如何開好項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)

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ERP實(shí)施心得分享(2)之如何開好項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)

項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)是實(shí)施過程中至關(guān)重要的一步。在項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)上，相當(dāng)于實(shí)施團(tuán)隊(duì)的第

一次集體亮相，這一次亮相，如果成功，雖然不能說決定著項(xiàng)目的成功，卻為以后的實(shí)施打下了良好的基礎(chǔ)，但如果不成功，則這個(gè)項(xiàng)目十有八九不成功。

為什么這么說呢？大家都知道，一般情況下，項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)上會(huì)有企業(yè)的“一把手”到

場(chǎng)，加上各級(jí)管理人員與項(xiàng)目小組成員，一般都有20人以上。在這些人中，許多人并沒有參與項(xiàng)目選型。所以，對(duì)實(shí)施方公司與人員都不了解，這是他們第一次見到并認(rèn)識(shí)實(shí)施顧問。就好像我們談戀愛第一次見對(duì)方一樣，第一印象非常重要。

第一印象包括：一、舉止談吐體現(xiàn)專業(yè)性。這其實(shí)需要長(zhǎng)期的積累，也沒有太多的技巧可言，但對(duì)于項(xiàng)目啟動(dòng)中的內(nèi)容，則是可以好好準(zhǔn)備一下，來充分體現(xiàn)專業(yè)性的。這里想提一下的就是：①一定要在項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)上強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)管理。這首先是起到前篇說到的“降溫”作用，其次，也可以體現(xiàn)顧問的專業(yè)性。②實(shí)施計(jì)劃的合理性。這主要依靠經(jīng)驗(yàn)加上對(duì)這個(gè)客戶的了解，反復(fù)斟酌，得出合理的實(shí)施計(jì)劃。個(gè)人以為，實(shí)施計(jì)劃是實(shí)施項(xiàng)目的靈魂，而實(shí)際運(yùn)作中，多數(shù)的實(shí)施顧問僅僅是將原來某個(gè)客戶的實(shí)施計(jì)劃復(fù)制后，經(jīng)過簡(jiǎn)單的日期修改，半個(gè)小時(shí)就完成了。如果你是這樣的習(xí)慣，那么勸你要改一下了。筆者在制定一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃時(shí)，先不說前期的準(zhǔn)備工作（如了解客戶的情況與實(shí)施的系統(tǒng)模塊等），光制作一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)間表就需要半天到一天的時(shí)間，我除了會(huì)精心考慮手頭的多個(gè)項(xiàng)目不至于撞車（這是一個(gè)基本要求，但如果時(shí)間短，則經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)實(shí)際操作過程中，兩個(gè)項(xiàng)目撞車的情況），而更多的時(shí)間，則會(huì)放在如何充分保證完成項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（里程碑）的緩沖時(shí)間上。比如說，需求調(diào)研階段開始于1月1日，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，估計(jì)要3天左右的時(shí)間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，另外需求2天左右的時(shí)間來整理文檔，則如果在1月6日提交需求調(diào)研報(bào)告的話，161導(dǎo)航

是極為不明智的，正確的做法是仔細(xì)評(píng)估客戶的配合程度（因?yàn)檎{(diào)研是需要客戶緊密配合的），留出1到2天的緩沖時(shí)間（當(dāng)然是在項(xiàng)目整個(gè)周期允許的前提之下）。

二、要讓客戶知道，這個(gè)項(xiàng)目是你在主導(dǎo)，你是游戲規(guī)則的建立者。一般情況下，我會(huì)要求客戶的“一把手”在會(huì)上宣讀一個(gè)擬好的《項(xiàng)目獎(jiǎng)懲制度》，在獎(jiǎng)懲制度中，要充分體現(xiàn)實(shí)施方對(duì)項(xiàng)目的主導(dǎo)。如，項(xiàng)目周例會(huì)所有項(xiàng)目小組成員必須參加；布置的各項(xiàng)任務(wù)必須按時(shí)按質(zhì)完成，否則，不但直接責(zé)任人要追究，而且，其直接上司也要受罰。這可充分避免企業(yè)在實(shí)施過程中以“手頭工作忙”為借口來拖延項(xiàng)目進(jìn)程。

其實(shí)，總結(jié)一下，無(wú)外乎達(dá)到兩個(gè)目的：一是體現(xiàn)專業(yè)性；二是制定游戲規(guī)則。專業(yè)性的作用可以用這樣的例子來說明：在婦產(chǎn)科診室里，如果醫(yī)生是男的，如果這位醫(yī)生沒有穿白大褂，則病人是不會(huì)配合進(jìn)行檢查的。因?yàn)樵诓∪搜劾�，穿白大褂是專業(yè)的第一象征。

而制定游戲規(guī)則的作用，則有這么一則故事：一個(gè)娶不到媳婦的傻子和鄰村嫁不出去的潑辣懶女人被媒婆牽線搭成了夫妻�；楹笠恢�，老丈人過來看自己的女兒與女婿，令他吃驚的是，他那潑辣懶女兒和變了個(gè)人似的，傻子女婿叫干啥就干啥，乖乖地伺候著傻子女婿。老丈人忙悄悄地問傻子女婿，用什么法子把女兒給制服了（因?yàn)槔险赡改镆彩峭瑯樱�老丈人已�?jīng)忍受了幾十年）。傻子說：沒啥呀，新婚之夜，新郎對(duì)著家里的狗說，“給我倒洗腳水”，狗當(dāng)然聽不懂，于是，新郎手起刀落，把家里的狗給砍了；接著，對(duì)家里的貓說，“給我倒洗腳水”，貓當(dāng)然也聽不懂，于是，新郎又手起刀落，把貓也給砍了；再接著，轉(zhuǎn)頭對(duì)新娘說，“給我倒洗腳水”，新娘已經(jīng)嚇得臉色蒼白，馬上乖乖地去倒洗腳水了。老丈人一聽完，恍然大悟，于是，馬上回家想如法炮制。當(dāng)他用同樣的方法把貓給砍了，然后準(zhǔn)備對(duì)老伴說時(shí)，突然發(fā)現(xiàn)，老伴已經(jīng)從廚房里拿了一把更大的菜刀沖了出來，嚇得老丈人落荒而逃。161導(dǎo)航

為什么同樣的方法老丈人行不通了呢？原因很簡(jiǎn)單，因?yàn)樯底优�婿是在第一次就成為游戲�?guī)則的制定者，所以，他可以掌控一切，而對(duì)老丈人來說，規(guī)則的制定者是老伴，在這種情況下，想反過來，是不可能的。

對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施來說，道理也是如此，在項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)上，你一定要成為一個(gè)游戲規(guī)則的制定者，而不是一個(gè)參與者。

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如何開好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議

摘要：良好的開端是成功的一半，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是一個(gè)項(xiàng)目的開始，因此其對(duì)于項(xiàng)目的順利開展非常重要。然而，有不少項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議不重視、走過場(chǎng)，或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，分別總結(jié)歸納出項(xiàng)目?jī)?nèi)部和外部啟動(dòng)會(huì)議的目的（作用）、需要參會(huì)的人員和會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容，為項(xiàng)目經(jīng)理更好地組織和召開項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部啟動(dòng)會(huì)議提供參考。

良好的開端是成功的一半，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是一個(gè)項(xiàng)目的開始，因此其對(duì)于項(xiàng)目的順利開展非常重要。我們知道，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議一般由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織和召開。然而，有不少項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議不重視、走過場(chǎng)，或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，分別總結(jié)歸納出項(xiàng)目?jī)?nèi)部和外部啟動(dòng)會(huì)議的目的（作用）、需要參會(huì)的人員和會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容，為項(xiàng)目經(jīng)理更好地組織和召開項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部啟動(dòng)會(huì)議提供參考。

（一）項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議

項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議指在項(xiàng)目承建方內(nèi)部召開的會(huì)議。1、目的

會(huì)議的目的是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)該項(xiàng)目的整體情況（包括項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目總體規(guī)劃及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等信息）和各自的工作職責(zé)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解，為日后協(xié)同開展工作作準(zhǔn)備；同時(shí)獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目資源的承諾和保障。2、需要參加會(huì)議的人員

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和會(huì)議的目的，我們可以知道，需要參加項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議的人員包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員、項(xiàng)目承建方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等。3、會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議所需要介紹的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目主要干系人信息、項(xiàng)目的基本需求、項(xiàng)目的總體規(guī)劃（包括項(xiàng)目建設(shè)思路、項(xiàng)目總體計(jì)劃等）、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其分工、項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)策略和項(xiàng)目資源需求等。

其中“項(xiàng)目總體規(guī)劃”、“項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其分工”、“項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)策略”和“項(xiàng)目資源需求”是會(huì)上需要重點(diǎn)介紹的內(nèi)容。（二）項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議

項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議指有項(xiàng)目主要干系人參加的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，該會(huì)議一般選擇在建設(shè)方或用戶方現(xiàn)場(chǎng)召開。1、目的

會(huì)議的目的是讓項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方、監(jiān)理方（如有）等項(xiàng)目主要干系方對(duì)該項(xiàng)目的整體情況（包括項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目總體規(guī)劃及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等信息）有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解，讓項(xiàng)目各主要干系方清楚各自的職責(zé)和義務(wù)，讓項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方在項(xiàng)目建設(shè)的過程中所需要給予的支持和配合給予承諾，從而讓各方就項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)事宜達(dá)成共識(shí)。2、需要參加會(huì)議的人員

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和會(huì)議的目的，我們可以知道，需要參加項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議的人員包括項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方、項(xiàng)目監(jiān)理方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目承建方領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)核心成員等。

3、會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容

項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議所需要介紹的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目主要干系方領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目的基本需求、項(xiàng)目的總體規(guī)劃（包括項(xiàng)目建設(shè)思路、項(xiàng)目總體計(jì)劃等）、項(xiàng)目各主要干系方的責(zé)任和義務(wù)項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)策略和在項(xiàng)目的建設(shè)過程中項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方所需要給予的支持和配合等。其中，“項(xiàng)目總體規(guī)劃”、“項(xiàng)目各主要干系方的責(zé)任和義務(wù)”和“項(xiàng)目建設(shè)過程中項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方所需要給予的支持和配合”是會(huì)上需要重點(diǎn)介紹的內(nèi)容。結(jié)束語(yǔ)

需要注意的是，由于項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議主要是信息展示而不是討論，一般時(shí)間都比較短，因此一些需要與會(huì)各方認(rèn)可或承諾的事宜，需要在啟動(dòng)會(huì)議前溝通清楚，否則會(huì)嚴(yán)重影響啟動(dòng)會(huì)議的效果。

另外，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，項(xiàng)目的內(nèi)、外部啟動(dòng)會(huì)議也可以合二為一，但項(xiàng)目經(jīng)理一定需要兼顧各與會(huì)者所關(guān)心的內(nèi)容。

能否開好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，關(guān)鍵取決于前期準(zhǔn)備工作是否做得充分和到位，當(dāng)然啟動(dòng)會(huì)議文稿的組織、會(huì)議的形式、項(xiàng)目經(jīng)理的臨場(chǎng)表達(dá)也非常重要。

“片言以居要，一目能傳神”，愿我們的項(xiàng)目經(jīng)理，能充分利用項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上有限的時(shí)間，達(dá)到非常的效果；同時(shí)借用項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議這一契機(jī)，用團(tuán)隊(duì)的智慧點(diǎn)亮項(xiàng)目前進(jìn)道路上的明燈。

主要參考文獻(xiàn)：

[1]《IT項(xiàng)目管理》凱西斯瓦爾貝著王金玉等譯

[2]《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》（美）項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)著中國(guó)電子工業(yè)出版社

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