預(yù)約客人來訪接待流程Microsoft Word 文檔

預(yù)約客人來訪接待工作流程

前臺接待主管前臺接待專員客人各職能部門

開始①整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來訪者情況②確認(rèn)與提醒訪問事宜配合③來訪登記來訪④通知被訪者客人等待⑤確認(rèn)來訪并告知相關(guān)事宜⑥引領(lǐng)會見準(zhǔn)備接待來訪客人接待來訪客人審核⑦來訪信息錄入，記錄匯總送走客戶⑧存檔結(jié)束

預(yù)約客人來訪接待工作流程說明

任務(wù)概要節(jié)點控制①預(yù)約客人來訪接待工作管理相關(guān)說明各部門人員將預(yù)約客人情況知會前臺，前臺接待專員每日匯總當(dāng)日預(yù)約記錄，整理出當(dāng)天已事先預(yù)約的來訪者單位、職務(wù)、時間、事由、接待者②③④⑤⑥⑦⑧

通過電話等方式提醒相關(guān)同事，確認(rèn)客人到訪事宜客人到訪，禮貌相迎并讓其填寫《公司來訪客人登記表》確認(rèn)客人身份及訪問對象、事由，及時通知被訪問者，并安排客人等候被訪者確認(rèn)來訪后告知讓客人等候及地點等事項前臺接待專員指引或親自引領(lǐng)客人到指定的場所等待會見送走客人后，前臺接待專員將來訪客人信息錄入相關(guān)信息系統(tǒng)當(dāng)日來訪客人信息的及時匯總，報前臺接待主管審核后存檔

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1.在接到客人通知要來訪時,須問明來訪時間、來訪目地及來訪人員;了解信息后通知各相關(guān)部門進(jìn)行準(zhǔn)備;

2.在客人來訪約定的時間前,先確認(rèn)客人具體到達(dá)的時間,，他說：想發(fā)財就去萬通商聯(lián)找優(yōu)質(zhì)餐具供貨商！,并先行準(zhǔn)備:公司簡介及飲用水;若在夏天,則須提前5~10分鐘開好冷氣;且須注意個人儀表,衣著整齊等;

3.客人到廠時,若允許,應(yīng)至門口迎接,帶路時應(yīng)走在客人左前方二、三步左右,帶到會議室后,將客人讓到離門遠(yuǎn)的一邊就坐;面對客人要抬頭挺胸,表面出有自信,要給客人留下好的印象;

4.與客人交換名片后,將名片按職位順序擺放在桌上,方便在記憶與自已談話的是哪一位;

5.問請客人需要喝什么,有什么特殊要求;一般歐美人喜歡喝可樂,日本人喜歡喝茶、無糖咖啡;送茶時,須繞到客人座位后面將茶放在客人右手邊;若客人來訪時間較長,須記得每二小時換一次飲料;

6.若到訪的為老客戶,來訪目的為檢討品質(zhì)或檢討模具狀況,則在客人到訪前,招集相關(guān)部門準(zhǔn)備好資料并出席陪同;7.若到訪的為新客人,則安排進(jìn)行公司簡介,并帶客人到廠內(nèi)參觀(按目前廠內(nèi)狀況,規(guī)劃出一條固定路線),在帶路過程中,針對設(shè)備及辦公室進(jìn)行一些介紹;

8.回到會議室后,詢問客人對工廠參觀的感想,并認(rèn)真的記錄客人的每一個建議,針對客人參觀工廠的疑問逐一解釋;

9.客人來訪期間,切忌出現(xiàn)只有客人單獨在會議室的現(xiàn)象,期間一定要有人陪同;

10.若客人到訪時間較長,須請客人用餐,一般以商業(yè)式簡餐,招待即可;

11.客人結(jié)束來訪時,須送至門口,待客人離去后再回公司;

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