采購(gòu)跟單
采購(gòu)員工作流程
i進(jìn)貨訂單
"進(jìn)貨訂單"是進(jìn)貨業(yè)務(wù)的起點(diǎn)。
在企業(yè)的日常運(yùn)作過(guò)程中,經(jīng)常需要根據(jù)企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況制訂進(jìn)貨計(jì)劃,在本軟件中以輸入一張進(jìn)貨訂單實(shí)現(xiàn)。
ii進(jìn)貨開(kāi)票
當(dāng)進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),需要做一張"進(jìn)貨單"。
進(jìn)貨業(yè)務(wù)有兩種類型,訂單類進(jìn)貨和非訂單類進(jìn)貨;訂單類進(jìn)貨業(yè)務(wù)通過(guò)獲取進(jìn)貨訂單來(lái)進(jìn)行開(kāi)進(jìn)貨票;非訂單類進(jìn)貨業(yè)務(wù),直接開(kāi)進(jìn)貨單。
"進(jìn)貨單"存盤后生成一張"未審核進(jìn)貨單";
只"保存"不"審核"的"進(jìn)貨單"不增加商品庫(kù)存;
只有經(jīng)過(guò)審核的"進(jìn)貨單"才增加商品庫(kù)存,同時(shí)增加"應(yīng)付賬款";
在進(jìn)貨開(kāi)票時(shí)可以選擇"最近進(jìn)價(jià)"或"進(jìn)貨價(jià)"作為缺省進(jìn)貨單價(jià);
在開(kāi)進(jìn)貨單的同時(shí)允許增加新供應(yīng)商、新商品或新職員。
iii進(jìn)貨審核
進(jìn)貨單保存后生成一張"未審核進(jìn)貨單"。
"未審核進(jìn)貨單"通過(guò)"進(jìn)貨審核"便成為"已審核進(jìn)貨單"。
"進(jìn)貨審核"使商品的庫(kù)存數(shù)量增加,同時(shí)增加"應(yīng)付賬款"。
iv進(jìn)貨退回
本模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)貨退回單的管理和控制。
本模塊可以處理"原單進(jìn)貨退回"和"非原單進(jìn)貨退回"。
"進(jìn)貨退回"將減少庫(kù)存數(shù)量。
v進(jìn)貨結(jié)算
采購(gòu)員工作流程
"進(jìn)貨結(jié)算"模塊可以對(duì)已審核的但未結(jié)算清的進(jìn)貨單進(jìn)行結(jié)算。
"進(jìn)貨結(jié)算"的結(jié)果使"應(yīng)付賬款"減少。
vi預(yù)付款管理
在進(jìn)貨業(yè)務(wù)中,有些需要提前預(yù)付定金,本模塊便可實(shí)現(xiàn)該功能。
做進(jìn)貨結(jié)算時(shí),可以用預(yù)付款沖抵應(yīng)付款。
當(dāng)"進(jìn)貨結(jié)算單"上的"付款總額"大于"付款合計(jì)"時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)將余款轉(zhuǎn)為預(yù)付款。
預(yù)付款應(yīng)可輸負(fù)數(shù)。buyer.top-sales.com.cn
采購(gòu)部工作流程與管理制度1、總則
為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理,提高采購(gòu)工作的效率,制定本制度。所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開(kāi)展工作。采購(gòu)部經(jīng)理對(duì)采購(gòu)員及庫(kù)管員進(jìn)行考核和管理。
2、采購(gòu)部經(jīng)理職責(zé):
1)負(fù)責(zé)組織公司所銷售產(chǎn)品的采購(gòu)。
2)對(duì)庫(kù)房的管理工作負(fù)責(zé)。
3)做好銷售員與供方之間的聯(lián)系工作。
4)幫助銷售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。
5)對(duì)本部門員工制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。
6)對(duì)本部門員工的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)負(fù)責(zé)。
7)對(duì)員工進(jìn)行嚴(yán)格管理,根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎(jiǎng)勵(lì)或處罰建議。
8)嚴(yán)格內(nèi)部管理,抓好各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí),對(duì)本部門辦公設(shè)備的使用及管理負(fù)責(zé)。責(zé)任到人,發(fā)現(xiàn)問(wèn)
采購(gòu)員工作流程
題及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)提出獎(jiǎng)懲建議。
9)負(fù)責(zé)制定工作計(jì)劃,監(jiān)督工作計(jì)劃的執(zhí)行及完成情況。
3、庫(kù)管員職責(zé):
1)早盤查(點(diǎn)貨備發(fā))、晚清帳(當(dāng)日工作當(dāng)日完)。
2)提供及時(shí)準(zhǔn)確的貨物,做好后勤保障。具體要求:訂單一發(fā),必須及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確的了解貨物的運(yùn)行狀態(tài),即時(shí)登報(bào)信息,直至合同完成、存檔。
3)負(fù)責(zé)庫(kù)房日常管理事務(wù)。
4)檢查庫(kù)存產(chǎn)品狀況。
5)按規(guī)定收發(fā)物料。
6)物料進(jìn)庫(kù)儲(chǔ)位的籌劃與排放,
7)填寫(xiě)庫(kù)房相關(guān)數(shù)字登錄到ERP。
8)配合盤點(diǎn)庫(kù)房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行。
9)物料的搬運(yùn)和庫(kù)房廢次品的回收及保管。
10)對(duì)來(lái)料來(lái)貨及時(shí)入庫(kù),儲(chǔ)放安全以防倒塌、遺失或變質(zhì)。
11)維護(hù)和管理搬運(yùn)工具。
4、流程:
1)采購(gòu)流程:
A收到銷售部從ERP發(fā)來(lái)的訂單
B審批確認(rèn)
C詢價(jià)、比價(jià)
D采購(gòu)部經(jīng)理審批(重大合同向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示)
采購(gòu)員工作流程
E簽訂采購(gòu)合同
F復(fù)印后,將原始合同整理裝訂年末存檔
2)付款流程:
A在ERP內(nèi)錄入付款申請(qǐng)單
B采購(gòu)部經(jīng)理審核
C副總經(jīng)理審批
D財(cái)務(wù)部付款。
3)收貨流程:A直發(fā):
a.根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨
b.供貨方傳真提貨單
c.通知銷售內(nèi)勤已發(fā)貨
d.銷售部?jī)?nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認(rèn)
e.采購(gòu)員辦理入庫(kù)手續(xù)
f.銷售部?jī)?nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫(kù)手續(xù)B轉(zhuǎn)發(fā):
a.根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨
b.供貨方傳真或郵寄提貨單
c.通知辦公室相關(guān)人員提貨
d.提貨人員將貨物交庫(kù)管員并辦理交接手續(xù)
e.采購(gòu)員清點(diǎn)貨物并辦理ERP入庫(kù)手續(xù)
4)收進(jìn)項(xiàng)發(fā)票流程:
a.催供貨方開(kāi)具發(fā)票
b.核對(duì)開(kāi)票內(nèi)容
c.錄入ERP
d.將發(fā)票交財(cái)務(wù)部簽收。
5)出庫(kù)流程:
a.庫(kù)管員收到銷售部銷售內(nèi)勤發(fā)出的ERP出庫(kù)申請(qǐng)
b.庫(kù)管員備貨并復(fù)核
c.交辦公室發(fā)貨
d.辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內(nèi)勤
5、采購(gòu)管理制度:
1)建立好供方及用戶檔案,并做好工作記錄。
2)建立、建全比價(jià)制度,保證采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。
3)建立客戶資料管理(表)冊(cè),新客戶開(kāi)發(fā)一覽表,競(jìng)爭(zhēng)同行動(dòng)向一覽表,售后服務(wù)管理表。
4)每周末將上周付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總在周例會(huì)上做總結(jié),并提出本周用款計(jì)劃。
5)簽訂采購(gòu)合同后,應(yīng)全面了解發(fā)貨情況,如不能及時(shí)供貨,應(yīng)將原因提前十日通知銷售內(nèi)勤
6)所有貨物一律開(kāi)箱驗(yàn)收,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系,盡早解決。
7)采購(gòu)部負(fù)責(zé)所采購(gòu)貨物的入庫(kù)手續(xù)。貨到后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)貨完畢后,及時(shí)按
操作規(guī)程準(zhǔn)確登錄ERP。
8)采購(gòu)部每月5日前,將上一月的采購(gòu)合同編號(hào)整理成冊(cè)
9)違反上述規(guī)章制度,視情節(jié)罰款50-500元。6、庫(kù)房管理制度:
1)庫(kù)房由專人管理,各種貨物登記,做到帳物相符,非庫(kù)房管理人員不得私自進(jìn)入庫(kù)房,拒絕任何人在庫(kù)房逗留。
2)保持庫(kù)房的整潔、有序。庫(kù)區(qū)禁止吸煙,杜絕煙火隱患,如有違反罰款100元。
3)所有貨物依據(jù)銷售部門或合同號(hào)合理存放。
4)任何出入庫(kù)物品都要履行手續(xù),見(jiàn)單發(fā)貨,領(lǐng)用登記。
5)保證貨物完整出庫(kù)、應(yīng)有裝箱單、發(fā)貨清單(一式兩份)和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時(shí)、準(zhǔn)確出庫(kù)。
6)接到出庫(kù)申請(qǐng)后根據(jù)合同內(nèi)容進(jìn)行備貨,并由領(lǐng)貨人簽字方可辦理出庫(kù)。
7)出庫(kù)返回單,應(yīng)由銷售內(nèi)勤保管(需方簽字)。
8)對(duì)客戶所需樣品及實(shí)驗(yàn)品,庫(kù)管員及時(shí)登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、退回時(shí)間。退回后應(yīng)妥善保管。
9)庫(kù)管員每月第三周的周六對(duì)庫(kù)房盤點(diǎn),并將盤點(diǎn)結(jié)果在次日?qǐng)?bào)副總經(jīng)理。
10)違反上述規(guī)章制度,視情節(jié)罰款50-500元。
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1.0目的
1.1規(guī)范采購(gòu)跟單業(yè)務(wù)及其相關(guān)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)操作流程;1.2規(guī)范庫(kù)存物料變更及庫(kù)存物料控制流程;1.3適應(yīng)SCM系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作方式。
2.0范圍
2.1本規(guī)定適用于TCL空調(diào)器(中山)有限公司采購(gòu)部采購(gòu)跟單主業(yè)務(wù)的控制管理。3.0定義
3.1長(zhǎng)線物料:物料采購(gòu)周期超過(guò)周滾動(dòng)計(jì)劃提前期;3.2短線物料:物料采購(gòu)周期在周滾動(dòng)計(jì)劃提前期之內(nèi);3.3采購(gòu)周期:從下采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單至物料回廠之間的時(shí)間段。
4.0職責(zé)
4.1內(nèi)銷計(jì)劃部提供《XX年XX周滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃》;
4.2海外中心計(jì)劃科提供長(zhǎng)線物料的滾動(dòng)計(jì)劃和出口機(jī)要貨計(jì)劃;
4.3設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)部編制標(biāo)準(zhǔn)BOM,技術(shù)工藝部根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)BOM編制對(duì)應(yīng)的制造BOM;
4.4制造部生管課負(fù)責(zé)于SCM系統(tǒng)中編制周滾動(dòng)計(jì)劃、周包裝作業(yè)計(jì)劃、小批試制生產(chǎn)訂單、
生產(chǎn)計(jì)劃更改;
4.5制造部?jī)善髡n負(fù)責(zé)于SCM系統(tǒng)中編制兩器生產(chǎn)訂單;
4.6設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)部提供小批試制通知單,由制造生管課錄入SCM系統(tǒng);4.7采購(gòu)課采購(gòu)員負(fù)責(zé)按采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)及回料交期和數(shù)量的跟進(jìn);
4.8采購(gòu)課物控計(jì)劃負(fù)責(zé)庫(kù)存分析及控制、采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單的校對(duì),并與銷售部門溝通,作好長(zhǎng)線
物料及其它緊缺物料的備貨控制;
4.9制造部倉(cāng)庫(kù)管理課負(fù)責(zé)物料入庫(kù)和出庫(kù)作業(yè)管理;
5.0流程與規(guī)范
5.1采購(gòu)跟單業(yè)務(wù)操作流程與規(guī)范5.1.1長(zhǎng)線物料采購(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)范
5.1.1.1內(nèi)銷計(jì)劃部須按規(guī)定時(shí)間提供下月度四周滾動(dòng)計(jì)劃,外銷計(jì)劃科須于每月的10號(hào)
或之前提供下月度的緊缺長(zhǎng)線物料(如壓縮機(jī)等)滾動(dòng)需求計(jì)劃(N月10號(hào)提供N+1月四周滾動(dòng)計(jì)劃);
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5.1.1.2壓縮機(jī)采購(gòu)根據(jù)審批后的“年度生產(chǎn)大綱”、“四周滾動(dòng)計(jì)劃”按其相應(yīng)的供貨周
期提前下達(dá)月需求采購(gòu)訂單,每月再根據(jù)“周包裝計(jì)劃”實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量進(jìn)行調(diào)整訂購(gòu)數(shù)量和交期;
5.1.1.3銅管、鋁箔、輔料根據(jù)“四周滾動(dòng)計(jì)劃”,由相關(guān)采購(gòu)員于每月18號(hào)前下達(dá)下月
的整月需求采購(gòu)計(jì)劃,物控計(jì)劃校對(duì)、采購(gòu)課長(zhǎng)審核后,采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)手工采購(gòu)訂單,并每周根據(jù)“周包裝計(jì)劃”進(jìn)行調(diào)整訂購(gòu);
5.1.2短線物料采購(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)范
5.1.2.1總裝正常批次物料:制造部生管課須按“周包裝計(jì)劃”每周二12:00前在SCM
系統(tǒng)中下達(dá)第N+2周周包裝作業(yè)計(jì)劃,采購(gòu)員于每周二22:00前根據(jù)SCM系統(tǒng)采購(gòu)建議下達(dá)請(qǐng)購(gòu)單,經(jīng)物控計(jì)劃校對(duì)后下達(dá)采購(gòu)訂單,采購(gòu)周期(包含提前期1天、檢驗(yàn)周期1天和下單周期1天,共3天)需≥12天(示意圖如下);
5.1.2.2兩器物料:兩器排程計(jì)劃下達(dá)必須在生管課包裝計(jì)劃下達(dá)后第二天中午12:00前完成流程審核,兩器排程若有變更必須于當(dāng)天20:00前完成。總裝物料的回料期為9
天,即比包裝計(jì)劃提前二天回料;對(duì)兩器物料,端板回料期為5天,其余兩器物料回料期為6天;
5.1.2.3小批試制物料:制造部生管課根據(jù)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)部《小批試制通知單》直接錄入SCM系統(tǒng),生產(chǎn)時(shí)間按采購(gòu)會(huì)簽時(shí)間給定;
5.1.2.4提前備貨物料:因采購(gòu)環(huán)境的變動(dòng),造成短線物料采購(gòu)周期超出周滾動(dòng)計(jì)劃提前期由采購(gòu)員根據(jù)周滾動(dòng)計(jì)劃或出口機(jī)要貨計(jì)劃的機(jī)型編制相應(yīng)物料的備貨計(jì)劃,格式見(jiàn)備貨通知表格1-1,物控計(jì)劃員根據(jù)物料屬性和相關(guān)預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)信息校對(duì)備料計(jì)劃;5.1.2.5補(bǔ)充條例:
5.1.2.5.1返包機(jī)/包修機(jī)的物料申購(gòu)按照《物料申購(gòu)管理規(guī)定》相關(guān)要求進(jìn)行處理;5.1.2.5.2因各種原因需補(bǔ)訂物料的,具體申購(gòu)要求見(jiàn)《物料申購(gòu)管理規(guī)定》;
5.1.2.5.3采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)量計(jì)算公式為:訂量=批量*單量*(1+損耗百分率)+安全庫(kù)存(A)-4下達(dá)請(qǐng)購(gòu)單及采購(gòu)訂單1天總裝物料采購(gòu)周期≥12天
9天總裝物料回料期端板5天,其余物料6天兩器物料回料期檢驗(yàn)期提前期1天1天TCL空調(diào)器(中山)有限公司體系文件
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在途量-可用庫(kù)存,但結(jié)果須大于等于最小訂購(gòu)量(Min)和小于等于最大訂購(gòu)量(Max);5.1.2.5.4SCM系統(tǒng)中的“安全庫(kù)存量”由制造部提出,采購(gòu)部會(huì)簽后維護(hù)到系統(tǒng),“最小
訂購(gòu)量”、通用物料“采購(gòu)批量”由采購(gòu)部各采購(gòu)員提出申請(qǐng),采購(gòu)部物控計(jì)劃校對(duì)審批后維護(hù)到系統(tǒng);
5.1.2.5.5正常物料請(qǐng)購(gòu)單直接由物控計(jì)劃員校對(duì)后生效,采購(gòu)訂單須經(jīng)采購(gòu)課課長(zhǎng)批準(zhǔn)生
效,物料采購(gòu)變更訂單須采購(gòu)課課長(zhǎng)審批生效。
5.1.2.5.6物料供應(yīng)異常情況,需及時(shí)填寫(xiě)反饋,格式見(jiàn)物料信息反饋單表格1-2,制造部生
管課會(huì)簽后根據(jù)確認(rèn)后的交貨期調(diào)整相應(yīng)生產(chǎn)計(jì)劃,供應(yīng)鏈管理課會(huì)簽作為考核供應(yīng)商依據(jù)。
5.2物料控制流程和規(guī)范
5.2.1因設(shè)計(jì)、工藝變更造成的制品,由技術(shù)部門給出相應(yīng)處理方案,因計(jì)劃變更造成制品
由計(jì)劃部門負(fù)責(zé)在后續(xù)計(jì)劃中協(xié)調(diào)處理,制造部物控員做好記錄和跟蹤,每月發(fā)出一份制品統(tǒng)計(jì)表;
5.2.2制造部物控員根據(jù)“變更通知單”中的設(shè)計(jì)處理方案和庫(kù)存對(duì)變更所造的制品給出處
理意見(jiàn),倉(cāng)庫(kù)根據(jù)制品處理意見(jiàn)對(duì)制品進(jìn)行處理。對(duì)于報(bào)廢、呆滯、用于特定機(jī)型或批次當(dāng)中的物料首先必須做相應(yīng)的移位處理,即貨位的相關(guān)移動(dòng)。
5.2.3合格狀態(tài)物料,因變更或其它某種原因致使不能使用,設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)部或技術(shù)工藝部必須
通過(guò)“變更通知單”或技術(shù)、工藝通知單對(duì)庫(kù)存進(jìn)行處理和說(shuō)明。倉(cāng)庫(kù)管理課進(jìn)行相應(yīng)的移貨位處理,采購(gòu)員根據(jù)技術(shù)文件進(jìn)行補(bǔ)采購(gòu)作業(yè);5.2.4采購(gòu)部物控計(jì)劃負(fù)責(zé)對(duì)以上各點(diǎn)操作進(jìn)行跟蹤、監(jiān)控。
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采購(gòu)跟單業(yè)務(wù)主流程文件編號(hào):TX-C.05.01
6.0工作流程圖
采購(gòu)跟單主業(yè)務(wù)流程內(nèi)銷計(jì)劃部/外銷計(jì)劃科制造部設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)部技術(shù)工藝部采購(gòu)部采購(gòu)課采購(gòu)部供應(yīng)鏈管理課年度生產(chǎn)大綱存檔、傳遞長(zhǎng)線緊缺物料產(chǎn)銷平衡流程根據(jù)供應(yīng)市場(chǎng)情況制定“年度訂購(gòu)計(jì)劃”,并報(bào)部長(zhǎng)批準(zhǔn)和公司領(lǐng)導(dǎo)終批1、壓縮機(jī)、輔料、銅管、鋁箔長(zhǎng)線物料月度需求采購(gòu)計(jì)劃及采購(gòu)訂單2、短線物料備貨計(jì)劃演變周滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃周包裝計(jì)劃無(wú)BOM編制標(biāo)準(zhǔn)BOM編制制造BOM根據(jù)包裝計(jì)劃調(diào)整長(zhǎng)線物料及備貨物料采購(gòu)有BOM采購(gòu)流程在SCM系統(tǒng)下達(dá)周包裝計(jì)劃及兩器生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)短線物料請(qǐng)購(gòu)單及采購(gòu)訂單出口機(jī)要貨計(jì)劃出口機(jī)合同評(píng)審演變出口機(jī)預(yù)測(cè)滾動(dòng)需求計(jì)劃確定、存檔、傳遞TCL空調(diào)器(中山)有限公司體系文件
采購(gòu)跟單業(yè)務(wù)主流程文件編號(hào):TX-C.05.01
7.0相關(guān)數(shù)據(jù)及表格
7.1備貨通知表1-17.2物料信息反饋單1-2
TCL空調(diào)器(中山)有限公司
采購(gòu)備貨通知單
供貨廠家:序號(hào)物料代碼123物料名稱備貨數(shù)量交貨時(shí)間備貨原因備注:具體數(shù)量和交貨日期以訂單為準(zhǔn),若有疑問(wèn)請(qǐng)與TCL空調(diào)器中山采購(gòu)課聯(lián)系.TEL:FAX:3134977
通知日期:編制:審核:批準(zhǔn):
物料信息反饋單
序號(hào)機(jī)型/物料名稱數(shù)量批次號(hào)下單日期訂單號(hào)供應(yīng)商訂單交貨日廠家回計(jì)劃生備注復(fù)交期產(chǎn)日期原因分析及解決方案生產(chǎn)部意見(jiàn)供應(yīng)商管理課意見(jiàn)
8.0相關(guān)術(shù)語(yǔ)
8.1周滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃;8.2周包裝計(jì)劃;8.3出口機(jī)要貨計(jì)劃;8.4凍結(jié)貨位;
8.5
可用貨位。
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