海運貨代操作流程與建議(訂艙)

操作流程與建議

貨代：貨運代理是指在流通領(lǐng)域?qū)ｉT為貨物運輸需求和運力供給者提供各種運輸服務(wù)業(yè)務(wù)的總稱。它們面向全社會服務(wù)，是貨主和運力供給者之間的橋梁和紐帶。

一、業(yè)務(wù)下單

1、系統(tǒng)下單：

用個人賬號登錄公司系統(tǒng)，進入系統(tǒng)新建一票單，填好基本資料后提交，生成公司單號即為JOBNO2、填寫攬貨卡

攬貨卡必填內(nèi)容：JOBNO、托運人、托運人聯(lián)系方式、承運人、起運港、目的港、柜型柜量、應(yīng)收費用、應(yīng)付費用，如對應(yīng)付費用不清楚可以先空著。如有特殊要求或裝柜時間等可填寫在備注處，攬貨卡要求填寫清楚，工整，避免涂涂改改。

3、業(yè)務(wù)在系統(tǒng)下單及填寫好攬貨卡后，交商務(wù)部毛經(jīng)理審核簽名后將單交給各自的操作進行后續(xù)工作。4、建議：

⑴、業(yè)務(wù)在接單時應(yīng)多與客戶溝通，如客人有特殊要求要在下單前確認。（比如有信用證要求，應(yīng)先拿到信用證了解是否滿足要求；如有目的港免柜要求事先確認船東是否能滿足；如有其它單證文件要求，提前落實能否做到）。

⑵、業(yè)務(wù)應(yīng)與操作多溝通、信息共享。如果接單時已經(jīng)與客人談好裝柜時間要求或者付款方式、放單方式等，應(yīng)在下單時告訴操作，避免操作重復跟客人確認，讓客人覺得我們公司自己內(nèi)部溝通有問題，不夠?qū)�業(yè)�？腿擞刑厥庖�求的，必須在下單時告訴操作或者備注在單上。⑶、出現(xiàn)問題，先找操作去處理。初期合作的客戶，往往出現(xiàn)問題就直接找業(yè)務(wù)，但在實際工作中，處理問題是操作的工作。當客戶找到你，反應(yīng)出現(xiàn)問題的時候，先了解事情的經(jīng)過問清楚是什么問題，再與操作溝通把問題交給操作去處理，大部分問題是操作就可以處理的，操作處理不了還有操作經(jīng)理，如果不是操作可以處理的問題自然會有其他公司領(lǐng)導幫忙解決，所以不要一有問題就去問你們經(jīng)理怎么辦，也不要直接自己就去找相關(guān)人員自行處理問題。有些操作細節(jié)上的問題，可以讓客人直接去問操作，讓客人形成一種觀念，有什么問題找操作去處理就可以，操作解決不了的問題才找業(yè)務(wù)。

二、操作接單

1、操作接到新的單后，應(yīng)填寫流轉(zhuǎn)單備用，并將攬貨卡轉(zhuǎn)交訂艙同事訂艙。流轉(zhuǎn)單的作用是讓操作備注每個步驟的時間、特殊事項等。2、訂艙的同時，操作應(yīng)與客人取得聯(lián)系，確定裝柜信息等。3、取得SO后

自拖自報：對于自拖自報的單，將SO傳給客人，提醒客人相關(guān)事宜，在截關(guān)前了解客

人是否做柜即可。

代拖代報：填寫拖車委托書安排車隊裝柜，

通知客人寄出報關(guān)資料到報關(guān)行，

向車隊拿柜號并發(fā)給客人以便工廠安排裝柜，通知報關(guān)行報關(guān)，確認放行并交放行條。

4、對單：補料、毛單、BLCOPY、DEBITNOTE5、交單付款：交單：（1）系統(tǒng)資料要入齊，與攬貨卡一致，提交；填寫交單記錄。

（2）攬貨卡填寫完整，連同BLCOPY和船公司DEBITNOTE一起交NIKI請款。（3）付款方式分香港付款和開發(fā)票付款，根據(jù)客人的付款方式安排船東的付款，備注在攬貨卡的收付款地。6、放單：見款放單、數(shù)期、保函放單

7、后續(xù)追蹤：注意船東的通知，是否有甩柜勒船等現(xiàn)象，及時與船東溝通處理及通知客人。8、退核銷單：正常報關(guān)的單，應(yīng)及時追報關(guān)行退回核銷單并安排退給客人。

9、攬貨卡填寫要求：基本信息要齊全，應(yīng)付費用要明確，填寫要工整，計算準確。10、建議：

⑴、接到新的單，先了解基本情況及要求，了解相關(guān)船期并記錄在流轉(zhuǎn)單上備查。如果客人

跟你說起某一票單而你對答得牛頭不對馬嘴，客人會覺得你對他的單不夠重視懷疑你的工作能力。船期是客人最常問起的問題，如果每次客人問你船期你都支支吾吾或者要查老半天或者要問別人才能回答，只會讓客人覺得你很不專業(yè)，降低對你的信任度。⑵、記住手上正在操作的每一票單

不要求記住全部的細節(jié)，至少有幾個要素一定要知道：哪個客人的單，走哪家船東，柜

型柜量，從哪里起步，到哪個港口。一票單在操作過程中有許多環(huán)節(jié)，會有不同的人跟你提起這票單，基本上會涉及的信息

就是上述的內(nèi)容，客人跟你說起一票單他可能只會說我們?nèi)ツ衬掣鄣哪瞧眴�，業(yè)務(wù)跟你說起一票單可能只會說某某客人或者說去某個港口的那票單，財務(wù)問你可能只會說某某客人走哪家船東的那票單，訂艙同事跟你說的時候又可能只是幾個柜子從哪里到哪里的那票單。如果你每次都需要去翻查手上的單才反應(yīng)過來，既浪費時間在別人看來你也不夠?qū)�業(yè)可靠。

⑶、多與業(yè)務(wù)溝通，將實際操作中的信息反饋給業(yè)務(wù)，做到信息共享。

與業(yè)務(wù)溝通，一方面是將掌握到的信息反饋給業(yè)務(wù)。操作中的問題可能操作自己就能處理好，但是有必要讓業(yè)務(wù)知道發(fā)生什么事，不要當客人說起這件事的時候業(yè)務(wù)還一無所知；還有一些船期變動、費用調(diào)整、碼頭狀況等信息，也應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)。另一方面也是從與業(yè)務(wù)的溝通中獲取信息，如客人可能下新單、船東可能價格調(diào)整回轉(zhuǎn)其他船東等。業(yè)務(wù)與操作的溝通，是為了節(jié)約彼此的時間提高工作效率，對內(nèi)形成工作默契，對外跟客戶留下好印象，提供客戶對公司的信任度。

⑷、遇到問題，先自己思考該怎么處理，可以將自己的解決方案提出來讓有經(jīng)驗的同事幫忙

判斷可不可行。無法處理的問題要及時向經(jīng)理反映，讓其他人幫忙處理。⑸、多問、多記、多積累。遇到?jīng)]有操作過的船東、碼頭，多問其他有經(jīng)驗的同事或者其他人是否有特殊注意事項

或者特殊要求；學到的信息要多記，一是做記錄一是記憶；在每次操作中總結(jié)積累經(jīng)驗，相同的問題，這次有別人幫你解決，下次就要學著用自己去解決問題。⑹、耳聽四方，及時收集各方資訊。

在跟船東接觸的過程中，可能會接觸到船期變動、人員變動、制度改變等等情況；在跟車隊頭程公司接觸的過程中，可能會知道哪個船東沒柜或者柜子緊張，哪個碼頭拖車不好安排等信息；

在跟報關(guān)行接觸的過程中，可以了解到哪個碼頭最近查柜比較多，有什么新的規(guī)定新的要求等；

尤其要注意辦公室內(nèi)流通的信息，不要只埋首于自己的工作，留意一下別人遇到的問題，別人得到的信息，避免犯相同的錯誤，繞彎路。

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貨代一般海運操作流程

一、訂艙

1.客戶向貨代訂艙

（訂艙必須顯示：托運人/發(fā)貨人、船公司/船名/航次或船期、起運港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型、柜量、運費條款、托運人的簽字、蓋章）2.客服人員收到訂艙單后，需確認訂單到付貨FOB/EXW/FCA：跟國外確認

預付貨：Sales（預付貨）跟客戶核對運價，在確認后由Sales在訂艙單上簽字

確認，然后再根據(jù)自編的S/O號向相應(yīng)船公司訂艙。

3.客服人員需跟船公司確認艙位。訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時將資料輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)

4.制作對應(yīng)的操作通知單，注明與訂艙信息相符的信息，發(fā)送給客戶，以便客戶安排好貨物及單據(jù)的遞送。進倉：進倉通知單拖卡：拖卡裝箱通知單自拉自報：自拉自報協(xié)議書

*EXW/FCA：由客人提供提貨通知書，貨代安排車隊去提貨送倉

二、進倉、拖車、自拉自報→報關(guān)1.客戶行為

①進倉：客戶收到進倉通知單后，在確認內(nèi)附信息無誤可以進倉后，需按照進倉

單上的時間地址準時進倉。報關(guān)資料需在規(guī)定時間內(nèi)寄送到貨代處，以便貨代安排報關(guān)。

②拖卡：客戶如需貨代安排拖卡報關(guān)，需在接收到貨代提供的拖卡裝箱通知單后

進行確認，如確認無誤后需將安排拖卡的相關(guān)信息（拖卡時間、地點、聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù)）正確無誤地補充到通知單內(nèi)，回傳給貨代。同時，需將報關(guān)資料準備齊全在貨代規(guī)定的時間內(nèi)寄送到位。

③自拉自報：客戶如需自拉自報，請在確認好貨代提供的自拉自報協(xié)議書上的相

關(guān)訂艙及費用信息后，將自拉自報協(xié)議書簽名蓋公章先掃描回傳貨

代，再在收到貨代關(guān)于船公司已放艙的通知后，憑自拉自報協(xié)議書正本簽字蓋章原件到貨代處領(lǐng)取箱單后自行安排裝箱進港，并在船公司規(guī)定的截單時間內(nèi)告知箱封號等信息給到貨代。另報關(guān)也由客戶自行安排其他貨代或報關(guān)行進行辦理。

2.貨代行為

①進倉：在客戶貨單均到的情況下安排出運：整柜貨，通知倉庫提箱裝箱安排進

港，接收倉庫提供的箱封號進行截單；拼箱貨，轉(zhuǎn)交客服進行拼箱信息（順序、箱型、是否安排裝箱等）確認，通知倉庫進行提箱裝箱進港，接收倉庫提供的箱封號進行截單。

報關(guān)資料移送報關(guān)行進行審單，告知預安排報關(guān)時間。*貨代確認客戶到單到貨情況須知：⑴貨物進倉情況：

已入倉：需確認貨物與客人訂艙數(shù)據(jù)是否相符，跟倉庫確認貨物是否有存

在破損變形油污等情況。如有發(fā)生破損等情況，需跟客戶確認：確認能出運的，需讓客戶提供相應(yīng)的保函；不能出運的，請配合客戶進行返工行為。（到付貨FOB原則上需跟國外進行確認是否能出運，預付貨需跟客戶進行確認）

未入倉：需立刻跟客戶進行確認是否出運，如仍需出運，需告知客戶最晚截

止送單送貨時間。同時通知客服，由客服來確認是否等該客戶的貨。

⑵報關(guān)資料接收情況：

已接收：做好登記、整理、存檔工作，與客戶訂艙的信息進行基本數(shù)據(jù)核

實，并查看資料是否齊全。提前移交至報關(guān)行進行審單（尤其是需要進行商檢的單子，需提早交到報關(guān)行進行商檢換單）

未接收：需立刻跟客戶進行確認單據(jù)寄送到位的時間，并確認是否有商檢

等特殊情況。如無法在規(guī)定時間內(nèi)寄送到，應(yīng)由客戶提供正確完整的掃描件到我司，正本在報關(guān)日當天之前務(wù)必送到報關(guān)行。

②拖卡：在收到客戶回傳的拖卡裝箱通知書后，根據(jù)客戶提供的信息以及所安排

船期的截單進港時間通知合作車隊安排提箱、拖卡裝箱、進港等操作。并在車隊進行安排后告知客戶前往拖卡的車隊信息以便客戶進行核對。在車隊提到箱子后，貨代根據(jù)車隊提供的箱封號等信息進行截單。報關(guān)資料移送報關(guān)行進行審單，告知預安排報關(guān)時間。

③自拉自報：貨代只需根據(jù)客戶提供的艙單信息進行截單，在船公司規(guī)定的截單

時間內(nèi)將內(nèi)容填寫完整且正確的艙單發(fā)給船公司，并確保船公司已接收。

報關(guān)事項由客戶自行安排。

三、單證確認→費用→簽單→歸檔1.單證確認：

在客戶到單到貨并且已有初步出運信息后，貨代單證需根據(jù)客戶之前提供的訂單進行提單相關(guān)信息錄入工作，及時發(fā)送至客戶進行確認，直到確認完畢。注：簽單后客戶要求修改提單，貨代需視情況加收費用。2.費用：

確認出運后，貨代需制作費用，發(fā)送到客戶處由客戶進行確認開票事宜。在客戶確認后，貨代開具發(fā)票寄送至客戶以便其付款買單。特殊費用的需跟客服/Sales進行確認。3.簽單

①貨代提單：

貨代在跟船公司確認好離港信息后，單證需將確認完畢的提單簽出，在客服

確認無誤并且簽字后上交財務(wù)保管。財務(wù)在確認收到客戶付款后將提單蓋章后，將提單退到單證手中，由單證寄送給客人或幫客戶安排電放。注：客戶要求電放的提單需收到客戶提供的電放保函正本、電放費和提單正

本后方能安排電放

②海運提單：

海運提單由船公司簽出，貨代在收到船公司的海運提單后：正本提單，需將

其中一正一副留底歸檔，剩下兩正兩副需正本寄出到國外代理；電放提單，需出具電放保函到船公司以便船公司安排電放給貨代；Seawaybill，只需將seawaybill跟貨代提單一起歸檔轉(zhuǎn)交客服進行下一步操作即可。

4.歸檔

客服在收到船公司的海單文件后，整理好與這票單子相關(guān)的海運費用、貨代提

單信息進行整合后掃描存檔，掃描件發(fā)送至國外。另需將該票單子進行關(guān)閉歸檔。

四、其他

1.如由貨代安排拖車/進貨代倉庫的并且由貨代安排報關(guān)的貨物，貨代操作應(yīng)在船公司的免費用箱期內(nèi)安排拖柜，并在免堆期內(nèi)安排進港，避免產(chǎn)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并做好登記。

2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發(fā)生費用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3.提單繕制注意事項：

①提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、

CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL’SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO./SEALNO.,DELIVERYAGNET等。

②提單表面應(yīng)清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些

重要的項目，比如件毛體數(shù)據(jù)、品名、船名/航次、箱封號等不可更改。切記報關(guān)單、提單、艙單三單上的品名、件毛體數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)須保持一致。

③客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容（比如船級社、船齡的要求）應(yīng)與相關(guān)船公

司核實確認。

④原則上不能同意客戶倒簽提單的要求。

⑤海運提單原則上歸貨代所有，不能提供給客戶海運提單，出給客戶的提單是

由貨代提供（客戶要求出直單的情況除外）。

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