會務前期準備工作

會務前期準備工作：

會議的設計與策劃服務：根據(jù)實際要求和費用預算、提供整體策劃，明確開會的目的、性質并做好宣傳工作。確認開會時間、與會人數(shù)及布置要求。1.公關禮儀服務：禮儀接待培訓、禮儀接待人員的著裝要求、文秘方面等

人員的準備。

2.會議用品、禮品、紀念品、印刷包裝用品和分發(fā)文件。

3.選擇會議場地。

4.準備會務用品（代表證、餐票、橫幅等），收集、整理、印制會議內容

梗概和裝訂會議資料。

5.發(fā)邀請函，會議通知，整理會議回執(zhí)，參會名單整理并列表。6.會議酒店預訂，用餐安排(預算：餐費和酒店費用預算)，車輛安排（落

實接站人員及車輛的安排）。

7.簽到準備工作：如簽到簿、橫幅等。

會議過程服務：

1．會場協(xié)調管理工作。（會場資料收集、整理與分發(fā)）。

2．秘書事務服務及翻譯（同聲或資料翻譯）服務。3.根據(jù)人數(shù)和要求，確定會議的臺形并根據(jù)要求擺放。

根據(jù)要求先將所需的各種用具和設備準備好（會議桌、椅、臺布、臺裙、蓋杯、開水、茶葉、煙缸、小毛巾、火柴、紙、筆、橫幅、鮮花等綠色植樹、會議

牌），并要求臺面整潔，各種用具干凈、齊全、擺放符合標準。

按要求將所需用設備擺放就位，并調試好相關設備如麥克風、幻燈機、電視

機、錄像機、投影儀等。會議開始前半小時，各項準備工作到位（備好充足開水、調試音響，開啟燈、

空調〈22-24〉）。

4．根據(jù)要求，將指示牌放在特定位置。5．禮儀接待小姐開會前30分鐘，在門口等候。

6．會議的全程服務

當參會來到會議室時，禮貌熱情地向客人問好，請客人進入會議室入座。

先到達的客人入以后，提供茶水服務，會議人數(shù)到齊后。

通常每半個小時左右為代表添加茶水等，特殊情況要按代表要求服務。

會議期間禮儀和服務員站于會議室門口直至會議結束。會議中間休息，要盡快整理會場，補充和更換各種用品。

7.會議錄像，攝影，廣告宣傳，會議紀念品。8.會議留念拍照，意見反饋。

觀光考察服務：

會后安排參觀、考察等活動。為代表安排富有當?shù)靥厣�的晚間娛樂活動和項

目。

會展后期服務：

票務服務：為參會代表提供各地返程飛機票、汽車票、火車票預訂服務。

接送車服務：為會議代表提供接送機場、車站、碼頭服務。

會議結束時服務：

會議結束，禮儀小姐和服務員應站在門口，微笑著向客人道別。會議結束，仔細地檢查一遍會場，看是否有遺忘的東西和文件等。將會議用具、設備整理好，關閉[空調、電燈、窗、鎖好會議室門]。

擴展閱讀：會議前準備工作

公司內部資料：年中會文件

201*年年中會議準備工作

一、

會議前準備工作

1、會前所需準備的文件：會議通知、會務組負責工作內容清單、主持稿、參會人員表、會議議程、各組名單（分派到各組長手上，負責會議和活動前的點名）、座次表、餐卷、會議橫幅、會議背景PPT、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料。（各文件具體形式如附件）2、會前準備工作流程2.1、會議的計劃：

1）確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。

2）確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等。

3）決定會議的工作人員和服務人員（會務組），必要時成立籌備組。2.2、確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發(fā)給各參會人員。1）議程表：

將會議議題按照內在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發(fā)給與會人員。2）日程表與作息時間表。

按兩天時間訂出日程表和作息時間表。2.3、會議成本預算：

會議的成本場地租借費+文件資料費+交通費+食宿旨+活動費。2.4、準備會議資料。

1）開幕詞、工作報告、發(fā)言稿等

2）會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調度表等。

2.5、發(fā)送會議通知及接受回執(zhí)。

1）會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。2）回執(zhí)：為準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附回執(zhí)。

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2.6、會場布置，會場根據(jù)與會人數(shù)選擇適當場所，具體要求如下：

1）會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。2）主席臺席位。

第一排的正中為首席，其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低，前排為主、后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。3）會場設施。

會場的所有設施必須在開會前準備齊全、如擴音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、記錄紙、文具、茶具等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。2.7、其他準備

會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。二、

會議期間工作

1、會議期間需準備的文件：簽到表、會務發(fā)放表、考勤表。2、會議期間的工作流程

2.1、在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。2.2、做好來客接待工作，確認和分發(fā)房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。2.3、會場桌椅擺設確認：2.4、會議現(xiàn)場

2.5、專人負責會場的協(xié)調事務工作（包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發(fā)放以及會場溫度控制等）。

2.6、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

2.7、協(xié)助會議期間的交通工具的安排。

2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)

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事件能以最短的時間解決。三、

會議后續(xù)工作

1、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、

會議紀要、新聞稿、返程票登記表。2、會議后的工作流程

2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。2.2、會議的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

2.3、會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總、總結工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

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