海運(yùn)貨代操作

海運(yùn)貨代操作

你想從事國際貨代《海運(yùn)》的工作嗎？想做操作員嗎？

那么，以下是你必須要掌握的！呵呵~~可以了解一下！

海運(yùn)貨代的操作流程

首先，（一）接單部分

接單工作原則上應(yīng)該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、

高效，在第一時(shí)間內(nèi)用最短時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。

接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。

（注）對于部分無法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)的信息，依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。

1、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求（客服或者接單員）（1）接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容。

客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、

運(yùn)價(jià)條款與運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。

（2）接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。（客服或者接單員）

普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預(yù)付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)等。

到/預(yù)付訂艙確認(rèn)即對（1）內(nèi)容的確認(rèn)；

對于拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認(rèn)貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶訂艙單上。

特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。

對于特殊服務(wù)要求，必須得到部門主管和/或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排

2、運(yùn)價(jià)核對、確認(rèn)（客服或者接單員）

客服人員收到訂艙單后，必須對運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。

(1)對來自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷售員核對運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。

(注)特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn),待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)

(2)對于公司業(yè)務(wù)，須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí)確認(rèn)后再安排訂艙。

3、艙位確認(rèn)（客服或者接單員）

根據(jù)客戶委托，確認(rèn)反饋符合要求的艙位。二、訂艙部分

一般要求預(yù)定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭取頭批訂艙，旺季時(shí)候根據(jù)市場情況適當(dāng)提前；

一般要求在預(yù)定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時(shí)間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。

1、新建委托(訂艙操作員)

訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有

關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次（如可能）、開航日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。

2、訂艙過程（訂艙操作員）

訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號(hào)或提單號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。

訂艙完畢后，應(yīng)及時(shí)將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號(hào)或者海單號(hào)、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等內(nèi)容的核對。

3、艙位通知（訂艙操作員）

無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶，確保上面的訂艙號(hào)與船名航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。

如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問題。

三、拖車/內(nèi)裝（調(diào)度）

客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和

市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。

1、拖車安排

(1)得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排

(2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時(shí)間時(shí)間；如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)

(3)安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時(shí)間要求，提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)

(4)同客戶確認(rèn)時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知拖車行進(jìn)行服務(wù)要求預(yù)約

(5)向拖車行委托時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn)）；

對于特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認(rèn)空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時(shí)間。

(6)安排拖車時(shí)，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等

(7)必要情況下，應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號(hào)碼、柜號(hào)，并報(bào)給工廠

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港

(9)其他注意事項(xiàng)

在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記

對于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認(rèn)是否發(fā)生安排拖車的前期費(fèi)用。若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記

2、內(nèi)裝安排

(1)得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排

（2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時(shí)間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)

(3)根據(jù)前期約定的到貨時(shí)間，提前1工作日與客戶再次核實(shí)送貨時(shí)間和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間

(4)向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。

清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、貨物數(shù)據(jù)（包括件數(shù)、毛重、體積）、協(xié)議費(fèi)用等

(5)向倉庫委托時(shí)間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn)）

(6)向倉庫委托時(shí)，必要情況下應(yīng)注明提空柜的時(shí)間要求

(7)跟蹤到貨物情況

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港

四、報(bào)關(guān)部分（操作員）

(1)得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排

(2)根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報(bào)關(guān)時(shí)間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)

(3)最遲在同客戶約定報(bào)關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶確認(rèn)報(bào)關(guān)資料的發(fā)送情況

(4)收到報(bào)關(guān)資料后的第一時(shí)間對報(bào)關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審，有問題立即處理

(5)在約定的報(bào)關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報(bào)關(guān)資料送報(bào)關(guān)行

(6)對于報(bào)關(guān)資料，要求復(fù)印留底；對于重要報(bào)關(guān)資料如核銷單等，必須在做登記

(7)跟蹤反饋報(bào)關(guān)結(jié)果

五、文件部分

1、提單確認(rèn)(文件員)

(1)提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送

提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送要及時(shí)，一般預(yù)定開航日2個(gè)工作日前必須發(fā)送

(2)催促提單確認(rèn)件

一般預(yù)定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認(rèn)件

擴(kuò)展閱讀：海運(yùn)貨代操作流程與建議(訂艙)

操作流程與建議

貨代：貨運(yùn)代理是指在流通領(lǐng)域?qū)ｉT為貨物運(yùn)輸需求和運(yùn)力供給者提供各種運(yùn)輸服務(wù)業(yè)務(wù)的總稱。它們面向全社會(huì)服務(wù)，是貨主和運(yùn)力供給者之間的橋梁和紐帶。

一、業(yè)務(wù)下單

1、系統(tǒng)下單：

用個(gè)人賬號(hào)登錄公司系統(tǒng)，進(jìn)入系統(tǒng)新建一票單，填好基本資料后提交，生成公司單號(hào)即為JOBNO2、填寫攬貨卡

攬貨卡必填內(nèi)容：JOBNO、托運(yùn)人、托運(yùn)人聯(lián)系方式、承運(yùn)人、起運(yùn)港、目的港、柜型柜量、應(yīng)收費(fèi)用、應(yīng)付費(fèi)用，如對應(yīng)付費(fèi)用不清楚可以先空著。如有特殊要求或裝柜時(shí)間等可填寫在備注處，攬貨卡要求填寫清楚，工整，避免涂涂改改。

3、業(yè)務(wù)在系統(tǒng)下單及填寫好攬貨卡后，交商務(wù)部毛經(jīng)理審核簽名后將單交給各自的操作進(jìn)行后續(xù)工作。4、建議：

⑴、業(yè)務(wù)在接單時(shí)應(yīng)多與客戶溝通，如客人有特殊要求要在下單前確認(rèn)。（比如有信用證要求，應(yīng)先拿到信用證了解是否滿足要求；如有目的港免柜要求事先確認(rèn)船東是否能滿足；如有其它單證文件要求，提前落實(shí)能否做到）。

⑵、業(yè)務(wù)應(yīng)與操作多溝通、信息共享。如果接單時(shí)已經(jīng)與客人談好裝柜時(shí)間要求或者付款方式、放單方式等，應(yīng)在下單時(shí)告訴操作，避免操作重復(fù)跟客人確認(rèn)，讓客人覺得我們公司自己內(nèi)部溝通有問題，不夠?qū)�業(yè)�？腿擞刑厥庖�求的，必須在下單時(shí)告訴操作或者備注在單上。⑶、出現(xiàn)問題，先找操作去處理。初期合作的客戶，往往出現(xiàn)問題就直接找業(yè)務(wù)，但在實(shí)際工作中，處理問題是操作的工作。當(dāng)客戶找到你，反應(yīng)出現(xiàn)問題的時(shí)候，先了解事情的經(jīng)過問清楚是什么問題，再與操作溝通把問題交給操作去處理，大部分問題是操作就可以處理的，操作處理不了還有操作經(jīng)理，如果不是操作可以處理的問題自然會(huì)有其他公司領(lǐng)導(dǎo)幫忙解決，所以不要一有問題就去問你們經(jīng)理怎么辦，也不要直接自己就去找相關(guān)人員自行處理問題。有些操作細(xì)節(jié)上的問題，可以讓客人直接去問操作，讓客人形成一種觀念，有什么問題找操作去處理就可以，操作解決不了的問題才找業(yè)務(wù)。

二、操作接單

1、操作接到新的單后，應(yīng)填寫流轉(zhuǎn)單備用，并將攬貨卡轉(zhuǎn)交訂艙同事訂艙。流轉(zhuǎn)單的作用是讓操作備注每個(gè)步驟的時(shí)間、特殊事項(xiàng)等。2、訂艙的同時(shí)，操作應(yīng)與客人取得聯(lián)系，確定裝柜信息等。3、取得SO后

自拖自報(bào)：對于自拖自報(bào)的單，將SO傳給客人，提醒客人相關(guān)事宜，在截關(guān)前了解客

人是否做柜即可。

代拖代報(bào)：填寫拖車委托書安排車隊(duì)裝柜，

通知客人寄出報(bào)關(guān)資料到報(bào)關(guān)行，

向車隊(duì)拿柜號(hào)并發(fā)給客人以便工廠安排裝柜，通知報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)，確認(rèn)放行并交放行條。

4、對單：補(bǔ)料、毛單、BLCOPY、DEBITNOTE5、交單付款：交單：（1）系統(tǒng)資料要入齊，與攬貨卡一致，提交；填寫交單記錄。

（2）攬貨卡填寫完整，連同BLCOPY和船公司DEBITNOTE一起交NIKI請款。（3）付款方式分香港付款和開發(fā)票付款，根據(jù)客人的付款方式安排船東的付款，備注在攬貨卡的收付款地。6、放單：見款放單、數(shù)期、保函放單

7、后續(xù)追蹤：注意船東的通知，是否有甩柜勒船等現(xiàn)象，及時(shí)與船東溝通處理及通知客人。8、退核銷單：正常報(bào)關(guān)的單，應(yīng)及時(shí)追報(bào)關(guān)行退回核銷單并安排退給客人。

9、攬貨卡填寫要求：基本信息要齊全，應(yīng)付費(fèi)用要明確，填寫要工整，計(jì)算準(zhǔn)確。10、建議：

⑴、接到新的單，先了解基本情況及要求，了解相關(guān)船期并記錄在流轉(zhuǎn)單上備查。如果客人

跟你說起某一票單而你對答得牛頭不對馬嘴，客人會(huì)覺得你對他的單不夠重視懷疑你的工作能力。船期是客人最常問起的問題，如果每次客人問你船期你都支支吾吾或者要查老半天或者要問別人才能回答，只會(huì)讓客人覺得你很不專業(yè)，降低對你的信任度。⑵、記住手上正在操作的每一票單

不要求記住全部的細(xì)節(jié)，至少有幾個(gè)要素一定要知道：哪個(gè)客人的單，走哪家船東，柜

型柜量，從哪里起步，到哪個(gè)港口。一票單在操作過程中有許多環(huán)節(jié)，會(huì)有不同的人跟你提起這票單，基本上會(huì)涉及的信息

就是上述的內(nèi)容，客人跟你說起一票單他可能只會(huì)說我們?nèi)ツ衬掣鄣哪瞧眴�，業(yè)務(wù)跟你說起一票單可能只會(huì)說某某客人或者說去某個(gè)港口的那票單，財(cái)務(wù)問你可能只會(huì)說某某客人走哪家船東的那票單，訂艙同事跟你說的時(shí)候又可能只是幾個(gè)柜子從哪里到哪里的那票單。如果你每次都需要去翻查手上的單才反應(yīng)過來，既浪費(fèi)時(shí)間在別人看來你也不夠?qū)�業(yè)可靠。

⑶、多與業(yè)務(wù)溝通，將實(shí)際操作中的信息反饋給業(yè)務(wù)，做到信息共享。

與業(yè)務(wù)溝通，一方面是將掌握到的信息反饋給業(yè)務(wù)。操作中的問題可能操作自己就能處理好，但是有必要讓業(yè)務(wù)知道發(fā)生什么事，不要當(dāng)客人說起這件事的時(shí)候業(yè)務(wù)還一無所知；還有一些船期變動(dòng)、費(fèi)用調(diào)整、碼頭狀況等信息，也應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)。另一方面也是從與業(yè)務(wù)的溝通中獲取信息，如客人可能下新單、船東可能價(jià)格調(diào)整回轉(zhuǎn)其他船東等。業(yè)務(wù)與操作的溝通，是為了節(jié)約彼此的時(shí)間提高工作效率，對內(nèi)形成工作默契，對外跟客戶留下好印象，提供客戶對公司的信任度。

⑷、遇到問題，先自己思考該怎么處理，可以將自己的解決方案提出來讓有經(jīng)驗(yàn)的同事幫忙

判斷可不可行。無法處理的問題要及時(shí)向經(jīng)理反映，讓其他人幫忙處理。⑸、多問、多記、多積累。遇到?jīng)]有操作過的船東、碼頭，多問其他有經(jīng)驗(yàn)的同事或者其他人是否有特殊注意事項(xiàng)

或者特殊要求；學(xué)到的信息要多記，一是做記錄一是記憶；在每次操作中總結(jié)積累經(jīng)驗(yàn)，相同的問題，這次有別人幫你解決，下次就要學(xué)著用自己去解決問題。⑹、耳聽四方，及時(shí)收集各方資訊。

在跟船東接觸的過程中，可能會(huì)接觸到船期變動(dòng)、人員變動(dòng)、制度改變等等情況；在跟車隊(duì)頭程公司接觸的過程中，可能會(huì)知道哪個(gè)船東沒柜或者柜子緊張，哪個(gè)碼頭拖車不好安排等信息；

在跟報(bào)關(guān)行接觸的過程中，可以了解到哪個(gè)碼頭最近查柜比較多，有什么新的規(guī)定新的要求等；

尤其要注意辦公室內(nèi)流通的信息，不要只埋首于自己的工作，留意一下別人遇到的問題，別人得到的信息，避免犯相同的錯(cuò)誤，繞彎路。

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