檔案管理工作情況匯報

檔案管理工作情況匯報

（宿遷市國家保密局）

在市委辦公室的正確領導下，在市檔案局的大力支持和指導下，我局認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，著力抓好檔案管理的各項基礎設施建設，使我局檔案管理工作步入了科學化、規(guī)范化、制度化的運行軌道，各類檔案的管理、使用工作取得了一定成效，現(xiàn)將我局檔案管理工作開展情況匯報如下：

一、領導重視、組織健全

由于保密部門工作的特殊性，檔案管理顯得尤為重要，我局始終把此項工作放在重要位置，實行領導干部責任制，明確專人負責保密局檔案的管理，不斷創(chuàng)新工作方式，健全管理體制，探索符合本單位工作實際的檔案管理模式。先后投入2萬余元購置檔案柜、檔案盒、檔案裝訂工具等，及時將文件資料清理、歸檔、保存。重視對檔案管理人員的培訓，除積極參加市檔案局組織的業(yè)務培訓外，還多次組織我局檔案管理人員到先進單位、先進地區(qū)學習經(jīng)驗，交流心得，使檔案管理人員業(yè)務水平和工作能力有了明顯提高。

二、制度健全、管理規(guī)范

建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理工作得以有組織、有計劃、有程序的開展。在原有《規(guī)章制度匯編》的基礎上，完善、細化了全局檔案管理的各項要求，規(guī)范、充實了《檔案管理制度》的內(nèi)容，使文件材料從制作、接收、傳遞、辦理到整理、歸檔都進行嚴格的規(guī)范，實行文件一月一清理制度，詳細整理每一年的各類文件資料，編制索引目錄，對清理人、核對人進行登記，明確責任。

三、創(chuàng)新方式、提高效率

我局按檔案規(guī)范化管理標準，要求全體工作人員都參與檔案的收集、整理，理順內(nèi)部關系，完善各個環(huán)節(jié)的工作，消除了各部門之間相互推諉、扯皮現(xiàn)象，解決了管理缺位、協(xié)調(diào)不暢的問題。要求檔案管理人員對未歸檔的文件及時清理、歸檔，對已歸檔的文件進行再次清理，建立目錄索引，便于日后文件檢索。在此基礎上，我局還充分發(fā)揮局域網(wǎng)的優(yōu)勢，應用信息技術，建立電子目錄索引，實現(xiàn)了文書檔案目錄的快速查閱和迅速傳遞，為各處室參閱文件資料節(jié)約了大量時間，提高了工作效率。

通過一系列的努力，我局檔案管理水平有了一定的提高，檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化、信息化的發(fā)展軌道，但與檔案工作的標準化管理還有一定差距。在今后的工作中我們將進一步明確檔案管理責任、規(guī)范檔案管理制

度、創(chuàng)新檔案管理方式，不斷提高我局檔案管理工作的能力和水平。

201*年9月10日

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南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程

建設管理單位

檔案自檢工作報告

南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程建設處

二○一○年四月

南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程

檔案自檢工作報告

一、工程概況

金牛山水庫系我區(qū)五座中型水庫之一，始建于1958年11月，為南京市最大的一座中型水庫。總庫容9286萬立方米，興利庫容5165萬立方米，汛控水位21.5米，防洪庫容3861萬立方米。江蘇省發(fā)展和改革委員會于201*年2月22日以蘇發(fā)改農(nóng)經(jīng)發(fā)[201*]147號文批復其初步設計，工程總投資5405萬元，施工總工期為14個月，工程主要建設內(nèi)容為：大壩加固、溢洪閘翻建、輸水涵洞翻建、金屬結(jié)構(gòu)與電氣設備更新，以及工程管理設施改造等。工程共分為4個單位工程。

工程的項目法人為南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程建設處，主管部門為南京市六合區(qū)水利局，設計單位為南京市水利規(guī)劃設計院有限責任公司，監(jiān)理單位為江蘇省水利工程科技咨詢有限公司，土建與安裝施工單位為南京市水利建筑工程有限公司，金屬結(jié)構(gòu)制造單位為江蘇省水利機械制造有限公司，液壓啟閉機制造單位為江蘇中顯機械有限公司，自動化安裝單位為南京河海南自科技有限公司，質(zhì)量安全監(jiān)督單位為：南京市水利工程質(zhì)量安全監(jiān)督站。

金牛山水庫除險加固工程于201*年9月30日正式開工建設，至201*年汛期前，溢洪閘翻建、輸水涵洞翻建、主壩加固等主體工程建設全部完工，201*年6月29日水下工程通過省市驗收；201*年6月29日-201*年7月5日南京水利科學研究院進行了蓄水安

全鑒定；201*年11月工程完工；201*年3月26日建設處組織了單位工程暨合同工程完工驗收。在工程建設過程中，由于建設管理工作做得比較扎實，201*年2月被省水利廳授予優(yōu)秀項目法人。

二、檔案管理情況

由我處建管的南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程在建設過程中形成了大量的有價值的檔案資料，這些資料是工程建設的真實記錄。我處從工程開工伊始，就十分重視檔案的收集、整理與歸檔工作，把檔案管理工作作為工程建設管理的一個重要方面來抓，做到工程檔案管理與工程建設同步進行。在工程建設中，我處同參建的設計、監(jiān)理、施工等單位一起，齊抓共管，協(xié)調(diào)配合，共同做好檔案管理工作，各參建單位均形成了較為完整、準確、系統(tǒng)的檔案資料。到檔案專項驗收時共形成工程檔案217卷，會計檔案27卷，光盤檔案1卷，照片檔案1卷82張，圖紙889張（其中竣工圖529張）。載體質(zhì)量、案卷質(zhì)量、檔案編目等基本符合規(guī)范化、標準化的要求。

現(xiàn)在我們把在工程建設過程中如何進行資料收集、整理、歸檔的做法總結(jié)一下。

(一)統(tǒng)一思想，深化做好檔案管理工作重要性、必要性認識。我處本著對歷史和人民高度負責的態(tài)度，始終把檔案管理工作納入工程質(zhì)量管理體系來抓，組織廣大參建人員認真學習檔案法、檔案管理條例，深化三個認識。一是深化依法建檔的認識，檔案管理工作是法律賦予工程建設者的職責，應高度重視，認真做好。二是深

化檔案管理與工程建設管理密不可分，是工程建設管理工作一個重要組成部分的認識。三是深化檔案工作不僅是專兼職檔案員的工作，也是全體工程建設管理者工作的認識。除了檔案人員必須熟悉檔案業(yè)務知識，每個工程建設管理者都應具備必要的檔案管理知識。只有這樣，才能增強全員檔案意識，確保檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)能達到規(guī)范化。通過深化三個認識，提高了各單位做好檔案管理工作的自覺性與主動性:增強了檔案管理人員愛崗敬業(yè)、無私奉獻的精神。

（二）加強領導，確保責任到位。為了從組織上保證工程檔案管理工作的正常開展，根據(jù)“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則，我處以六金建[201*]14號文成立了由主任任組長，副主任和技術負責人任副組長，專職檔案管理員為成員的建設處檔案工作管理機構(gòu)，負責建設處檔案管理的領導與協(xié)調(diào)工作。另以六金建[201*]15號文成立了由主任任組長，技術負責人、總監(jiān)、項目經(jīng)理任副組長，各參建單位專職檔案管理人員為成員的本工程檔案工作管理機構(gòu)，負責本工程的檔案管理的領導與協(xié)調(diào)工作。同時明確要求監(jiān)理、施工單位成立相應的檔案管理領導小組，配備專兼職檔案管理人員，形成了自上而下的樹狀管理體系與責任體系，使檔案管理做到人員明確，職責分明。

（三）強化管理，狠抓制度建設。為了提高檔案管理的規(guī)范化、標準化水平，我處依據(jù)檔案管理方面的有關規(guī)定，并結(jié)合工程的實際，以六金建[201*]7號文制訂了《南京市六合區(qū)金牛山水庫除險

加固工程檔案管理要求》，制定了檔案工作人員崗位責任制、檔案利用制度、檔案保管制度、檔案保密制度、立卷歸檔制度，使檔案從收集、歸檔、整理、組卷、利用到鑒定和銷毀均做到有章可循。我處檔案管理工作各項制度公布上墻，便于大家在實際工作中對照執(zhí)行。

（四）注重投入，創(chuàng)建良好的檔案管理設施。為有效地保護和利用檔案，我們在有限的辦公用房中辟出基本符合“八防”要求的臨時檔案資料辦公室，同時我處安排專項資金配備必要的檔案工作設施和設備用于檔案管理。如:空調(diào)、電腦、復印機、檔案柜、數(shù)碼照相機、攝像機、掃描儀、投影儀、打印機、裝訂機等等，從硬件上保障檔案管理工作。

（五）加強學習培訓，提高檔案人員的業(yè)務水平。為了能不斷提升先進的檔案工作方法和理念，提高檔案人員的業(yè)務水平。一是本工程開工后，我們即組織各參建單位的專業(yè)技術人員和檔案管理人員認真學習《檔案法》、《江蘇省水利廳水利基本建設項目(工程)檔案資料管理規(guī)定》等文件和規(guī)范，結(jié)合實際工作深刻領會要領，促進檔案人員強化檔案意識，熟悉業(yè)務知識，在工程建設的第一時間內(nèi)即開展好檔案管理工作。二是積極安排建設處、監(jiān)理、施工單位有關檔案管理工作人員參加省廳、市水利局舉辦的各類檔案工作培訓班，進一步提高業(yè)務水平。遇有新規(guī)范出臺，及時傳達至各參建單位，幫助他們了解新政策、掌握新知識，不斷更新自己的觀念，并在實際工作中立即貫徹執(zhí)行。三是請水利系統(tǒng)業(yè)務方面和省水利

廳、市水利局的專家來檢查、指導工作，及時修正工作中的失誤。通過不斷的學習、培訓和檢查得失，檔案人員的業(yè)務水平不斷提高，檔案工作也跟上時代的步伐，越來越標準化、規(guī)范化。

在學好相關知識的同時，我們結(jié)合工程的實際，編制出切實可行的檔案分類方案，并認真貫徹執(zhí)行。同時，根據(jù)建設過程中出現(xiàn)的具體情況進行修正和完善，尊重資料間歷史的、有機的聯(lián)系，力求所收集的資料真正真實地記錄工程建設全過程。

三、加強指導，確保質(zhì)量到位

為保證項目檔案資料的完整齊全，工作中我們切實加強工程檔案工作的檢查和指導力度。

（一）施工期間，我處技術人員經(jīng)常深入工程現(xiàn)場，了解項目建設和檔案管理工作的進展情況，特別檢查每個重要環(huán)節(jié)和關鍵階段的資料收集情況，做到資料收集與工程進度同步進行。對發(fā)現(xiàn)的問題，首先聽取施工、監(jiān)理等相關單位的情況說明，然后在與工程技術人員充分溝通的基礎上提出建設性意見，對及時整改、保證所收資料的內(nèi)在質(zhì)量、提高參建各方的檔案管理水平等方面起到了良好的促進作用。

（二）著重抓好其它各門類檔案的收集和整編工作。在工作中我們發(fā)現(xiàn)，工程技術人員按照以往的經(jīng)驗，對施工資料收集得比較齊全。但對工程前期資料、監(jiān)理、聲像、設備和財務資料有所忽略，特別是對聲像、設備和財務資料的規(guī)范化整編不甚了解。針對這一情況，我們加強了這幾類資料的檢查力度，并結(jié)合會計、設備和照

片等門類檔案的整編規(guī)定，具體地指導整編方法，有效保證了各工程各門類資料的齊全完整和制作規(guī)范。

（三）確�？⒐�圖質(zhì)量�？⒐�圖是工程的實際反映，是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到圖物相符。施工過程中常涉及一定數(shù)量的設計變更，除了相關的文件資料，這些變更應該在竣工圖中得到最直觀的體現(xiàn)。但在以前的實際工作中，我們也發(fā)現(xiàn)一些非重大設計變更在竣工圖上被忽略，造成竣工圖與現(xiàn)場實際不盡相符的現(xiàn)象。為此，我們特別強調(diào)在編制竣工圖的注意事項，要求參建各方在各自的環(huán)節(jié)切實把好竣工圖質(zhì)量關，確保圖物相符，圖面整潔、清晰，加蓋竣工圖章并簽署完備。

四、對照標準，規(guī)范整理

目前，我處依據(jù)工程檔案資料整編方面的國家標準、行業(yè)規(guī)定及水利部、省水利廳、省建管局的有關文件要求，積極開展檔案的收集、歸檔、分類及組卷等各項整編工作，力求做到規(guī)范化、標準化。

（一）工程檔案的收集、整理、歸檔與工程建設實行“四同步”。

我處在工程建設管理中做到:工程從招投標時，就同時進行文件材料的收集、積累和整理工作;簽署施工、監(jiān)理合同時，對工程檔案(包括竣工圖)的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求;檢查工程進度與施工質(zhì)量時，同時檢查工程檔案的收集、整理情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改，保證工程檔案的收集整理做到及時、準確、

完整;進行單元、分部及單位工程質(zhì)量等級評定和驗收時，同時驗收應歸檔的文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔。通過實行"四同步"，保證了工程檔案資料的收集整理的完整、準確、系統(tǒng)。

（二）工程檔案資料的分類、案卷題名、竣工圖制作及電子檔案制作實行“四統(tǒng)一”。

由于工程參建單位多，各單位的起點、水準不同，人員素質(zhì)參差不齊，對檔案整理的標準、規(guī)定理解也各不相同，因而只有對工程檔案實行“四統(tǒng)一”，才能保證檔案整編的規(guī)范化和標準化。

1、統(tǒng)一分類目錄。我處按照省水利廳蘇水辦[201*]1號文《關于印發(fā)的通知的要求，將工程的目錄分為綜合類、施工文件、監(jiān)理文件3大類，同時又針對本工程的特點，將施工文件與監(jiān)理文件細化為從開工報告到竣工圖，并對其中的單元、分部、單位工程質(zhì)檢、質(zhì)評及報驗資料按順序編排了詳細的目錄，具有很強的操作性與實用性，做到我處建管的單位工程目錄編排一致，為整個檔案匯編立卷打下堅定的基礎。

2、統(tǒng)一案卷題名的格式。我處按照《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/Tl1822-201*)規(guī)定的標準統(tǒng)一到江蘇省檔案館購由省檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的檔案盒;案卷脊背統(tǒng)一用100g白紙制作，做到尺寸統(tǒng)一，字體與字號統(tǒng)一，使案卷的外觀做到整齊劃一。

3、統(tǒng)一制作竣工圖。我處要求各施工單位將設計變更資料及

準確的現(xiàn)場測量資料統(tǒng)一提供給專業(yè)人員繪制竣工圖，以確�？⒐�圖制作的精度，做到圖物相符，真實反映工程的實際。

4、統(tǒng)一制作相關電子檔案。我處要求各施工單位在工程完工驗收時，向我處移交實物檔案的同時，一并移交卷內(nèi)目錄電子版及刻錄成光盤的竣工圖，由我處統(tǒng)一編制案卷目錄電子檔案及完整的竣工圖電子版，以便工程檔案的查找與利用。

（三）抓好檔案立卷質(zhì)量工作。

1、文件材料來源力求正本原始件，盡量不使用附件，尤其是重要文件材料如項目批復、合同等絕不馬虎。若多個卷冊同時使用一份文件必須使用復印件的在卷內(nèi)備考表中指出原件存檔的所在案卷。

2、對編目組卷工作，力求使文件材料有序、編目正確，符合檔案上的規(guī)章制度，認真寫好卷面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表這三張表，對案卷內(nèi)的文件材料認真編頁號，并由他人核對，盡力避免重編漏編。

3、對竣工圖尤其嚴格把關，要求施工單位提供的竣工圖一定要蓋水利廳下發(fā)的統(tǒng)一樣式的標準竣工章，并填寫認真準確，對不符合歸檔要求的拒收，直至合格為止。

五、開發(fā)資源，提高檔案的實際利用效果

隨著新時期檔案工作要求的不斷提高和計算機及網(wǎng)絡技術在各領域的廣泛運用，檔案資料的管理也進入了一個網(wǎng)絡化、數(shù)字化的新時代。我們在確保紙質(zhì)檔案齊全完整、制作良好的同時，加大

投入，運用更先進的現(xiàn)代化手段管理工程檔案。在本工程的檔案管理中啟用了省水利廳提供的“世紀科怡檔案管理系統(tǒng)”開發(fā)軟件對工程檔案資料進行優(yōu)化管理。雖然在應用過程中遇到了一些困難，但在省廳、市水利局專家的大力幫助和支持下，已經(jīng)基本取得了預期效果。

六、加強考核，確保獎懲到位

檔案工作是一項非常重要但相對枯燥、煩瑣的工作，檔案人員除了有較高的業(yè)務水平，還要有熱愛本職工作、盡職盡責的良好職業(yè)道德，才能做好檔案工作。檔案管理人員在文件收集與整編過程中付出了大量心血和辛勤汗水，但卻默默無聞、身居背后。有時甚至還要面對不夠理解和配合的抱怨等等。為充分調(diào)動檔案人員積極性，我們把檔案管理工作納入考核范圍。對責任心強、耐得住清苦工作，并有良好的職業(yè)道德的相關檔案管理人員給予表彰和獎勵。對不重視檔案工作的參建單位，我們及時提醒，嚴格要求。對責任心不強、業(yè)務不熟悉、態(tài)度不端正的檔案人員，我們堅持不顧情面，及時撤換，確保獎懲到位。

七、自我評價

金牛山水庫除險加固工程檔案工作保障體系健全，有效地保障了項目檔案工作的順利進行；歸檔文件材料的內(nèi)容完整、準確、系統(tǒng)，歸檔手續(xù)、時間與檔案移交符合要求；積極開展了檔案信息化工作。自檢結(jié)論：南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程檔案文件符合水利部《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》、《江蘇省水利

廳水利基本建設項目(工程)檔案資料管理規(guī)定》、建設處制定的《南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程檔案管理要求》等要求。自檢得分99分（簽訂有關合同協(xié)議時，同時提出歸檔要求扣1分），檔案資料整編質(zhì)量自評優(yōu)良。

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