綜合文秘工作制度

市政府辦公室綜合文秘工作制度

一、管理范圍

1、市政府通知、公告、通告等大字頭、小字頭公文、政府辦公室公文；政務通報、政務督查、政府信息、報省報滄信息、政務參閱等政府辦公室文件。

2、匯報、總結、年鑒、志體等文字材料。3、各位市長委派秘書起草的其他文字材料。

4、國務院、省政府、滄州市政府下發(fā)的各類文件（統(tǒng)稱三級文件）；明傳電報及來信。

二、運行程序

（一）起草。1、綜合科室負責市政府及辦公室綜合性公文、材料的起草；各專業(yè)科室負責市政府及辦公室專業(yè)性公文、材料的起草；綜合性較強的重要公文、材料的起草，一般采取“集體研究，指定個人或幾人執(zhí)筆”的方法進行，即首先組織有關人員集體討論，經過認真研究，擬出詳細提綱或要點，再指定專人起草；年鑒、志體等材料，按年度由市志辦負責編寫；政務參閱主要由政策研究室起草，或由市長、主任委派相關文秘人員起草和由文秘人員自主起草；政府信息由信息科或辦公室文秘人員起草；政務督查由督查室起草；專業(yè)性較強的公文可由有關部門代擬稿后，由相應文秘人員進行把關修改。2、文稿起草要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)，做到材料真實、觀點明確、條理清楚、層次分明、文字精煉、標點準確、遣詞造句準確、規(guī)范。3、由部門代擬的文稿，要由代擬部門負責人簽字；幾個部門聯(lián)合起草的文稿，要組織會簽。4、起草時限根據(jù)公文、材料緊急程度決定，一般要在一至五日內起草完畢；綜合性重要材料、規(guī)范性文件根據(jù)情況，適當延長時間；年鑒、志體等按規(guī)定期限完成起草或修編任務。

（二）審核。1、初審。市政府及辦公室公文、材料由起草人所在科室負責人初審；由部門代擬或要求批轉的文稿，先由相應科室負責人在內容、文字上進行初審，初審的任務是：是否需要行文，文稿觀點、政策、法規(guī)依據(jù)是否準確，精煉語言、壓縮較長的文字，糾正違反邏輯的陳述，校正文字、標點，工作措施是否可行，作深入的修改補充。2、復審。初審后的文稿由辦公室分管文秘工作的副主任復核，復審重點是：進一步確定應否發(fā)文，確定文種使用，檢查格式是否規(guī)范，附件材料是否齊全。復審后由辦公室主任確定最后審批的領導。規(guī)范性的文件由法制辦會審。3、審定。政府公文，一般由分管副市長審定；辦公室公文，由主管副主任審定，重要事項送辦公室主任審定。其他綜合性強的重要材料由市長審定；其他專業(yè)性材料由主管副市長、辦公室主任或主管副主任審定。政府及辦公室公文必須附有發(fā)稿箋，并按規(guī)定填寫有關內容。

（三）定稿簽發(fā)。政府大字頭、會議紀要、公告、通告等由市長定稿簽發(fā)；政府小字頭文件由市長或常務副市長定稿簽發(fā)；辦公室文件由主管市長或辦公室主任定稿簽發(fā)。簽發(fā)包括意見、姓名和時間。除規(guī)范性文件外，審核、定稿、簽發(fā)均要在一到二日內辦理完畢。

（四）校印。1、打印的公文、材料由起草人進行校對，多人起草的明確1-2人校對。綜合科負責綜合性政府公文、材料的校對；專業(yè)性政府公文、材料在經主管副主任把關以后，退交專業(yè)科室校對。校對時發(fā)現(xiàn)需修改的地方，需經主管副主任批準。2、校對后的文字差錯率為零，標點符號差錯率不超過萬分之三。3、打字室接到政府公文、材料打印任務后，一般要在三日內完成，急件在限定時間內完成。4、印制文件要版面干凈、美觀，字跡清楚，裝訂整齊。5、裝訂好的文件，加蓋公章后應立即交市政府辦公室機要科。

三、文件處理

1、文件由市政府辦公室機要科統(tǒng)一收發(fā)、保管和銷毀。2、文件、電報、信件收到后，機要科負責簽收、分類登記。對需辦理的文件掛簽后及時報送辦公室主任，并按主任批辦意見報呈有關領導。

3、市長批辦件由政府督察室負責交有關部門，并負責催辦；各副市長批辦件由各秘書負責交有關部門，并負責催辦。要做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。

4、傳閱文件應當履行登記手續(xù)，隨時掌握文件去向，避免漏傳、誤傳和延傳。傳遞秘密文件，按有關保密規(guī)定辦理。

5、文件由機要科按照發(fā)文范圍分發(fā)。發(fā)文要迅速、及時，一般要在當日內辦理完畢，特殊情況要在次日上午分發(fā)完畢。

6、每件文件留存三份，由機要科連同底稿一并存檔。辦理完畢的文件，機要科要按規(guī)定及時整理、歸檔，以便于保管、查找和使用。

四、激勵與約束

基本原則是“誰主辦、誰負責，負責到底”。

1、主管副主任對所分管工作的文字材料從修改、把關、閱簽到成文全程負責，享有成績、承擔責任。

2、文秘人員在接到辦文任務時就成為該次任務的責任人，對公文起草、送審、報簽、校印、裝訂等各個環(huán)節(jié)全程負責，承擔責任，享有成績。

3、對有印制版記的公文，責任人以校對人為準；對調查研究、政務督查、政府信息等采取署名制的文件，責任人以署名人為準；對政務通報等其他不署名或無印制版記的公文、材料，責任人以指定起草人為準。

4、屬兩人或兩人以上共同起草完成的公文、材料，由所有起草人共同承擔責任，共同享有成績。

5、綜合科室在起草公文、材料時，需專業(yè)科室提供第一手材料的，專業(yè)科室應及時提供，材料提供者對其所提供材料負責。

五、未盡事宜按《黃驊市行政機關公文處理實施細則》執(zhí)行。

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文秘工作制度

一、運行程序

（一）起草。1.綜合室負責縣紀委監(jiān)察局綜合性公文、材料的起草；各專業(yè)科室負責本科室專業(yè)性公文、材料的起草；2.文稿起草要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)。3.由部門代擬的文稿，要由代擬部門負責人簽字，幾個部門聯(lián)合起草的文稿，要組織會簽。

（二）審核、簽發(fā)。1.初審�？h紀委監(jiān)察局及其他科室的公文、材料由起草人所在科室負責人初審；2.復審、審定、定稿。初審后的文稿由分管副書記（局長）復核、審定，交由書記簽發(fā)。

（三）校印。1.印制的公文、材料由起草人進行校對，多人起草的明確1-2人校對。綜合室負責綜合性、專業(yè)性公文、材料的校對；2.印制文件要版面干凈、美觀，字跡清楚，裝訂整齊。

二、文件處理

1.文件由綜合辦公室統(tǒng)一收發(fā)、保管和銷毀。

2.文件、電報、信件收到后，綜合室負責簽收、分類登記。對需辦理的文件掛簽后及時報送呈報有關領導。

3.傳閱文件應當履行登記手續(xù)，隨時掌握文件去向，避免漏傳、誤傳和延傳。傳遞秘密文件，按有關保密規(guī)定辦理。

三、激勵與約束

基本原則是“誰主辦、誰負責，負責到底”。

1.分管副書記（局長）對所分管工作的文字材料從修改、把關、閱簽到成文全程負責，享有成績、承擔責任。2.文秘人員在接到辦文任務時就成為該次任務的責任人，對公文起草、送審、報簽、校印、裝訂等各個環(huán)節(jié)全程負責，承擔責任，享有成績。

3.屬兩人或兩人以上共同起草完成的公文、材料，由所有起草人共同承擔責任，共同享有成績。

4、綜合室在起草公文、材料時，需專業(yè)科室提供第一手材料的，專業(yè)科室應及時提供，材料提供者對其所提供材料負責。

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