賓館會(huì)議接待服務(wù)流程

會(huì)議服務(wù)流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1、掌握會(huì)議情況。根據(jù)飯店公關(guān)營(yíng)銷部門或餐飲預(yù)定部門送發(fā)的“會(huì)議通知單”了解并掌握會(huì)議的有關(guān)情況。（1）會(huì)議主辦單位及會(huì)議名稱。（2）參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議時(shí)間。（3）會(huì)議主席臺(tái)的人數(shù)、名單、身份等。（4）會(huì)議的茶水、水要等要求。（5）會(huì)議室布置要求。（6）會(huì)議的服務(wù)要求，等等。2、會(huì)議室布置：

（1）搞好會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作。（2）布置好會(huì)議主席臺(tái)人員的會(huì)前休息室。（3）按主辦單位要求懸掛會(huì)標(biāo)。（4）按主席臺(tái)人數(shù)布置主席臺(tái)。

（5）按會(huì)議客人人數(shù)排好會(huì)議桌及座椅或沙發(fā)。（6）備好話筒，調(diào)試好擴(kuò)音設(shè)備。（7）以盆景花草裝飾主席臺(tái)及會(huì)議室。

（8）調(diào)好會(huì)議室溫度，應(yīng)控制在22攝度到24攝度。3、準(zhǔn)備用具并擺放：（1）根據(jù)會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)備足量的熱水瓶、茶杯、茶葉、毛巾、巾籃、煙灰缸等用具，并按規(guī)定整齊擺放，應(yīng)確保茶具的衛(wèi)生與完好無損。如會(huì)議需用礦泉水等飲料，則應(yīng)準(zhǔn)備相應(yīng)的水杯或吸管。

（2）會(huì)議材料及文具（紙或筆記本、筆）等應(yīng)按主辦單位要求事先擺好。

（3）如主席臺(tái)需用名卡，則應(yīng)按主辦單位要求制作并擺放。（4）如會(huì)議需用水果，應(yīng)按主辦單位要求的品種與數(shù)量準(zhǔn)備并擺放（用保鮮膜包蓋）。

（5）做好會(huì)議主席臺(tái)人員會(huì)前休息室的茶水、毛巾、水果等的準(zhǔn)備。（6）搞好公共洗手間的衛(wèi)生，各種衛(wèi)生用呂供應(yīng)充足。（7）搞好衣帽間的衛(wèi)生，并備足衣架、存衣牌等物品。

4、檢查。上述準(zhǔn)備工作完成以后，應(yīng)作一次全面而又仔細(xì)的檢查。如發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)漏之處應(yīng)及時(shí)糾正。最好能與會(huì)務(wù)組或大會(huì)秘書處的工作人員一起檢查。最后整理好自己的儀且儀容，恭候客人的到來。

二、會(huì)議服務(wù)

1、迎領(lǐng)服務(wù)：

（1）客人前來，迎領(lǐng)員應(yīng)站在電梯口或會(huì)議室門口迎接客人，禮貌問候。

（2）及時(shí)引領(lǐng)客人進(jìn)人會(huì)議室，請(qǐng)客人入座，以免大量客人擁堵會(huì)議室門口。

（3）根據(jù)需要提供衣帽服務(wù)。

（4）如有需要，應(yīng)協(xié)助會(huì)議工作人員分發(fā)會(huì)議材料。（5）將會(huì)議主席臺(tái)人員引入會(huì)前休息室，休息室服務(wù)員在禮貌問候后提供茶水、點(diǎn)心或水果服務(wù)。

（6）會(huì)議客人全部進(jìn)入會(huì)議室后，應(yīng)及時(shí)關(guān)上會(huì)議室的門，但應(yīng)事先明確會(huì)議工作人員的所坐位置，以便能及時(shí)聯(lián)絡(luò)。2、會(huì)中服務(wù)：

（1）客人入座后，會(huì)議室服務(wù)應(yīng)由里到外依次為客人斟倒茶水，撤去水果盤上的保鮮膜。

（2）適時(shí)續(xù)水。一般要求會(huì)議室服務(wù)員半小時(shí)為客人斟倒一次茶水。（3）適時(shí)換毛巾。一般要求在會(huì)議中途休息時(shí)為客人更換一次毛巾。如主辦單位要求，還應(yīng)在會(huì)中提供點(diǎn)心服務(wù)。

（4）會(huì)中休息時(shí)還應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議桌上的果皮等雜物，并撤換煙灰缸。

（5）注意觀察會(huì)議室溫度及音響效果，如有不當(dāng)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)或通知工程維修部門。3、會(huì)后服務(wù)：

（1）會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)及時(shí)打開會(huì)議室的門，服務(wù)人員應(yīng)熱情送客、禮貌道別。如客人衣帽寄存，應(yīng)及時(shí)取遞，協(xié)助穿戴。

（2）將會(huì)議中的場(chǎng)租費(fèi)、茶水費(fèi)、水果費(fèi)等費(fèi)用的匯總賬單請(qǐng)會(huì)議工作人員簽單，并及時(shí)送交飯店財(cái)務(wù)記入會(huì)議總賬。

（3）詢問會(huì)議工作人員下次會(huì)議的有關(guān)事宜，以便做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。

（4）向會(huì)議工作人員征求服務(wù)方面的意見和要求，以便改進(jìn)工作。（5）迎領(lǐng)員應(yīng)將客人送出會(huì)議室門口，并引領(lǐng)至電梯口，按好電梯，示意客人進(jìn)入電梯后道別。

三、會(huì)后整理

1、待會(huì)議客人全部離開后，關(guān)閉空調(diào)，打開會(huì)議室的門窗通風(fēng)換氣。2、檢查有無尚未熄滅的煙蒂及客人的遺留物品，如有則應(yīng)正確處理（方法與餐廳相同）。

3、將茶具、毛巾等物品分類整理，及時(shí)送至工作間進(jìn)行清洗消毒。4、檢查設(shè)備、用具有無短缺或毀損，如有，則應(yīng)開具賠償單請(qǐng)會(huì)議工作人員簽單后交財(cái)務(wù)入賬。

5、清理后有垃圾，搞好會(huì)議室的清潔衛(wèi)生，必要時(shí)進(jìn)行消毒。6、關(guān)上窗戶，、拉好窗簾，關(guān)閉電燈等所有電器的開關(guān)，鎖好會(huì)議室的門。

四、注意事項(xiàng)

1、如有年老體弱客人參加會(huì)議，應(yīng)提供特殊服務(wù)，并密切關(guān)注其情況。

2、應(yīng)做好主席臺(tái)人員的休息室服務(wù)，在會(huì)前、會(huì)中休息時(shí)提供茶水、毛巾、點(diǎn)心、水果等服務(wù)。

3、主席臺(tái)講話人如有更換，應(yīng)及時(shí)調(diào)換茶具并斟倒茶水。4、如會(huì)議內(nèi)容不便讓服務(wù)人員知道，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)退出會(huì)議室，但應(yīng)備足開水、飲料等。

5、與會(huì)議工作人員隨時(shí)保持聯(lián)系，以便及時(shí)了解會(huì)議客人需要，從而做好相應(yīng)的針對(duì)性服務(wù)。6、會(huì)前、會(huì)中如客人要租借設(shè)備、物品，或要求其他代辦服務(wù)，應(yīng)盡量滿足客人要求。

7、在會(huì)議進(jìn)行中，如有電話找與會(huì)客人時(shí)，應(yīng)通過會(huì)議工作人員尋找客人，不能大聲尋呼。

8、在會(huì)議進(jìn)行過程中，應(yīng)保持會(huì)議室周圍的安靜，以確保會(huì)議安全。

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