全國國際商務單證員工作特點

全國國際商務單證員工作特點

來源：91UP快學堂時間：201*-7-3019:15:00

【快學堂】

外貿單證員的工作貫穿于進出口合同履行的全過程。單證員以外貿單證處理為核心，是外貿企業(yè)必備的基礎性人才。其工作具有量大面廣、時間性強、工作要求高的特點，應具備專業(yè)知識、專業(yè)技能和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度等基本條件。單證員的素質直接影響外貿企業(yè)整體的工作質量，因此應了解商品知識、加強協(xié)調能力、增強服務意識、培養(yǎng)團隊精神，以不斷提高自身素養(yǎng)，全面提升綜合素質。

外貿單證員（DocumentationSpecialistofForeignTrade），是指在對外貿易結算業(yè)務中，買賣雙方憑借在進出口業(yè)務中應用的各種單據、證書來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢、結匯等工作的人員。外貿單證員是外貿企業(yè)開展業(yè)務的基礎人才，主要工作有審證、制單、審單、交單和歸檔等一系列業(yè)務活動，它貫穿于進出口合同履行的全過程。一、外貿單證員的工作特點（一）量大面廣

在我國的外貿企業(yè)中，外貿單證部門的人員配備十分有限，一名單證員往往要負責跟進多名外貿業(yè)務員的業(yè)務單證，在每天有限的時間內同時處理多筆進度各不相同的業(yè)務單據，工作量非常大。在處理每票單據的過程中，單證員需要完成與業(yè)務員、跟單員、財務以及客戶、貨代、報關行、銀行、辦證機構各方面的溝通協(xié)調工作，由此可見涉及面之廣。（二）時間性強

單證員在每個業(yè)務操作環(huán)節(jié)都有時間上的嚴格要求。以出口信用證作為結算方式為例，單證員需要及時催證、審證，若發(fā)現(xiàn)信用證與合同不符，要在最短的時間內退回開證行要求改證；因信用證對最遲交貨期有具體要求，一定要提前租船訂艙，把握好截關、開船時間，確保按時送貨并及時制作報關資料安排報關，同時還需考慮到進行必要商檢的時間；貨物裝船后，應盡快核對好提單，并發(fā)裝船通知給進口商；若信用證有要求辦理一般原產地證書或普惠制原產地證書，都可以在裝船日之前網上辦理，若普惠制原產地證在提單簽發(fā)日期的7天后辦理，則需辦理后發(fā)證，手續(xù)相對麻煩；保險單的簽發(fā)日期既不能早于報關單日期，又不能晚于提單簽發(fā)日期；所有單據正本齊全、反復審查無誤后要在信用證規(guī)定的交單期內盡早向銀行提交單證，如果銀行審單出現(xiàn)不符點，還能有溝通修改的補救機會。只有把握好時間這條主線，才能分清輕重緩急，高效地完成單證工作。（三）工作要求高

高水平的外貿單證不僅能保證貨物按時按質按量運出，又能確保及時收匯，所以對制單人員的要求很高。外貿單證員不僅需要扎實的國際貿易理論知識和專業(yè)外語知識、嫻熟的計算機操作能力，更需要有良好的溝通協(xié)調能力、高度的責任心和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，能夠不斷地提高、完善制單技巧，具備獨立處理變化多端單證的能力。

二、外貿單證員的作用和崗位及人員現(xiàn)狀

（一）外貿單證員的作用外貿最大的特點就是單證交易。

制作一套合格的單證，是外貿實務中很關鍵的工作。在國際貿易實施過程中，合同、定單、報關、報檢、運輸、倉儲、銀行、保險等各個環(huán)節(jié)，無一不是通過各種單據憑證來完成。單證如此重要，以至于外貿行業(yè)中專門派生出一個職位叫“單證員”。以往一些中小外貿企業(yè)為了節(jié)省成本，把單證工作交給業(yè)務員或者財務部制作，經常會因制單人員缺乏專業(yè)單證知識造成單據不符，直接影響外貿企業(yè)及時安全收匯。越來越多的外貿企業(yè)意識到單證環(huán)節(jié)設崗定人的重要性。單證員的出現(xiàn)是外貿行業(yè)中分工趨向細化的具體表現(xiàn)，它劃清了外貿企業(yè)各崗位的權責界限，使復雜的外貿流程變得簡單化、標準化。

（二）外貿單證員的崗位及人員現(xiàn)狀由于受美國經濟衰退和持續(xù)蔓延的次貸危機，以及人民幣升值、出口退稅率下調等國內外多重因素影響，201*年中國對外貿易出現(xiàn)了下滑趨勢，部分外貿企業(yè)出現(xiàn)工廠減員、減產等現(xiàn)象。

但在這次全球性的經濟危機中，中國經濟的表現(xiàn)好于一般國家，201*年貿易額下降了17%，好于業(yè)內專家預測的201*年世界貿易額下降幅度超過30%的水平。中國在201*年成為全球第一大出口國，占全球出口份額的比重超過9%。因此外貿人才的需求量將進一步增大，其中以單證員尤其突出。據有關部門統(tǒng)計，廣東省國際商務單證人員需求量達20余萬人，浙江省的國際商務單證人才缺口達15萬人，上海市201*年國際商務單證員人才缺口將超過15萬人，江蘇省單證員需求達17萬�？梢妴巫C員崗位的人才短缺問題相當突出。單證員操作技能的高低直接關系到外貿業(yè)務結匯的時效和成敗，從業(yè)要求較高。而現(xiàn)有的從業(yè)人員中，通過在實際單證操作過程中自己摸索的人居多，許多是在企業(yè)傳統(tǒng)的“師徒傳幫帶”方式下進入角色的，缺乏對單證知識的系統(tǒng)學習，企業(yè)又很少提供培訓機會，所以出現(xiàn)部分企業(yè)單據制作水平低下，造成不必要的經濟損失。近年來，國際商務單證員資格認證證書開始受到越來越多用人單位的認可和求職者的青睞，但經過專業(yè)培訓、持有該專業(yè)證書的現(xiàn)有從業(yè)人員卻不到10%。外貿單證員隊伍的整體素質亟待提高。

三、外貿單證員應該具備的基本條件

隨著我國擁有出口自主權的企業(yè)大幅增長，外貿單證員的需求量增大。但一些企業(yè)在招不到專業(yè)單證員的情況下，錄用一些非專業(yè)人員倉促上崗，增加了企業(yè)的風險系數(shù)。外貿單證崗位應該具備以下基本條件：(一)專業(yè)知識知道要怎么做

單證員必須掌握系統(tǒng)的外貿知識、單證知識、外語知識，善于學習更新知識。在扎實的外貿專業(yè)知識基礎上，還應清楚企業(yè)的運作流程，了解產品知識、生產工藝流程，以及掌握貨代市場行情和一些貿易國別或地區(qū)的政策、單證習慣等相關知識。專業(yè)知識豐富，涉及面廣泛是成為一名優(yōu)秀單證員的前提。（二）專業(yè)技能知道該怎么做

單證員要求有較強的實踐操作能力，單證質量的高低是衡量單證員業(yè)務能力的直接體現(xiàn)。在實際的外貿單證操作中，單證員需要有良好的溝通技巧，綜合掌握英語、電腦及溝通工具的運用技巧，不斷鉆研業(yè)務、提高單證繕制技巧，降低單證出錯率。（三）工作態(tài)度知道該怎么做好

單證工作特別需要耐心細致，責任心強。許多單證員都有過因單證制作錯誤“花錢買教訓”的經歷，制單過程中最忌粗心大意，急于求成。在面對錯誤或困難的時候，需要調整心態(tài)，直視并勇于承擔錯誤，積極的解決問題。如果沒有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，就會重復犯錯。要善于時間管理、勤于記錄備案、重視協(xié)調溝通，能夠在工作中不斷思考、總結，養(yǎng)成良好的工作習慣，這些都是高素質外貿單證員的必備條件

四、外貿單證員素質的培養(yǎng)（一）了解商品知識

作為單證員，不可能像跟單員、采購員那樣全面了解產品、配件及生產工藝。但是如果單證員忽視了對產品知識的了解，不熟悉企業(yè)進出口商品的種類、規(guī)格、材質\\包裝等方面的知識，就無法做到嚴格區(qū)分商品的不同項目，導致HS編碼找得不夠準確，直接影響通關速度。因此，外貿單證員除了有國際貿易專業(yè)知識外，還應該具備相應的商品知識。在日常工作中，可以到工廠生產線了解生產過程，通過樣品剖析等方式，向相關人員學習、充分了解產品相關知識。（二）加強協(xié)調能力

由于單證員的工作涉及面很廣，能否有效的溝通和協(xié)調，對于單證工作的順利開展有著直接影響。對內來說，單證員必須與業(yè)務員、工廠跟單員、財務、客戶關系融洽，從容應對、及時化解和消除工作中的各種矛盾。有經驗的單證員會發(fā)現(xiàn)，九月下旬到十一長假后部分航線租船訂艙十分緊俏，常會出現(xiàn)訂不到艙位的情況。單證員一方面要掌握多家船公司的航線船期、運費信息，做到提早訂艙、確保艙位；另一方面要盡早提醒業(yè)務員和客戶在不影響買賣雙方交貨時間的基礎上盡量避開高峰期，事先做好提早或推后裝船的準備，以備萬一。善于溝通協(xié)調，才能與業(yè)務員、客戶、工廠等相關人員達成共識。對外來說，單證員需要與貨代、商檢辦證機構、保險公司、銀行等有關部門緊密協(xié)作。經常與貨代及船公司人員溝通，可以掌握最新的船期、運費信息，在比較中可找出價格優(yōu)勢大的合作伙伴。按信用證要求制單時，有機會與銀行審單人員打交道，可以在業(yè)務往來中多進行交流，銀行審單人員是單證員最好的老師。

（三）增強服務意識

單證員幾乎每天都要忙著和貨代、船公司聯(lián)系業(yè)務，平時要善于積累一定的業(yè)務資源。當業(yè)務員、客戶需要運費信息時，能夠及時、準確地報出運費、船期，最好能多提供幾個供客戶選擇，讓客戶滿意。貨物裝船后，要及時發(fā)裝船通知給客戶，但是通常此時給出的是預計到港時間，需要跟蹤、不斷的更新，將貨物的最新運輸信息反映給客戶，在貨物到港前幾天再提醒客戶一次。通過從每一個微小的細節(jié)為客戶提供最完善的服務。（四）培養(yǎng)團隊精神

外貿企業(yè)都希望打造一支思想素質好、業(yè)務能力強、能打硬仗的外貿專業(yè)隊伍。單證工作不是拘謹封閉的，除完成自己本職工作外，應該與相關職能部門多交流，對它們的組織結構、職能有一個基本的認識，這樣做起工作來就會多從全局來考慮，認識到單證工作對其他部門和整個公司的重要性。一旦單證環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會產生連鎖反應，影響全局。在工作中，要培養(yǎng)自己逐步做到統(tǒng)觀全局，學會與人合作，善于調動別人的積極性和創(chuàng)造性，充分依靠集體的力量確保每個業(yè)務流程環(huán)節(jié)準確無誤、高效運作�？傊�，即使是擁有多年制單經驗的老單證員，也不能保證所有單證制作無誤。一方面，單證人員需要養(yǎng)成自我糾錯的習慣，對自己做的每個單據嚴格把關。另一方，單證部同事可以互相審核對方的單證，通過交叉復審，降低企業(yè)風險。企業(yè)也要對員工進行定期培訓，穩(wěn)步提高單證員的制單結匯水平。

擴展閱讀：201*年全國國際商務單證員考試大綱

201*年全國國際商務單證專業(yè)培訓考試大綱

第一章國際商務單證概述

一、基本要求

了解并掌握國際貿易單證的作用與分類;國際貿易單證工作環(huán)節(jié)、制單基本要求、制單的依據和對單證員的要求;國際貿易單證標準化進程、國際貿易單證主要標準、國際貿易單證樣式和國際貿易單證常用代碼。

二、考試內容

1.國際貿易單證的分類。2.國際貿易單證工作環(huán)節(jié)。3.制單基本要求。4.制單的依據。

5.國際貿易單證常用代碼。

第二章國際貿易術語

一、基本要求

了解并掌握國際貿易術語的含義與作用;有關貿易術語的三個國際慣例;選用貿易術語應考慮的因素;《INCOTERMS201*》中11個貿易術語的基本含義。

二、考試內容

1.貿易術語含義和作用。

2.《INCOTERMS201*》中11個貿易術語的基本含義。3.FOB、CFR和CIF變形的含義。

4.FOB、CFR和CIF與FCA、CPT和CIP的異同。5.選用貿易術語應考慮的因素。

第三章國際貨物買賣合同

一、基本要求

了解并掌握磋商和訂立國際貨物買賣合同的一般步驟;國際貨物買賣合同的基本內容;出口合同和進口合同履行的一般程序。

二、考試內容

1.磋商和訂立國際貨物買賣合同的一般步驟。2.國際貨物買賣合同的結構和內容。

3.出口合同履行程序及合同履行各個環(huán)節(jié)涉及的各種單證。4.進口合同履行程序及合同履行各個環(huán)節(jié)涉及的各種單證。

第四章國際貿易付款方式一、基本要求

了解并掌握國際結算票據的基本類型;匯票的種類、流轉與繕制。能夠對匯票、支票與本票進行比較;了解并掌握付款方式的選擇;銀行保函和備用信用證;國際保理;福費廷;.了解信用融資的概念與基本內容。

二、考試內容

1.常見的國際付款方式。2.匯付與托收。

3.跟單信用證，信用證的種類、信用證的審核與修改。

第五章商務單證種類和作用一、基本要求

了解出口商務方面主要的單據的種類和作用及制作要點，初步掌握制單技巧。

二、考試內容

掌握商務單證的制作和審核，包括商業(yè)發(fā)票、包裝單據、形式發(fā)票、領事發(fā)票、海關發(fā)票、廠商發(fā)票、裝運通知、出口商證明(寄單、寄樣證明、貨物補充說明)、船公司證明和客戶檢驗證書等的制作。

第六章國際貨物運輸與保險單證

一、基本要求

了解并掌握運輸單據的分類和作用;掌握常見運輸?shù)膬热�、填制和使�?保險單的種類、繕制和注意事項;投保單、進出口貨物保險條款、險別的分類和主要內容。

二、考試內容

1.常見運輸單據填制。2.海運提單內容和種類。

3.投保單、保險單的填制和審核。4.保險險別。

第七章官方出口單證

一、基本要求

了解并掌握進出口許可證的基本程序、內容和繕制;原產地證書內容、種類、申領手續(xù)及填制要求;出入境檢驗檢疫內容，檢驗檢疫證書的種類和繕制要求;報檢手續(xù)及報檢單填制要求;報關手續(xù)及報關單填制要求;出口核銷退稅的基本程序及核銷內容和填制要求。

二、考試內容

1.許可證申領手續(xù)及填制。

2.常見產地證書種類及填制要求。

3.出入境貨物報檢手續(xù)和報檢單的填制。4.檢驗檢疫證書種類及內容。

5.進出口貨物報關一般規(guī)定及報關單填制。6.出口收匯核銷單和退稅的基本流程。

第八章進口單證一、基本要求

了解進口商審核單據以及憑單付款和辦理提貨手續(xù)時的管理措施需要的一些單據，以及在進口合同履行的過程中的單證管理。

二、考試內容

要求掌握和了解進口貿易的有關計算方式、申請開立信用證的手續(xù)，掌握信用證申請書的填制及主要單據的審核要點，掌握進口業(yè)務中的主要單證的繕制和修改(進口許可證、進口檢驗證書、進口貨物報關單)。

第九章國際商務單證業(yè)務中的計算一、基本要求

了解掌握傭金與折扣;銀行匯兌與銀行費用;外幣互換的計算;銀行利息與貼現(xiàn)費用;議付與結售匯的基本概念與內容;航空運費的計算;鐵路運費的計算。

二、考試內容

1.傭金的計算;折扣的計算;常見的傭金條款。2.運費的計算;班輪運費的計算。

3.保費的計算;投保金額的確定;保險費的計算;與保險有關的價格換算。

第十章國際商務單證操作實務一、基本要求

了解單證制作依據、步驟、工作方法、單證信息錄入、審單的工作方法、審單的常見問

題、交單后銀行的工作流程。

二、考試內容

1.制單的依據。2.制單的基本方法。3.制單的要求。

4.審單的工作方法和重點項目。5.信用證交單的注意點。6.托收項下交單的注意點

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