交流與合作部是申報國際學(xué)術(shù)會議的歸口管理單位，負責(zé)受理會議的申報和代表學(xué)校辦理邀請外國代表來華的“被授權(quán)單位簽證通知表”。

A、主辦會議：主辦單位一般應(yīng)提前一年提交申請表。外方參會人數(shù)在150人以上和有關(guān)領(lǐng)域涉及敏感問題的會議，由對外交流與合作部報教育部審批；外方參會人數(shù)在150人以下的會議，由對外交流與合作部報主管校長審批。舉辦單位收到批件后，即可進行籌備工作。

B、承辦會議：承辦單位應(yīng)提交主辦單位的會議批文和委托函。

3、會議主辦單位應(yīng)組成相關(guān)的學(xué)術(shù)委員會和組織委員會，會議的學(xué)術(shù)負責(zé)人和委員會成員應(yīng)有相應(yīng)的學(xué)術(shù)地位和組織能力，能承擔(dān)會議的學(xué)術(shù)活動和具體會務(wù)工作。

4、會議的用房、用車及會議國內(nèi)外代表的聯(lián)系、接送、住宿、用餐等事項，由主辦或承辦單位負責(zé)落實。

5、會議經(jīng)費由主辦單位通過收注冊費和其他渠道爭取資助或贊助解決，原則上自負盈虧。

6、需要校領(lǐng)導(dǎo)出席開幕式或參加的會議，由主辦單位會前1個月提出書面申請，交對外交流與合作部辦理。

7、會議的文字材料、總結(jié)、統(tǒng)計表、重要照片、論文集、到會國內(nèi)外代表名單等由主辦單位在會議結(jié)束后一個月內(nèi)，交對外交流與合作部，經(jīng)整理后交學(xué)校檔案館歸檔�？偨Y(jié)提綱和統(tǒng)計表可從我部主頁下載。

二、申報程序

1、由會議的學(xué)術(shù)負責(zé)人填寫“浙江大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會議申報表”（從我部主頁下載），經(jīng)學(xué)院外事負責(zé)人簽字和蓋院章，提前一年交對外交流與合作部。涉及敏感問題的會議還需加附擬參會人員名單。

2、會議申請表由對外交流與合作部主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，根據(jù)會議規(guī)模和是否涉及敏感問題，報主管校長或教育部審批。

3、會議審批時間：學(xué)校審批：2周

教育部審批：2－3個月

三、參會外國代表的邀請

1、一般參會人員

（1）會議主辦單位填寫“邀請外國代表一覽表”（從我部主頁下載），由學(xué)院外事負責(zé)人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部審批；（2）審批時間：3天；（3）由對外交流與合作部代表學(xué)校簽發(fā)“被授權(quán)單位簽證通知表”；（4）主辦單位將“被授權(quán)單位簽證通知表”郵寄給受邀代表，對方持表到中國駐所在國的使領(lǐng)館辦理入境簽證手續(xù)。

2、副部級以上和前政要人士參會代表的邀請

（1）填“邀請外國代表一覽表”，并附被邀人中文簡歷，經(jīng)學(xué)院外事負責(zé)人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部，由對外交流與合作部報教育部審批；

（2）審批時間：2－3個月；

（3）對外交流與合作部收到教育部批件后，代表學(xué)校簽發(fā)“被授權(quán)單位簽證通知表”；

3、臺灣人士參會

（1）由會議主辦單位填“臺灣參會人員一覽表”，（從我部主頁下載）經(jīng)學(xué)院外事負責(zé)人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部港澳臺辦，由港澳臺辦報省臺辦審批。

（2）得到批準(zhǔn)后，會議主辦單位正式向?qū)Ψ桨l(fā)邀請，對方持臺胞證辦理入境手續(xù)。

4、港澳人士參會

由會議主辦單位發(fā)邀請，對方持回鄉(xiāng)證直接入境。

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