計調(diào)的工作流程

計調(diào)的工作流程

一、報價

依據(jù)對方詢價編排線路，以《報價單》提供相應價格信息（報價）；二、計劃登錄

接到組團社書面預告方案，將團號、人數(shù)、國籍、抵/離機（車）、時間等相干信息登錄在當月團隊動態(tài)表中。如遇對方口頭預告，必須懇求對方以書面方式補發(fā)籌劃，或在我方確認書上加蓋對方業(yè)務專用章并由經(jīng)手人簽名，回傳作為確認件；三、編制團隊動態(tài)表

編制接待計劃，將人數(shù)、陪伴數(shù)、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態(tài)表》中；四、籌劃發(fā)送

向各有關單位發(fā)送方案書，逐一落實。

1、用房：根據(jù)團隊人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計劃書》并要求對方書面確認。如遇人數(shù)變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送，并要求對方書面確認；如遇酒店無法接待，應及時通知組團社，經(jīng)批準后調(diào)劑至同級酒店。

2、用車：根據(jù)人數(shù)、要求安排用車，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送《訂車計劃書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送，并要求對方書面確認。

3、用餐：依據(jù)團隊人數(shù)、要求,以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐規(guī)劃書》。如遇變革，及時做出《更改件》，以傳真方法向協(xié)定餐廳發(fā)送，并請求對方書面確認。

4、地接社：以傳真方式向協(xié)定地接社發(fā)送《團隊招待通知書》并要求對方書面確認。如遇變革，及時做出《更改件》，以傳真方法向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對方書面確認。

5、返程交通：細心落實并核對打算，向票務人員下達《訂票通知單》，注明團號、人數(shù)、航班(車次)、用票時光、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變革，及時通知票務職員。五、打算確認

逐一落實完畢后（或同時），編制接待《確認書》，加蓋確認章，以傳真方式發(fā)送至組團社并確認組團社收到。六、編制概算

編制團隊《概算單》。注明現(xiàn)付費用、用處。送財務部經(jīng)理審核，填寫《借款單》，與《概算單》一并交部門經(jīng)理審核簽字，報總經(jīng)理簽字后，憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務部領取借款。七、下達打算

編制《接待計劃》及附件。由計調(diào)人員簽字并加蓋團隊計劃專用章。通知導游人員領取籌劃及附件。附件包括：名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結(jié)算單、導游人員填寫的《陪伴報告書》、游客（全陪）填寫的《質(zhì)量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等，票款當面點清并由導游人員簽收。八、編制結(jié)算

填制公司《團隊結(jié)算單》，經(jīng)審核后加蓋公司財務專用章。于團隊抵達前將結(jié)算單傳真至組團社，催收。九、報帳

團隊行程停止，通知導游員憑《招待方案》、《陪同報告書》、《質(zhì)量反饋單》、原始票據(jù)等及時向部門計調(diào)人員報帳。計調(diào)人員具體審核導游填寫的《陪伴報告書》，以此為據(jù)填制該《團用度小結(jié)單》及《決算單》，交部分經(jīng)理審核簽字后，交財務部并由財務部經(jīng)理審核簽字，總經(jīng)理簽字，向財務部報帳。十、登帳

部分將涉及到該團的協(xié)議單位的相關款項及時登錄到《團隊費用往來明細表》中，以便核對。十一、回檔

收拾該團的原始材料，每月底將該月團隊材料登記存檔，以備查詢。計調(diào)應注意的問題

計調(diào)是旅行社完成地接、落實發(fā)團計劃的總調(diào)度、總指揮、總設計�！笆聼o巨細，大權(quán)在握”，具有較強的專業(yè)性、自主性、靈活性。如果說“外聯(lián)”是辛勤的采購員，那么計調(diào)就是“烹飪大師”，經(jīng)他們的巧手要把“酸、甜、苦、麻、辣、咸”的不同滋味調(diào)制出來以滿足不同團隊的“口味”，確實需要一定的技巧。計調(diào)人員提高工作效率、避免差錯應注意以下幾個方面的問題。

一、人性化：

計調(diào)人員在講話和接電話時應客氣、禮貌、謙虛、簡潔、利索、大方、善解人意、體貼對方，養(yǎng)成使用“多關照”、“馬上辦”、“請放心”、“多合作”等“謙詞”的習慣，給人親密無間，春風拂面之感。每個電話，每個確認，每個報價，每個說明都要充滿感情，以體現(xiàn)你合作的誠意，表達你作業(yè)的信心，顯示你準備的實力。書寫信函、公文要規(guī)范化，字面要干凈利落、清楚漂亮，簡明扼要、準確鮮明，以贏得對方的好感，以換取對方的信任與合作，一個優(yōu)秀的計調(diào)人員，一定是這個旅行社多彩“窗口”的展示，它像“花蕊”一樣吸引四處的“蜜蜂”紛至沓來。二、條理化：

計調(diào)人員一定要細致地閱讀對方發(fā)來的接待計劃，重點是人數(shù)、用房數(shù)，有否自然單間，小孩是否占床；抵達大交通的準確時間和抵達口岸，核查中發(fā)現(xiàn)問題及時通知對方，迅速進行更改。此外，還要看看人員中有否少數(shù)民族，或宗教信徒，飲食上有無特殊要求，以便提前通知餐廳；如果發(fā)現(xiàn)有在本地過生日的游客，記得要送他一個生日蛋糕以表慶賀。如人數(shù)有增減，要及時進行車輛調(diào)換。條理化是規(guī)范化的核心，是標準化的前奏曲，是程序化的基礎。

三、周到化。

旅行社的計調(diào)，就是旅行社的生產(chǎn)調(diào)度，那個團隊該走了，那個團隊該訂票了，那個團對該返程了等等，旅行社里的旅游團隊活動都應該胸中有數(shù)。計調(diào)人員的任務，按照公司要求，負責團隊、散客的食、宿、行、游、購、娛的活動安排，并全部都落實到實處。包括住宿幾星酒店、用餐每天的標準、汽車、火車票和飛機票的落實、以及旅游的每一個景點的門票等都的落實，以保證旅游者能夠順利、安全地完成旅游活動。旅行社的計調(diào)人員，必須具有較高的業(yè)務素質(zhì)；必須特別熟悉旅游業(yè)務操作程序；必須能拿到最佳的旅游費用和價格；必須體現(xiàn)旅行社的全面細致的旅游活動；必須做到各項費用支出合理，等等。旅行社的計調(diào)人員，一般都是從具有豐富的旅游經(jīng)驗的人員中挑選，能夠面對和處理任何團隊的事務。合適的選擇

整合旅游線路，計算線路的成本價錢，訂房、訂車、訂票、調(diào)司機、調(diào)導游，一切旅游線路的后臺運作都是計調(diào)來完成的旅行社的計調(diào)，就是旅行社的生產(chǎn)調(diào)度。計調(diào)人員的任務，按照公司要求，負責團隊、散客的食、宿、行、游、購、娛的活動安排，并全部都落實到實處。其他

包括住宿幾星酒店、用餐每天的標準、汽車、火車票和飛機票的落實、以及旅游的每一個景點的門票等都的落實，以保證旅游者能夠順利、安全地完成旅游活動。旅行社的計調(diào)人員，必須具有較高的業(yè)務素質(zhì)；必須特別熟悉旅游業(yè)務操作程序；必須能拿到最佳的旅游費用和價格；必須體現(xiàn)旅行社的全面細致的旅游活動；必須做到各項費用支出合理，等等。旅行社的計調(diào)人員，一般都是從具有豐富的旅游經(jīng)驗的人員中挑選，能夠面對和處理任何團隊的事務.

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計調(diào)的工作流程

一、報價：

根據(jù)對方詢價編排線路，以《報價單》提供相應價格信息（報價）；二、計劃登錄：

接到組團社書面預報計劃，將團號、人數(shù)、國籍、抵/離機（車）、時間等相關信息登錄在當月團隊動態(tài)表中。如遇對方口頭預報，必須請求對方以書面方式補發(fā)計劃，或在我方確認書上加蓋對方業(yè)務專用章并由經(jīng)手人簽名，回傳作為確認件；三、編制團隊動態(tài)表：

編制接待計劃，將人數(shù)、陪同數(shù)、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態(tài)表》中；四、計劃發(fā)送：

向各有關單位發(fā)送計劃書，逐一落實。

1、用房：根據(jù)團隊人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計劃書》并要求對方書面確認。如遇人數(shù)變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送，并要求對方書面確認；如遇酒店無法接待，應及時通知組團社，經(jīng)同意后調(diào)整至同級酒店。

2、用車：根據(jù)人數(shù)、要求安排用車，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送《訂車計劃書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送，并要求對方書面確認。

3、用餐：根據(jù)團隊人數(shù)、要求，以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐計劃書》。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議餐廳發(fā)送，并要求對方書面確認。4、地接社：以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送《團隊接待通知書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對方書面確認。5、返程交通：仔細落實并核對計劃，向票務人員下達《訂票通知單》，注明團號、人數(shù)、航班(車次)、用票時間、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變更，及時通知票務人員。五、計劃確認：

逐一落實完畢后（或同時），編制接待《確認書》，加蓋確認章，以傳真方式發(fā)送至組團社并確認組團社收到。六、編制概算：

編制團隊《概算單》。注明現(xiàn)付費用、用途。送財務部經(jīng)理審核，填寫《借款單》，與《概算單》一并交部門經(jīng)理審核簽字，報總經(jīng)理簽字后，憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務部領取借款。七、下達計劃：

編制《接待計劃》及附件。由計調(diào)人員簽字并加蓋團隊計劃專用章。通知導游人員領取計劃及附件。附件包括：名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結(jié)算單、導游人員填寫的《陪同報告書》、游客（全陪）填寫的《質(zhì)量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等，票款當面點清并由導游人員簽收。八、編制結(jié)算：

填制公司《團隊結(jié)算單》，經(jīng)審核后加蓋公司財務專用章。于團隊抵達前將結(jié)算單傳真至組團社，催收。九、報帳：團隊行程結(jié)束，通知導游員憑《接待計劃》、《陪同報告書》、《質(zhì)量反饋單》、原始票據(jù)等及時向部門計調(diào)人員報帳。計調(diào)人員詳細審核導游填寫的《陪同報告書》，以此為據(jù)填制該《團費用小結(jié)單》及《決算單》，交部門經(jīng)理審核簽字后，交財務部并由財務部經(jīng)理審核簽字，總經(jīng)理簽字，向財務部報帳。機票火車、船票策劃/設計產(chǎn)品向協(xié)作單位詢價核價包裝產(chǎn)品編制團號，制定出團計劃通過媒體、外聯(lián)、門市各種渠道銷售確定出團人數(shù)、落實交通向接待社發(fā)傳真，確認最終行程及結(jié)算方式等待接待社回傳確認出團事項派發(fā)陪同、導游、出團通知書跟蹤團隊審核報賬單據(jù)交主管審核簽字，交財務報賬團隊結(jié)束歸檔，跟蹤回訪根據(jù)產(chǎn)品銷售情況進行調(diào)整

接待社審核回傳、確認計調(diào)操作流程圖

國內(nèi)組團計調(diào)短線操作流程圖

收集同業(yè)同類信息制作產(chǎn)品包裝/核價收集景區(qū)同類信息向本地同行發(fā)傳真媒體宣傳直銷客戶同行網(wǎng)上銷售境外旅游團/中轉(zhuǎn)家屬內(nèi)部人員/老顧客散客報名簽合同交款備案OP計調(diào)操作審核合同/資料計調(diào)向協(xié)辦單位詢價火車/船酒店汽車隊景點協(xié)作社審核回傳確認出團準備酒店名稱團隊價格結(jié)算方式向?qū)в伟l(fā)行程單、反饋單、各處簽單、旅游行程表導游日記落實車型、步行、行李箱、座位審核、導游領款、導游旗、喇叭團隊進行中導游交回行程單、反饋單、各處簽單（副聯(lián)）、旅游行程表、導游日記

計調(diào)審核導游報賬單據(jù)，收回導游旗、喇叭主管審核簽字、交財務報賬團隊結(jié)束、資料歸檔

接待計調(diào)操作流程圖

接組團社詢價計劃機票火車/船票酒店餐廳景點審核回傳確認接組團社團隊確認傳真向組團社報價落實機/車/船票接團準備落實旅游車型、座位、行李箱向?qū)в闻沙鰣F通知書、各處簽單、反饋單跟蹤團隊審核、領款審核導游報賬單據(jù)

導游交回反饋單、各處簽單（副聯(lián)）、導游日記主管審核簽字、交財務報賬-團隊結(jié)束歸檔

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