大型會議接待程序

會議接待程序

在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作：1、及時與會務方負責人進行聯(lián)絡(luò)

（1）清楚了解會議性質(zhì)（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包括：時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細節(jié)后，應及時向部門主管領(lǐng)導匯報情況，由部門主管領(lǐng)導召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。2、落實會議場地和房間數(shù)量

在會議洽談協(xié)商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關(guān)的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應告知餐飲部、房務部預留場地及房間。

3、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應的會議押金；4、下發(fā)會議接待通知單簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案；5、會議接待

發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進程；6、會議結(jié)賬

會議結(jié)束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協(xié)助；7、會議送別

恭送會務方領(lǐng)導及辦會負責人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情；8、會議結(jié)束

會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作；

擴展閱讀：大型會議接待方案策劃及服務流程

大型會議接待方案策劃及服務流程：

一．會前

1．與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。

2．提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

3．派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4．確定方案，簽訂合同，預付定金。

二．會中

1．會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。2．會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。4．會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。5．會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。7．會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8．會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關(guān)服務。

三．會后

1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳。2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。

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