如何跟進(jìn)宴會(huì)工作安排
TrainingMaterial培訓(xùn)教材MeetingArrangement如何跟進(jìn)宴會(huì)工作安排TASKNUMBER:任務(wù)號(hào):DEPARTMENT:部門:DATEISSUED:制定日期:GUESTEXPECTATION:客人期望:TIMETOTRAIN:培訓(xùn)時(shí)間:S&M-008Sales&MarketingDept.銷售部April201*201*年4月通過規(guī)范的工作安排,讓公司了解酒店的服務(wù)流程,并提供滿意的服務(wù)使之成為酒店的忠誠客戶。30minutes30分鐘Whyisthistaskimportantforyouandourguests?為什么此項(xiàng)任務(wù)對您和客人如此重要?
Answers:回答:
1.能提高客人及公司的滿意指數(shù)2.能夠展示我們的專業(yè)
3.可吸引更多的客人向其它客人推薦酒店4.滿意的服務(wù)使之成為酒店的忠誠客戶WHAT/STEPSHOW/STANDARDSTRAININGQUESTIONS步驟1、接受預(yù)定2、確定菜單如何做/標(biāo)準(zhǔn)在接待宴會(huì)訂單時(shí),應(yīng)確定是否留有空余場地,如確定后同時(shí)交納訂金,否則場地不予保留。在確定菜單時(shí),應(yīng)提供相應(yīng)的供客戶參考,同時(shí)說明至少在宴會(huì)日期半個(gè)月確定下來。培訓(xùn)問題如何接受宴會(huì)預(yù)定?HOLIDAYINNNORTHCHONGQINGHKFL-0032TaskTurndownService
Page1ofWHAT/STEPSHOW/STANDARDSTRAININGQUESTIONS步驟3、簽定協(xié)議4、發(fā)宴會(huì)接待通知單如何做/標(biāo)準(zhǔn)場地、菜單都確認(rèn)后,簽協(xié)議時(shí)應(yīng)用酒店專用的表格,其他收費(fèi)項(xiàng)也要寫明。協(xié)議簽訂后,要根據(jù)客戶的要求填寫《美工制作單》,交由公關(guān)部制作。其他相關(guān)部門也各執(zhí)一份,做到各負(fù)其則。銷售人員應(yīng)提前將客房預(yù)定單送至訂房部,在宴會(huì)當(dāng)天確認(rèn)房號(hào)后告知客人。宴會(huì)菜單需提前兩天交由點(diǎn)菜人員抄寫下到相應(yīng)的廚房,如后有變化應(yīng)做相應(yīng)修改并做調(diào)整。每次宴會(huì)結(jié)束后,做好總結(jié)并歸檔。培訓(xùn)問題如何簽定宴會(huì)協(xié)議?發(fā)送宴會(huì)接待通知單應(yīng)注意的事項(xiàng)?5、預(yù)定客房6、發(fā)放宴會(huì)菜單至廚房7、整理宴會(huì)資料歸檔如何做好宴會(huì)的客房預(yù)定?如何根據(jù)宴會(huì)的需求對各相關(guān)部門發(fā)送通知?
Summaryquestions:問題概述:
1.如何接受宴會(huì)預(yù)定?2.如何簽定宴會(huì)協(xié)議?
3.發(fā)送宴會(huì)接待通知單應(yīng)注意的事項(xiàng)?4.如何做好宴會(huì)的客房預(yù)定?
5.如何根據(jù)宴會(huì)的需求對各相關(guān)部門發(fā)送通知?
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宴會(huì)、會(huì)議接待跟進(jìn)工作要領(lǐng)
1、宴會(huì)、會(huì)議跟進(jìn)人員應(yīng)將客戶的每個(gè)細(xì)節(jié)要求,清楚列明在宴會(huì)備忘錄或宴會(huì)通知單上,以便上司查核或必要時(shí)其它工作人員能隨時(shí)參加跟進(jìn)工作,而無誤、遺漏之處。
2、宴會(huì)、會(huì)議跟進(jìn)人員的責(zé)任是確保宴會(huì)、會(huì)議的每個(gè)細(xì)節(jié)能夠符合客戶要求,故而在宴會(huì)開始前必須不斷與有關(guān)部門聯(lián)系,確實(shí)各部門已清晰各項(xiàng)宴會(huì)要求。
3、宴會(huì)、會(huì)議跟進(jìn)人員在宴會(huì)前需仔細(xì)檢查各項(xiàng)安排的落實(shí)情況,如發(fā)現(xiàn)遺漏、有誤之處,需及時(shí)通知宴會(huì)負(fù)責(zé)人,處理解決。
4、每個(gè)客戶對宴會(huì)的要求各不相同,但大致上以下幾點(diǎn),都是宴會(huì)跟進(jìn)人員在每個(gè)宴會(huì)前必須跟進(jìn)的。
A、宴會(huì)開始前一小時(shí),檢查指示牌、橫幅、席珍是否已經(jīng)放好,文字有無錯(cuò)誤;B、在宴會(huì)、會(huì)議開始前一小時(shí),檢查各種設(shè)備、謝謝是否運(yùn)轉(zhuǎn)正常,如照明設(shè)備、空調(diào)電話、背景音樂、麥克風(fēng)、接待臺(tái)、席號(hào)的位置是否擺放正確;
C、在宴會(huì)、會(huì)議開始前一小時(shí),檢查各種設(shè)備、設(shè)施是否運(yùn)轉(zhuǎn)正常,如照明設(shè)備、空調(diào)電話、背景音樂、麥克風(fēng)、接待臺(tái)、席號(hào)的位置是否擺放正確;
D、在宴會(huì)、會(huì)議開始前一小時(shí),檢查地毯、門、墻壁、洗手間及裝飾物是否干凈;E、協(xié)助餐飲部在宴會(huì)、會(huì)議開始前一小時(shí),召集相關(guān)部門跟進(jìn)人員開會(huì),講解宴會(huì)的內(nèi)容和注意事項(xiàng),包括人數(shù)、宴會(huì)形式、服務(wù)方式、食品和飲料、參加宴會(huì)的重要客人,以及客人提出的特殊要求,分配具體工作,指定各工作環(huán)節(jié)的檢查人;
F、若需要演出公司、禮儀小姐,事先應(yīng)審核演出節(jié)目有無破壞酒店形象之內(nèi)容,并安排他們提前到達(dá);
G、檢查餐臺(tái)上杯具是否與酒水相對應(yīng),如白酒擺烈酒杯,紅酒擺紅酒杯,汽水、啤酒擺水杯;
H、檢查宴會(huì)、會(huì)議期間專用洗手間是否有PA值守,宴會(huì)空調(diào)是否已提前找開,溫度是否適合;
I、宴會(huì)前半小時(shí)安排保安協(xié)助客人泊車;
J、若是重要宴會(huì)、會(huì)議,提前安排美工到場拍攝;
K、請客戶宴會(huì)、會(huì)議負(fù)責(zé)人提前到達(dá)檢查場地,若有不甚滿意之處,可即協(xié)商更正;L、告訴宴會(huì)、會(huì)議負(fù)責(zé)人你會(huì)一直留在宴會(huì)中,若有需要之處,請他隨時(shí)找你
宴會(huì)、會(huì)議的追蹤服務(wù)
宴會(huì)、會(huì)議結(jié)束后,由負(fù)責(zé)的銷售人員親自拜訪或打電話給客戶表達(dá)感謝之意,并追蹤客戶對此次宴會(huì)的滿意度以及酒店所需改進(jìn)之處,表示對客戶的一種售后服務(wù)。如果顧客反面反映居多,產(chǎn)生誤解之處便應(yīng)及時(shí)解釋清楚,但若情況屬實(shí),則可借以得知改進(jìn)方向。如果客人反映是正面的,即可作日后推廣宴會(huì)銷售的賣點(diǎn)。所有追蹤的結(jié)果均應(yīng)列入記錄并存檔,作為將來評核改善成果的參考,同時(shí)也可作為此客戶下次光臨時(shí)應(yīng)特別注意的服務(wù)咨詢,以提供較高的服務(wù)品質(zhì)。
宴會(huì)、會(huì)議的預(yù)訂及確認(rèn)
假使顧客有意預(yù)約宴會(huì),銷售人員需問清楚宴會(huì)的日期、時(shí)間、宴會(huì)名稱、性質(zhì)及聯(lián)絡(luò)人員姓名、電話、并書面記錄下來。另外,菜單內(nèi)容、飲料種類、與宴會(huì)人數(shù)、宴會(huì)預(yù)算、擺設(shè)方式、顧客的付款方面也應(yīng)如實(shí)記錄。當(dāng)然,在預(yù)約步驟中,銷售人員要提供報(bào)價(jià)單給顧客,因?yàn)榇蠖鄶?shù)顧客在簽訂合約后可能還會(huì)與其他飯店進(jìn)行比價(jià)。無論如何,銷售人員應(yīng)詳細(xì)記錄每次跟顧客洽談的結(jié)果,除存檔備查外,也需正確無誤地將資料轉(zhuǎn)達(dá)給其他相關(guān)人員。只有如此,方能確保宴會(huì)的成功。為方便記錄起見,預(yù)訂宴會(huì)所需的資料都已經(jīng)包括在宴會(huì)洽談表中。有了宴會(huì)洽談表,銷售人員與客人洽談時(shí)便可以馬上將所有資料填妥,并將客人的要求選出,等到將宴會(huì)通知單發(fā)給各部門時(shí),所有宴會(huì)需求都一目了然。如果顧客只是暫訂宴席,酒店則必須對其保持追蹤,直到客人下訂單為止。若顧客取消訂席,也要詢問取消宴會(huì)的原因,并予以記錄,作為日后改進(jìn)的參考。
通常,除熟客不收預(yù)訂金外,其他所有宴會(huì)及會(huì)議確認(rèn)時(shí),都必須先交30%的訂金,付完訂金才表示該宴會(huì)場地確實(shí)被訂下。否則一個(gè)宴會(huì)如果臨時(shí)取消,對酒店勢必造成重大損失,因此預(yù)收訂金酒店是另一種自保方式,誠屬必要。除此之外,若在原來預(yù)訂宴席的顧客未付之前另有其他顧客欲訂同一場地,銷售人員應(yīng)打電話給先預(yù)訂的顧客,詢問其意愿。如果顧客表示確定要使用該場地,就必須請其先繳付訂金,否則將讓給下一位想預(yù)訂的顧客。假使客戶看中的宴會(huì)廳已被預(yù)訂,銷售人員仍然不可輕易放棄任何生意機(jī)會(huì),而應(yīng)積極推薦其他可替代的宴會(huì)廳,或嘗試說服客人更改宴會(huì)日期。只要銷售人員永保一顆熱誠的心,往往能成功促每筆宴會(huì)生意。
雖然在預(yù)訂時(shí)銷售人員已記下顧客所有的要求,但是客人日后可能變卦卻仍是個(gè)潛在的問題。所有銷售人員必須將雙方同意的事項(xiàng)記錄在合約書上并請客人簽字,以保障客人與飯店自身的權(quán)利。倘若客人沒時(shí)間親自到酒店進(jìn)行簽約手續(xù),銷售人員可能通過書面?zhèn)髡婊蜞]寄的方式,將文件送至顧客手中,請顧客在確認(rèn)書上簽字,簽妥后再傳真或郵寄回飯店以示慎生。在簽訂確認(rèn)書時(shí),酒店通常會(huì)要求收取30%作為訂金。有時(shí)銷售人員忘記與客人簽確認(rèn)書而平白蒙受許多損失。所以為了確保宴會(huì)的正常營運(yùn),與客人簽約是不可忽略的。
宴會(huì)、會(huì)議的洽談
舉辦宴會(huì),顧客所采取的第一個(gè)步驟便是向中意的酒店咨詢相關(guān)的信息,采取的方式大約可分為3種----來電、來傳真、親自前來洽談。一般客人的問題不外乎場是否有空、宴會(huì)、會(huì)議的費(fèi)用、宴會(huì)廳規(guī)模、宴會(huì)廳能提供的相關(guān)儀器設(shè)備、菜單的內(nèi)容、最低消費(fèi)額、現(xiàn)場平面圖、訂金以及宴會(huì)活動(dòng)相關(guān)廠商資料的獲得等。面對諸如此類的疑問,銷售人員中須一一為顧客說明,努力掌握每一個(gè)可能的生意機(jī)會(huì)。
首先,一旦獲悉顧客有舉辦宴會(huì)的意愿,銷售人員最好能邀請顧客新自到宴會(huì)廳現(xiàn)場看場地。畢竟光通過電話進(jìn)行解說,無實(shí)物可供參照,往往無法讓顧客真正了解宴會(huì)場的實(shí)際情況,反而使其對場地的認(rèn)識(shí)模糊不清,不論銷售人員如何詳盡介紹場地的完善,客人也很難體會(huì)。因此盡量邀請客人親臨宴會(huì)廳面對面解說,由銷售人員就現(xiàn)場設(shè)備清楚地為其解答問題,不但可以增加說服力,讓顧客不愿前往,銷售人員要考慮登門拜訪。一般來說,宴會(huì)生意大概只有75%是自己找上門來的,其他25%必須依靠銷售人員進(jìn)行促銷活動(dòng),主動(dòng)爭取客源。
在洽談的過程中,負(fù)責(zé)接洽的銷售人員必須備妥足夠的資料供顧客參考,例場地的平面圖、各式菜單的價(jià)格表、客人的容量表、租金一覽表、器材租金表。接受咨詢時(shí),首先要讓客戶了解場地大小和形狀,即使顧客已親臨現(xiàn)場,銷售人員仍需準(zhǔn)備場地平面圖,為其解說。由于不同桌數(shù)與不同形態(tài)的宴會(huì)所適合的場地類型不盡相同,所以宴會(huì)廳要設(shè)多種平面擺設(shè)圖,滿足顧客需求。
宴會(huì)銷售
一、宴會(huì)的基本概念:
何謂宴會(huì)?簡而言之,宴會(huì)指以餐飲為中心的聚會(huì),其特色為通過一件特殊的事件使許多人共聚一堂,采用同一款菜單或自助餐形式,進(jìn)行聚會(huì)活動(dòng)。二、宴會(huì)廳所能舉辦的會(huì)議形式:目前使用宴會(huì)廳所舉辦的會(huì)議并非僅限于餐會(huì),如下所述的10類活動(dòng)都是宴會(huì)廳的服務(wù)對象,由此可知宴會(huì)形式的多樣性。1、訂喜宴、婚宴;2、滿月宴、壽宴;
3、團(tuán)拜會(huì)、春茗會(huì)、尾牙宴(限于每年12月2月新年前后);4、同學(xué)聚會(huì)、謝師會(huì)、畢業(yè)餐會(huì)、慶功宴;5、記者招待會(huì);
6、座談會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、會(huì)員或職工大會(huì)、說明會(huì)、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、產(chǎn)品展示會(huì);7、雞尾酒會(huì)(如:開幕酒會(huì)、周年酒會(huì)、結(jié)婚酒會(huì)等);8、服裝表演、歌友簽名會(huì);9、官方宴會(huì);
10、其他(如:選美大賽、各種棋類賽事、簽約儀式等)。三、宴會(huì)的經(jīng)營形式:
因?yàn)檠鐣?huì)形式不一,有些宴會(huì)需要豪華的裝飾與布置,例如:婚宴、慶功宴、發(fā)表會(huì)、各類展示會(huì)等。有些只需要一般桌椅陳設(shè)及視聽器材即可,如:說明會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。因此,一般宴會(huì)廳的基本裝飾通常較為簡單,若遇特殊需求,例如婚禮、壽宴等場合則需根據(jù)顧客需要,增設(shè)舞臺(tái)、紅地毯、花卉、氣球、燈光、特效、樂團(tuán)、背景等,以便營造出宴會(huì)的華麗氣氛。
宴會(huì)營銷人員的基本職責(zé)與任務(wù)宴會(huì)營銷人員的基本職責(zé):
對內(nèi)負(fù)責(zé)與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào),對外代表酒店接洽會(huì)議、宴會(huì)及相關(guān)業(yè)務(wù),并負(fù)責(zé)與老客戶保持良好關(guān)系的同時(shí)拓展、開發(fā)新客戶,并通過業(yè)務(wù)活動(dòng)和了解市場信息,協(xié)助上級制定策略一求達(dá)到酒店年度計(jì)劃和預(yù)算收入目標(biāo)。
職責(zé)與任務(wù);
1、與酒店的客戶群體保持聯(lián)系、滿足其合理需求;2、與現(xiàn)有客戶維持良好的關(guān)系,同時(shí)開發(fā)新客戶;3、促銷酒店現(xiàn)有的宴會(huì)產(chǎn)品、設(shè)施、場地及各項(xiàng)服務(wù);4、將客戶資料整理存檔,并保持完整的性及準(zhǔn)確性;
5、服從部門主管指派,到酒店外拜訪客戶、接洽業(yè)務(wù)或戡察外大會(huì)場地;
6、在當(dāng)班時(shí)間內(nèi)及其他餐廳尚未營業(yè)前,負(fù)責(zé)接洽并協(xié)助各餐廳的訂席的事宜;7、負(fù)責(zé)帶鄰來訪賓客參觀、介紹酒店宴會(huì)廳設(shè)施必要時(shí)交由上級處理,爭取生意;8、參加部門定期舉行的業(yè)務(wù)溝通會(huì)議,提交每天的業(yè)務(wù)簡報(bào)以及任何指定出席的會(huì)議;9、追蹤任何有潛力的生意來源,對市場信息保持高度警覺性,及時(shí)報(bào)告上級,以制定對應(yīng)策略;
10、將客戶意見及同行評語予以記錄,并報(bào)告上級以求改進(jìn);
11、隨時(shí)保持積極主動(dòng)的態(tài)度招呼客人,注意個(gè)人的儀容,保持端莊;
12、每周上交工作重點(diǎn)報(bào)告,包括確定及待追蹤的生意,每月上交業(yè)績報(bào)告;
13、按值班表所排定的時(shí)間上、下班,遇業(yè)務(wù)繁忙及人手不足時(shí),應(yīng)機(jī)動(dòng)調(diào)整予以協(xié)助;
14、負(fù)責(zé)填寫宴會(huì)預(yù)訂本,并與客人進(jìn)行跟進(jìn);
15、對灑店宴會(huì)廳、餐廳、服務(wù)設(shè)施、設(shè)備了如指掌,以便對顧客作全面的介紹。影響銷售人員的26個(gè)弱點(diǎn)
銷售人員有許多積極的態(tài)度需要學(xué)習(xí),同時(shí)也有許多不良的習(xí)慣應(yīng)該避免,以免影響個(gè)性及專業(yè)能力。仔細(xì)看看這些缺點(diǎn),反省你自己,還需要改善的畫×,直到你給自己一百分為止。找一位深知你的好友,讓他誠實(shí)地給你分?jǐn)?shù)。舉出實(shí)際的例子,讓別人參與你改善的過程,你會(huì)得到更大的鼓舞和勇氣。
1.拖延的習(xí)慣不能立即且堅(jiān)定的行動(dòng)。
2.六項(xiàng)基本的恐懼心里充滿恐懼的人不會(huì)成功。六種基本的恐懼是:
A貧窮;B批評;C病痛;
D失去所愛的人;E年老;F死亡
這些基本的恐懼應(yīng)該再加上一項(xiàng):擔(dān)心目標(biāo)客戶不買的恐懼。3.花太多時(shí)間“聊天”而不是銷售。
4.把責(zé)任推給業(yè)務(wù)經(jīng)理。業(yè)務(wù)經(jīng)理沒有義務(wù)陪推銷員拜訪客戶。他的工作是教推銷員怎么做,而不是替他做。
5.找藉口。不要找藉口,找訂單才有用。
6.花太多時(shí)間耗在旅館大廳或咖啡館。旅館大廳或咖啡館是休息的好去處,但是“休息”太多的推銷員,遲早會(huì)被炒魷魚。
7.景氣。景氣是常見的商談話題,但是不要讓目標(biāo)客戶以此轉(zhuǎn)移你的銷售重點(diǎn)。8.昨天的宴會(huì)很好玩,但對隔天的生意卻沒有幫助。9.依賴業(yè)務(wù)經(jīng)理替你尋找客戶。
10.等待景氣復(fù)蘇。守株待兔是沒有用的,訂單不會(huì)自動(dòng)從推銷員的門里溜進(jìn)來。11.聽到別人說“不”。這個(gè)字對一個(gè)真正的推銷員而言,只是努力的開始。如果每個(gè)客戶都說“好”,推銷員就失業(yè)了,因?yàn)楦揪筒恍枰其N員。
12.害怕競爭。亨利福特有很多競爭對手,但他一點(diǎn)也不擔(dān)心,因?yàn)樗杏職夂湍芰ν瞥龀蛢r(jià)位的八汽缸汽車,其他廠牌在短期內(nèi)望塵莫及。
13.未能事先安排一天的工作計(jì)劃。事先規(guī)劃的人能夠合理、有效地完成當(dāng)天的工作,如果沒有組織,推銷員自然“不知該如何著手”。
14.疏于拜訪客戶。目標(biāo)客戶對于沒有在一定時(shí)間內(nèi)拜訪的推銷員,很快就會(huì)疏遠(yuǎn)?蛻粜枰a(chǎn)品,馬上就要!
15.怠惰。業(yè)務(wù)會(huì)議、約客戶見面遲到,早早回到辦公室的推銷員將一事無成,很快就要再找新的工作。
16.使用破舊或不合時(shí)宜的推銷材料。污損、破舊、散亂的推銷材料,顯示推銷員的散漫不用心。
17.未隨身帶筆。書寫工具是推銷員有效的利器,銷售大師隨身帶著合用的筆。目標(biāo)客戶會(huì)很快厭惡老是借筆寫字的推銷員,尤其是借了不還的人。18.因?yàn)檠坨R或飾物而分心。不安地看手表、轉(zhuǎn)動(dòng)戒指、推鏡框或咬眼鏡架,故作思考狀,會(huì)使目標(biāo)客戶緊張,失去成交的機(jī)會(huì)。
19.無精打采的解說。仔細(xì)聽你自己的解說,如果連你自己都不想聽自言自語、枯燥無味客戶一定也是同樣的感覺。
20.提及私人的問題。你的問題是你自己的問題,每個(gè)人都有自己的困擾,并不想聽你的問題。21.沒有看或聽完在職訓(xùn)練的材料。公司的文宣材料不是用來摺紙飛機(jī)或空投垃圾桶,而是有話要告訴你,所以應(yīng)該仔細(xì)研讀,隨時(shí)應(yīng)用。
22.任意停車。把車停在客戶的私人車位,占住別人的車道,造成塞車,激怒客戶,勢必?cái)嘟^將來成交的可能。把車停在稍遠(yuǎn)的地方,走路并不麻煩。
23.承諾公司做不到的事。推銷員承諾的東西,客戶就會(huì)有所期待,若無法實(shí)現(xiàn),徒然造成客戶和公司的尷尬和不愉快。
24.雨天毫無防備。下雨淋成落湯雞,明知道會(huì)下雨又不帶傘,在客戶面前狼狽不堪。隨時(shí)準(zhǔn)備輕便的雨衣及雨傘,以備不時(shí)之需。
25.文具用品耗盡。合約、說明書、空白訂單沒有準(zhǔn)備充裕,往往喪及成交的機(jī)會(huì)。26.悲觀,結(jié)果正如預(yù)期一樣黯淡。
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