單證部工作流程及職責

單證部工作流程及職責

一．要求業(yè)務員在訂艙信息確認一覽表上登記定柜信息

二．向船公司咨詢海運費，與客服部，財務部確認

三．制作訂艙委托書（于客服部確認托運人，收貨人，起運港，目的港，柜型，箱數，產品名稱，毛重，體積等），并在出貨登記表上登記

四．向貨代訂艙，確認裝柜時間，裝柜地點；如果是指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜

五．裝柜前制作監(jiān)裝表給業(yè)務員（裝柜順序，提單號，箱封號等）

六．報關轉關，訂好艙后在，如果是轉關的貨物，在裝柜當天辦理報關手續(xù)。如果是直報的貨物，在裝完柜進港后的截關日進行報關。（資料需提前交給海關），并及時在裝柜登記本上登記裝柜情況

七．與客服部確認品名，與業(yè)務員核對件毛體，確認提單草本，并留底

八．寄單：拿到提單正本后，與財務確認款已到帳，再寄正本提單，做清關資料（裝箱單，發(fā)票，合同，數據應與提單上一致）一起寄出，在提單寄出登記一覽表上登記寄單信息

九．月底統(tǒng)計上個月裝柜數量，打印倉庫費用，于倉管核對，交于財務

十．月底統(tǒng)計上個月貨代，船公司費用，交財務核對

十一．歸檔，每個月對當月出柜資料歸檔，并編號

十二．退稅柜子，確認裝柜時間后在裝柜前一天寄報關委托書和報關單給貨代；裝柜當天準備和裝柜數據一致的合同，發(fā)票，裝箱單，報關單給貨代；報關完成后打印預錄單，將預錄單，發(fā)票，裝箱單，合同一起給財務；退稅時間快到期前，催回核銷單，交還財務；留底退稅資料。

要求業(yè)務員在訂艙信息確認一覽表上登記定柜信向船公司咨詢海運費，與客服部，財務部確認制作訂艙委托書（于客服部確認托運人，收貨人，起運港，目的港，柜型，箱數，產品名稱，毛重，體積等），并在出貨登記表上登記向貨代訂艙，確認裝柜時間，裝柜地點；如果是指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜裝柜前制作監(jiān)裝表給業(yè)務員（裝柜順序，提單號，箱封號等）報關轉關，訂好艙后在，如果是轉關的貨物，在裝柜當天辦理報關手續(xù)。如果是直報的貨物，在裝完柜進港后的截關日進行報關。（資料需提前交給海關），并及時在裝柜登記本上登記裝柜情況寄單：拿到提單正本后，與財務確認款已到帳，再寄正本提單，做清關資料（裝箱單，發(fā)票，合同，數據應與提單上一致）一起寄出，在提單寄出登記與客服部確認品名，與業(yè)務員核對件毛體，確認提單草本，并留底一覽表上登記寄單信息月底統(tǒng)計上個月裝柜數量，打印倉庫費用，于倉管核對，交于財務歸檔，每個月對當月出柜資料歸檔，并編號退稅柜子，確認裝柜時間后在裝柜前一天寄報關委托書和報關單給貨代；裝柜當天準備和裝柜數據一致的合同，發(fā)票，裝箱單，報關單給貨代；報關完成后打印預錄單，將預錄單，發(fā)票，裝箱單，合同一起給財務；退稅時間快到期前，催回核銷單，交還財務；留底退稅資料。

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單證員崗位職責

1.預核簽章

A.縫紉機出口報關時必須要提供正本的機電商會的預核簽章，在辦理預核簽章的時候要提醒業(yè)務員可能一起辦理，節(jié)約郵寄費用。

B.注意預核簽章的時間性，合理安排時間，在確保影響出貨的前提下盡快申請預核。從北京將正本的預檢簽章寄回公司須3天，準備報關資料時一定要注意時間性。

2.選擇貨代

選擇貨代要考慮貨代的運價和服務，要綜合各方面的因素決定。對于運價、船期、服務、資信等情況要綜合考慮。3.定艙

（1）、訂艙時間

一般在貨物備好前7天傳定艙單給貨代進行定艙（節(jié)假日則需更早些定艙，因為那是艙位較緊張，制定貨代要提前14天定艙，因為要跟目的港確認后，方會定船期。

（2）、分票報關

A若在寧波定報關，訂艙時要將一票貨分幾票報關告知貨代，以便貨代定艙出單（無論分幾票，訂艙單只要一份），有關數據最晚要在截關前2天確定，否則將會影響報關。

B在上海進行報關，訂倉時一票貨分幾票就要提供幾份報關定艙單，所有報關資料都須正本。

C若貨物有所變動，須提前2、3天通知貨代。D權衡是否走整柜

若貨物不滿一個貨柜但走散貨又比較多時，走散貨還是走整柜衡量的標準是大于16個立方走整柜，小于16個立方走散貨。4、確定裝柜時間、準備報關資料

一般安排貨柜在截關前兩天來工廠裝柜，這樣可有足夠的時間整理報關資料，但因工廠生產的繁忙等情況，裝柜很多情況下安排在截關前一天，這樣就得在當天整理好準備的報關資料給貨代，以便第二天可順利進行報關。

5、通知倉庫貨柜到達時間

要在貨柜來廠前一天先告知倉庫、生產部等貨柜到達的大概時間。貨柜來的當天要對貨柜進行跟蹤，盡早告知倉庫其準確的到達時間，以便倉庫安排裝柜，還要在出貨前告知倉庫如何開出庫單。

6、檢查是否需要嘜頭

散貨必須有嘜頭、走整柜的貨物只有在客戶提出要嘜頭的情況下才需要嘜頭。7、通知業(yè)務員將本次裝貨柜的機器號碼記錄下來

8、退倉

若貨柜訂好后，貨物未能按時備好，則須在截關前兩天告知貨代進行退倉，若未及時通知，貨柜提出后則須支付提箱費還箱費，若貨柜到達工廠則需支付放空費，散貨也一樣要提前兩三天進行退倉，否則會產生虧箱費。9、上網備案核銷單

核銷單要提前在網上備案才可以10、報關

若在寧波報關，報關資料中正本的核銷單、報關委托書、預簽章最晚要在截關前一天寄到貨代處，而發(fā)票、報關單與裝箱單則可用傳真件；

若在上海報關，所有的報關資料全部要用正本，而且最晚要在結關前兩天寄到貨代處。報關注意事項：

A無論在哪里報關，報關時的件數一定要準確，體積一定要合理，重量也要很注意。20尺貨柜，提單上的重量不可超過26噸（有些不可超20噸）。

B若涉及到做進料加工，則務必和貨代溝通好手冊所須報的項號，報關資料一般須在截關前一兩天提供給貨代。

C報關時務必與貨代將報關時的品名確認清楚，若時報工業(yè)縫紉機配件（一般我們電機報此名）、機架臺板、工業(yè)縫紉機零件時一定要提醒貨代報關單上顯示的重量務必時將單個的凈重乘以箱數，否則將不得不進行改單。11、確認提單

A、截關前要將提單確認好（個別船公司須在截關前一兩天確認好）。做信用的提單務必要按信用證上的確認，做D/A,D/P,T/T的，若客人設特殊要求別可按常規(guī)確認。B、若發(fā)現(xiàn)確認好后的提單有問題則須立即向貨代提出更改，若他們提單已簽或已截則會產生100員的改單費，若他們已將提單的信息發(fā)到目的港（一般會在7天發(fā)走，航程短的則在2天左右內發(fā)走），則會有40或80美元的改倉單費與100人民幣的改提單費。12、保險

若價格條件是CIF，無論是何種付款方式，都要在船開前投保。制作保單時，若付款條件是信用證，保單按照信用證要求做；若是其它付款方式，可按常規(guī)做。13、制單

A、若是信用證，則其它單據根據信用證要求做，個別客人若對單據有特殊要求，則要根據客人要求制作，（比如去哥倫比亞、敘利亞等需要提供機器編號，去埃及等C/O等領事管認證，去澳大利亞須提供無木質包裝申明，去土耳其須提供CE證明，英文土耳其文說明書等）。B、發(fā)票、裝箱單若沒特殊要求則可按常規(guī)制作（業(yè)務員制作）

特殊單據：去印度、越南、土耳其等國家客人要提供C/O，去歐盟國家別需要FORMA，C/O,(FORMA若做信用證則須按信用證確認，若是其它的若客人沒特殊要求則可按常規(guī)制作）若客人沒要求，C/O或FORMA則無須辦理。（去印度、越南的C/O一般需加蓋商會章）。14、交單和寄單遠洋出口（如歐、美、非等地）的單據要求在拿到提單后3日內將單據完成，鄰近國家出口，由于船的航行時間很短，要求在拿到提單的當日將單據處理完畢。若太慢則會讓客人在目的港產生滯箱費等費用。15、制作統(tǒng)一發(fā)票

每月底27號左右要根據報關資料制作繕打統(tǒng)一發(fā)票，注意事項：

(1)若是以工貿公司（股份/機車公司）出口的，價格條件是CIF或CNF時，統(tǒng)一發(fā)票上面的海運費預保費的金額一定要和實際發(fā)票金額相一致（保額從人民幣換算橙美元的匯率要是每月的基準值）；(2)若是以商貿公司（萬事通）出口的，價格條件是CIF或CNF價格條款時，統(tǒng)一發(fā)票上面的海運費與保險須與報關單上金額相一致；

(3)統(tǒng)一發(fā)票上還要將倉庫開出的出庫單一一對應上去；

(4)若是以工貿公司（股份/機車公司）出口的，則不用將海運費、內陸費等發(fā)票對應上去；若是以商貿公司（萬事通）出口的，則不用將海運費、內陸費等發(fā)票對應上去。(5)統(tǒng)一發(fā)票整理好后，記賬聯(lián)要在月底前給財務記賬，核銷聯(lián)與結匯聯(lián)先留著，等報關單退下后在處理。

16、整理出貨明細

每月月底須將出貨明細整理出，要將報關時的萬事通的中文品名，單位，數量準確的提供給財務，以便財務可根據此催或開具增值隨發(fā)票以便退稅17、處理結匯水單

銀行若有款到帳，財務會將收款底單給我們，我們要確認此款是哪個客人的，對應哪個發(fā)票號的。將收款底單復印留底，正本交給財務。18、制作銷售報表每月月底或月初3前，要根據收款情況與出貨明細計到期貨款與制作銷售報表，并將此兩份東西速交給領導查閱，也須給個業(yè)務員參考催款（銀行的正式收款底單須還給財務做賬，我們須復印留底連同報銷專用聯(lián)等東西一起交給核銷員）

19、記賬與對賬

根據出貨明細與每月的收貨情況建立手工臺帳，并將此賬務跟樓下財務進行校對。20、催討核銷單

每月月底30日前要將前兩個月出口的核銷單催付回（賬務必須在出口后3個月內將報關單進行申報、否則會造成整票貨的退稅損失，所以催討工作是很重要的），若海運費、內陸費未付，貨代一般是不會將校銷單退回，所以要將海運費、內陸費提前整理出給領導簽字，個別貨代是非得等款到帳后，才將銷款單退回，所以催討檢銷聯(lián)理在一起交給財務，要將核銷單的進料加工專用聯(lián)（若是進料加工報關出口的）與核銷專用聯(lián)與統(tǒng)一發(fā)票中的結匯聯(lián)理在一起交給核銷人員。

21、進口報關（1）清關

我們公司進口的貨物一般都是對應進料加工手冊的，清關時若單據通過銀行做D/P、D/A或L/C，清關是須提供下列單據：

A、已承對或已付款的證明（銀行會提供上面須蓋銀行章與我們公司章有固定格式的）。B、發(fā)票、裝箱單、提單（發(fā)票上要有價格條款與成交方式，提單北美須蓋公章背書）。C、進出口合同。D、正式手冊。E、報關委托書。

F、若貨物是從日本等歐盟國家進口還須提供正本的無木質包裝申請，若是木頭包裝的則須提供熏蒸證明。

G、若貨物須商檢的則須提供正本的報檢委托書。若單據是T/T或電放的，則上面的A中的單據不用提供，但是電放提單要提供正本保函（一般有一定的格式），并在電放提單正面加蓋公章。（2）運回貨物

（3）貨物清好后，根據貨物多少，采用下列方式運回公司

A、整柜則安排集裝箱直接送到工廠

B、散貨則最好讓自己熟悉的托運站去提貨，并安排運回工廠，若讓貨代安排的話費用會很高

C、若貨物少而急，可安排快遞。（3）備案與退單

（4）進口報關單的進料加工專用聯(lián)（復印附）要在當月催過來連同手冊上面的進口料付登記表一同給財務，以便財務去國稅備案。正本的進口報關單的進料加工專用聯(lián)與付匯證明聯(lián)退下后則交給手冊辦理員。22、監(jiān)管《進料加工手冊》

使用進料加工手冊要非常小心，手冊超報的話要補稅，手冊報不完的話，經過兩次延期后將不可在進行延期（每年延期為半年），所以手冊要盡量安排在延期前報完，若報不完則要提前和手冊辦理者溝通，請其去辦理延期，若兩次延期后仍報發(fā)現(xiàn)在規(guī)定時間內報不完則要進行適當的處理。

手冊中的出口成品登記表要時常關注，因為有些貨代將不完全按照我們的指示的項號報，所以每次報手冊是都要和貨代強調報的項號，萬一不一致則要及時更改我們的記錄，要杜絕超報現(xiàn)象的發(fā)生。每月月底還要將此月個手冊總共出口的數量統(tǒng)計給財務及樓下成品倉庫與零件倉庫，個手冊的出口情況也要及時的更新復檢，避免發(fā)生差錯，另手冊在料件沒有全部定完的情況下是不以按照手冊上所寫的數量報，而要按實際定多少，只可報多少（進料加工是海關嚴格管制的規(guī)范之列，所以非常仔細與重視）。23、突發(fā)事件的處理

貨物進出口時因為涉及到的環(huán)節(jié)較多，在各個環(huán)節(jié)也時常會有突然沒預料的事情發(fā)生，所以處理突發(fā)事件也是平時工作中的一個重點。

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