我國外貿(mào)單證員業(yè)務工作中存在問題業(yè)務素質(zhì)提高論文

我國外貿(mào)單證員業(yè)務工作中存在問題及業(yè)務素質(zhì)提高

【摘要】國際貿(mào)易通常是以單證為媒介、通過單證的交接和傳遞實現(xiàn)的，單證工作貫穿于進出口合同履行的全過程。外貿(mào)單證員以外貿(mào)單證處理為核心，其素質(zhì)直接影響外貿(mào)企業(yè)整體的工作質(zhì)量。本文從外貿(mào)單證員工作的基本要求著手，分析了現(xiàn)在我國外貿(mào)單證員業(yè)務工作中存在的問題及其影響，并對其業(yè)務素質(zhì)的提高提出相應的建議。

【關(guān)鍵詞】外貿(mào)單證員；基本要求；存在問題；業(yè)務素質(zhì)一、外貿(mào)單證員工作的基本要求

（一）外貿(mào)單證員必須具備相關(guān)的專業(yè)知識和專業(yè)技能1.了解、掌握我國對外貿(mào)易的有關(guān)方針、政策和法律。例如我國對進出口商品有相應的《貨物進出口慣例》規(guī)定，對一部分貨物實行限制進出口，主要有配額管理和許可證管理兩種方式，外貿(mào)單證員就需要知道自己公司的進出口商品是否受到相應的管制，并輔助外貿(mào)業(yè)務員辦理相應的單證手續(xù)。

2.掌握國際貿(mào)易理論和實務的基礎知識。例如有關(guān)普惠制（gsp）的相關(guān)理論知識，由于普惠制涉及到將來的關(guān)稅優(yōu)惠，外貿(mào)單證員就應該熟知世界上有哪些發(fā)達國家至今還給予中國向其出口的制成品、半制成品等關(guān)稅優(yōu)惠。

3.掌握本行業(yè)外貿(mào)進出口業(yè)務流程、單證繕制和相應時間期限的要求。外貿(mào)單證工作是一項時效性很強的工作，不僅出單要及時，交單也要在一定期限內(nèi)盡快完成。例如，國際貿(mào)易流程中報檢、報

關(guān)和裝船的順序就不能顛倒，業(yè)務中對于一般的法檢商品通常在報關(guān)或裝運前7天繕制出口報檢單申請報檢；而出口報關(guān)則需在貨物運抵海關(guān)監(jiān)管區(qū)后裝貨前24小時完成。

4.外貿(mào)單證員需要有良好的溝通和團隊合作能力。外貿(mào)單證員工作貫穿整個外貿(mào)流程，在工作中需要與本公司的業(yè)務員、財務員、跟單員等進行良好的溝通，單證員還必須具備團隊合作能力，從而和其他業(yè)務人員共同履行合同或信用證的要求；單證員還需要與公司以外的貨代、保險公司和出入境檢驗檢疫局、海關(guān)以及銀行等部門打交道，這就需要單證員不僅要熟知這些相關(guān)部門的工作要求以及程序，還要有好的協(xié)調(diào)能力，有效完成單證工作。（二）外貿(mào)單證員應該具備的職業(yè)道德

外貿(mào)單證員應充分認識單證工作的重要性，工作認真負責，在面對錯誤或困難的時候，需要調(diào)整心態(tài)，勇于承擔錯誤，積極地解決問題；外貿(mào)單證員還應遵守外貿(mào)企業(yè)工作紀律，遵守企業(yè)的各項規(guī)章制度。

二、外貿(mào)單證員工作中存在的問題及其影響

（一）外貿(mào)單證員業(yè)務不熟、工作態(tài)度不夠嚴謹、責任心不強造成繕制單證有誤或交單延誤，給企業(yè)造成直接經(jīng)濟損失在外貿(mào)企業(yè)有的從業(yè)人員中，通過在實際單證操作過程中自己摸索的人居多，許多是在企業(yè)傳統(tǒng)的“師徒傳幫帶”方式下進入角色的，缺乏對單證知識的系統(tǒng)學習，企業(yè)又很少提供培訓機會，所以出現(xiàn)部分企業(yè)單據(jù)制作水平低下，造成不必要的經(jīng)濟損失。還有一

擴展閱讀：單證論文

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關(guān)于外貿(mào)公司的單證業(yè)務的調(diào)查研究

[摘要]本文通過實際與理論相對照的方法，闡述了外貿(mào)公司國際貿(mào)易單證的重要性，國際貿(mào)易單證是合同

履行的必要手段，是對外貿(mào)易經(jīng)營管理的重要工具，是進出口企業(yè)提高經(jīng)濟效益的重要保證也是進出口企業(yè)形象的重要內(nèi)涵，得出了在國際貿(mào)易單證實務中，必須要嚴把“制單、審單、交單和歸檔”的環(huán)節(jié)，同時還要堅持“正確、完整、及時、簡明和和整潔”原則的結(jié)論。

[關(guān)鍵詞]國際貿(mào)易；外貿(mào)單證；出口收匯

國際貨物貿(mào)易作為一種商品交換行為通常表現(xiàn)為貨物和貨款的對流，而貨物和貨款的對流往往是借助國際貿(mào)易單證的簽發(fā)、組合、流轉(zhuǎn)、交換和應用來實現(xiàn)的。從貿(mào)易合同簽訂直至貨物裝運、保險、檢驗檢疫、報關(guān)、貨款的支付以及進口商提貨的整個過程，每個環(huán)節(jié)都需要相應的單證繕制、處理、交接和傳遞，以滿足進出口企業(yè)、運輸部門、銀行、保險公司、檢驗檢疫機構(gòu)、海關(guān)以及政府管理機構(gòu)等多方面的需要。

一、當前生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)面臨的機遇與挑戰(zhàn)（一）關(guān)于輝格

寧波輝格休閑用品有限公司成立于201*年，是一家專門從事生產(chǎn)燒烤爐的外貿(mào)企業(yè)。公司坐落于美麗的奉化莼湖鎮(zhèn)。公司有在職員工150人，場地面積6400平方米。工廠有鈑金車間，電焊車間，噴涂車間，打包車間，數(shù)控車間等。公司業(yè)務主要分為北美和歐洲兩市場。從起初的零星地出貨到現(xiàn)在的批量生產(chǎn)，輝格公司經(jīng)歷了創(chuàng)業(yè)階段和穩(wěn)步發(fā)展階段。201*年建廠到如今，公司已經(jīng)與海外零售商，國內(nèi)進出口公司，全球采購商等建立了持久的供應關(guān)系，包括美國的沃爾瑪，勞氏，西爾斯，今晨進出口有限公司，香港利豐集團等。市場領域涵蓋了北美，智利，波蘭，印度等國家。工廠去年以201*萬美元的出口額成就了“燒烤爐出口大戶”的地位。

（二）輝格面臨的機遇

為了更好地發(fā)展壯大公司，輝格公司在奉化濱海開發(fā)區(qū)購置了將近60畝廠房，在莼湖鎮(zhèn)翁岙，舒家兩村設有協(xié)作工廠。同時，公司注重各部門人才的培養(yǎng)，從基層抓起，工廠的生產(chǎn)車間主任，廠長，業(yè)務經(jīng)理，技術(shù)帶頭人都分別是從一線的工人，業(yè)務助理，技術(shù)員培養(yǎng)起來。另外，公司網(wǎng)羅人才，聘請有多年歐洲烤爐設計經(jīng)驗的人員挑起歐洲事業(yè)部，同時，配備了年輕而又有活力的外貿(mào)業(yè)務員，開展歐洲事業(yè)部工作。

（三）輝格面臨的挑戰(zhàn)

關(guān)于外貿(mào)公司的單證業(yè)務的調(diào)查與研究

近年來我國的人工成本在逐步快速上升，國際匯率下跌，油價上升導致海運成本上升，歐洲債務危機，客戶的購買力有所下降，對于生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)而言，這無疑是一大挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)，如何開發(fā)新型產(chǎn)品，如何合理調(diào)控成本成了輝格公司今年首要解決的核心問題。

二、生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)的外貿(mào)單證業(yè)務管理

（一）關(guān)于在輝格的頂崗實習

上班的第一天，業(yè)務部經(jīng)理給每一位單證員講的是輝格公司的外貿(mào)流程，包括確定產(chǎn)品型號、下達訂單、核準數(shù)量等環(huán)節(jié)。在將近一周的時候，外貿(mào)業(yè)務助理開始協(xié)助業(yè)務部長處理驗貨，制作報關(guān)文件，聯(lián)系貨代，安排貨柜等事項，催收貨物上船證明等。期間，要與工廠生產(chǎn)管理部門，國外客戶，客戶指定貨代，預付貨代等部門協(xié)調(diào)和溝通好，確保每一個訂單都能順利地出貨。

當收到國外客戶的銀行水單時，外貿(mào)業(yè)務助理應該在水單上列明客戶，客戶所在國家，訂單號碼，核銷單號等。其實，這就是向銀行說明這筆貨款的具體來由。隨后，業(yè)務部就分配客戶，讓外貿(mào)新人跟單。

（二）輝格公司外貿(mào)單證業(yè)務的現(xiàn)狀調(diào)查

根據(jù)外貿(mào)的不同環(huán)節(jié)，單證可以大致地分為報關(guān)文件、清關(guān)文件和傭金支付文件。至于報關(guān)文件，公司需要制作的單證主要是商業(yè)發(fā)票、裝箱單、銷售合同、報關(guān)單、報關(guān)委托書、申報要素和出口收匯核銷單七件，缺一不可。商業(yè)發(fā)票是所有結(jié)匯單據(jù)的核心單據(jù)，是繕制報關(guān)單、產(chǎn)地證、報檢單、投保單的依據(jù)。因此，商業(yè)發(fā)票的相關(guān)信息是和其他單據(jù)相關(guān)聯(lián)的。它的金額和數(shù)量是和報關(guān)的貨物總值，數(shù)量相一致的，不得有出入。同時，商業(yè)發(fā)票也體現(xiàn)出了產(chǎn)品的出貨數(shù)量，總價值，便于公司、海關(guān)、銀行備案核算。

同樣地，裝箱單的重量和數(shù)量也必須與報關(guān)單一致，不得有出入。裝箱單是商業(yè)發(fā)票的補充，也是貨運單據(jù)中一項重要單據(jù)。裝箱單有利于工廠、貨運代理、碼頭、海關(guān)和船公司的核查以及各相關(guān)單位的管理。另外，銷售合同的金額和數(shù)量也要和商業(yè)發(fā)票、報關(guān)單和裝箱單相一致。在準備報關(guān)文件時，要隨時記錄核銷單號，以便收匯。清關(guān)文件就是進口國家向當?shù)睾ｊP(guān)申請進口貨物的憑證之一。作為出口方，只要把報關(guān)文件的商業(yè)發(fā)票和裝箱單，貨物上船證明（FCR），以及根據(jù)不同國家的要求，提供原產(chǎn)地證書等即可。傭金支付文件可以根據(jù)不同采購商的要求制作各異的傭金支付文件。以香港利豐采購商為例，公司要制作的傭金支付文件包括以下幾件文件。形式發(fā)票，銷售合同，傭金協(xié)議，客戶賬號信息。由于我國外匯嚴格管理，所以中國人民銀行對每一筆支出的外匯也有明確的要求，其中傭金占銷售

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額的比例不得超過5%。同時，中國人民銀行對每一筆出口額都有備案。在出具傭金文件時，業(yè)務部應該核算傭金比例是否低于5%。

（三）輝格公司的外貿(mào)單證業(yè)務管理制度

為了健全公司的單證業(yè)務的日常管理和提高出貨效率，輝格公司對單證業(yè)務有簡單的管理的辦法，可以分三步走。

第一步，每一個客戶的訂單和合同都是有備案的，其中列明了在出貨時要向客戶提供哪些文件的詳細說明。單證員根據(jù)這些要求，理清要出具哪些文件。

第二步，報關(guān)文件有電子模板存檔，依據(jù)客戶信息在模板上做一些變動。第三步，制作完報關(guān)文件，清關(guān)文件、傭金支付文件復印備案。

三、外貿(mào)單證業(yè)務在國際貿(mào)易過程中的重要性及其意義

(一)外貿(mào)單證業(yè)務在國際貿(mào)易過程中的重要性

外貿(mào)單證業(yè)務的使用與進出口貿(mào)易程序密切相關(guān)，單證工作貫穿于進出口企業(yè)的外銷、進貨、運輸、收匯的全過程，工作量大，時間性強，涉及面廣，除了進出口企業(yè)內(nèi)部各部門之間的協(xié)作和配合外，還必須與銀行、海關(guān)、交通運輸部門、保險公司、檢驗檢疫機構(gòu)以及有關(guān)的行政管理機關(guān)發(fā)生多方面的聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，互有影響，也互為條件。

（二）外貿(mào)單證業(yè)務在國際貿(mào)易過程中的意義

外貿(mào)單證業(yè)務是合同履行的必要手段。國際貿(mào)易是跨國的商品買賣，由于這種跨國交易的特殊性，即買賣雙方分處不同國家，相距遙遠，在絕大多數(shù)情況下，貨物與貨款不能進行簡單的直接交換，而只能以單證作為交換的媒介手段。國際貿(mào)易單證使得貨物買賣通過單證買賣實現(xiàn)，賣方交貨不僅要將實際貨物裝運出口，而且要向買方提交包括貨物所有權(quán)憑證在內(nèi)的全套單證以表示讓渡物權(quán)。賣方交單意味著交付了貨物，而買方付款則是以得到物權(quán)憑證代表買到了商品，雙方的交易不再以貨物為核心，而是以單證為核心。外貿(mào)單證業(yè)務是對外貿(mào)易經(jīng)營管理的重要工具。國際貿(mào)易單證是由參與國際貿(mào)易的進出口企業(yè)和相關(guān)國家政府管理機構(gòu)簽發(fā)的，從進出口企業(yè)角度看，國際貿(mào)易單證工作是進出口業(yè)務的一個重要環(huán)節(jié)。實際業(yè)務中，不論是合同內(nèi)容、信用證條款，還是落實貨源、控制交貨品質(zhì)、數(shù)量，以及運輸、保險、檢驗檢疫、報關(guān)、結(jié)匯等諸多業(yè)務經(jīng)營管理環(huán)節(jié)，最后都會在單證工作上集中反映出來，也是合同履行后期處理爭議與糾紛的重要依據(jù)。

外貿(mào)單證業(yè)務是進出口企業(yè)提高經(jīng)濟效益的重要保證。國際貿(mào)易單證工作與進出口企業(yè)的經(jīng)濟效益密切相關(guān)，單證管理工作的加強，單證質(zhì)量的提高，不僅可以有效地制止差錯事

關(guān)于外貿(mào)公司的單證業(yè)務的調(diào)查與研究

故的發(fā)生，彌補經(jīng)營管理上的缺陷，還可以加速資金回籠，提高進出口企業(yè)經(jīng)濟效益。

外貿(mào)單證業(yè)務是進出口企業(yè)形象的重要內(nèi)涵。國際貿(mào)易單證不僅是商務和法律文件，而且還能起到塑造和完善進出口企業(yè)對外形象、對外擴大宣傳的作用。美觀、整潔、清楚的單證，能夠展示進出口企業(yè)高水平的業(yè)務素質(zhì)，高質(zhì)量的工作成果，一流水準的管理規(guī)范，從而為企業(yè)塑造良好的形象，有利于業(yè)務的開展。

四、生產(chǎn)型企業(yè)外貿(mào)單證業(yè)務上存在的問題及解決方案（一）輝格公司外貿(mào)單證業(yè)務上存在的問題

1、證數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象

在HEB201*-1的報關(guān)文件中，業(yè)務部中的銷售合同和報關(guān)單中的金額不一致，銷售合同上顯示US$138.4/pc,報關(guān)單上顯示US$181.2/pc。在報關(guān)文件中，商業(yè)發(fā)票，銷售合同，報關(guān)單上的金額，數(shù)量以及品名都要保持一致，不得有出入。如有出入，嚴重影響報關(guān)，隨之就影響到出貨，延誤船期造成港口費用。

2、報關(guān)文件漏寄失誤現(xiàn)象

在Academy201*-3報關(guān)文件，單證員漏寄出口收匯核銷單。報關(guān)文件有銷售合同、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、申報要素、報關(guān)委托書、報關(guān)單和出口收匯核銷單。其中出口收匯核銷單是我國特有的國際商務單據(jù)，由外匯管理部門印制，出口企業(yè)憑以向出口報關(guān)，通過外匯指定銀行辦理收匯，向外匯管理部門辦理收匯核銷的有統(tǒng)一編號的憑證。由此可見，出口收匯核銷單牽涉到的當事人有：出口企業(yè)、海關(guān)、外匯管理部門和指定外匯銀行。

3、文件寄出時間不及時

外貿(mào)業(yè)務具有很強的時間性，訂艙時間，出貨時間，結(jié)關(guān)時間，開船時間等。在每個時間段必須及時提交相應的文件。3月底的一票報關(guān)文件，因沒在裝柜前三天寄出，又加上快遞不順，險些耽誤了報關(guān)時間。

4、外貿(mào)政策缺乏規(guī)范

輝格外貿(mào)出口業(yè)務涵蓋美國，加拿大，智利，哥倫比亞，波蘭等國家。每個國家的外貿(mào)政策都各不同，公司卻沒有明文的存檔規(guī)范出口文件的制作細節(jié)。

（二）輝格公司對外貿(mào)單證業(yè)務中的問題的解決方案

1、證員做外貿(mào)單證時，應牢記7文件4核對的原則。7則是報關(guān)文件的文件數(shù)，4則是，銷售合同、商業(yè)發(fā)票上的金額要和報關(guān)單上的金額核對，裝箱單上的毛重與凈重應與報關(guān)單毛重欄和凈重欄相對應。

2、公司可以制作外貿(mào)流程圖，明確外貿(mào)的每一個環(huán)節(jié)的時間，觀察表格就能一目了然

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地知道跟單情況，可以防止文件遲寄的情況。

3、每個國家的外貿(mào)政策都不同，應編制每個國家在清關(guān)時要提供的文件清單。比如出口加拿大，客戶清關(guān)需要商業(yè)發(fā)票原件，裝箱單原件。公司可以和兄弟公司，奉化輝格金屬有限公司交流，編制外貿(mào)出口清關(guān)文件清冊，列明每個國家在清關(guān)時要提供的文件。還可以借此編制每個國家的商務禮儀，國家節(jié)日等等涉及外貿(mào)業(yè)務的事項，便于業(yè)務部今后在工作中能得心應手。

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參考文獻

［1］余世明著：《國際商務單證實務》，暨南大學出版社，201*年7月第六版［2］姚大偉等著：《國際商務單證理論與實務》，中國商務出版社，201*年3月

第一版［3］王芬著：《進出口單證》，中國輕工業(yè)出版社，201*年4月第一版［4］趙明霄：《淺談外貿(mào)企業(yè)國際結(jié)算方式的選擇與綜合運用》，《對外經(jīng)貿(mào)實務》，201*年第二期［5］蔣勇：《論國際貿(mào)易結(jié)算方式的綜合使用》，《經(jīng)貿(mào)實務》，201*年第三期

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